5. Vai trò của phòng Quản trị nguồn nhân lực trong một tổ chức
2.2.1. Tuyển mộ và tuyển chọn
2.2.1.1. Đánh giá chung
Hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO chưa có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm. Nó là một nội dung được kiêm nhiệm bởi phòng Hành chính – Quản trị khi có nhu cầu phát sinh.
Khi có nhu cầu tuyển dụng các bộ phận sẽ gửi yêu cầu đến ban lãnh đạo của công ty. Ban lãnh đạo mà đứng đầu là tổng Giám đốc tiến hành tổng hợp các yêu cầu và ra quyết định cho phòng Hành chính - Quản trị .
Khi có quyết định phòng Hành chính - Quản trị sẽ thiết lập tổ chuyên môn phụ trách và thực hiện toàn bộ quá trình tuyển mộ và tuyển chọn: bao gồm từ việc lập kế hoạch tuyển dụng, thông báo tuyển mộ đến các phòng ban, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông với 2 kênh chính là báo và mạng internet, thu thập hồ sơ ứng viên, lọc và thông báo cho các ứng viên dự tuyển, thiết kế các mẫu câu hỏi thi trắc nghiệm và chuyên môn, bố trí các chuyên gia thực hiện phỏng vấn các ứng viên, tổng hợp kết quả và viết báo cáo trình ban lãnh đạo. Sau khi kết thúc đợt tuyển dụng thì cũng ngừng hoạt động của tổ chuyên môn.
Hàng năm có từ 1 – 2 đợt tuyển dụng và thời gian cho mỗi đợt tuyển dụng thường kéo dài trong vòng 1 tháng.
Sau khi quá trình tuyển dụng kết thúc không có bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi chất lượng tuyển dụng.
Sau đây là bảng tổng hợp về hoạt động tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2005, 2006 và 2007
Bảng 2.8 : Tổng hợp về hoạt động tuyển dụng của công ty trong 3 năm
Phòng ban Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
KH TH KH TH KH TH P. Kế toán 3 3 0 0 2 1 P. Hành chính - Quản trị 2 2 1 1 0 1 P. Kinh doanh 4 3 2 2 3 2 P. Công nghệ 4 4 3 2 3 3 TT Viễn thông 5 5 7 6 6 6
( Nguồn : Phòng Hành chính Quản trị Công ty )
Ta nhận thấy hoạt động tuyển dụng được thực hiện liên tục qua các năm, hàng năm công ty tuyển vào trung bình là 14 nhân viên, các nhân viên
này được phân bố cho các phòng ban và ta nhận thấy phòng Công nghệ và TT Viễn thông là 2 đơn vị tuyển nhân viên nhiều nhất. Điều đó cho thấy nhu cầu phát triển khu vực sản xuất trực tiếp để tạo doanh thu cho công ty. Một điểm nữa đó là việc thực hiện chưa đạt chỉ tiêu so với kế hoạch đặt ra. Điều đó do nhiều nguyên nhân và một nguyên nhân đó là do công tác tuyển mộ và tuyển dụng của công ty.
Dưới đây là quy trình tuyển mộ và tuyển chọn tại công ty.
2.2.1.2. Quy trình tuyển mộ
Sơ đồ 2.9 Quy trình tuyển mộ của công ty
Giải thích quy trình tuyển mộ
Bước 1: Phát sinh nhu cầu
Thuyê n chuyển nội bộ Thực hiện thuyên chuyển nội bộ
Lập kế hoạch tuyển mộ bên ngoài
Thông báo cho nhân viên trong công ty Thực hiện quảng cáo trên các pt truyền thông Phát sinh nhu cầu
Bước 2: Thuyên chuyển nội bộ
Khi có nhu cầu tuyển dụng ở bất kỳ phòng ban nào trong công ty, ban lãnh đạo sẽ họp và tiến hành thuyên chuyển nội bộ. Từ các bộ phận mà lao động còn nhàn rỗi hoặc có khả năng kiêm nhiệm. Để nhằm lấp chỗ trống một cách nhanh nhất không gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty. Nếu nhu cầu được đáp ứng thì sẽ tiến hành thuyên chuyển nội bộ và nếu không thì chuyển qua bước 3
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển mộ bên ngoài
Ban lãnh đạo giao cho phòng Hành chính - Quản trị thực hiện việc lập kế hoạch tuyển mộ. Trong kế hoạch tuyển mộ phòng Hành chính - Quản trị cần nêu rõ các nội dung : số lượng người cho từng vị trí, yêu cầu đối với các ứng viên dự tuyển, tỉ lệ sàng lọc ứng viên, chi phí tuyển mộ, các nguồn tuyển mộ, thời gian và địa điểm tiến hành…
Bước 4 : Thông báo cho nhân viên trong công ty về kế hoạch tuyển mộ
Sau khi lập xong bản kế hoạch tuyển mộ thì phòng Hành chính - Quản trị thông báo đến toàn thể nhân viên trong công ty bằng cách dán thông báo tại các nơi trung tâm, việc này nhằm khuyến khích các nhân viên tìm nguồn tuyển mộ cho công ty vì nguồn này sẽ đảm bảo sự tin cậy và chất lượng tương đối cao.
