Trung tâm hoạt động theo 2 kênh phân phối sau
a.Kênh trực tiếp
Trung tâm Hội chợ Triển
Trung tâm sử dụng kênh này là trong trờng hợp tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm ngay tại Trung tâm 148 đờng Giảng Võ - Ba Đình - Hà Nội. Khách hàng là toàn bộ các đơn vị sản xuất kinh doanh đợc Trung tâm mời tham gia các cuộc Hội chợ Triển lãm đợc tổ chức tại Trung tâm. có thể là khách quốc tế và trong nớc.
Hiện nay Trung tâm chủ yếu sử dụng hệ thống kênh loại này bởi ở Trung tâm ở đây có địa điểm phù hợp, có cơ sở kỹ thuật đầy đủ, hơn nữa Hà Nội là Trung tâm kinh tế của cả nớc nên có nhiều khách tham gia có thể quy tụ đợc khách trong nớc cũng nh nhiều khách quốc tế. Số lợng các cuộc Hội chợ Triển lãm đợc tổ chức theo kênh trực tiếp chiếm tới 70% tổng số cuộc Hội chợ Triển lãm mà Trung tâm đã tổ chức.
Hạn chế của kênh trực tiếp: Chỉ có thể quy tụ đợc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh gần với Hà Nội còn ở các tỉnh khác ở xa rất khó tham gia đợc Hội chợ Triển lãm nếu có thì chỉ một vài cuộc điều đó tạo nên sự phát triển mất cân bằng của thị trờng Hội chợ Triển lãm nói riêng và thị trờng nói chung
b.Kênh gián tiếp
Trung tâm có một chi nhánh chính ở Thành phố Hồ Chí Minh tại 170B - Nguyễn Đình Chiểu - Quận 3 TP.Hồ Chí Minh có chức năng là tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm ở phía Nam mang thơng hiệu VEFAC, mời khách tham gia Hội chợ Triển lãm khi cuộc Hội chợ Triển lãm đợc tổ chức tại Hà Nội. Tại chi nhánh này có địa điểm đẹp và rộng, có đội ngũ công nhân viên rất năng động đã tạo ra chỗ đứng trong thị trờng Hội chợ Triển lãm ở phía Nam.
Với trung gian là sở Văn hoá thông tin và Sở thơng mại các Tỉnh Trung tâm quan hệ dới dạng: Khi Trung tâm muốn tổ chức Hội chợ Triển lãm ở một khu vực nào đó hoặc ở một Tỉnh, cụ thể thì Trung tâm sẽ cử một số chuyên viên
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Sở văn hoá thông tin và thương mại tại các tỉnh,
thành phố
Các doanh nghiệp có
về kết hợp với các Sở văn hoá Thông tin hoặc Sở Thơng mại để tiến hành tổ chức . Các trung gian trong trờng hợp này sẽ có nhiệm vụ chức năng là:
- Mời khách tham gia
- Lo địa điểm tổ chức và các cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy điều kiện để tổ chức một cuộc Hội chợ Triển lãm ở các Tỉnh là:
- Có địa điểm: Có thể là tại nhà văn hoá của Tỉnh, tại sân vận động hoặc một khoảng đất trống nào đó nhng gần Trung tâm thị xã
- Có đội ngũ con ngời biết về cách thức tổ chức Hội chợ Triển lãm biết về Marketing dịch vụ Hội chợ Triển lãm để đi mời khách.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật để giàn dựng Hội chợ Triển lãm. Nhiệm vụ và chức năng của Trung tâm là:
- T vấn về việc tổ chức Hội chợ Triển lãm bao gồm: Xây dựng th mời, quảng cáo về Hội chợ, thiết kế mỹ - kỹ thuật, cách thức tổ chức.
- Lấy uy tín để mời các doanh nghiệp ở các tỉnh lân cận tham gia
Các cuộc Hội chợ Triển lãm tổ chức ở kênh này thờng là không lớn nó mang tính chất là một cuộc Hội chợ Triển lãm về một ngành, nghề nào đó song nó đã tạo ra một sự phát triển ở các tỉnh. Quan hệ của Trung tâm với các Sở là rất mật thiết, việc tổ chức Hội chợ Triển lãm sẽ theo: sự phát triển kinh tế ở một vùng, các giá trị văn hoá tinh thần của khu vực Có thể dựa vào điều kiện… để xác định, có thể dựa vào các mối quan hệ giữa Trung tâm và các Tỉnh.
