5. Vai trò của phòng Quản trị nguồn nhân lực trong một tổ chức
1.4.2. Chức năng của các phòng ban
1.4.2.1. Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty.
Nhiệm vụ:
- Thông qua điều lệ công ty, phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty.
- Bầu, bãi nhiệm hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. - Các nhiệm vụ khác do điều lệ quy định.
1.4.2.2. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị có năm thành viên gồm chủ tịch hội đồng quản trị và 04 uỷ viên.
- Báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông tình hình kinh doanh, dự kiến phân phối lợi nhuận, chia lãi cổ phần, báo cáo quyết toán năm tài chính, phương hướng phát triển và kế hoạch hoạt động của công ty.
- quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy, quy chế hoạt động và quỹ lương của công ty.
- Kiến nghị sửa đổi bổ sung điều lệ.
- Quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông.
1.4.2.3. Ban Tổng giám đốc
Ban tổng giám đốc đứng đầu là Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị cử và bãi miễn.Giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bầu và bãi miễn theo đề nghị của Tổng giám đốc.
Ban Tổng giám đốc có nhiệm vụ:
- Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, kế hoạch kinh doanh.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức và Quy chế quản lý nội bộ công ty theo đúng điều lệ của công ty. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị.
- Bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức danh quản lý của công ty như: Trưởng, Phó trưởng các bộ phận trực thuộc.
- Ký các văn bản, hợp đồng, chứng từ theo sự phân cấp của điều lệ công ty.
- Báo cáo trước Hội đồng quản trị tình hình hoạt động tài chính, kết quả kinh doanh và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của công ty trước Hội đồng quản trị.
1.4.2.4. Các đơn vị trực thuộc: gồm các đơn vị kinh doanh trực thuộc và các phòng chức năng. phòng chức năng.
Các đơn vị kinh doanh trực thuộc của công ty bao gồm 03 chi nhánh tại Hà Nội gồm: Chi nhánh trung tâm Viễn thông, chi nhánh Xí nghiệp tư vấn thiết kế và xây lắp mạng ngoại vi; chi nhánh trung tâm nghiên cứu, sản xuất và ứng dụng công nghệ thông tin và 01 chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh.
Các phòng chức năng bao gồm: phòng Tài chính Kế toán, phòng Kế hoạch Kinh doanh, phòng Hành chính Quản trị, phòng Công nghệ.
• Chi nhánh trung tâm Viễn thông
Có nhiệm vụ tư vấn, lắp đặt các công trình trong lĩnh vực viễn thông, điện tử, tin học. Chuyển giao ứng dụng công nghệ về tổng đài, truyền dẫn, máy đo, thiết bị nguồn và các công nghệ khác. Tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật mới, đổi mới công nghệ và phát triển các sản phẩm phần mềm. Hỗ trợ vận hành, khai thác và bảo dưỡng các thiết bị thông tin, sửa chữa thiết bị hỏng.
• Chi nhánh Xí nghiệp Tư vấn thiết kế và Xây lắp mạng ngoại vi:
Chức năng: Lập dự án, tư vấn thiết kế các công trình do công ty đảm nhiệm. Nghiên cứu tối ưu hoá mạng lưới. Khảo sát, lập dự án khả thi đối với các dự án đầu tư của công ty.
- Thi công và xây lắp các mạng ngoại vi.
• Chi nhánh Trung tâm nghiên cứu, sản xuất và ứng dụng công nghệ thông tin.
Có nhiệm vụ nghiên cứu và chế tạo các sản phẩm mới, nâng cao chất lượng và dịch vụ cho các sản phẩm truyền thông để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Bảo dưỡng, ứng cứu, sửa chữa các thiết bị Payphone, nguồn…
• Chi nhánh phía Nam tại thành phố Hồ Chí Minh
Chức năng nhiệm vụ hoạt động trên tất cả các lĩnh vực trong giấy phép kinh doanh của công ty.
- Địa bàn hoạt động từ Quảng Nam đến Cà Mau.
• Phòng kế hoạch kinh doanh
Tham mưu cho Tổng giám đốc về kinh doanh, tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ thông qua việc đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng, lập các kế hoạch và phương án thực hiện từng quý, hàng năm và chiến lược dài hạn.
