5. Vai trò của phòng Quản trị nguồn nhân lực trong một tổ chức
2.2.2 Quy chế trả lương của công ty
Hiện tại công ty đang thi hành Quy chế trả lương của công ty được ban hành ngày 15/3/2005. Trong đó quy định tất cả các điều khoản liên quan đến hoạt động trả lương tại công ty.
Thứ nhất việc thực hiện quy chế trả lương phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Tính hợp pháp : trả lương theo thỏa thuận giữa công ty và người lao động, đảm bảo lợi ích của người lao động và của công ty theo đúng các quy định của pháp luật
- Công bằng : người lao động được hưởng lương theo phạm vi trách nhiệm, vai trò, năng lực, kết quả hoàn thành công việc của chính bản thân người lao động và kết quả kinh doanh chính sách của công ty.
- Cạnh tranh : lương và phụ cấp mà người lao động nhận được đảm bảo tính cạnh tranh so với thị trường lao động nhằm thu hút giữ gìn và động viên những nhân viên có năng lực thực sự gắn bó lâu dài với công ty.
- Minh bạch : Các quy định về hệ thống tiền lương được xác định đầy đủ, rõ ràng, được cấp thẩm quyền của Công ty xem xét, phê duyệt. Quy chế phân phối tiền lương phải được phổ biến đến các đơn vị và người lao động.
- Bảo mật : Chi tiết thu nhập của nhân viên là thông tin mật và được bảo mật theo quy định của Công ty.
Cơ cấu hệ thống tiền lương – khen thưởng và phúc lợi được áp dụng trong toàn Công ty
Sơ đồ 2.11 Cơ cấu khen thưởng phúc lợi tại công ty
HỆ THỐNG LƯƠNG – THƯỞNG – PHÚC LỢI
LƯƠNG CƠ BẢN PHỤ CẤP LƯƠNG LƯƠNG KINH DOANH THƯỞNG ĐỊNH KỲ THƯỞNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC THƯỞNG KHÁC PHÚC LỢI
Trong đó lương của một nhân viên bao gồm các bộ phận sau đây:
- Lương cơ bản: là lương được quy định trên hợp đồng lao động giữa nhân viên và Công ty và là cơ sở để tính toán, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho nhân viên. Mức lương cơ bản được tính dựa trên hệ thống thang bảng lương nhà nước.
- Lương kinh doanh: là phần tiền lương nhân viên nhận được theo kết quả kinh doanh của Công ty. Lương kinh doanh được thanh toán theo từng tháng cùng với lương cơ bản.
- Lương hoàn thành công việc: là phần tiền lương nhân viên nhận được trên cơ sở kết quả kinh doanh của Công ty, của đơn vị và mức độ thực hiện công việc của nhân viên. Lương hoàn thành công việc được tạm ứng vào giữa năm và quyết toán vào cuối năm.
- Phụ cấp lương: Là những khoản phụ cấp mà người lao động nhận được theo quy định của pháp luật và những quy định đặc thù của Công ty.
- Thưởng định kỳ: Là tiền thưởng cho nhân viên vào các ngày lễ, tết của Việt Nam và ngày kỷ niệm thành lập của Công ty.
- Thuởng hoàn thành công việc: Là phần tiền thưởng mà nhân viên nhận được trích từ quỹ thưởng hoàn thành công việc.
- Thưởng khác: Là quỹ thưởng cho, Lãnh đạo Công ty và các nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc hoặc có thành tích nổi bật.
Các quy định về hệ thống thang bảng lương trong công ty
Ngạch lương : là nhóm các chức danh công việc trong công ty có sự tương đồng về các tiêu chí
- Trí lực
- Kiến thức yêu cầu
Mỗi ngạch lương sẽ có điểm đánh giá riêng, đây sẽ là cơ sở để tính toán các hệ số mức lương thưởng cho từng chức danh. Tùy tình hình thực tế công ty trong các giai đoạn khác nhau mà Hội đồng quản trị có thể điểu chỉnh hệ thống đánh giá chức danh cho phù hợp
Bậc lương : Là lộ trình tăng thu nhập đối với mỗi chức danh công việc. Khi đảm nhận một chức danh công việc, tùy thuộc vào các tiêu chí đánh giá về trình độ, năng lực, tinh thần và kinh nghiệm làm việc của nhân viên đảm nhận, sau khi trưởng các bộ phận đề nghị Tổng Giám đốc sẽ xem xét quyết định xếp bậc lương cho người đó là bậc khởi điểm hay bậc cao hơn.
