Là các cách mà Trung tâm tìm kiếm khách hàng phát hiện ra nhu cầu cũng nh đánh thức nhu cầu Hội chợ Triển lãm của khách hàng. Hơn nữa việc
nghiên cứu thị trờng sẽ giúp Trung tâm trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc Hội chợ Triển lãm quốc gia và quôc tế đạt hiệu quả cao và phát triển mạnh mẽ vững vàng.
Trung tâm thờng sử dụng các phơng pháp tìm hiểu thị trờng và thu hút khách hàng sau:
+ Marketing quan hệ: đây là công việc đợc duy trì trong một khoảng thời gian dài không chỉ nhằm mục đích kinh doanh mà nhằm tạo những mối quan hệ tốt, đợc thực hiện là:
- Thông tin về các doanh nghiệp đợc tập hợp trên hệ thống máy vi tính có nối mạng toàn Trung tâm, các thông tin bao gồm: thông tin về tài chính, thông tin về nhân sự và sự thay đổi nhân sự, thông tin về các chính sách Marketing và các mối quan hệ của các doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác.
- Tạo lập các mối quan hệ có thể bắt đầu từ các mối quan hệ cá nhân với cá nhân, duy trì và phát triển nó bằng sự quan tâm đến các doanh nghiệp bằng việc: tổ chức kết nghĩa với các công ty nh Trung tâm kết nghĩa với Tổng công ty hàng không Việt Nam, Công ty Gang Thép Thái Nguyên, Công ty may 10… Hàng năm mỗi khi đến ngày lễ , Tết Trung tâm đều gửi thiệp chúc mừng các công ty, gửi lịch có in tên của Trung tâm cùng lời chúc mừng năm mới tới các Công ty. Vào ngày kỉ niệm thành lập Công ty Trung tâm đều gửi thiệp và lãng hoa cùng với chuyên viên đến chúc mừng.
- Khi các công ty cần thông tin thị trờng hoặc các thông tin về Hội chợ Triển lãm, t vấn về các vấn đề xuất nhập khẩu Trung tâm đều sẵn sàng cung cấp miễn phí tạo cho khách hàng cảm giác tin cậy. Khi các mối quan hệ trở nên thân thiết thì việc mời các doanh nghiệp tham gia Hội chợ Triển lãm sẽ trở nên dễ dàng hơn tuy nhiên Trung tâm vẫn phải chú trọng đến chất lợng Hội chợ Triển lãm và không ngừng phát triển mối quan hệ naỳ thân thiện hơn theo thời gian.
+Nghiên cứu sơ bộ: Thờng đợc sử dụng để đánh giá những vấn đề ban đầu của nhu cầu thị trờng về một vấn đề nào đó. Cách thức nghiên cứu là :
- Bằng các mối quan hệ từ trớc giữa khách hàng với Trung tâm
- Qua mối quan hệ giữa cá nhân của phòng Marketing của Trung tâm với khách hàng
- Qua niên giám điện thoại: trong đó họ đã phân ra các loại hình cơ quan xí nghiệp, có địa chỉ và các thông tin sơ bộ cần thiết khác.
- Qua báo chí: có thể là ở các mục quảng cáo, các bài phóng sự để lấy thông tin về khách hàng.
Tại phòng Marketing của Trung tâm luôn có bộ phận thu thập thông tin trên thị trờng qua các dữ liệu thứ cấp nh đã nêu trên và qua mạng Internet. Bộ phận này sẽ nắm giữ các thông tin về các doanh nghiệp nh: địa chỉ, số điện thoại, loại hình doanh nghiệp, sản phẩm kinh doanh. Bộ phận này sẽ phân loại các doanh nghiệp để khi tiến hành sẽ dễ dàng hơn .
-Với thị trờng trong nớc: Nghiên cứu nhu cầu số lợng cơ cấu các loại hình doanh nghiệp có nhu cầu quảng cáo trng bày sản phẩm, giới thiệu công nghệ hợp tác đầu t... Xem xét khả năng xu thế và giá cả dịch vụ Hội chợ Triển lãm trong nớc. Hiện nay tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nhu cầu về Hội chợ Triển lãm là không tăng cao nên trung tâm hớng hoạt động tổ chức của mình về các địa phơng, tỉnh, thành phố nơi có tiềm năng phát triển kinh tế nh: Lạng Sơn nơi diễn ra hoạt động kinh tế giữa Việt Nam và Trung Quốc; thành phố Nam Định, Quảng Ninh, Hải Dơng...Tốc độ phát triển kinh tế khá ổn định, nhu cầu giao lu kinh tế cao.
-Với thị trờng nớc ngoài: Lấy thông tin từ các tổ chức quốc tế, các trung tâm thơng mại, thời báo tài chính, các bản tin...Từ đó có bộ phận thống kê, phân tích đánh giá giúp trung tâm có cái nhìn bao quát về dung lợng thị trờng và khách hàng thăm dò thị trờng. Sau khi đã có các nguồn tin, đánh giá ban đầu về thị trờng qua nghiên cứu sơ bộ thì trung tâm sẽ nghiên cứu thăm dò thị trờng Trung tâm thực hiện phơng pháp này nhằm lấy những ý tởng khả thi, tên gọi của hội chợ, nội dung và mục đích tổ chức...
+ Nghiên cứu phân định:
Mục tiêu của cuộc nghiên cứu là nhằm xác định về: thời gian địa điểm tổ chức nh thế nào cho hợp lý thu thập các thông tin về thị trờng hàng hoá và các thông tin khác có liên quan nh: tốc độ phát triển kinh tế, thị hiếu tiêu dùng, lối sống, văn hoá từ đó xử lý đánh giá và đa ra các kết luận để cung cấp thông tin cho khách hàng khi mời họ tham gia.
