II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MẠNG LƯỚI BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ LONG BIÊN
2. Phân tích thực trạng quản trị mạng lưới bán hàng tại công ty Cổ phần Thương Mại và Đầu tư Long Biên
phần Thương Mại và Đầu tư Long Biên
2.1. Thực trạng xây dựng mạng lưới bán hàng tại công ty cổ phần Thương mại và Đầu tư Long Biên
Các cửa hàng trong mạng lưới kinh doanh đều thuộc quyền sở hữu của công ty. Do vậy mà công ty không phải chọn thuê các địa điểm kinh doanh. Hơn nữa các cửa hàng được đặt tại các vị trí hết sức thuận lợi cho việc mua bán, kinh doanh hàng hoá, hiện nay công ty đã tiến hành sửa sang cải tạo xây mới thành các cửa hàng phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề mà công ty kinh doanh. Tuỳ vào địa điểm kinh doanh, diện tích mặt bằng, quy mô kinh doanh, yêu cầu thẩm mỹ của người tiêu dùng mà công ty tiến hành thiết kế, xây dựng các cửa hàng cho phù hợp. Công ty hiện có 8 cửa hàng đều nằm trên địa bàn quận Long Biên - là khu vực đông dân cư gần các tuyến đường giao thông quan trọng. Điều đó tạo thuận lợi cho việc phát triển kinh doanh của hệ thống mạng lưới bán hàng của công ty. Các cửa hàng nằm ở các vị trí khác nhau, có diện tích không đồng đều nhưng đều tiến hành kinh doanh tổng hợp nhiều mặt hàng. Việc thiết kế các cửa hàng có những điểm chung và có những điểm khác biệt nhất định.
Điểm chung lớn nhất đó là: Các cửa hàng đều thiết kế thành các gian hàng lớn nhỏ khác nhau, ngoài ra công ty còn thiết kế các kho hàng, các văn phòng tiếp khách, khu vực nghỉ ngơi cho cán bộ công nhân viên, đều tiến hành treo biển hiệu có nhãn hiệu riêng của công ty. Đặc điểm khác biệt trong thiết kế chủ yếu do sự không đồng đều về diện tích, sự khác biệt về địa lý, địa hình khu đất. Những cửa hàng có diện tích lớn thì xây dựng một tầng, các cửa hàng có diện tích nhỏ thì xây thành 2-3 tầng. Trong quá trình thiết kế, công ty đặc biệt chú ý đến các dự án quy hoạch đất đai của thành phố. Bởi nếu tiến hành xây dựng các cửa hàng nằm trong khu quy hoạch thì sẽ rất lãng phí nguồn vốn đầu tư. Chính vì vậy mà hiện nay một số cửa hàng nằm trong dự án đầu tư xây dựng và cải tạo bị hoãn lại để chờ giải phóng mặt bằng.
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý hoạt động mạng lưới bán hàng tại công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Long Biên
Sau khi tiến hành xây dựng và cải tạo, các cửa hàng đi vào hoạt động. Công ty tiến hành sắp xếp nhân sự vào trong các cửa hàng. Số nhân viên trong mỗi cửa hàng được xác định căn cứ vào quy mô kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, quy mô thị trường. Thông thường, công ty sẽ bổ nhiệm một cửa hàng trưởng - là người có quyền hạn lớn nhất trong cửa hàng chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động của cửa hàng trước công ty. Hai cửa hàng phó, một phụ trách mua hàng, một phụ trách quầy. Ngoài ra còn có kế toán, thủ quỹ và các nhân viên bán hàng. Ở các cửa hàng nhỏ, số lượng nhân viên ít nên một người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc. Sau khi công ty tổ chức bộ máy hoạt động trong mỗi cửa hàng, công ty tiến hành bàn giao cửa hàng cho cửa hàng trưởng.
