I. KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
2.Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy
a. Nhiệm vụ
Từ khi thành lập, nhiệm vụ chính của công ty là bán buôn bán lẻ các mặt hàng tổng hợp, sản xuất bia hơi, rượu các loại phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân trên địa bàn cũng như khách vãng lai. Trải qua nhiều năm hoạt động từ ngày thành lập đến nay, công ty đã có những bước phát triển lớn về mọi mặt, luôn hoàn thành và vượt chỉ tiêu kinh doanh, thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước, bảo toàn vốn và đạt được thành tích cao.
b. Tổ chức bộ máy
Yêu cầu đặt ra đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay là vừa phải đảm bảo tính linh hoạt, nhanh nhạy, nắm bắt thông tin của thị trường, vừa đảm bảo hoạt động chính xác, có
hiệu quả và tuân thủ theo sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo và sự điều tiết của nhà nước.
Sơ đồ quản lý hệ thống của công ty
Sơ đồ 5. Bộ máy quản lý của công ty
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan lãnh đạo cấp cao nhất của công ty. Đây là cơ quan có quyền quyết định mọi vấn đề sản xuất - kinh doanh, các mục tiêu, chiến lược của công ty trong quá trình hoạt động. Đứng đầu Hội đồng Quản trị là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước công ty về kết quả hoạt động kinh doanh, sản xuất của công
Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ P.Tổng Giám đốc Phòng hành chính CH Hương Sen CH Sài Đồng CH Thanh Am CH Yên Viên CH Ng Văn Cừ CH 70 Gia Lâm CH 71 Gia Lâm Xưởng Rượu Sài Đồng Xưởng Bia Kim Sơn CH Trâu Quỳ Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị
ty và chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc thực hiện các chính sách pháp luật và các chỉ tiêu kinh tế - xã hội ...
Tổng giám đốc: Là người đứng đầu trong bộ máy điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty trước hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc đề ra các phương thức kinh doanh, phương thức chi quản lý và sử dụng các nguồn vốn, có quyền ra quyết định trực tiếp chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ của các phòng ban có liên quan trong công ty. Điều hành và chịu trách nhiệm chung toàn bộ hoạt động kinh doanh từ công ty đến các cửa hàng, xưởng sản xuất. Tổng Giám đốc dựa vào các phòng ban có chức năng, cung cấp các thông tin thuộc chức năng của mình để biết và kịp thời ra quyết định cụ thể.
Phó Tổng Giám đốc là người được Tổng Giám đốc giới thiệu và được Hội đồng Quản trị bổ nhiệm. Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các lĩnh vực mà mình phụ trách.
Phòng tổ chức hành chính: Chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc, phòng tổ chức hành chính có chức năng quản lý, điều động cán bộ trong công ty. Thực hiện các chức năng văn phòng, quản lý và xử lý sơ bộ các công văn đi, công văn đến. Quản lý các chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Phòng kế toán tài vụ: Có chức năng thu thập thông tin, phân loại và xử lý tổng hợp các số liệu về các hoạt động kinh doanh sản xuất của các cửa hàng và xưởng trong công ty, đưa ra giải pháp tối ưu giúp ban giám đốc giám sát quản lý điều hành hoạt động kinh doanh sản xuất của công ty và các cửa hàng, kịp thời mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý doanh nghiệp, hạch toán, xác định kết quả kinh doanh cho từng cửa hàng kịp thời, chính xác. Hướng dẫn và giám sát thực hiện các chế độ về phương pháp kế toán, chế độ thuế mới.
Phòng nghiệp vụ: Chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc có trách nhiệm khai thác mặt hàng mới và trực tiếp xúc tiến việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với những công ty sản xuất nhằm cung cấp đến tay người tiêu dùng. Hạn chế qua các khâu trung gian, cung cấp nguồn hàng thường xuyên, đảm bảo về chất lượng cũng như về giá cả cho các cửa hàng.
Mỗi phòng ban đều có chức năng riêng biệt nhưng có mục đích chung là tăng cường công tác quản lý, phục vụ cho việc kinh doanh của công ty nhằm mang lại hiệu quả cao và kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu, kế hoạch, chế độ chính sách của nhà nước, cá nội quy, quy chế của công ty đề ra.
