I. Khái quát chung về Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao
2. Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn của các
ban
2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty.
Trong cơ chế thị trờng, việc thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp là điều không đơn giản. Cơ cấu tổ chức đó làm thế nào tận dụng hết khả năng của các bộ phận cũng nh những con ngời trong tổ chức, đồng thời phải phù hợp loại hình sản xuất kinh doanh cũng nh loại hình doanh nghiệp mà Công ty đó đang đảm nhận.
Công ty PACKEXIM là một doanh nghiệp Nhà nớc, đứng đầu là Giám đốc do bộ Thơng mại bổ nhiệm. Giám đốc tổ chức quản lý điều hành mọi hoạt động của Công ty và đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trớc pháp luật và các cơ quan quản lý Nhà nớc. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, một phó giám đốc phụ trách lĩnh vực sản xuất, còn phó giám đốc kia phụ trách về lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu (trực tiếp quản lý và điều hành các văn phòng giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu) và chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về lĩnh vực công tác đợc giao.
Sơ đồ 4: Hệ thống tổ chức bộ máy của Công ty
(Nguồn: Phòng TC - HC)
2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban trực thuộc Công ty. thuộc Công ty.
a. Phòng tài chính - kế toán
Hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty, có chức năng phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh, tổng hợp phân tích hoạt động kinh tế trong quá trình sản xuất kinh doanh thông qua giám đốc, tổ chức nghiệp vụ quản lý thu chi ngoại tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, tiết kiệm phù hợp với pháp lệnh hiện hành.
Phòng tài chính - kỹ thuật tổ chức hạch toán kinh tế toàn Công ty, hớng dẫn đơn vị trực thuộc Công ty xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn, tổng
Giám đốc Công ty Phó Giám đốc phụ trách XNK Phó Giám đốc phụ trách SX Phòng TC - CT TC - HCPhòng KT - KT - Phòng ĐT Ban bảo vệ TT giao dịch Phòng XNKI XNK IIPhòng carton XN sóng XN in hộp phẳng XN bao
hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất - kinh doanh của Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê Nhà nớc, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra kế hoạch của Công ty, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống sự diễn biến của nguồn vốn, sử dụng vốn hợp lý. Theo dõi công nợ của Công ty, phản ánh và đề xuất thu chi tiền mặt, các hình thức thanh toán khác.
b. Phòng tổ chức - hành chính.
Hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty, là cơ quan tham mu giúp giám đốc Công ty xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý cũng nh bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty, quản lý và thực hiện công tác cán bộ, lao động tiền lơng, thực hiện mọi hoạt động về công tác hành chính, quản lý toàn công ty, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với cán bộ công nhân viên.
Phòng tổ chức hành chính căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phải thờng xuyên nghiên cứu để đa ra mô hình, điều lệ tổ chức bộ máy hoạt động của các đơn vị trực thuộc và bố trí nhân sự. Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ công nhân viên toàn Công ty, xây dựng chơng trình đào tạo bồi dỡng nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên toàn công ty quản lý tiền lơng, xét duyệt quỹ lơng, chi phí hành chính bảo hộ lao động cũng nh vấn đề tuyển dụng cán bộ công nhân viên mới. Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ đảng, xây dựng nội quy bảo vệ Công ty.
c. Phòng kinh tế - kỹ thuật - đầu t.
Hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. Tham mu giúp giám đốc theo dõi kiểm tra quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc. Lĩnh vực quản lý: kế hoạch và thống kê, thị trờng, khoa học kỹ thuật và công nghệ, vật t hàng hoá, máy móc thiết bị, đầu t hợp tác. Theo dõi, tổng hợp giúp đỡ giám đốc Công ty kiểm tra đánh giá tình hình sản xuất của đơn vị trực thuộc theo quy định hiện hành. Quản lý hợp đồng kinh tế, báo cáo về hàng hoá, vật t nhập kho và quản lý, kiểm tra, hớng dẫn các đơn
vị trực thuộc thực hiện các mặt hàng sản phẩm theo đúng mẫu mã quy trình kỹ thuật. Quản lý chất lợng sản phẩm, hớng dẫn về vận chuyển, bảo quản đóng gói hàng hoá. Điều tra, nghiên cứu, nắm bắt tình hình hớng dẫn các đơn vị định hớng phát triển thị trờng. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tổ chức triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dỡng. Quản lý dự trữ các tài liệu khoa học kỹ thuật, xây dựng kế hoạch đầu t ngắn hạn của Công ty phù hợp với yêu cầu phát triển, tìm các đối tác liên doanh liên kết trong và ngoài nớc.
d. Ban bảo vệ.
Hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Công ty. Tham mu giúp giám đốc công tác bảo vệ kinh tế, an ninh chính trị, trật tự an toàn trong Công ty, xây dựng phơng án chính trị, trật tự an toàn trong Công ty, xây dựng phơng án nội quy bảo vệ cơ quan. Đôn đốc kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, nội quy, quy chế. Tuần tra, canh gác bảo vệ an toàn Công ty. Xây dựng phơng án phòng chống cháy nổ, lụt bão trong toàn Công ty. Tham mu giúp giám đốc và cấp uỷ về công tác quân sự.
e. Các xí nghiệp thành viên.
Các xí nghiệp thành viên hoạt động dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty, có chức năng sản xuất - gia công, kinh doanh trực tiếp các loại bao bì phục vụ tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu theo quy chế hiện hành, đợc giám đốc Công ty uỷ quyền có te cách pháp nhân, hạch toán nội bộ, đợc sử dụng con dấu để giao dịch và mở tài khoản chuyên dùng ở ngân hàng, các xí nghiệp thành viên hoạt động sản xuất kinh doanh theo phơng châm lấy thu bù chi, làm ăn có lãi.
Các xí nghiệp thành viên có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Các xí nghiệp thành viên chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về các chỉ tiêu kế hoạch nh: doanh thu, sản lợng, quỹ lơng, khấu hao TSCĐ, trích nộp công ty, lợi nhuận.
- Các xí nghiệp thành viên đợc phép ký kết hợp đồng kinh tế, tổ chức sản xuất khai thác thị trờng, kinh doanh các mặt hàng sản phẩm do công ty quy
định trên cơ sở đảm bảo có lợi, đợc phép mở rộng mặt hàng, sản phẩm sau khi có phơng án trình giám đốc công ty phê chuẩn.
- Các XNTV có trách nhiệm quản lý tài sản, nhà xởng, thiết bị máy móc, vật t hàng hoá . của đơn vị mình và sử dụng có hiệu quả đồng thời cải tiến kỹ…
thuật chế tiêu hao vật t, nguyên liệu, giảm giá sản phẩm để phát triển sản xuất đủ sức cạnh tranh trên thị trờng.
- Các XNTV đợc cấp vốn định mức theo tỷ lệ 3/7 thông qua phòng nghiệp vụ đợc phép huy động vốn dới nhiều hình thức, đợc phép tuyển thêm và huỷ bớt lao động và các đề xuất với công ty liên quan với việc thực hiện các chế độ chính sách về lao động.
- Các XNTV phải tiến hành tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo sử dụng nguồn vốn và quyết toán định kỳ cho công ty.
- Các XNTV có trách nhiệm vùng với các phòng nghiệp vụ của công ty đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động bảo vệ an ninh môi trờng và an ninh trật tự của đơn vị.
- Các XNTV trong vòng 6 tháng không đảm bảo đợc các chỉ tiêu kế hoạch các đồng chí phụ trách phải chịu trách nhiệm về hành chính và vật chất theo quy định của công ty nhng nếu hoàn thành vợt mức chỉ tiêu kế hoạch thị phần vợt chỉ tiêu phải nộp theo tỷ lệ quy định của giám đốc công ty.
- Các XNTV thực hiện chế độ phân phối lợi nhuận và trích lập quỹ lơng theo hớng dẫn của công ty.
* Phòng kinh doanh XNK - trung tâm giao dịch.
Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu - trung tâm giao dịch hoạt động d- ới sự chỉ đạo của giám đốc công ty, có chức năng tham mu tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty và các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra.
- Khối xuất nhập khẩu: kim ngạch xuất nhập khẩu, doanh thu bán hàng, quỹ lơng, trích nộp Công ty, trích nộp vào phí lu thông, lợi nhuận.
- Khối trung tâm giao dịch: doanh thu bán hàng, quỹ lơng, trích nộp công ty, lợi nhuận.
Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trung tâm giao dịch theo uỷ quyền của giám đốc công ty đợc phép ký kết hợp đồng kinh tế, đàm phán ký tắt các văn bản thoả thuận với khách hàng trong giao dịch kinh doanh. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu - trung tâm giao dịch đợc phép mở rộng các mặt hàng, sản phẩm sau khi có phơng án trình giám đốc công ty phê chuẩn. Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua phòng nghiệp vụ đợc phép huy động vốn dới nhiều hình thức và phải tiến hành hạch toán kế toán, báo cáo sử dụng vốn, hoàn trả và quyết toán định kỳ cho công ty. Tổng hợp các báo cáo tình hình kinh doanh của đơn vị định kỳ theo quy định của Nhà nớc. Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu - trung tâm giao dịch trong vòng sáu tháng không đảm bảo đợc chỉ tiêu kế hoạch ngời phụ trách phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc, nếu hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu kế hoạch thì phần vợt chỉ tiêu phải nộp theo tỷ lệ cho Công ty. Các phòng xuất nhập khẩu - trung gian giao dịch thực hiện chế độ lợi nhuận và thiết lập theo quy định của Công ty.