• Phòng tài chính Kế toán
Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc và trực tiếp thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính của công ty bao gồm việc lập các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật đối với công ty Cổ phần, theo dõi đôn đốc việc thanh toán thu hồi công nợ đối với khách hàng, nội bộ công ty và các nghiệp vụ khác.
• Phòng công nghệ:
Có nhiệm vụ nghiên cứu, sản xuất và ứng dụng công nghệ thông tin… Trung tâm Dịch vụ kĩ thuật (trực thuộc phòng công nghệ ) có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm ứng dụng của phòng công nghệ. Sửa chữa các thiết bị cho hệ thống GMS.
• Phòng hành chính quản trị:
Đây là bộ phận phụ trách về hoạt động quản trị nhân sự tại công ty đồng thời kiêm nhiệm các nhiệm vụ hành chính.
Bảng 2.4 Lao động phòng Hành chính - Quản trị
STT Chức vụ Số lượng Chuyên môn
1 Trưởng phòng 1 Phụ trách chung
2 Nhân viên 1 Lao động – tiền lương
3 Nhân viên 1 Hành chính
4 Nhân viên 1 Văn thư
- Nhiệm vụ : Tham mưu cho Tổng giám đốc và trực tiếp giải quyết các vấn đề tổ chức, nhân sự, lao động, tiền lương cho các vấn đề đối nội khác như bảo vệ, phương tiện đi lại, phục vụ. Bảo đảm an toàn lao động, giải quyết các chế độ đảm bảo quyền lợi của người lao động. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận khác tiến hành tuyển dụng, đào tạo.
- Nhận xét: phòng Hành chính – Quản trị so với cơ cấu tổ chức của toàn công ty thì còn khá nhỏ. Chưa bao quát những nội dung cơ bản của hoạt động QTNL ở đây mới chỉ phụ trách 2 mảng chính đó là: tiền lương và lao động, không có các nhóm chức năng về tuyển dụng, đào tạo, phân tích công việc… Từ đó đã làm giảm đi hiệu quả các hoạt động QTNL tại công ty.
1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 1 vài năm gần đây
Sau đây là kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm: 2004; 2005; 2006
Bảng 2.5 : Báo cáo tài chính năm 2004 và năm 2005
Đơn vị : triệu đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm
2005
1 Doanh thu phát sinh 38.437 47.704
2 Tổng doanh thu 38.437 42.704
3 Các khoản giảm trừ
4 Doanh thu thuần 38.437 42.704
5 Giá vốn hàng bán 32.053 37.185
6 Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ
6.383 5.519
7 Doanh thu hoạt động tài chính 373 174
8 Chi phí tài chính 34 279
9 Chi phí bán hàng
10 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.734 2.784
11 Lợi nhuận/(lỗ) thuần từ hoạt động kinh doanh
2.988 2.630
12 Thu nhập khác 240 0,085
13 Chi phí khác 20 34
14 Lợi nhuận khác 220 (34)
15 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 3.209 2.596
16 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 901 727
17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 2.307 1.869
Như vậy sau năm 2 năm hoạt động ta có bảng kết quả như sau: Đơn vị : triệu đồng Năm 2004 2005 Tăng Tuyệt đối % Tổng doanh thu 38.437 42.704 4267 11.1
Tổng lợi nhuận sau thuế 2.307 1.869 - 438 18.9
- Tổng doanh thu đã tăng trong năm 2005 so với năm 2004. Từ đó cho thấy công ty đã mở rộng kinh doanh và thu hút thêm các nguồn thu nhập mới. Tuy nhiên trong năm 2005 phát sinh thêm nhiều chi phí do đó mà lợi nhuận sau thuế giảm đi so với năm 2005. Dấu hiệu đó không phản ánh sự kém hiệu quả trong sản xuất kinh doanh mà nó cho thấy công ty đã đầu tư nhiều hơn và cho thấy xu hướng mở rộng sản xuất của công ty.