Để nghiên cứu phân định đợc tốt Trung tâm phải nghiên cứu thị trờng có thể thành lập cho mình một bộ phận thông tin nắm bắt mọi diễn biến trên thị tr-
ờng để từ đó chủ động, đồng thời còn dựa trên các mối quan hệ với các Cục, Vụ, Viện nghiên cứu kinh tế kỹ thuật để đảm bảo cho việc thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác.
+ Nghiên cứu phân đoạn thị trờng:
Mục tiêu của quá trình này là xác định và định vị đợc nhóm khách hàng trên thị trờng và phân loại nhóm khách hàng để có đợc các chính sách Marketing cụ thể dựa vào các tiêu thức phân đoạn thị trờng nh: khách hàng có tiềm lực lớn, tiềm lực vừa và nhỏ, theo khu vực địa lý và theo đặc điểm ngành:
Ví dụ việc phân đoạn thị trờng theo tiêu thức tiềm lực , Trung tâm có chính sách đặc biệt trong việc đối xử với thị trờng khách hàng có tiềm lực mạnh. Đây là khu vực thị trờng mà tại đó trung tâm có thể phát huy tối đa thế mạnh và khả năng của mình. Do vậy, lợi nhuận đem lại từ thị trờng này là một phần không thể bị suy giảm. Đối với thị trờng này trung tâm cần phải giữ và xâm nhập sâu hơn, có chính sách u tiên về giá cả lẫn thời gian và chất lợng phục vụ. Trong thị trờng này chia ra thành các loại khách hàng sau:
- Khách hàng truyền thống: Có mối quan hệ kinh doanh sâu sắc, họ th- ờng xuyên tham gia các cuộc Hội chợ Triển lãm do trung tâm tổ chức, họ là đội ngũ nòng cốt tạo nên sự thành công của cuộc hội trợ triển lãm và cũng góp phần lôi kéo bạn hàng cùng tham gia ví dụ nh: Công ty bánh kẹo Hải Hà; Hải Hà - Kotobuki; công ty may 10...
- Khách hàng không truyền thống: Là những khách hàng đã tham gia một số cuộc hàng triển lãm nhng không thờng xuyên họ dễ bị lôi kéo bởi đối thủ cạnh tranh. Vì vậy trung tâm có biện pháp gây uy tín đối với họ từ khâu làm thủ tục, đa đón khách, t vấn vận chuyển hàng hoá... chính sự nhiệt tình này đã lôi kéo họ tham gia hội trợ triển lãm tiếp theo.
Với tiêu thức đặc điểm ngành: Trung tâm chú trọng đoạn thị trờng các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp, sản xuất t liệu sản xuất và t liệu tiêu dùng.
Tuỳ tính chất của từng cuộc Hội chợ Triển lãm mà Trung tâm sẽ có biện pháp Marketing khác nhau đối với công chúng xong cũng cần phải dựa vào việc các doanh nghiệp cần nhóm công chúng nào. Nh các doanh nghiệp có nhu cầu tham gia Hội chợ Triển lãm mang tính chuyên đề thì họ lại cần tới nhóm công chúng hiểu biết về sản phẩm để có thể nhận thức đợc các chính sách khuyếch trơng của họ. Còn với Hội chợ Triển lãm tổng hợp thì các doanh nghiệp tham gia cần tới mọi nhóm công chúng đến tham quan.
+ Nghiên cứu thăm dò: Trung tâm thờng sử dụng các th mời hoặc mạng Internet để thực hiện.
Th mời có thể đợc gửi trực tiếp đến khách hàng hoặc qua đờng Bu điện, qua Fax Trong đó có th… mời, bản đăng kí tham gia, đăng kí xét thởng (nếu có) và các giấy tờ khác. Nội dung của th mời có đầy đủ các thông tin chính xác liên quan đến Hội chợ nh: Qui mô, nội dung, thời gian và địa điểm , đối tợng khách tham gia đặc biệt có th mời của lãnh đạo một ngành có liên quan nhằm nhấn mạnh chức năng và vai trò của cuộc Hội chợ Triển lãm trong nền kinh tế thị tr- ờng. Th mời sẽ đợc gửi đi ít nhất trớc 6 tháng cho khách Quốc tế (bằng tiếng Anh) và 3 tháng cho khách nội địa.
Để khuyến khích khách hàng đăng kí tham gia sớm ban tổ chức sẽ lên sơ đồ gian hàng cho khu trng bày để khách hàng lựa chọn vị trí. Việc bố trí gian hàng trong một cuộc Hội chợ Triển lãm. Ví dụ th mời tham dự Hội chợ Thơng mại Việt - Mỹ cho các doanh ngiệp nớc ngoài
Trên mạng Internet: Email của Trung tâm là :vefac@ hn.vnn.vn. Khi vào mạng khách hàng sẽ có đầy đủ các thông tin về thị trờng, về cuộc Hội chợ Triển lãm sẽ đợc tổ chức nh : nội dung của cuộc Hội chợ Triển lãm, đơn vị tổ chức, mục đích, sơ đồ gian hàng và Trung tâm sẽ gửi th… điện tử đến mọi trang web của các doanh nghiệp.
Để thu hút khách tham gia cũng nh khách tham quan Trung tâm thực hiện quảng cáo trớc khi cuộc Hội chợ Triển lãm diễn ra qua các phơng tiện thông tin đại chúng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Với khách tham gia: Quảng cáo đợc tiến hành ngay sau khi Trung tâm đợc duyệt đề án về Hội chợ Triển lãm với nội dung nh th mời.
+Với khách tham quan: thực hiện một thời gian trớc khi Hội chợ Triển lãm diễn ra có thể là 1 tháng.