5. Vai trò của phòng Quản trị nguồn nhân lực trong một tổ chức
2.2.1.3. Quy trình tuyển chọn tại công ty
Sơ đồ 2.10 Quy trình tuyển chọn của công ty
Giải thích quy trình tuyển chọn
Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ
Sau quá trình đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng, tổ chuyên môn do phòng Hành chính - Quản trị đảm nhiệm tiến
Tiếp nhận hồ sơ Sàng lọc hồ sơ Thi viết Phỏng vấn Thử việc Ra quyết định tuyển chọn Kí hợp đồng lao động
hành thu thập hồ sơ các ứng viên. Hồ sơ được thu trực tiếp tại phòng Hành chính - Quản trị vào giờ hành chính. Tổ chuyên môn có nhiệm vụ thu hồ sơ trong suốt thời gian đã ghi trong kế hoạch và đến hạn chót hồ sơ được tập hợp và tiến hành phân loại.
Bước 2 : Sàng lọc hồ sơ
Căn cứ vào những tiêu chuẩn được đề ra trong kế hoạch tuyển dụng, các nhân viên sẽ loại bớt hồ sơ các ứng viên không đủ tiêu chuẩn. Quá trình sàng lọc được thực hiện thủ công bởi các nhân viên trong phòng Hành chính - Quản trị. Thông thường trong bản kế hoạch tuyển dụng đã quy định số ứng viên tham gia phòng thi viết và vòng phỏng vấn do đó các nhân viên sẽ căn cứ vào đó để chọn ra những ứng viên tốt nhất. Kết thúc giai đoạn này các nhân viên sẽ báo cho các ứng viên đã qua vòng hồ sơ để thi tiếp vào các vòng trong.
Bước 3 : Thi viết
Các ứng viên khi đã qua vòng sàng lọc hồ sơ sẽ đi tiếp vòng thi viết. Có 3 phần thi đó là: bài thi IQ, bài thi Tiếng Anh và bài thi chuyên môn.
Cơ cấu thời gian các phần thi như sau:
- Phần thi IQ : các thí sinh làm bài trong 30 phút - Phần thi tiếng Anh : làm bài trong 30 phút - Phần thi chuyên môn : làm bài trong 90 phút
Các câu hỏi IQ được tổ chuyên môn sưu tầm và có sự tham khảo của các chuyên gia. Còn các câu hỏi chuyên môn được thiết kế riêng áp dụng cho từng công việc khác nhau.
Bước 4 : Phỏng vấn
Số lượng các ứng viên vào vòng phỏng vấn chỉ hạn chế ở một con số nhất định thường là theo tỉ lệ 1: 4. Các ứng viên sẽ được phỏng vấn bởi 1 hội đồng
tuyển dụng và các nhân viên trong phòng Hành chính - Quản trị . Vòng này sẽ kiểm tra về kiến thức tổng thể cũng như kiến thức chuyên môn của các ứng viên.
Bước 5 : Thử việc
Các ứng viên khi kết thúc vòng phỏng vấn sẽ được thử việc tại công ty trong vòng 2 tháng. Chậm nhất sau 45 ngày kể từ ngày có thông báo kết quả thi, Tổng giám đốc ra quyết định tiếp nhận những người đạt tiêu chuẩn để thử việc trước khi kí hợp đồng lao động. Trước khi thử việc, công ty có trách nhiệm thông báo hướng dẫn người lao động được tuyển dụng về các nội quy, quy định có liên quan, bao gồm:
- Thỏa ước lao động tập thể - Nội quy lao động
- Quy định trả lương và mức lương ký hợp đồng lao động - Các quy chế quy định kèm theo thỏa ước lao động tập thể Thời gian thử việc được quy định như sau:
- Tối đa 60 ngày đối với những chức danh công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật từ bậc Đại học trở lên.
- 30 ngày đối với các chức danh khác
Mức lương trong thời gian thử việc do 2 bên thỏa thuận. Kết quả thử việc được đánh giá bằng một bản nhận xét của người trực tiếp quản lý người lao động thử việc. Trong trường hợp đạt thì sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động còn trong trường hợp chưa đạt thì người lao động sẽ được đào tạo thêm và sau đó sẽ quyết định. Tuy nhiên thông thường người lao động sẽ được nhận vào làm việc sau thời gian thử việc, trong công ty chưa từng xảy ra tình huống người lao động vào làm thử và được được chọn.
Sau khi hết thời gian thử việc nếu đạt thì Tổng giám đốc và người lao động phải thực hiện ký kết hợp đồng lao động, công ty phải bố trí sắp xếp công việc cho người lao động và người lao động có trách nhiệm làm việc theo đúng điều khoản đã ký trong hợp đồng lao động.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kí hợp đồng lao động nếu người lao động không đến công ty làm việc mà không có lí do chính đáng thì công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đã ký kết giữa 2 bên.
Nhận xét: Quy trình tuyển chọn của công ty đã được rút gọn một số bước.
Tuy nhiên nó vẫn đảm bảo được các nội dung quan trọng và phù hợp với quy mô của công ty. Một đặc điểm nổi bật đó là tất cả các bước trong quá trình tuyển chọn đều do phòng Hành chính - Quản trị đảm nhiệm. Điều này đã làm đặt ra câu hỏi là liệu chất lượng tuyển dụng có được đảm bảo không khi mà sự tham gia của các chuyên gia trong chuyên môn này là không có, không có sự đánh giá chất lượng tuyển dụng sau quá trình tuyển dụng và các nhà lãnh đạo cũng không kiểm tra theo dõi hoạt động này.