Bước 5: Thực hiện quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và chủ yếu trên 2 kênh là báo chí và mạng Internet.
Nhận xét: Quy trình tuyển mộ của công ty đã được rút gọn cho phù hợp với quy mô và mục đích tuyển dụng của công ty. Ta nhận thấy công ty rất chú trọng việc thuyên chuyển nội bộ nhằm ổn định nhanh cơ cấu tổ chức, giảm được chi phí tuyển dụng tuy nhiên nó có nhược điểm là không có cơ hội tuyển được những lao động có năng lực ở ngoài. Và những thông tin về tuyển mộ
được thông báo rộng rãi đến toàn thể nhân viên trong công ty điều này khẳng định thêm 1 lần nữa công ty rất coi trong nguồn tuyển mộ nội bộ.
2.2.1.3. Quy trình tuyển chọn tại công ty
Sơ đồ 2.10 Quy trình tuyển chọn của công ty
Giải thích quy trình tuyển chọn
Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ
Sau quá trình đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng, tổ chuyên môn do phòng Hành chính - Quản trị đảm nhiệm tiến
Tiếp nhận hồ sơ Sàng lọc hồ sơ Thi viết Phỏng vấn Thử việc Ra quyết định tuyển chọn Kí hợp đồng lao động
hành thu thập hồ sơ các ứng viên. Hồ sơ được thu trực tiếp tại phòng Hành chính - Quản trị vào giờ hành chính. Tổ chuyên môn có nhiệm vụ thu hồ sơ trong suốt thời gian đã ghi trong kế hoạch và đến hạn chót hồ sơ được tập hợp và tiến hành phân loại.
Bước 2 : Sàng lọc hồ sơ
Căn cứ vào những tiêu chuẩn được đề ra trong kế hoạch tuyển dụng, các nhân viên sẽ loại bớt hồ sơ các ứng viên không đủ tiêu chuẩn. Quá trình sàng lọc được thực hiện thủ công bởi các nhân viên trong phòng Hành chính - Quản trị. Thông thường trong bản kế hoạch tuyển dụng đã quy định số ứng viên tham gia phòng thi viết và vòng phỏng vấn do đó các nhân viên sẽ căn cứ vào đó để chọn ra những ứng viên tốt nhất. Kết thúc giai đoạn này các nhân viên sẽ báo cho các ứng viên đã qua vòng hồ sơ để thi tiếp vào các vòng trong.
Bước 3 : Thi viết
Các ứng viên khi đã qua vòng sàng lọc hồ sơ sẽ đi tiếp vòng thi viết. Có 3 phần thi đó là: bài thi IQ, bài thi Tiếng Anh và bài thi chuyên môn.
Cơ cấu thời gian các phần thi như sau:
- Phần thi IQ : các thí sinh làm bài trong 30 phút - Phần thi tiếng Anh : làm bài trong 30 phút - Phần thi chuyên môn : làm bài trong 90 phút
Các câu hỏi IQ được tổ chuyên môn sưu tầm và có sự tham khảo của các chuyên gia. Còn các câu hỏi chuyên môn được thiết kế riêng áp dụng cho từng công việc khác nhau.
Bước 4 : Phỏng vấn
Số lượng các ứng viên vào vòng phỏng vấn chỉ hạn chế ở một con số nhất định thường là theo tỉ lệ 1: 4. Các ứng viên sẽ được phỏng vấn bởi 1 hội đồng
tuyển dụng và các nhân viên trong phòng Hành chính - Quản trị . Vòng này sẽ kiểm tra về kiến thức tổng thể cũng như kiến thức chuyên môn của các ứng viên.