Các cửa hàng, xưởng sản xuất - kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của ban giám đốc với hình thức khoán theo kế hoạch của công ty giao. Các cửa hàng hoạt động kinh doanh độc lập, mỗi cửa hàng đều có Trưởng và Phó cửa hàng do công ty bổ nhiệm trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh sản xuất tại cửa hàng trong phạm vi và quyền hạn công ty đề ra.
Với nhiệm vụ chính là kinh doanh, các cửa hàng có quyền tự quyết định trong việc tạo ra mặt hàng, tự chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình. Sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty xuống các phòng ban cửa hàng, các cửa hàng có kiến nghị lên Giám đốc thì không phải qua khâu trung gian, việc điều hành quản lý này giúp người lãnh đạo trực tiếp theo dõi, nắm vững tình hình kinh doanh diễn ra trong công ty để đưa ra các biện pháp phương hướng, đường lối giải quyết kịp thời, chính xác. Trong Ban Giám đốc cũng như các phòng ban, đơn vị trực thuộc công việc phân công kế hoạch đến từng người một, gắn trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi đến từng cá nhân, do đó mà công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, có hiệu quả, tránh được những ùn tắc, chờ đợi. Như vậy bộ máy quản lý lãnh đạo của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến và chức năng các cửa hàng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ kinh doanh tổng hợp (bán buôn, bán lẻ, bán đại lý..) các mặt hàng đến tay người tiêu dùng. Hàng tháng cân đối sổ sách, lập các loại hình báo cáo theo chế độ nộp về công ty để các phòng ban xử lý.
Trong từng cửa hàng đều có bộ máy tổ chức riêng do giám đốc công ty đề bạt, bổ nhiệm. Ban phụ trách cửa hàng bao gồm 3 người: Một cửa hàng trưởng, Hai cửa hàng phó.
Trưởng cửa hàng: chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về việc điều hành chỉ đạo kinh doanh sản xuất, quản lý tài chính, tiền, hàng theo các quy định mà giám đốc công ty giao quyền hoặc uỷ quyền. Đẩy mạnh mua vào, bán
ra để hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu, kế hoạch công ty giao, đảm bảo đúng nguyên tắc, chế độ, bảo toàn và phát triển vốn, điều hành và giải quyết các công việc của cửa hàng, đảm bảo đoàn kết nội bộ theo các quy định của công ty, thực hiện công khai tài chính và hiệu quả kinh doanh sản xuất của đơn vị trước tập thể cửa hàng.
Một cửa hàng phó chịu trách nhiệm mua hàng cùng với ban phụ trách trực tiếp quản lý bộ phận nghiệp vụ mua hàng của các cửa hàng, tích cực khai thác nguồn hàng, mua hàng đảm bảo chất lượng có địa chỉ rõ ràng, giá cả hợp lý. Tuyệt đối cấm nâng giá đầu vào, việc mua những mặt hàng gì với số lượng bao nhiêu nhất là với những mặt hàng phải dựa trên khả năng bán ra của cửa hàng và nhu cầu của thị trường. Hàng ngày trước khi mua hàng phải được bàn bạc thống nhất trong ban lãnh đạo cửa hàng.
Một cửa hàng phó phụ trách quầy cùng ban phụ trách cửa hàng trực tiếp giám sát, đôn đốc, quản lý việc mở, đóng cửa hàng, trưng bầy vệ sinh, quảng cáo, giới thiệu hàng hoá. Cuối ngày, đôn đốc các quầy thu tiền bán hàng. Giám sát việc đưa hàng vào quầy, tuyệt đối không được đưa hàng thẳng từ nghiệp vụ vào quầy. Hàng ngày đồng chí cửa hàng phó phụ trách quầy có nhiệm vụ căn cứ vào tình hình bán hàng của từng quầy cũng như từng mặt hàng cụ thể và nhu cầu của thị trường để kê bổ sung cho lượng mua hàng ngày hôm sau, và bàn bạc thống nhất với ban phụ trách trong cửa hàng.
Ngoài ra khi cửa hàng trưởng đi vắng, các đồng chí cửa hàng phó chịu trách nhiệm chung.