Bảng 2.6 : Kết quả kinh doanh năm 2006
Đơn vị : triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2006 Kế hoạch 01/01- 30/04/06 01/05/06- 31/12/06 Cả năm 2006 Mức độ hoàn thành 1 Tổng doanh thu 37.000 5.354 32.445 37.799 102.16% 2 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.500 -971 3.478 2.507 100.29% 3 Tổng lợi nhuận sau thuế 2.500 -971 3.478 2.507 100.29% 4 Tổng quỹ lương 7.200 1.353 4.800 6.153 85.46% 5 Lãi phải chia 2.500 - - 2.507 100.29% 5.1 Lãi chia cổ đông 1.500 1.200 1.200
5.2 Quỹ dự phòng tài chính 125 125 100% 5.3 Quỹ đầu tư phát triển 750 1.57 141% 5.4 Quỹ khen thưởng phúc lợi 125 125 100%
( Nguồn : Báo cáo thường niên của công ty năm 2006)
Tổng hợp doanh thu và lợi nhuận trong 3 năm 2004, 2005 và 2006 ta có biểu đồ sau :
- Trong năm 2006 lợi nhuận trước thuế công ty đạt 2.5 tỷ đồng. Đây là năm đầu tiên sau cổ phần hóa do đó công ty được miễn thuế nên lợi nhuận sau thuế cũng là 2.5 tỷ đồng. Nó cho thấy xu hướng tăng lên của lợi nhuận qua các năm. Và cũng nhận thấy công ty đã đạt và vượt chỉ tiêu mà kế hoạch đặt ra.
- Qua kết quả về doanh thu và lợi nhuận của công ty cho thấy hoạt động của công ty tương đối ổn định và ngày một phát triển. Đây là một tín hiệu tốt trong quá trình mở rộng quy mô công ty, phát triển và quảng bá thương hiệu cũng như tạo lòng tin đối với các đối tác, các nhà đầu tư trong tương lai.
2.Đánh giá một số hoạt động QTNL tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO
2.1.1 Triết lý QTNL tại công ty
Hoạt động QTNL đã ngày càng phổ biến trong mọi doanh nghiệp chính vì vậy các nhà lãnh đạo tại công ty cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các hoạt động QTNL tại công ty mình và đã triển khai một số hoạt động trong suốt những năm vừa qua. Triết lý về QTNL mà các nhà lãnh đạo VITECO đang áp dụng đó là triết lý QTNL hiện đại. Trong đó nổi bật là việc áp dụng đồng bộ các biện pháp về QTNL, tạo điều kiện tối đa cho các nhân viên được phát huy khả năng làm việc, sự sáng tạo và tính chủ động. Hạn chế các biện pháp mệnh lệnh hành chính mà thay vào đó là sự kết hợp nhịp nhàng các công cụ kinh tế và quản lý. Có thể nói hoạt động QTNL đã được định hình tại công ty. Tuy nhiên có thể thấy các triết lý còn chưa thật rõ ràng và mang tính thống nhất, ta chỉ có nhận thấy các triết lý đó thông qua các quy định trong điều lệ của công ty, thông qua các chính sách của công ty…
2.1.2 Các hoạt động về QTNL tại công ty trong thời gian vừa qua
- Thiết lập phòng Quản trị - Hành chính với chức năng thực thi các nội dung về QTNL ngoài ra còn kiêm nhiệm thêm chức năng hành chính. Đây là tín hiệu rõ ràng nhất cho thấy hoạt động QTNL đã được triển khai tại công ty. - Ban hành các quy định về QTNL trong các văn bản như :
- Điều lệ của công ty các năm từ 2005 đến 2007
- Các chính sách đối với người lao động : chính sách về bảo hiểm xã hội, chính sách đào tạo và phát triển, các ưu đãi và phúc lợi
- Quy chế lương – khen thưởng – phúc lợi trong công ty - Quy chế tuyển dụng và đào tạo lao động
………..
Chính sách đối với người lao động
Tất cả người lao động làm việc trong công ty cổ phần công nghệ viễn thông VITECO đều được ký hợp đồng lao động và được hưởng tất cả các chế độ theo quy định của Bộ lao động như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thời gian nghỉ ngơi và các chế độ lao động khác.
