I. Quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần in Diên Hồng
1. Dự đoán cầu nhân lực
1.1 Dự đoán cầu nhân lực ngắn hạn
Hàng năm, Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong đó đa ra các chỉ tiêu chủ yếu cho năm sau nh sản lợng, doanh thu, chi phí, lợi nhuận . Dựa… trên kế hoạch sản xuất kinh doanh này, phòng TC-HC sẽ xác định nhu cầu về nhân lực (số lợng và chất lợng) nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh năm tới.
Nhu cầu về nhân lực đợc xác định theo cách sau: a. Đối với lao động quản lý:
Căn cứ vào bản chức năng, nhiệm vụ qui định đối với từng phòng ban, phân xởng, tổ sản xuất Công ty xác định tổng khối lợng công việc, nhiệm vụ phải hoàn thành. Từ đó xây dựng định biên lao động cho từng phòng ban, phân xởng, tổ sản xuất trong đó bao gồm qui định về số lợng lao động, loại lao động cho từng phòng ban. Sau đó Trỏng bộ phận sẽ phân công nhiệm vụ cho các cá nhân trong phòng sao cho hợp lý. Khi thiếu một vị trí nào đó hoặc khi công việc đôi khi quá nhiều thì Trởng bộ phận sẽ phân công lại nhiệm vụ cho các nhân viên khác (mỗi nhân viên kiêm nhiệm thêm một số nhiệm vụ khác) hoặc thực
hiện làm thêm giờ. Nếu khối lợng công việc trong phòng quá nhiều và kéo dài liên tục mà mọi ngời không thể đảm nhận đợc thì Trởng bộ phận sẽ viết tờ trình đề nghị phòng TC-HC cho tuyển thêm ngời thuộc chuyên môn đang cần. Phòng TC-HC sẽ xem xét đề nghị này và đệ trình lên Ban Giám đốc. Chẳng hạn, chức năng, nhiệm vụ của phòng TC-HC là:
+ Tham mu cho Giám đốc trong việc thành lập và giải thể các phòng ban, phân xởng, tổ sản xuất. Xây dựng định biên lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ quản lý, lãnh đạo.
+ Chủ trì triển khai và theo dõi thực hiện kế hoạch định biên lao động, sắp xếp lao động, ký Hợp đồng lao động, thanh lý Hợp đồng lao động, hớng dẫn kiểm tra và giám sát việc thực hiện nội quy lao động. Phối hợp với phòng Kế toán và Ban chấp hành Công đoàn giải quyết các chế độ, chính sách về Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, khen thởng, kỷ luật.
+ Đề xuất, triển khai xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề, thi nâng nghạch, nâng bậc lơng hàng năm theo quy định, quản lý, lu trữ và bổ xung hồ sơ Cán bộ công nhân viên.
+ Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc trong việc thống kê sản lợng và tính toán tiền lơng, tiền thởng và các khoản thu nhập khác cho tất cả cán bộ, công nhân viên chức. Đề xuất kịp thời việc điều chỉnh định mức sản phẩm, đơn giá tiền lơng phù hợp với từng công đoạn sản xuất đảm bảo khuyến khích phát triển sản xuất.
+ Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về việc bảo vệ tài sản, vệ sinh công nghiệp, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt và an toàn lao động .…
+ Trực tiếp quản lý bộ phận y tế, theo dõi tình hình sức khoẻ Cán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ sức khoẻ, tổ chức khám chữa và bệnh cho Cán bộ công nhân viên đối với các bệnh thông thờng theo khả năng và quy định của ngành Y tế, phối hợp với các bộ phận khác trong việc hoàn thiện các thủ tục về Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, mua sắm trang thiết bị bảo hộ lao động, phối hợp với trung tâm y tế địa phơng trong việc phòng chống dịch bệnh.
+ Giúp giám đỗc trong việc tiếp khách đối nội, đối ngoại, tổ chức đa đón khách, tổ chức các chuyến đi công tác của giám đốc, phó giám đốc hoặc các cá nhân tập thể đợc giám đốc cử đi công tác.
+ Trực tiếp quản lý tổ bếp ăn.
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ trên Công ty định biên số lao động cho phòng TC-HC là 8 ngời bao gồm: một Trởng phòng, một Phó trởng phòng, hai
chuyên viên lao động tiền lơng, hai cán sự (một về bảo hiểm, một về văn th lu trữ), một y sĩ, một lao công. Tuy nhiên, hiện nay phòng TC-HC chỉ có 7 ngời, thiếu một Trởng phòng (do chú Hà Sỹ Chuẩn chuyển công tác lên NXBGD) và Phó trởng phòng (cô Mạc Thị Thoa) phải đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ của cả Trởng phòng (quyền Trởng phòng). Tuy công việc của phòng có nhiều hơn nhng trên thực tế phòng vẫn đảm nhiệm đợc nên trong kế hoạch lao động năm 2005 sẽ chỉ bổ nhiệm một Trởng phòng, một Phó trởng phòng TC-HC mà không cần tuyển thêm ngời. Sau khi bổ nhiệm, Trởng phòng sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân sao cho hợp lý.
