V) Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ vật liệu:
1) Thủ tục, chứng từ nhập kho:
Tổ chức chứng từ kế toán là bộ phận quan trọng trong công tác kế toán đặc biệt là kế toán vật liệu. Mọi nghiệp vụ ghi chép đều căn cứ trên các chứng từ này. Phần hành kế toán vật liệu chủ yếu là nhập, xuất vật t.
Khi giám đốc duyệt giấy báo giá, bộ phận cung ứng sẽ đi mua vật liệu. Bộ phận cung ứng khi mua hàng sẽ mang hóa đơn GTGT về giao cho kế toán vật liệu.
Biểu số 5:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 25 tháng 12 năm 2001 Ký hiệu AA/98 Số:06352 Đơn vị bán hàng: Công ty NG VINA
Địa chỉ: Hải Phòng... Số tài khoản: ... Điện thoại:... MS: 02 001 11700 5
Họ tên ngời mua hàng: Ông Kim Đơn vị: Điện lực Ba Đình.
Địa chỉ: Số 6 Hàng Bún , Hà Nội. Số tài khoản: 710A - 00050 Hình thức thanh toán: Séc MS: 01 001 01114 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Dây súp đôi m 200 2.100 420.000
Cộng tiền hàng: 420.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 42.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 462.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mơi hai nghìn đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Trờng hợp vật t do Công ty cấp thì phải có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Biểu số 6
Đơn vị: Công ty ĐLTP Hà Nội Mẫu số: 02 – BH
Địa chỉ: 69 Đinh Tiên Hoàng Ban hành theo QĐ số: 1141 - tài chính...
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 26 tháng 12 năm 2001
- Căn cứ lệnh điều động số 23 ngày 25 tháng 12 năm 2001
của giám đốc Công ty Điện lực T.P Hà Nội về xuất cho Điện lực Ba Đình.
- Họ tên ngời vận chuyển:....Thắng...Hợp đồng số 12050
- Xuất tại kho: Đại Thanh
- Nhập tại kho: Điện lực Ba Đình.
STT Tên, qui cách sản
phẩm (hàng hóa) Mã số
Đơn vị tính
Số lợng
Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA 36295100 Lít 200 200 5 000 1 000 000 Tổng: 200 200 1 000 000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn.
Xuất, ngày 26 tháng 12 năm 2001 Nhập, ngày 26 tháng 12 năm 2001 Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập
Thủ tục nhập kho
Tất cả vật liệu, kể cả vật liệu Điện lực tự mua hay vật liệu do Công ty cấp về đến Điện lực đều phải tiến hành các thủ tục nhập kho theo qui định. Để làm thủ tục nhập kho nhất thiết phải có hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (nếu là vật liệu tự mua) hoặc hóa đơn kiêm phiếu vận chuyển nội bộ (nếu là vật liệu do công ty cấp). Thủ kho lập phiếu nhập kho làm 4 liên: 1 thủ kho giữ, 1 giao cho kế toán, 1 ngời mua hàng giữ, 1 lu.
Biểu số 7
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 25 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC
Nợ: 15222 Số: 32 Có: 3311.005
Họ tên ngời giao hàng: Kim
theo số HĐ 06352 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Cty NG VINA Nhập tại kho: Kho I
STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dây súp đôi M 200 200 2100 420.000 Cộng: 200 200 420.000
Tổng số tiền: (viết bằng chữ):Bốn trăm hai mơi nghìn đồng chẵn.
Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị Biểu số 8
Đơn vị: ĐL Ba Đình Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 - vật t
Ngày 26 tháng 12 năm 2001 (QĐ số 1141-TC/CĐKT) Ngày 1/11/1995 của BTC
Nợ: 15218 Số: 36 Có: 1363XF
Họ tên ngời giao hàng: Thắng theo số 12050 ngày 26 tháng 12 năm 2001 của Công ty điện lực thành phố Hà Nội.
Nhập tại kho: Kho I STT Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm Mã số Đơn vị
Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu MBA Lít 200 200 5 000 1 000 000 Cộng: 200 200 1 000 000
Tổng số tiền: (viết bằng chữ): Một triệu đồng chẵn.
Nhập ngày 26 tháng 12 năm 2001 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị
Vật liệu nhận của công ty có một số to lớn cồng kềnh nên không thể nhập kho Điện lực mà chuyển thẳng đến công trình. Với những trờng hợp nh vậy, bộ phận vật t vẫn phải báo cho kho để lập phiếu nhập kho đồng thời lập phiếu xuất kho.
Thủ kho căn cứ vào số lợng vật liệu ở phiếu nhập kho để vào thẻ kho (chỉ vào phần lợng và vào một dòng trên thẻ kho).