III. Tình hình tham gia công tác đấu thầu ở công ty xây dựng hồng hà
1. Khái quát chung về hoạt động đấu thầu ở Công ty xây dựng Hồng Hà
2.2. Công tác lập, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng
Tiếp thị hay việc nghiên cứu th mời thầu nhằm thu thập những thông tin ban đầu về các vấn đề liên quan đến dự án:
- Chủ đầu t, chủ quản đầu, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng nh thi công công trình cả về kỹ thuật và tài chính.
- Nguồn vốn và quy mô dự án, đặc điểm kỹ thuật cũng nh tài chính nhằm xác định sự phù hợp của yêu cầu xây dựng và năng lực của công ty để sớm có căn cứ tham gia hoặc ngợc lại.
- Tranh thủ tìm hiểu mức độ đánh giá chung của thị trờng về năng lực của công ty nhằm xác định chính xác hơn các chiến lợc trong công tác lập hồ sơ dự thầu cũng nh đấu thầu.
Các thông tin tiếp thị này có ý nghĩa mở đờng cho việc lập hồ sơ dự thầu, tập trung khai thác các thế mạnh mà các đơn vị khác kèm hơn cũng nh bớc đầu tạo ra sự chú ý và quan tâm của chủ đầu t đối với công ty xây dựng Hồng Hà.
Sau khi mua hồ sơ mời thầu, công ty xem xét các điều kiện của gói thầu đối với đơn vị dự thầu. Công tác đấu thầu đòi hỏi khắt khe về thời gian cũng nh sự chính xác về kết quả tính toán, nên thông thờng để hoàn thành một hồ sơ dự thầu toàn bộ cán bộ trong phòng kỹ thuật đợc huy động.
2.2.1. Công tác lập hồ sơ dự thầu
Có thể nói rằng đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của công ty lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều nhằm giúp cho nhà thầu thể hiện đợc khả năng "trội" của mình trớc hội đồng chấm thầu.
Tại Công ty xây dựng Hồng Hà trong quá trình lập hồ sơ dự thầu đặc biệt cần chú ý tới phân tích rủi ro dự án. Mặc dù trong điều lệ quản lý đầu t và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999 NĐ- CP tại điều 27 nội dung thẩm định dự án đầu t có đề cập: các vấn đề rủi ro của dự án có thể xảy ra trong quá trình đầu t. Nhng vẫn cha có một định chế phát lý nào cho việc quản lý rủi ro dự án... Dẫu vậy, ở công ty đặc điểm này là rất nổi bật làm tăng thêm điểm mạnh của mình. Cùng với sự đảm bảo một nguồn vốn lớn ở đối tác liên doanh, cộng với sự giúp đỡ đặc biệt về mặt kiến thức của các chuyên gia nớc ngoài. Khi lập một hồ sơ dự thầu cán bộ lãnh đạo của công ty đã phân tích rủi ro và tìm ra cách quản lý nó, điều này thể hiện từ khâu: xác định mục tiêu đến xác định các rủi ro đến lợng hoá các rủi ro, cho đến việc giải quyết các rủi ro.
Quản lý rủi ro trong xây dựng giúp làm tăng hiểu biết về dự án một cách cặn kẽ hơn, tạo điều kiện cho việc lập một kế hoạch dự án liên tục hơn, chính xác hơn cả về chi phí và thời gian. Việc tìm hiểu, phân tích về quản lý rủi ro trong xây dựng, với mục đích quản lý rủi ro đợc xác định là yếu tố "thời gian" của công trình ( tiến độ thi công); chi phí của công trình ( giá thành công trình) hay chất lợng công trình.
Trong hồ sơ dự thầu công trình xây dựng gồm các nội dung cơ bản sau: (1) Th mời thầu.
(2) Đơn dự thầu. (3) Bản lãnh dự thầu. (4) Các phục lục khác.
(5) Cam kết đảm bảo vốn để thi công. (6) Các tài liệu về doanh nghiệp.
+ Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1942/CP do Bộ kế hoạch và đầu t cấp ngày 28/6/0997.
+ Giấy phép hành nghề xây dựng số 997/BXĐ ngày 3/7/1998 của Bộ xây dựng.
+ Bản giới thiệu quá trình hoạt động, năng lực thi công và sản xuất của doanh nghiệp.
(7) Bảng tính giá thi công (8) Quy trình thi công.
(9) Tiến độ thi công. (10) Th giảm giá.
