3.2.1.1. Đẩy mạnh công tác t vấn cho khách hàng.
Nh trên đã phân tích, những rủi ro kỹ thuật do sai sót trong khâu lập chứng từ trong phơng thức TDCT tại ngân hàng bắt nguồn chủ yếu từ khách hàng, nguyên nhân là sự hạn chế về kiến thức, về kinh nghiệm trong lĩnh vực ngoại thơng của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, làm ảnh hởng không nhỏ đến tài chính cũng nh uy tín của ngân hàng. Chính vì thế, chi nhánh cần tích cực hơn nữa trong vai trò t vấn cho khách hàng nhằm giảm thiểu rủi ro do nguyên nhân này gây nên.
Đối với khách hàng là ngời nhập khẩu, ngân hàng đóng vai trò là ngân hàng phát hành nên cần phải t vấn cho khách hàng về những vấn đề nh: nên lựa chọn loại th tín dụng nào cho phù hợp, để đảm bảo quyền lợi cho ngời nhập khẩu; trong th tín dụng nên đa những điều khoản nào cho hợp lý; khi mở cũng nh sửa đổi L/C cần chấp nhận những yêu cầu gì của bên xuất khẩu để không tổn hại đến lợi ích của mình; thời gian mở L/C nh thế nào là phù hợp nhất để hạn chế thời gian ký quỹ mà vẫn đảm bảo đúng hợp đồng... Những t vấn của ngân hàng cho khách hàng về các điều kiện trong hợp đồng ngoại thơng hay trong L/C nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi cho ngời nhập khẩu, tránh hiện tợng ngời bán giao hàng thiếu hay giao hàng không đúng quy định, đồng thời các điều khoản cũng phải tạo điều kiện cho ngời bán hoàn thành đợc nghĩa vụ của mình, để việc thanh toán diễn ra suôn sẻ, tránh đ- ợc rủi ro cho các bên cũng nh cho bản thân ngân hàng.
Đối với khách hàng là ngời xuất khẩu, với t cách là ngân hàng thông báo, chiết khấu bộ chứng từ, chi nhánh cần t vấn cho khách hàng từ khâu ký kết hợp đồng ngoại thơng, nên đồng ý với những điều khoản nào trong L/C, còn những điều khoản nào cần chỉnh sửa hay bác bỏ do gây bất lợi cho ngời xuất khẩu trong việc giao hàng hay lập chứng từ... Ngân hàng cũng cần phải hớng dẫn cho khách hàng trong việc chuẩn bị bộ chứng từ hoàn hảo để xuất trình cho ngân hàng phát hành, tránh trờng hợp nhà nhập khẩu từ chối thanh toán do thiếu thiện chí đồng thời trừ phí sai sót gây khó khăn cho khách hàng xuất khẩu, từ đó có thể dẫn đến rủi ro cho ngân hàng, đặc biệt trong trờng hợp ngân hàng đã thực hiện chiết khấu bộ chứng từ.
Công tác t vấn cho khách hàng đợc thực hiện có hiệu quả sẽ tạo cơ hội cho ngân hàng cải thiện mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng cũng có nghĩa là đảm bảo an toàn cho ngân hàng.