Sau một thời gian hoạt động, nắm bắt nhu cầu thị hiếu khách hàng khu vực cửa hàng kinh doanh. Các cửa hàng trưởng kiến nghị giám đốc công ty về việc mở rộng danh mục hàng hoá. Ví dụ: về mặt hàng thực phẩm, ngoài các mặt
hàng thực phẩm chế biến mà công ty khai thác cho cửa hàng như nem, giò, paté, xúc xích… cửa hàng đề nghị bổ sung danh mục hàng hoá: thịt xông khói, cá tra, basa, tôm đông lạnh…. Đối với mặt hàng dụng cụ, ngoài xoong nồi của công ty cơ khí Thăng Long do công ty khai thác cho các cửa hàng, cửa hàng yêu cầu bổ sung các mặt hàng như bếp gas du lịch, chảo chống dính, bếp từ, bộ nồi inox…
Sau khi nhận được đơn kiến nghị bổ sung danh mục mặt hàng của các cửa hàng kinh doanh trong mạng lưới. Công ty cử người xuống, xem xét tình hình kinh doanh thực tế cùng với cửa hàng trưởng thống nhất danh mục hàng hoá kinh doanh của cửa hàng. Trước khi tiến hành bổ sung các mặt hàng công ty xem xét nhu cầu thực tế của thị trường về các loại hàng hoá đó, nguồn vốn đầu tư để kinh doanh hàng hoá bao gồm vốn mua hàng, vốn trang thiết bị đầu tư kinh doanh, nguồn hàng và lợi nhuận tiềm năng… Các mặt hàng bổ sung này có thể được công ty khai thác, nhân rộng cho các cửa hàng hoặc các cửa hàng tự khai thác. Thông thường đối với các mặt hàng mới kinh doanh, khối lượng nhập không nhiều, các cửa hàng vừa bán vừa xem xét tình hình tiêu thụ những mặt hàng mới, báo cáo lại cho công ty. Nếu mặt hàng kinh doanh này có hiệu quả công ty có thể tiếp tục đầu tư, nhân rộng cho các cửa hàng khác trong mạng lưới còn nếu việc kinh doanh các mặt hàng này qua một thời gian thử nghiệm không đạt kết quả tốt, công ty cùng với ban phụ trách cửa hàng đưa ra các điều chỉnh hoặc ngừng kinh doanh mặt hàng đó. Khi các mặt hàng kinh doanh tương đối đầy đủ, cửa hàng tiến hành kinh doanh theo đúng mục tiêu và phương hướng do công ty đề ra. Về giá bán mặt hàng kinh doanh trong cửa hàng thì do các cửa hàng tự quyết định nó được đưa ra căn cứ trên chi phí mà cửa hàng bỏ ra, giá của đối thủ cạnh tranh, mức sống và khả năng chi tiêu của khách hàng. Giá mà cửa hàng đưa ra phải hợp lý và vừa phải. Ví dụ các mặt hàng nhập có giá công bố như dầu gội, xà phòng… các cửa hàng bán đúng giá niêm yết trên sản phẩm và chỉ được hưởng phần chiết khấu thương mại. Các mặt hàng mà công ty khai thác cho cửa hàng như các mặt hàng thực phẩm chế biến là các hàng hoá được
định giá thấp. Sữa mua vào là 2.250 đồng bán ra là 2.400 đồng; mì đệ nhất nhập là 1.850 đồng, bán 2.000 đồng. Sở dĩ những mặt hàng này, cửa hàng phải định giá thấp vì nó là các hàng hoá được tiêu dùng thường xuyên với khối lượng tiêu dùng lớn và chịu sự cạnh tranh rất lớn từ các cửa hàng tư nhân và các hộ kinh doanh cá thể. Một số mặt hàng mà cửa hàng định giá cao hơn một chút như may mặc, rượu, đồ lưu niệm, … Cụ thể: Áo sơ mi Trung Quốc nhập 89.000 bán 115.000 đồng, quần kaki TQ nhập 95.000 bán 125.000 đồng; Bộ nồi Inox TQ nhập 215.000 bán 270.000 đồng.
Giá cả mà cửa hàng đưa ra không phải là bất biến. Nếu xem xét thấy giá bán so với giá cả mặt bằng chung của thị trường là cao hơn hay thấp hơn thì cửa hàng phải tự điều chỉnh giá cho phù hợp. Các cửa hàng thường quan tâm nhiều đến phản ứng của khách hàng đối với giá cả mà cửa hàng đưa ra nhằm hạn chế sự phàn nàn của khách hàng về giá cả.
Thị trường kinh doanh rất nhạy cảm về giá. Chính vì vậy mà khi thị trường có những biến động bất ngờ, công ty và cửa hàng cùng nhau xem xét điều chỉnh mức giá bán hàng hoá sao cho phù hợp giúp doanh nghiệp ngày càng thu hút khách hàng.