Một bộ Hồ sơ dự thầu luôn luôn phải đảm bảo đủ 4 phần.Trong bốn phần đó thì nội dung kĩ thuật và nội dung thơng mại tài chính là tốn nhiều công sức của cán bộ công nhân viên trong công ty và nhất là hai bộ phận có tỷ trọng cao nhất:
a) Nội dung về kĩ thuật.
* Bản vẽ và đề xuất biện pháp thi công.
+ Dựa trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và bản vẽ kĩ thuật trong Hồ sơ mời thầu bóc tách khối lợng công việc cần làm. Những nhóm công việc này do các nhóm khác nhau thực hiện.Nhóm kỹ thuật chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, thực hiện các công việc thuộc chức năng. Kết quả của công việc đợc thể hiện qua bảng tiên lợng dự toán chi tiết, tiên lợng dự toán chi tiết có vai trò quan trọng trong Hồ sơ dự thầu. Nó đợc nhà thầu xem, đọc và hiểu rõ công việc nào cần phải làm và là căn cứ để tính giá trị dự thầu. Điều quan trọng ở đây là nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lợng đã bao gồm tất cả các công việc phải làm trong quá trình thi công. Bởi vì, có những công việc mà nhà thầu khi tiến hành tiên lợng công việc không đợc chào vì vậy nhà thầu khi trúng thầu vẫn phải thực hiện để đảm bảo chất lợng công trình nh đã cam kết.
Do tiên lợng của các công việc đợc cung cấp trong Hồ sơ mời thầu đợc coi là để tham khảo nên mọi thiếu sót trong bảng tiên lợng nếu đợc kiểm tra sẽ ảnh hởng tới công tác xác định giá dự thầu, nên khi thấy thiếu sót nhà thầu sẽ hỏi bên mời thầu để từ đó có biện pháp giải quyết.
+ Biện pháp thi công: Trớc hết phải xác định tuyến thi công, thông thờng công trình thi công đợc xác định rõ hai tuyến:
Tuyến 1:Phần thô và hoàn thành trong đợc thi công từ dới lên trên. Tuyến 2: Phần hoàn thiện ngoài nhà thi công từ trên xuống
Nhóm kĩ thuật căn cứ vào Hồ sơ thiết kế kĩ thuật, những yếu tố trong Hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế: thực tế công trình, thực tế về năng lực công ty..., mà đa ra các biện pháp thi công thích hợp. Biện pháp thi công đợc thể hiện nh sau :
Thuyết minh biện pháp thi công:
- Các giải pháp kĩ thuật tổ chức thi công: . Biện pháp tổ chức thi công trên công trờng
. Các giải pháp chung cho thi công trên công trờng . Các giải pháp kĩ thuật thi công cụ thể
. Nhân công thi công
. Máy móc và thiết bị thi công
Thuyết minh biện pháp an toàn lao động và phòng chống cháy nổ,bảo vệ môi trờng: sản xuất an toàn, đó là yêu cầu của pháp luật. Thi công xây lắp công trình là ngành sản xuất chứa đựng nguy cơ cao về mất an toàn lao động. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tai nạn, do đó đơn vị đã thể chế hoá theo yêu cầu pháp luật quy chế sản xuất nhằm tạo ý thức bảo vệ môi trờng sống chung cho cả cộng đồng...
* Tiến độ thi công
Công tác chuẩn bị thời gian thi công: đây là một bài toán quan trọng cần đợc giải quyết trong hồ sơ dự thầu, nó không chỉ thể hiện năng lực nhà thầu trớc ban chấm thầu mà còn ảnh hởng rất lớn đến chi phí và kết quả kinh doanh. Cùng một chất lợng và khối lợng thi công, thời gian càng nhỏ thì chi phí càng nhỏ.
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công công trình, khối lợng các công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, nguồn điện, nớc cho công trình, yêu cầu chất lợng và thời gian đòi hỏi hoàn thành công trình cũng nh khối lợng máy móc, nguồn nhân lực của công ty có thể huy động cho công trình mà nhóm kỹ thuật tính toán thời gian tối u nhất.
Tiến độ thi công đợc thể hiện trên sơ đồ tiến độ thi công. Công ty sử dụng sơ đồ GANT để theo dõi tiến độ thi công của công trình.