* Hạn chế: Các cuộc Hội chợ Triển lãm thờng nhỏ, quy mô không rộng nhiều khi tổ chức quá sơ sài không thu hút đợc khách tham gia và tham quan rộng mà thờng chỉ thu hút đợc nhân dân trong khu vực đó.
ít chú trọng đến việc tổ chức Hội chợ Triển lãm là một cách để thu hút liên doanh, đầu t mà chủ yếu là nhằm bán hàng vì vậy thành công là không cao.
Các trung gian cha thật năng động với việc tổ chức Hội chợ Triển lãm họ thờng có sự bị động nên Trung tâm rất tốn kém về nhân lực khi tổ chức Hội chợ Triển lãm ở các Tỉnh khác. Tuy nhiên thị trờng này sẽ hứa hẹn những tiềm năng lớn bởi nền kinh tế ở các Tỉnh thành phố đang phát triển mạnh, đây sẽ là thị trờng mục tiêu của Trung tâm.
2.2.5. Hoạt động giao tiếp dịch vụ
Giao tiếp dịch vụ giữ vai trò rất quan trọng trong Marketing hỗn hợp. Nó cung cấp thông tin do khách hàng và những giải pháp về những mối quan hệ nội bộ cũng nh mối quan hệ thị trờng. Giao tiếp thiết lập sự rõ ràng, định vị và giúp
khách hàng nhận thức đầy đủ hơn giá trị dịch vụ hoạt động này bao gồm: quảng cáo, giao tiếp cá nhân, khuyến khích tiêu thụ.
Hoạt động quảng cáo của Trung tâm chỉ đợc thực hiện khi tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm cụ thể hoạt động này diễn ra ba giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Tiến hành ngay sau khi Trung tâm đăng ký tổ chức Hội chợ Triển lãm nhằm mục đích thu hút khách tham gia. Giai đoạn này các hoạt động đều nhằm vào việc nói nên mục đích của cuộc Hội chợ Triển lãm, lợi ích mà khách tham gia có đợc khi tham gia Hội chợ Triển lãm, tầm quan trọng của cuộc Hội chợ Triển lãm. ở giai đoạn này thờng sử dụng các phơng tiện quảng cáo là: qua các th mời, qua mạng, qua các cuộc hội thảo..
- Giai đoạn 2: Thực hiện một thời gian trớc cuộc Hội chợ Triển lãm nhằm thu hút khách tham quan.Giai đoạn này các hoạt động cũng nh thông điệp đều nói lên lợi ích, quyền lợi của ngời tiêu dùng sẽ có khi tham quan Hội chợ Triển lãm, thờng tập trung giới thiệu các mặt hàng, các ngành hàng tham gia Hội chợ Triển lãm với những dịch vụ nh khuyến mại, giảm giá, bảo hành về chất lợng... Các phơng tiện đợc sử dụng trong giai đoạn này là: đài truyền hình và phát thanh, băng zon, áp phích, báo chí, qua mạng, …
- Giai đoạn 3: Thực hiện trong thời gian diễn ra Hội chợ. Giới thiệu các chơng trình diễn ra trong thời gian tổ chức Hội chợ Triển lãm qua các catalgue, qua băng nh các chơng trình bốc thăm, chơng trình bình chọn do ngời tiêu dùng tự bình chọn, chơng trình biểu diễn ca nhạc thời trang,... nhằm thu hút khách tham quan vào tạo đợc ấn tợng với khách để họ sẽ tham gia lần sau.
Trung tâm thờng sử dụng các phơng tiện quảng cáo sau:
+ Đài truyền hình: đợc thực hiện khi Hội chợ Triển lãm đã khai mạc th- ờng là vào ngay buổi tối diễn ra Hội chợ Triển lãm. Là một bài phóng sự về buổi khai mạc trong đó có nêu tên các vị khách mời đặc biệt là có phát biểu của họ trong Hội chợ Triển lãm, tên một số doanh nghiệp tiêu biểu và nêu nên nội dung cũng nh ý nghĩa của cuộc Hội chợ Triển lãm. Bài phóng sự này đợc phát trên chơng trình thời sự của đài truyền hình Việt Nam.
+ Đài phát thanh: Đa các thông tin về Hội chợ Triển lãm .Tuy nhiên th- ờng chỉ phát trên đài phát thanh Hà Nội.
+ áp phích: Đợc sử dụng nhiều nhất với việc đa ra các thông tin về Hội chợ Triển lãm. Các thông tin trên áp phích còn cha đủ chỉ bao gồm: tên Hội chợ Triển lãm, đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ, thời gian tổ chức và đóng mở cửa. Các
áp phích đợc treo ở khu phố đông dân c nhng cũng chỉ quanh khu Hội chợ Triển lãm và nội thành Hà Nội.