Các cửa hàng trong mạng lưới thực hiện nghiêm túc quy định về mua hàng, giao nhận hàng hoá. Khi mua hàng có tờ tổng hợp do cửa hàng phó phụ trách quầy đề nghị mua trên cơ sở của từng quầy cần bổ sung, nhu cầu của khách hàng đặt mua buôn (nếu có) cũng như nhu cầu của thị trường trong một vài ngày tới và được thông báo qua ban phụ trách cửa hàng. Đối với những mặt hàng mới, trước khi mua phải được bàn bạc thống nhất trong ban phụ trách về số lượng, chủng loại, giá cả mới được phép mua. Khi mua hàng về phải phân riêng cho từng quầy với sự có mặt của cửa hàng trưởng, cửa hàng phó và kế toán cửa hàng để xác nhận số lượng, chất lượng, giá mua của hàng hóa. Xác nhận tiền hàng đã thanh toán hay còn nợ sau đó cho giá bán từng mặt hàng.
Tuyệt đối không được đưa thẳng từ khâu nghiệp vụ mua hày vào quầy mà không qua ban phụ trách và kế toán.
Toàn bộ hàng hoá kinh doanh phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ chính xác trên sổ kế toán.
Đối với những mặt hàng bán buôn giao trực tiếp cho khách mua. Ban phụ trách và kế toán trưởng cửa hàng nắm rõ, nhân viên bán quầy có mặt hàng đó phải trực tiếp giao để thu tiền và nộp ngay cho thủ quỹ. Nếu thanh toán chậm phải được sự đồng ý của ban phụ trách và kế toán cửa hàng. Đối với khách hàng nợ tiền hàng trên 10 triệu đồng phải báo cáo giám đốc và chỉ bán khi có sự đồng ý của giám đốc.
Các nhân viên bán hàng tại các quầy hàng phải kiểm tra hàng trước khi đưa vào quầy, chịu trách nhiệm trực tiếp về thừa thiếu hàng hoá của quầy mình phụ trách, nhận hàng bán vào thẻ ngay.
Trong nội bộ các cửa hàng, cửa hàng trưởng xem xét thực trạng kinh doanh của cửa hàng, bố trí nhân viên phụ trách các quầy hàng một cách hợp lý và khoa học. Thông thường các cửa hàng trong công ty thường chia thành các quầy hàng: May mặc thời trang, thực phẩm chế biến, đồ gia dụng, đồ hoá mỹ phẩm, đồ lưu niệm. Mỗi quầy hàng thường có nhân viên phụ trách chính và một phụ quầy. Những người này chịu trách nhiệm về sự mất mát và hư hỏng hàng hoá trong quầy mà mình phụ trách. Hàng ngày nhân viên phụ trách quầy tiến hành vệ sinh quầy hàng ghi chép hàng hoá bán trong ngày, cuối ngày kiểm kê hàng hoá và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. Mặc dù có sự phân chia như vậy nhưng nhân viên các quầy hàng phải có trách nhiệm hỗ trợ nhau trong công tác bán hàng.
Công ty quy định các cửa hàng phải giữ gìn, bảo quản, sử dụng đúng mục đích các trang thiết bị công ty giao cho. Hàng năm phải tính khấu hao các trang thiết bị này. Nếu cửa hàng muốn trang bị thêm các thiết bị công ty có thể hỗ trợ
một phần, còn lại các cửa hàng tự vay vốn ngân hàng trang trải thêm. Hàng tháng phải tính lãi ngân hàng vào chi phí kinh doanh.
Sau khi mua hàng, cửa hàng tiến hành định giá. Việc định giá bán là do các cửa hàng tự quyết định, công ty không có quy định cụ thể nào cho việc định giá bán hàng hoá.
Công ty cũng không quản lý lượng mua, lượng dự trữ hàng hoá. Các cửa hàng cần nắm rõ nhu cầu khách hàng, dự đoán chính xác nhu cầu thị trường để xác định lượng nhập, dự trữ cho phù hợp. Bởi vì lượng dự trữ liên quan đến cơ hội kinh doanh, cơ hội kiếm lời, vốn, chi phí dự trữ và bảo quản. Đặc biệt dự trữ chịu ảnh hưởng rất lớn vào sự biến động giá cả của thị trường. Lấy một ví dụ cụ thể như sau: Giá của mặt hàng rượu bia, bánh kẹo tăng cao vào dịp tết. Nếu dự trữ đủ thì có khả năng đáp ứng nhu cầu lớn của khách hàng và thu được lợi nhuận cao. Nhưng nếu dự trữ quá nhiều so với nhu cầu khi ra tết hàng sẽ hạ giá và rất khó tiêu thụ. Doanh nghiệp vừa bị lỗ vừa bị ứ đọng vốn.