Nguyên tắc phân phối tiền lương tại công ty
- Tuân thủ các quy định của pháp luật, điều lệ và các quy chế, quy định liên quan của công ty
- Đảm bảo tính thống nhất giữa quy chế trả lương và các quy định khác của công ty
- Quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Gắn chế độ trả lương của công ty với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị
- Giao quỹ lương cho các đơn vị trực thuộc công ty theo hình thức khoán quỹ lương theo kết quả sản xuất kinh doanh
- Quy chế phân phối lương phải được phổ biến đến các đơn vị và người lao động, khi quy chế ban hành mọi người phải có nghĩa vụ thực hiện
Quỹ lương của đơn vị
Tổng quỹ lương là nguồn tiền để trả cho người lao động, được Đại hội cổ đông của năm phê duyệt. Hằng năm tùy theo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế, Đại hội cổ đông phê chuẩn quỹ lương dự kiến vào đầu năm và phê chuẩn quyết toán quỹ lương đã thực hiện trong năm đó tại kỳ đại hội cổ đông thường niên tiếp theo.
Quỹ lương kế hoạch năm được xác định như sau
a. Sau khi chi trả Quỹ lương chính sách bao gồm : Lương cơ bản và phụ cấp lương.
b. Phần còn lại của quỹ lương được trích 40% để dự phòng cho các nội dung dưới đây:
- Trích 20% quỹ tiền lương kế hoạch để trả thưởng hoàn thành công việc, thưởng khác
- Trích 20% quỹ tiền lương kế hoạch để chi lương ngoài kế hoạch, chi hỗ trợ thu nhập khác, để điều hòa chung trong công ty và chi các khoản tập trung
- 60% quỹ lương còn lại phân phối cho tập thể và các cá nhân theo hình thức giao khoán quỹ lương kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc.
Quỹ lương của các đơn vị được tính như sau: VKH = VCS(i) + VKD(i)
Trong đó :
VKH : Quỹ lương kế hoạch của đơn vị VCS(i) : Quỹ lương chính sách của đơn vị VKD(i) : Quỹ lương kinh doanh của đơn vị Quỹ lương kinh doanh của đơn vị được tính như sau VKD(i) = (LĐKHbqx KhqKHbq x Kđv)x B
Trong đó:
VKD(i) : Quỹ lương kinh doanh của đơn vị LĐKHbq : Lao động định biên kế hoạch đơn vị
KhqKHbq : Hệ số lương kinh doanh trung bình của các cá nhân trong đơn vị
Kđv : Hệ số đơn vị do Tổng giám đốc quyết định hang năm căn cứ đặc điểm yêu cầu công việc, mức độ khó khăn thuận lợi của đơn vị thứ i
Mức lương kinh doanh B được tính theo công thức: VKH - VCS(i)
B = --- ∑ (LĐKHbqx KhqKHbqx Kđv)
Trong đó:
VKH : Quỹ lương kế hoạch của toàn công ty VCS(i) : Quỹ tiền lương chính sách toàn công ty LĐKHbq : Lao động định biên kế hoạch toàn công ty KhqKHbq : Hệ số lương kinh doanh trung bình của công ty
Kđv : Hệ số đơn vị do Tổng giám đốc quyết định hàng năm căn cứ đặc điểm yêu cầu công việc, mức độ khó khăn thuận lợi của đơn vị thứ i
Như vậy cơ cấu tiền lương của mỗi nhân viên trong công ty sẽ gồm 2 phần đó là:
- Lương chính sách theo quy định của Nhà nước - Lương kinh doanh của công ty
Trong đó phần tiền lương cơ bản mỗi nhân viên nhận được đều được tính theo quy định của Nhà nước. Phụ thuộc vào tiền lương tối thiểu mà Nhà nước quy định mà công ty đang áp dụng cụ thể là 540.000đ/tháng, trình độ chuyên môn, các phụ cấp chức vụ, phụ cấp lương…Còn phần lương kinh doanh của mỗi nhân viên được tính theo công thức:
Lkd(i) = K(i) x Ntt(i) x Hcn(i) x B
Trong đó:
Lkd(i) : Tiền lương kinh doanh tháng của nhân viên thứ i K(i) : Hệ số lương kinh doanh của nhân viên thứ i
Hcn(i) : Hệ số hoàn thành công việc của cá nhân i B : Mức lương kinh doanh đã tính ở trên
Nhận xét : Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO là một
công ty Cổ phần thuộc nhà nước hạch toán độc lập. Do đó các quy định về tiền lương đều theo quy định của Nhà nước chỉ có khoản lương kinh doanh được tính theo kế hoạch của công ty. Trong đó khoản lương kinh doanh chiếm 1 tỉ trọng lớn trong cơ cấu lương của mỗi nhân viên. Tuy nhiên việc tính toán tiền lương kinh doanh lại chưa đảm bảo sự công bằng. Ở đây ta thấy quỹ lương kinh doanh được tính bình quân cho lao động định biên của toàn công ty (B), mà chưa tính được mức độ đóng góp của các đơn vị trong việc tạo ra lợi nhuận. Rõ ràng bộ phận kinh doanh – bộ phận trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho toàn công ty nhưng cũng nhận được mức lương bình quân mặc dù có sự khác nhau về hệ số lương kinh doanh(Ki). Nhưng việc xác định hệ số lương kinh doanh chưa phản ánh được mức độ đóng góp của các cá nhân trong việc hình thành lợi nhuận của công ty. Đây là điểm chưa hợp lý, có thể ảnh hưởng đến động lực lao động của các cá nhân. Và điều này cần được điều chỉnh cho phù hợp hơn.