+ Báo chí: là phơng tiện đợc Trung tâm sử dụng nhiều nhất với mỗi Hội chợ Triển lãm khác nhau sẽ sử dụng các loại báo khác nhau nh: với Hội chợ Triển lãm Công nghiệp thờng sử dụng tạp chí công nghiệp, Thời báo kinh tế Việt Nam, báo Nhân dân, Lao động, hà Nội mới ,với Hội chợ Triển lãm Th… - ơng mại thờng sử các loại báo: Thời báo kinh tế Việt Nam, tạp chí Thơng mại, Sài Gòn tiếp thị…
Vị trí và diện tích đăng tải thông điệp: thông điệp thờng đợc đăng tải ở trang giữa của báo và diện tích là 1/4 trang báo.
Màu sắc của thông điệp: các thông điệp chỉ đợc in đen trắng do đó không gây đợc sự chú ý của công chúng.
+ Trên mạng Internet: Mới đợc áp dụng song nó rất có tác dụng trong việc mỗi khách tham quan và tham gia. ở đây Trung tâm có cơ hội đa ra rất nhiều thông tin chi tiết về cuộc Hội chợ Triển lãm nh: Tên Hội chợ Triển lãm, đơn vị tổ chức, địa điểm, giá vé vào, các doanh nghiệp tham gia,sơ đồ gian hàng (hay vị trí các gian hàng), các hoạt động văn hoá văn nghệ diễn ra trong Hội chợ Triển lãm giúp khách hàng hiểu rõ ràng về cuộc Hội chợ Triển lãm sắp… đợc tổ chức.
Cách thức tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm, quy mô và môi trờng thoáng mát, sạch sẽ, địa điểm đẹp, cơ sở vật chất trang thiết bị tốt, khả năng thu hút công chúng tham quan là một cách quảng cáo rất hữu hiệu.
+ Hạn chế về quảng cáo của Trung tâm:
- Còn ít quảng cáo trên Đài Truyền hình và phát thanh
- Trên panô - áp phích còn quá ít thông tin chỉ có ngày tổ chức, tên Hội chợ, Thời gian, địa điểm và đơn vị tổ chức. Thiếu rất nhiều thông tin nh: mục đích, ý nghĩa...
- Thông tin trên mạng khá đầy đủ song Internet lại cha phổ cập ở Việt Nam.
- Nhiều pa-no áp phích chỉ sử dụng Tiếng Việt vì vậy khó thu hút đợc ng- ời nớc ngoài.
- Cần chú trọng đến vị trí đăng tải, màu sắc và nội dung của các thông điệp quảng cáo trên báo.
Dù ở hoạt động nào thì con ngời cũng ở vị trí quan trọng, đặc biệt là trong doanh nghiệp vì sản phẩm của nó là không hiện hữu nên con ngời sẽ là tác nhân làm nổi bật và gia tăng giá trị của sản phẩm dịch vụ. Trong lĩnh vực Hội chợ Triển lãm con ngời là bộ phận chủ yếu của sản phẩm dịch vụ nó không phải nh du lịch cứ có quang cảnh đẹp thì trở thành một cảnh quan du lịch con ngời chỉ việc cải tạo và bổ sung thêm còn Hội chợ Triển lãm con ngời nắm bắt toàn bộ các khâu từ sáng kiến, tìm hiểu nghiên cứu, giàn dựng tổ chức. Trong Marketing Hội chợ Triển lãm bao gồm hai yếu tố con ngời: con ngời của Trung tâm và con ngời của đơn vị tham gia.
* Con ngời của Trung tâm: Là những ngời đảm nhiệm vai trò tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm . Với tổng số nhân sự là 169 ngời đợc chia ra 11 phòng ban, để đáp ứng nhu cầu văn minh thơng nghiệp nên Trung tâm rất chú trọng đến việc đào tạo con ngời.
- Đội ngũ quản trị: Đóng vai trò quản lý mọi mặt từ việc lập kế hoạch, giao nhiệm vụ cho các phòng ban đến việc quản lý cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Đội ngũ quản trì còn làm công tác đối ngoại bởi vì việc tổ chức Hội chợ Triển lãm liên quan rất nhiều đến việc hoạt động ngoại giao trong nớc cũng nh quốc tế. Đội ngũ này đều có trình độ đại học đến cao học, có khả năng hiểu biết thị tr- ờng rất sâu rộng, có trình độ kinh doanh cao và có tài ngoại giao do đó các cuộc Hội chợ Triển lãm quốc tế của Trung tâm tổ chức đều rất thành công.