Việc xác định nhu cầu về nhân lực cũng đợc xác định tơng tự cho các phòng ban, phân xởng, bộ phận khác.
Trên thực tế, do yêu cầu tinh giảm bộ máy quản lý (vốn trớc đây khá cồng kềnh-tình trạng chung của các DDNN) khi chuyển sang CPH nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng nên trong những năm gần đây Công ty đã thực hiện chính sách cắt giảm lao động quản lý. Đối với các vị trí trống do ngời lao động đến tuổi về hu hoặc thôi việc, Công ty cố gắng phân công lại sao cho phù hợp mà không tuyển thêm ngời. Và để đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng đòi hỏi nhiều về trình độ, năng lực, kinh nghiệm... Công ty đã thực hiện chính sách đào tạo, bồi dỡng đối với CBCVN nhằm nâng cao khả năng thực hiện công việc của từng ngời. Đây là cách làm hay, nên đợc phát huy hơn nữa nhằm tạo ra một đội ngũ lao động năng động, hiệu quả cho Công ty.
Nh vậy, có thể thấy rằng việc xác định nhu cầu về lao động quản lý của Công ty là dựa trên khối lợng công việc và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, phân xởng, tổ sản xuất vì vậy khá sát với nhu cầu thực tế. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu về nhân lực nh trên vẫn cha có căn cứ khoa học vì nó cha dựa trên việc phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc. Bản yêu cầu của công việc đối với ngời thực hiện, tiêu chuẩn thực hiện công việc Công ty xây dựng rất chung chung cho lao động quản lý, cha đi sâu cụ thể vào từng chức danh công việc nên công tác tuyển dụng cha đợc chính xác, minh bạch (chủ yếu là tuyển con em cán bộ trong Công ty). Vì vậy việc bố trí lao động trong Công ty còn rất nhiều vấn đề cần bàn tới nh trình độ chuyên môn nghề nghiệp của ng- ời lao động không phù hợp với yêu cầu của công việc dẫn đến ngời thì quá nhiều việc vì phải làm cả việc của ngời khác, ngời thì không biết làm gì. Điều này đã làm giảm động lực làm việc đối với những ngời có năng lực và tâm huyết với Công ty. Đây là một hạn chế mà Công ty cần khắc phục trong thời
gian tới bằng các biện pháp nh đào tạo, bồi dỡng cho những ngời cha phù hợp với yêu cầu của công việc, bố trí lại lao động cho phù hợp hơn.
b. Đối với lao động sản xuất trực tiếp:
Đối với công việc làm trên máy thì Công ty căn cứ vào tính năng, tác dụng và yêu cầu thao tác kỹ thuật để định biên số lợng lao động của một máy móc thiết bị. Căn cứ vào sản lợng kế hoạch và công suất máy móc thiết bị để xây dựng số ca làm việc trong ngày (doanh nghiệp xây dựng 2 ca sản xuất/ngày). Từ số lợng lao động định biên của một máy và số ca làm việc trong ngày Công ty sẽ xác định đợc số lợng lao động, loại lao động cần cho các phân xởng, bộ phận sản xuất theo công thức:
D = n xK
i Ldb
∑=1 =1
Trong đó:
Ldb : Số lợng lao động định biên cho máy i; K: Số ca làm việc của máy i;
n: số máy móc thiết bị của Công ty đang hoạt động; i: máy móc thiết bị của Công ty;
Bảng 9: Bảng định biên lao động các máy sản xuất chính của phân xởng in Offset theo kế hoạch năm 2005