Bước 5 : Thử việc
Các ứng viên khi kết thúc vòng phỏng vấn sẽ được thử việc tại công ty trong vòng 2 tháng. Chậm nhất sau 45 ngày kể từ ngày có thông báo kết quả thi, Tổng giám đốc ra quyết định tiếp nhận những người đạt tiêu chuẩn để thử việc trước khi kí hợp đồng lao động. Trước khi thử việc, công ty có trách nhiệm thông báo hướng dẫn người lao động được tuyển dụng về các nội quy, quy định có liên quan, bao gồm:
- Thỏa ước lao động tập thể - Nội quy lao động
- Quy định trả lương và mức lương ký hợp đồng lao động - Các quy chế quy định kèm theo thỏa ước lao động tập thể Thời gian thử việc được quy định như sau:
- Tối đa 60 ngày đối với những chức danh công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật từ bậc Đại học trở lên.
- 30 ngày đối với các chức danh khác
Mức lương trong thời gian thử việc do 2 bên thỏa thuận. Kết quả thử việc được đánh giá bằng một bản nhận xét của người trực tiếp quản lý người lao động thử việc. Trong trường hợp đạt thì sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động còn trong trường hợp chưa đạt thì người lao động sẽ được đào tạo thêm và sau đó sẽ quyết định. Tuy nhiên thông thường người lao động sẽ được nhận vào làm việc sau thời gian thử việc, trong công ty chưa từng xảy ra tình huống người lao động vào làm thử và được được chọn.
Sau khi hết thời gian thử việc nếu đạt thì Tổng giám đốc và người lao động phải thực hiện ký kết hợp đồng lao động, công ty phải bố trí sắp xếp công việc cho người lao động và người lao động có trách nhiệm làm việc theo đúng điều khoản đã ký trong hợp đồng lao động.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kí hợp đồng lao động nếu người lao động không đến công ty làm việc mà không có lí do chính đáng thì công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đã ký kết giữa 2 bên.
Nhận xét: Quy trình tuyển chọn của công ty đã được rút gọn một số bước.
Tuy nhiên nó vẫn đảm bảo được các nội dung quan trọng và phù hợp với quy mô của công ty. Một đặc điểm nổi bật đó là tất cả các bước trong quá trình tuyển chọn đều do phòng Hành chính - Quản trị đảm nhiệm. Điều này đã làm đặt ra câu hỏi là liệu chất lượng tuyển dụng có được đảm bảo không khi mà sự tham gia của các chuyên gia trong chuyên môn này là không có, không có sự đánh giá chất lượng tuyển dụng sau quá trình tuyển dụng và các nhà lãnh đạo cũng không kiểm tra theo dõi hoạt động này.
2.2.2 Quy chế trả lương của công ty
Hiện tại công ty đang thi hành Quy chế trả lương của công ty được ban hành ngày 15/3/2005. Trong đó quy định tất cả các điều khoản liên quan đến hoạt động trả lương tại công ty.
Thứ nhất việc thực hiện quy chế trả lương phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Tính hợp pháp : trả lương theo thỏa thuận giữa công ty và người lao động, đảm bảo lợi ích của người lao động và của công ty theo đúng các quy định của pháp luật
- Công bằng : người lao động được hưởng lương theo phạm vi trách nhiệm, vai trò, năng lực, kết quả hoàn thành công việc của chính bản thân người lao động và kết quả kinh doanh chính sách của công ty.
- Cạnh tranh : lương và phụ cấp mà người lao động nhận được đảm bảo tính cạnh tranh so với thị trường lao động nhằm thu hút giữ gìn và động viên những nhân viên có năng lực thực sự gắn bó lâu dài với công ty.
- Minh bạch : Các quy định về hệ thống tiền lương được xác định đầy đủ, rõ ràng, được cấp thẩm quyền của Công ty xem xét, phê duyệt. Quy chế phân phối tiền lương phải được phổ biến đến các đơn vị và người lao động.
- Bảo mật : Chi tiết thu nhập của nhân viên là thông tin mật và được bảo mật theo quy định của Công ty.