- Đội ngũ CBCNV: Là những ngời rất năng động sáng tạo trong đó có trình độ Đại học và sau đại học là 45%, ngoài ra là tốt nghiệp cao đẳng và trung cấp. Với 30% tốt nghiệp các khối ngành kinh tế và ngoại giao, 10% tốt nghiệp ngành Mỹ thuật, 5% tốt nghiệp kỹ thuật. Mối quan hệ giữa các thành viên là theo chiều dọc do đó không có sự chồng chéo và cạnh tranh.
Con ngời của Trung tâm là những ngời cung ứng chuỗi giá trị thứ nhất do đó họ có mối quan hệ rất chặt chẽ với khách hàng tham gia, sẵn sàng cung cấp các thông tin thị trờng, nhiệt tình và chân thành trong công việc.
Từ khâu sáng kiến về việc tổ chức một cuộc Hội chợ Triển lãm : Trung tâm có một bộ phận chuyên đi nghiên cứu thị trờng sau đó phân tích và đánh giá và đa ra kết luận về những vấn đề có liên quan đến nhu cầu về Hội chợ Triển lãm. Từ những phân tích đánh giá đó sẽ đa ra quyết định tổ chức một cuộc Hội chợ Triển lãm và sẽ hoàn thiện bản đề án.
- Bộ phận đi mời khách tham gia: Rất quan trọng họ có thái độ rất niềm nở, lịch sự, hiểu biết vấn đề
- Đội ngũ mỹ thuật và kỹ thuật viên của Trung tâm: đội ngũ này rất quan trọng đối với chất lợng dịch vụ cho khách hàng. Họ có nhiệm vụ dàn dựng các gian hàng cho khách bao gồm gian hàng tiêu chuẩn và gian hàng đặc biệt, nếu là gian hàng đặc biệt đòi hỏi đội ngũ này phải có sự sáng tạo cao về mỹ thuật và kỹ thuật trang trí dàn dựng. Mỗi một đòi hỏi của khách hàng sẽ khác nhau do đó đòi hỏi đội ngũ này cần phải đáp ứng yêu cầu một cách tối đa.
Tuy nhiên đội ngũ này của Trung tâm cha đáp ứng đợc hết các yêu cầu của khách hàng, hiện tại đội ngũ này của Trung tâm có 25 ngời với Hội chợ Triển lãm Thơng mại chủ yếu là dàn dựng gian hàng tiêu chuẩn thì đáp ứng đủ xong với Hội chợ Triển lãm Công nghiệp chủ yếu là gian hàng đặc biệt nên số l- ợng ngời cũng nh trình độ đáp ứng những yêu cầu của khách hàng là không đủ, do đó khách hàng đã phải đi thuê ngoài để dàn dựng ảnh hởng đến quá trình cung ứng dịch vụ của Trung tâm.
- Các chuyên viên tiếp xúc trực tiếp với khách tham gia: là những ngời làm hợp đồng, làm phòng kế toán họ có thái độ nhã nhặn, tận tình phục vụ khách. Luôn sẵn sàng giúp đỡ và giải đáp thắc mắc khi khách yêu cầu thủ tục hợp đồng và thanh toán không rờm rà. Tất cả các yếu tố con ngời trên tạo ra cho chuỗi giá trị sản phẩm thứ nhất tăng thêm cao và thúc đẩy nhu cầu tham gia lần sau của khách.
Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ của các nhân viên là cha cao, có nhiều ngời trong Trung tâm không biết tiếng Anh và sử dụng máy vi tính cha thành thạo, sẽ bất lợi trong quá trình thực hiện tổ chức nhất là các cuộc Hội chợ Triển lãm quốc tế.
- Con ngời của đơn vị tham gia Hội chợ Triển lãm
Có nhiệm vụ giới thiệu, bán hàng hoá và dịch vụ của doanh nghiệp đến tham gia Hội chợ Triển lãm. Là những ngời cung ứng chuỗi giá trị thứ hai có vị trí rất quan trọng tác động mạnh đến thành công của việc cung ứng giá trị của chuỗi thứ nhất. Bởi vì mục đích cuối cùng của mọi hoạt động đều là nhằm tới ngời tiêu dùng hay công chúng. Trớc kia các doanh nghiệp cha nhận thức đợc vai trò của Hội chợ Triển lãm nên họ tham gia chỉ là để có mặt, lực lợng là đi thuê không có trình độ hiểu biết sâu sắc về thị trờng, về sản phẩm chính vì vậy hiệu qủa bán hàng của công ty không cao từ đó ảnh hởng đến thành công của