STT Tên máy Định biên (ngòi/máy) Số ca sản xuất theo kế hoạch Tổng số lao động / máy theo định biên 1 Máy in A1 (1 màu) 2 (B5 + B3) 2 4 2 Máy in A2 (1 màu) 2 (B5 + B3) 2 4 3 Máy in A3 (2 màu) 2 (B5 + B4) 2 4 4 Máy in A4 (2 màu) 2 (B5 + B4) 2 4 5 Máy in A5 (4 màu) 2 (B5 + B4) 2 4 6 Máy in A7 (4 màu) 2 (B6 + B4) 2 4 7 Máy in A8 (4 màu) 2 (B6 + B4) 2 4 8 Máy in A9 (4 màu) 2 (B6 + B4) 2 4 9 Máy in A10(1 màu) 2 (B6 + B4) 2 4 10 Máy in B1 (1 màu) 2 (B4 + B2) 2 4
11 Máy dao 1 mặt 2 (B4 + B3) 2 4
Tổng 52
Bảng 10: Bảng định biên lao động các máy sản xuất chính của Phân xởng hoàn thiện theo kế hoạch năm 2005
STT Tên máy Định biên
(ngòi/máy) Số ca sản xuất theo kế hoạch Tổng số lao động / máy theo định biên Nhu cầulao động thực tế 1 Máy dao một mặt 2 (B4 + B3) 2 4 4 2 Máy gấp MBO T540 2 (B5 + B4) 2 4 4 3 Máy gấp STANL 2 (B5 + B4) 2 4 4 4 Máy gấp 570 2 (B4 + B3) 2 4 4 5 Máy bắt sách 4 (B4 +3B3) 2 8 8
6 Máy khâu thép (4 máy) 2 (B4 + B3) 2 8 8
7 Máy khâu chỉ (4 máy) 2 (B4+ B3) 2 16 12
8 Máy vào bìa hồ nóng Pony 3 (B4 +2B3) 2 6 4 9 Máy vào bìa hồ nóng Yoshino 4 (B5 +3B3) 2 8 6
10 Máy dao 3 mặt (2 máy) 2 (B4 + B3) 2 8 5
Tổng 2 70 59
(Nguồn: Phòng TC-HC Công ty cổ phần in Diên Hồng)
Nh vậy, theo bảng định biên lao động trên thì phân xởng in Offset cần 52 thợ đứng máy, phân xởng Hoàn thiện cần 59 thợ đứng máy. Số công nhân hiện có của phân xởng in Offset là 41 ngời, nh vậy nhu cầu tăng thêm về thợ dao máy cho phân xởng này là 11 ngời. Do đó trong kế hoạch năm 2005, Công ty dự tính sẽ tuyển thêm 11 thợ dao máy.
Trong phân xởng Hoàn thiện còn một số công việc khác không làm trên máy nh vận chuyển giấy, soạn thành phẩm đóng hộp, các công việc thủ công khác thì nhu cầu về lao động cho các công việc này đợc Quản đốc phân xởng trực tiếp xác định căn cứ vào khối lợng công việc kỳ kế hoạch và kinh nghiệm quản lý của mình. Theo đó năm 2005 phân xởng này không có nhu cầu tăng thêm về nhân lực.
Các bộ phận khác nh tổ cắt rọc, tổ KCS cũng xác định nhu cầu về nhân lực theo cách tơng tự. Theo nh dự tính thì năm 2005, các bộ phận này không có nhu cầu tăng thêm về nhân lực. Mà ngợc lại, để tăng sức cạnh tranh trên thị tr- ờng sau khi chuyển sang Công ty cổ phần, Công ty có nhu cầu cắt giảm lao động, loại bỏ những lao động không cần thiết (lao động dôi d) nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng thu nhập cho lao động. Phòng TC – HC kết hợp với Trởng các bộ phận để xác định số lao động thuộc dạng dôi d, những ngời này chủ yếu là sắp đến tuổi nghỉ hu hoặc làm việc kém hiệu quả. Trong năm
2004, Công ty đã xây dựng phơng án sắp xếp lao động do do cơ cấu lại doanh nghiệp theo đó đã xác định đợc số lao động cần sử dụng theo yêu cầu sản xuất kinh doanh là 197 ngời, số lao động dôi d thực hiện theo Nghị định số 41/2002/NĐ-CP là 21 ngời. Về chính sách đối với lao động dôi d, Công ty đã thực hiện theo đúng quy định của pháp luật tạo sự yên tâm cho ngời lao động tr- ớc khi nghỉ việc.
Với cách xác định nh vậy hàng năm phòng TC-HC lập bảng kế hoạch về lao động vào thời điểm cuối mỗi năm trớc đó.
Bảng 11: Bảng tổng hợp về lao động và thu nhập năm 2004 và kế hoạch năm 2005
TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Số lợng 2004 Số lợng 2005
1 Lao động Ngời
- Viên chức Ngời 19 19
- Lao động công nghệ Ngời 159 162
- Lao động phụ trợ Ngời 39 34
Tổng lao động lúc cao nhất Ngời 217 215
Trong đó:
- Lao động thờng xuyên Ngời 210 210
- Lao động thời vụ Ngời 07 05