Công ty cũng không có quy định cụ thể về các hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng. Hoạt động này do các cửa hàng chủ động thực hiện. Các cửa hàng càng quan tâm đến các hoạt động dịch vụ khách hàng thì họ càng thu hút được nhiều khách hàng và lợi nhuận sẽ tăng. Lợi nhuận chính là động lực thúc đẩy các cửa hàng đầu tư vào các hoạt động dịch vụ. Công ty chỉ quy định cửa hàng phải treo biển quảng cáo, góp ý về cách bố trí, trưng bày hàng hoá.
Công ty có quy định chặt chẽ về công tác bán hàng và thu nộp tiền. Nhân viên bán hàng là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, phải ăn mặc gọn gàng, phục vụ khách hàng tận tình chu đáo. Bầy, sắp xếp hàng hoá để đảm bảo mỹ quan và thẩm mỹ, 100% hàng hoá bày bán phải được niêm yết giá và bán đúng theo giá niêm yết do phụ trách cửa hàng và công ty đưa ra.
Nhân viên bán hàng phải làm tốt công tác marketing, luôn nắm bắt, tìm hiểu nhu cầu khách hàng để phản ánh cho phụ trách biết giúp cho việc mua bán
hàng hoá đảm báo đúng thị hiếu, đáp ứng nhu cầu khách hàng, thúc đẩy tăng doanh số và hiệu quả bán hàng. Nhân viên bán hàng phải tiến hành ghi chép, hàng nhập vào quầy, hàng bán. Cuối ngày tính tổng số tiền bán được của quầy và nộp cho thủ quỹ. Hàng tháng thủ quỹ nộp tiền lãi ngân hàng, phần lợi nhuận phải nộp lại cho công ty, tiền vốn hàng hoá mà công ty khai thác cho các cửa hàng vào ngân hàng để trả cho công ty.
Đối với mỗi nhân viên trong cửa hàng đều được công ty giao cho nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể. Cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm lớn nhất, hàng tháng, quý, phải trực tiếp báo cáo tình hình hoạt động của cửa hàng với giám đốc, đề xuất các nguyện vọng với ban lãnh đạo để cùng với công ty giải quyết các khúc mắc của cửa hàng. Công ty cũng thường xuyên tổ chức các buổi họp mặt giữa các cửa hàng trưởng với ban lãnh đạo để nghe và tiếp thu ý kiến và phổ biến các phương hướng hoạt động trong giai đoạn tiếp theo.
Về quản lý nguồn vốn hoạt động của các cửa hàng. Toàn bộ trang thiết bị cơ sở vật chất và một số hàng hoá ban đầu được công ty trang bị cho các cửa hàng. Hàng tháng từng cửa hàng phải nộp lại tiền vốn hàng hoá mà công ty giao cho các cửa hàng.
Về phần lợi nhuận, cửa hàng chỉ giữ lại một phần, phần còn lại nộp cho công ty. Như vậy, tất cả vốn của công ty bỏ ra cho các cửa hàng sẽ được công ty thu hồi dần qua các khoản khấu hao mà công ty ấn định cho các cửa hàng. Như vậy nguồn vốn mà công ty có là nguồn vốn đang được thu hồi từ các cửa hàng và quỹ đầu tư phát triển. Nguồn vốn này sẽ được tái đầu tư mở rộng, cải tạo các cửa hàng. Trên thực tế kinh doanh hiện nay, các cửa hàng đều có nhu cầu về vốn lớn, trong khi nguồn vốn công ty lại có hạn, do vậy đòi hỏi việc phân bổ nguồn vốn của công ty phải hiệu quả, đáp ứng tối đa nhu cầu và nguyện vọng của các cửa hàng trong điều kiện có thể. Về phía các cửa hàng sau khi gộp lại
tiền vốn hàng hoá cho công ty, các khoản khấu hao… cửa hàng không giữ lại phần tiền vốn nào.
2.3. Thực trạng kiểm tra và đánh giá mạng lưới bán hàng của công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Long Biên
Một điều hết sức quan trọng trong việc đảm bảo các cửa hàng hoạt động trôi chảy và đi vào nề nếp đó là việc xây dựng các nguyên tắc hoạt động, cơ chế quản lý thu chi, phân phối lợi nhuận cho các cửa hàng do công ty đặt ra. Hàng tháng các cửa hàng của công ty đều nộp bản báo cáo tài chính gồm các khoản thu, chi và lợi nhuận. Lợi nhuận này một phần được nộp cho công ty, một phần được giữ lại ở các cửa hàng.
Sơ đồ 8. tổ chức bộ máy quản trị mạng lưới bán hàng của công ty
Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