Mức lương bình quân năm 2006 là khoảng 4 triệu VNĐ/người/tháng. Chế độ và quyền lợi của người lao động
- Chế độ tuyển dụng:
Việc tuyển dụng và việc trả lương được thực hiện theo chế độ hợp đồng lao động giữa Tổng giám đốc ( hoặc người được Tổng giám đốc ủy quyền ) và người lao động phù hợp với quy định của pháp luật.
- Chế độ quyền lợi của người lao động làm việc trong công ty:
Người lao động làm việc trong công ty được mua cổ phần ưu đãi theo quy định tại nghị định 64/2002/NĐ-CP. Cứ mỗi năm công tác trong khu vực nhà nước được mua 10 cổ phần với mệnh giá 100.000 đồng nhưng chỉ phải trả 70% mệnh giá.
Công ty cổ phần công nghệ viễn thông và người lao động chuyển từ Công ty thiết bị Điện thoại sang công ty có trách nhiệm thực hiện tiếp hợp đồng mà người lao động đã ký với Giám đốc Công ty Thiết bị điện thoại.
Đối với người lao động dôi dư sau khi Công ty cổ phần Công nghệ viễn thông chính thức hoạt động được thực hiện theo quy định hiện hành.
2.2 Đánh giá một số hoạt động QTNL tiêu biểu tại công ty
2.2.1. Tuyển mộ và tuyển chọn2.2.1.1. Đánh giá chung 2.2.1.1. Đánh giá chung
Hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO chưa có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm. Nó là một nội dung được kiêm nhiệm bởi phòng Hành chính – Quản trị khi có nhu cầu phát sinh.
Khi có nhu cầu tuyển dụng các bộ phận sẽ gửi yêu cầu đến ban lãnh đạo của công ty. Ban lãnh đạo mà đứng đầu là tổng Giám đốc tiến hành tổng hợp các yêu cầu và ra quyết định cho phòng Hành chính - Quản trị .
Khi có quyết định phòng Hành chính - Quản trị sẽ thiết lập tổ chuyên môn phụ trách và thực hiện toàn bộ quá trình tuyển mộ và tuyển chọn: bao gồm từ việc lập kế hoạch tuyển dụng, thông báo tuyển mộ đến các phòng ban, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông với 2 kênh chính là báo và mạng internet, thu thập hồ sơ ứng viên, lọc và thông báo cho các ứng viên dự tuyển, thiết kế các mẫu câu hỏi thi trắc nghiệm và chuyên môn, bố trí các chuyên gia thực hiện phỏng vấn các ứng viên, tổng hợp kết quả và viết báo cáo trình ban lãnh đạo. Sau khi kết thúc đợt tuyển dụng thì cũng ngừng hoạt động của tổ chuyên môn.
Hàng năm có từ 1 – 2 đợt tuyển dụng và thời gian cho mỗi đợt tuyển dụng thường kéo dài trong vòng 1 tháng.
Sau khi quá trình tuyển dụng kết thúc không có bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi chất lượng tuyển dụng.
Sau đây là bảng tổng hợp về hoạt động tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2005, 2006 và 2007
Bảng 2.8 : Tổng hợp về hoạt động tuyển dụng của công ty trong 3 năm
Phòng ban Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
KH TH KH TH KH TH P. Kế toán 3 3 0 0 2 1 P. Hành chính - Quản trị 2 2 1 1 0 1 P. Kinh doanh 4 3 2 2 3 2 P. Công nghệ 4 4 3 2 3 3 TT Viễn thông 5 5 7 6 6 6
( Nguồn : Phòng Hành chính Quản trị Công ty )
Ta nhận thấy hoạt động tuyển dụng được thực hiện liên tục qua các năm, hàng năm công ty tuyển vào trung bình là 14 nhân viên, các nhân viên
này được phân bố cho các phòng ban và ta nhận thấy phòng Công nghệ và TT Viễn thông là 2 đơn vị tuyển nhân viên nhiều nhất. Điều đó cho thấy nhu cầu phát triển khu vực sản xuất trực tiếp để tạo doanh thu cho công ty. Một điểm nữa đó là việc thực hiện chưa đạt chỉ tiêu so với kế hoạch đặt ra. Điều đó do nhiều nguyên nhân và một nguyên nhân đó là do công tác tuyển mộ và tuyển