Cơ cấu hệ thống tiền lương – khen thưởng và phúc lợi được áp dụng trong toàn Công ty
Sơ đồ 2.11 Cơ cấu khen thưởng phúc lợi tại công ty
HỆ THỐNG LƯƠNG – THƯỞNG – PHÚC LỢI
LƯƠNG CƠ BẢN PHỤ CẤP LƯƠNG LƯƠNG KINH DOANH THƯỞNG ĐỊNH KỲ THƯỞNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC THƯỞNG KHÁC PHÚC LỢI
Trong đó lương của một nhân viên bao gồm các bộ phận sau đây:
- Lương cơ bản: là lương được quy định trên hợp đồng lao động giữa nhân viên và Công ty và là cơ sở để tính toán, trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho nhân viên. Mức lương cơ bản được tính dựa trên hệ thống thang bảng lương nhà nước.
- Lương kinh doanh: là phần tiền lương nhân viên nhận được theo kết quả kinh doanh của Công ty. Lương kinh doanh được thanh toán theo từng tháng cùng với lương cơ bản.
- Lương hoàn thành công việc: là phần tiền lương nhân viên nhận được trên cơ sở kết quả kinh doanh của Công ty, của đơn vị và mức độ thực hiện công việc của nhân viên. Lương hoàn thành công việc được tạm ứng vào giữa năm và quyết toán vào cuối năm.
- Phụ cấp lương: Là những khoản phụ cấp mà người lao động nhận được theo quy định của pháp luật và những quy định đặc thù của Công ty.
- Thưởng định kỳ: Là tiền thưởng cho nhân viên vào các ngày lễ, tết của Việt Nam và ngày kỷ niệm thành lập của Công ty.
- Thuởng hoàn thành công việc: Là phần tiền thưởng mà nhân viên nhận được trích từ quỹ thưởng hoàn thành công việc.
- Thưởng khác: Là quỹ thưởng cho, Lãnh đạo Công ty và các nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc hoặc có thành tích nổi bật.
Các quy định về hệ thống thang bảng lương trong công ty
Ngạch lương : là nhóm các chức danh công việc trong công ty có sự tương đồng về các tiêu chí
- Trí lực
- Kiến thức yêu cầu
Mỗi ngạch lương sẽ có điểm đánh giá riêng, đây sẽ là cơ sở để tính toán các hệ số mức lương thưởng cho từng chức danh. Tùy tình hình thực tế công ty trong các giai đoạn khác nhau mà Hội đồng quản trị có thể điểu chỉnh hệ thống đánh giá chức danh cho phù hợp
Bậc lương : Là lộ trình tăng thu nhập đối với mỗi chức danh công việc. Khi đảm nhận một chức danh công việc, tùy thuộc vào các tiêu chí đánh giá về trình độ, năng lực, tinh thần và kinh nghiệm làm việc của nhân viên đảm nhận, sau khi trưởng các bộ phận đề nghị Tổng Giám đốc sẽ xem xét quyết định xếp bậc lương cho người đó là bậc khởi điểm hay bậc cao hơn.
Nguyên tắc phân phối tiền lương tại công ty
- Tuân thủ các quy định của pháp luật, điều lệ và các quy chế, quy định liên quan của công ty
- Đảm bảo tính thống nhất giữa quy chế trả lương và các quy định khác của công ty
- Quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Gắn chế độ trả lương của công ty với kết quả sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị
- Giao quỹ lương cho các đơn vị trực thuộc công ty theo hình thức khoán quỹ lương theo kết quả sản xuất kinh doanh
- Quy chế phân phối lương phải được phổ biến đến các đơn vị và người lao động, khi quy chế ban hành mọi người phải có nghĩa vụ thực hiện
Quỹ lương của đơn vị
Tổng quỹ lương là nguồn tiền để trả cho người lao động, được Đại hội cổ đông của năm phê duyệt. Hằng năm tùy theo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế, Đại hội cổ đông phê chuẩn quỹ lương dự kiến vào đầu năm và phê chuẩn quyết toán quỹ lương đã thực hiện trong năm đó tại kỳ đại hội cổ đông thường niên tiếp theo.
Quỹ lương kế hoạch năm được xác định như sau
a. Sau khi chi trả Quỹ lương chính sách bao gồm : Lương cơ bản và phụ cấp lương.
b. Phần còn lại của quỹ lương được trích 40% để dự phòng cho các nội