Dưới đây là bảng tổng hợp tiền lương bình quân của công ty trong 3 năm 2005, 2006 và 2007:
Bảng 2.12 Tổng hợp tiền lương bình quân của công ty trong 3 năm qua
Đơn vị : triệu đồng
Chỉ tiêu Đơn vị
tính Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Quỹ lương toàn công ty Ngh đồng 3.120.300 3.370.200 3.607.220
Lao động BQ Người 143 147 151
Tiền lương BQ năm 21.820 22.926 23.888
Tiền lương BQ tháng 1.818 1.910 1.990
Ta có thể minh họa rõ hơn qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.13: Tiền lương bình quân của Công ty
Ta nhận thấy tiền lương bình quân của công ty đã tăng lên qua các năm, tiền lương BQ năm 2007 so với năm 2005 tăng gần 10%. Điều đó chứng tỏ công ty làm ăn có lãi và có xu hướng tăng tiền lương cho nhân viên. Tuy nhiên việc tăng tiền lương còn do nhiều nhân tố, đó là do Tiền lương bình quân của Nhà nước quy định đã tăng lên. Năm 2006 tăng lên 450.000đ/tháng và trong năm 2007 tiếp tục tăng lên và có nhiều mức lương tối thiểu áp dụng cho các khu vực khác nhau. Tuy nhiên ta nhận thấy mức lương BQ của công ty vẫn còn thấp so với tiền lương bình quân trên thị trường. Một điểm nữa chúng ta cần quan tâm đó là việc phân phối quỹ lương đến các khối đơn vị và người lao động như thế nào.
Trong công ty tồn tại 2 khối riêng biệt đó là : khối văn phòng bao gồm các nhân viên làm tại các phòng ban là phòng Kế toán, phòng Hành chính - Quản trị và các nhân viên hưởng lương của khối văn phòng. Khối sản xuất chính đó là các nhân viên của phòng Kinh doanh và các nhân viên trực tiếp
sản xuất tạo ra doanh thu. Đặc điểm cơ bản để phân biệt 2 khối đó chính là mức độ đóng góp vào việc tạo ra doanh thu lợi nhuận cho công ty. Trong đó khối sản xuất là khối trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho toàn công ty. Để phân biệt sự đóng góp này căn cứ vào lương kinh doanh. Tuy nhiên hiện nay công ty lại áp dụng hệ số lương kinh doanh dựa trên cơ sở chức danh công việc và tính bình quân cho toàn công ty. Điều này đã không đảm bảo tính công bằng trong việc trả lương dựa trên lao động làm ra.
Dưới đây là bảng tổng hợp hệ số lương của nhân viên trong công ty
Bảng 2.14: Tổng hợp hệ số lương của nhân viên trong công ty
Chức danh Hệ số lương kinh doanh
Tổng giám đốc 20
Phó Tổng giám đốc 16
Kế toán trưởng 11
Trưởng phòng, giám đốc chi nhánh 10
Phó phòng, phó giám đốc chi nhánh 8
Chuyên viên 2.5 - 6.0
Nhân viên (trung cấp, công nhân, kỹ thuật viên…) 2.5 - 3.5
Lái xe 1.5 - 2.5
Bảo vệ 1.0 - 1.5
Tạp vụ + Nhà ăn 1.0
( Nguồn : Phòng Hành chính Quản trị Công ty )
Nhìn vào bảng trên một lần nữa khẳng định cách phân phối tiền lương kinh doanh trong công ty. Hệ số lương kinh doanh phụ thuộc vào chức danh công việc mà chưa có sự phân biệt rõ ràng giữa 2 khối sản xuất và khối văn phòng. Cao nhất là chức danh Tổng Giám đốc và thấp nhất là chức danh của những nhân viên làm công việc giản đơn. Từ đó ta thấy sự cần thiết phải thay đổi phương pháp phân phối tiền lương kinh doanh trong công ty.