3.2.1.2. Duy trì mối quan hệ thờng xuyên, lâu bền với khách hàng.
Có thể thấy ngay rằng, thiết lập mối quan hệ tốt và lâu dài với khách hàng sẽ tạo ra sự gắn bó chặt chẽ và có lợi cho cả Ngân hàng và khách hàng. Để đạt đ ợc điều đó, Ngân hàng cần phải tiếp xúc thờng xuyên với khách hàng, ngoài việc t vấn trực tiếp cho khách hàng đến giao dịch, Ngân hàng nên tổ chức các buổi hội thảo, gặp gỡ các khách hàng đang sử dụng dịch vụ của Ngân hàng và cả những khách hàng tiềm năng để trao đổi kinh nghiệm, phổ biến quy trình kỹ thuật nghiệp vụ hay các quy định mới có liên quan đến TTQT, hoạt động xuất nhập khẩu... cũng nh nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa Ngân hàng và khách hàng khi đợc cải thiện sẽ giúp cho Ngân hàng đánh giá đúng chất lợng khách hàng, là cơ sở để Ngân hàng tiết kiệm đ- ợc chi phí cho việc thẩm định, sàng lọc thông tin cũng nh các chi phí giám sát khách hàng. Do tiết kiệm đợc nguồn chi phí đó, Ngân hàng có thể hạ lãi suất cho vay nói chung và giảm đợc tỷ lệ phí dịch vụ nói riêng, điều đó sẽ cuốn hút đợc khách hàng, làm khách hàng gắn bó hơn với Ngân hàng. Ngoài ra, Ngân hàng cũng có thể khai thác đợc những nhu cầu tiềm năng của khách hàng, đồng thời khắc phục những hạn chế bất cập trong việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho khách hàng, tạo nên sức cạnh tranh cho Ngân hàng.
Nh vậy, duy trì mối quan hệ thờng xuyên, lâu bền với khách hàng sẽ giúp cho Ngân hàng có điều kiện nắm vững các thông tin liên quan đến khách hàng, từ đó có đối sách thích hợp để hạn chế những rủi ro có nguyên nhân từ phía khách hàng, đồng thời có thể đứng vững trong môi trờng cạnh tranh.
3.2.1.3. Mở rộng quan hệ đại lý với các ngân hàng nớc ngoài.
Trong thời gian qua, Ngân hàng đã có mối quan hệ đại lý với nhiều Ngân hàng lớn, có uy tín trên thế giới. Nhng với tốc độ phát triển kinh tế mạnh mẽ nh hiện nay, thị trờng của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không ngừng đợc mở rộng sang các
nớc và các khu vực mới, do vậy, Chi nhánh cần tiếp tục mở rộng mạng lới đại lý của mình nhằm đáp ứng đợc nhu cầu thanh toán của khách hàng.
Tuy nhiên, mạng lới đại lý chỉ thực sự phát huy hiệu quả của nó khi giữa các Ngân hàng có sự liên hệ thờng xuyên, thờng xuyên cung cấp thông tin và giao dịch. Bởi thực chất quan hệ đại lý là quan hệ giữa một Ngân hàng với một Ngân hàng n ớc ngoài trong việc làm đại lý TTQT cho nhau trên cơ sở hai bên cùng có lợi, hai bên sẽ trao đổi các tài liệu mật để phục vụ các giao dịch nh mẫu chữ ký, mật mã Telex, mã SWIFT... Trong TTQT nói chung và thanh toán TDCT nói riêng, hệ thống mạng lới Ngân hàng đại lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc triển khai có hiệu quả nghiệp vụ này, đặc biệt nhằm hạn chế các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình lập chứng từ hay đòi tiền các Ngân hàng có liên quan. Chính vì thế, việc thiết lập và mở rộng quan hệ đại lý với Ngân hàng các nớc cả về số lợng và chất lợng có ý nghĩa chiến lợc để phát triển nghiệp vụ thanh toán TDCT tại Chi nhánh.
3.2.1.4. Tăng cờng công tác đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ TTQT.
Theo nhu cầu phát triển của nền kinh tế ngày nay, việc tổ chức, đào tạo cán bộ trong công tác tổ chức của Ngân hàng nói chung ngày càng trở nên quan trọng, cần phải đợc thực hiện một cách liên tục và có hệ thống. Trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của Ngân hàng mà đặc biệt là trong nghiệp vụ TTQT đòi hỏi đội ngũ cán bộ không chỉ thông thạo về kỹ thuật nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, nắm vững pháp luật cũng nh am hiểu các thông lệ TTQT và tập quán thơng mại giữa các nớc, thờng xuyên cập nhật các tin tức thời sự trong nớc và thế giới để có thể kịp thời xử lý các nghiệp vụ trong mọi tình huống mà còn phải có t cách đạo đức, tinh thần trách nhiệm cao và có kinh nghiệm trong TTQT.
Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, công tác đào tạo và tập huấn nghiệp vụ TTQT của Ngân hàng trong thời gian qua hết sức đợc chú trọng. Hầu hết các cán bộ đều đợc tham gia các lớp bồi dỡng tập huấn về nghiệp vụ, ngoại ngữ, đồng thời Ngân hàng cũng tổ chức các lớp phổ biến nghiệp vụ TTQT tới toàn bộ cán bộ trong Ngân hàng. Nhờ vậy, hiện nay Ngân hàng đã có một đội ngũ cán bộ TTQT trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao, làm việc nghiêm túc và có tinh thần trách nhiệm. Tuy nhiên, làm việc trong môi trờng kinh doanh quốc tế phức tạp, luôn luôn biến động và có nhiều bất trắc nên rủi ro có thể nảy sinh bất cứ lức nào. Chính vì thế, các cán bộ cần không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm, tự trau dồi, hoàn thiện chuyên môn và đạo đức. Bên cạnh đó, Ngân hàng cũng cần phải tiếp tục đầu t một cách hiệu quả vào công tác đào tạo đội ngũ cán bộ thông qua các hình thức chủ yếu sau:
- Nâng cao trình độ chung của cán bộ TTQT thông qua việc tuyển chọn đội ngũ cán bộ trẻ, đợc đào tạo chính quy, có trình độ ngoại ngữ và vi tính đạt yêu cầu, am hiểu về lĩnh vực ngoại thơng, đồng thời có sự bố trí sắp xếp, quản lý sử dụng cán bộ phù hợp để phát huy đợc năng lực, sở trờng của từng cán bộ; ngoài ra, chi nhánh
cũng cần chú trọng đến việc thờng xuyên bồi dỡng t tởng, nâng cao đạo đức nghề nghiệp, chống t tởng cơ hội thực dụng cho đội ngũ cán bộ để thực sự mang lại chất lợng, hiệu quả cao trong công tác và ngăn ngừa rủi ro xảy ra.
- Thờng xuyên cử cán bộ đi học tập, nâng cao về trình độ chuyên môn, ngoại ngữ trong và ngoài nớc để có thể học hỏi các kinh nghiệm của các quốc gia và các Ngân hàng khác, từ đó đào tạo có trọng điểm đội ngũ cán bộ tiêu chuẩn đáp ứng đ- ợc các nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng trong tơng lai.
- Tổ chức tập huấn nội bộ, định kỳ mở các lớp đào tạo nghiệp vụ, bổ sung kiến thức, công nghệ mới và cập nhật các quy định, luật pháp của Nhà nớc về xuất nhập khẩu cho cán bộ Ngân hàng nói chung và cán bộ TTQT nói riêng. Ngoài ra, Chi nhánh cũng nên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề để trao đổi kinh nghiệm về các nghiệp vụ có liên quan nh ngoại thơng, bảo hiểm, vận tải...
- Tổ chức đào tạo tại chỗ thông qua việc mời các chuyên gia trong và ngoài n - ớc về TTQT, thanh toán TDCT giảng dạy để đội ngũ cán bộ Ngân hàng có điều kiện trau dồi cả về chuyên môn và ngoại ngữ.
- Ngân hàng cũng cần có chính sách u đãi để thu hút nhân tài, có chế độ lơng, thởng xứng đáng với những cán bộ có tinh thần trách nhiệm cao, có sáng kiến đóng góp hiệu quả cho việc cải thiện quy trình nghiệp vụ, thu hút khách hàng... Bên cạnh đó, cũng phải có những biện pháp xử phạt nghiêm minh tuỳ theo mức độ đối với những cán bộ có sai phạm.