Do những đặc thù của hoạt động xây dựng luôn thay đổi, nh: thời gian, chịu ảnh hởng mạnh của thời tiết, địa điểm xây dựng luôn thay đổi, tập trung chỉ đạo thi công vào các mục quan trọng, tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi.
Ví dụ: Bảng biểu diễn tiến độ thi công của công trình hệ thống thoát nớc của khu liên hiệp thể thao Quốc Gia. Hà Nội
Bảng 8-Bảng tiến độ thi công công trình
STT Nội dung công việc (theo thứ tự) Thời gian (ngày)
I Công tác chuẩn bị 17
1 Đo đạc, khảo sát lại nơi thi công 5
2 Xây dựng các lán trại, tập kết thiết bị 10
3 Lắp đặt các phơng tiện thi công, điện 10
II Thi công công trình 235
1 Phá dỡ các công trình cũ và san lấp 15
2 Đào, khoan đất khu vực I 13
3 Đổ bê tông khu vực I 15
4 Đào hầm khu vực II 40
5 Đổ bê tông khu vực II 35
6 Thi công xây dựng lắp đặt khu vực I và II 90
7 Đào Mơng ở khu vực III 45
8 Đổ bê tông khu vực III 15
9 Thi công các đờng dẫn nớc 35
10 Lắp đặt ống thoát nớc ở các khu vực 43
11 Đổ bê tông mặt rãnh thoát nớc 12
III Hoàn thiện 18
1 Làm mặt bằng cho công trình 10
2 Lắp đặt các phụ kiện 5
3 Nghiệm thu ban giao 3
IV Tổng tiến độ (không kể ảnh hởng của thời tiết) 247
1 5 ngày
2 10 ngày
3 10 ngày
công việc
Sơ đồ biểu diễn thi công công tác chuẩn bị.
Các công việc đợc thực hiện liên tục và không nhất thiết là công việc trớc phải thực hiện xong thì công việc sau mới bắt đầu.
* Máy móc, nhân công huy động cho công trình
Tùy theo đặc điểm của từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kĩ thuật tính toán khối lợng máy móc, nhân công cần thiết huy động cho công
trình sao cho vừa đảm bảo hoàn thành công trình trong điều kiện hiện có, tận dụng máy móc, lao động hiện có và d thừa ở công trình khác. Việc tính toán khối lợng máy phải đợc lập kế hoạch cụ thể, danh mục thiết bị chi tiết, nguồn huy động cũng nh dự phòng trong trờng hợp cần thiết.
Khối lợng máy móc cần huy động cho công trình đợc thể hiện trong danh sách máy móc thiết bị dự kiến đa vào công trình. Đó là khối lợng máy móc sẵn sàng đa vào hoạt động theo đúng tiến độ huy động khi công ty trúng thầu.
Ví dụ: Một số thiết bị cần thiết cho cho công trình nhà học số một Nhạc Viện Hà Nội
Bảng 9: Máy móc và thiết bị chính phục vụ cho thi công
Công trình: Nhà học số 1 Nhạc viện Hà Nội
STT Tên máy- thiết bị Nớc sản xuất đơn vị Số l-
ợng
A Thiết bị về đà giáo cốp pha
1 Giáo pal ống đứng ∅76 VN khung 800
2 Giáo Minh khai VN Cái 700
3 Giằng ngang giáo VN Cái 1000
4 Giăng chéo giáo VN Cái 500
5 Chốt giáo VN Cái 500
6 Vít me trên∅49, L=600 VN Cái 500
7 Vít me dới∅49, L=600 VN Cái 500
8 Cốp pha tôn VN M2 400
9 Cốp pha dán gỗ 2cm VN M2 200
10 Cây chống PS16 Hàn Quốc Cây 700
B Các loại máy thi công cái
1 Máy trộn bê tông 400 lít TQ Cái 2
2 ô tô IFA Đức Cái 2
3 Máy cẩu tự hành TADANO Nhật Cái 1
4 Vận thăng Nhật Cái 2
5 Ô tô Kamaz SNG Cái 2
7 Máy đầm cóc HQ Cái 1
8 Máy xẻ Horizontal band saw CD-7M Nhật Cái 1
9 Máy bào Automatic planer BC-500 Nhật Cái 1
10 Xe cải tiến VN Cái 2
11 Máy cắt bàn Makita LS 3030 Nhật Cái 1
12 Máy đầm dùi Nhật Cái 5
13 Máy phát điện Honda Nhật Cái 1
14 Máy bơm nớc Nhật Cái 1
Trích: Báo cáo kết quả năng lực MMTB công ty -2001.
Số lợng nhân công cần thiết huy động cho công trình đợc thể hiện trên biểu đồ nhân lực là một phần gắn liền với sơ đồ tiến độ thi công mà nhóm kĩ thuật phải tính toán hợp lí sao cho số lợng công nhân trên công trờng tăng dần rồi giảm dần, tránh tình trạng giảm đột ngột gây cho khó khăn công trình và công ty nhất là giai đoạn cần huy động tối đa cần lao động.
Nhân lực thực hiện cho thi công công trình đ ợc tính toán theo công thức : N=
Trong đó:
N: Nhân lực trung bình trong 1 ngày. Gi: Khối lợng xây lắp thứ 1.
Ni: Định mức công nhân ( ĐM 56/ BXD - VKT) Chi cho công tác xây lắp thứ 1.
T: Tổng tiến độ thi công.
* Các nội dung khác:
Ngoài các phần trên thì công ty còn phải thực hiện các nội dung khác nh;
- Lập sơ đồ tổ chức hiện trờng
- Sơ đồ bố trí nhân lực
- Bảng kê chủng loại vật t chính và tiến độ cung cấp vật t
- Các thiết bị máy móc và biện pháp kiểm tra chất lợng công trình
Đây là các nội dung khác không thể thiếu trong Hồ sơ dự thầu, chúng thực hiện mức độ khoa học của công tác thi công và quản lí, chủ đầu t căn cứ vào đó để nhận biết về mức độ đảm bảo an toàn kĩ thuật, phân cấp trách nhiệm của các thành viên trong công ty đối với từng vấn đề cụ thể.
b/Nội dung về thơng mại tài chính
Công tác tính giá dự thầu:
* Tính giá trị dự toán dự thầu.
Hiện nay công tác xác định giá dự toán dự thầu của công ty đợc xác định trên cơ sở:
- Khối lợng theo tiền lơng trong hồ sơ mời thầu.
- Đơn giá 1736/QĐUB ngày 23 tháng 8 năm 1994 của UBND thành phố Hà Nội và thông báo 712/TB - VLXD.
-Tính dự toán theo định mức xây dựng cơ bản số 1242/1998/QĐ - BXD ngày 25/11/1998.
-Một số vật t không có trong đơn giá tính theo thông báo gần nhất của địa phơng.
- Thuế VAT tính theo thông t số 106/1999/ TT - BTC ngày 30/08/1999 của Bộ tài chính.
- Căn cứ theo thông t 09/2000/TT-BXD ngày 13-2-2001 về điều chỉnh dự toán công trình xây dựng cơ bản.
- Biện pháp tổ chức thi công
Giá dự toán dự thầu của công ty đợc xác định theo từng hạng mục công trình.
Bảng 10: Tổng hợp giá dự thầu cho toàn bộ công trình:
STT Tên hạng mục Giá dự toán
1 Hạng mục x 10.000.000
. N
- Đơn giá tổng hợp đợc xác định chi tiết trên bảng chi tiết tính đơn giá trớc thuế.
- Giá dự thầu cha có giảm giá ( giá dự thầu đầy đủ) là mức giá đợc ghi chính thức trong đơn dự thầu. Đơn xin giảm giá dự thầu tuỳ từng trờng hợp mà bên mời thầu có thể chấp nhận thì mức giá đợc dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng sẽ là giá trị dự thầu sau giảm giá.
Để giảm giá (trong phạm vi an toàn) nhằm tăng cạnh tranh về giá trong hồ sơ dự thầu, đơn giảm giá đợc lập trên cơ sở:
** Chi phí khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ thấp do có rất nhiều thiết bị đã khấu hao hết hoặc mức khấu hao thấp.
** Chi phí quản lý thực tế là rất nhỏ do:
- Cán bộ trực tiếp thi công có kinh nghiệm, số lợng cán bộ bố trí không cần nhiều.
- Khoảng cách giữa địa điểm thi công và công ty là nhỏ thì việc hỗ trợ kỹ thuật, hoàn công, nghiệm thu thuận tiện.
** Đội ngũ công nhân lành nghề đông đảo có thể đảm đơng khối lợng công việc lớn và phức tạp.
**Thị trờng cung cấp vật liệu tốt và ổn định, đã đợc xác định từ trớc.
** Biện pháp thi công và các giải pháp khác đợc áp dụng thuận lợi đối với