Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy số
3.4 Vận dụng phương pháp cân đối trong xây dựng kế hoạch sản xuất
Trong công tác kế hoạch sản xuất thì đảm bảo nguyên tắc cân đối là điều rất quan trọng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra nhịp nhàng, liên tục . Bên cạnh đó để thực hiện kế hoạch sản xuất của phân xưởng đạt kết quả cao, kế hoạch sản xuất của phân xưởng cũng cần phải có sự cân đối giữa nhu cầu nguồn lực cần thiết cho sản xuất và khả năng đảm bảo nguồn lực của phân xưởng từ đó có biện pháp xử lí khi nhu cầu và khả năng mất cân đối.
Trước hết là cân đối giữa kế hoạch sản xuất năm và tháng, kế hoạch sản xuất giữa các tháng, kế hoạch sản xuất giữa các phân xưởng: Kết quả sản xuất năm của Nhà máy là sự tổng hợp kết quả thực hiện hàng tháng của Nhà máy, kế hoạch thàng này lại là kết quả sản xuất của phân xưởng trong tháng . Do đó kế hoạch sản xuất năm phải có sự cân đối cho từng tháng và kế hoạch sản xuất tháng phải cân đối cho từng phân xưởng. Tránh tình trạng có tháng sản
xuất quá tải có tháng lại sản xuất ở mức thấp . Ngoài ra giữa các phân xưởng cũng cần có sự cân đối với nhau, từ kế hoạch sản xuất của phân xưởng lắp ráp sản phẩm hoàn chỉnh để xác định kế hoạch sản xuất của các phân xưởng sản xuất bán thành phẩm .
Thứ hai là cân đối giữa nhu cầu và năng lực sản xuất của phân xưởng: Nội dung của sự cân đối này là:
Bước 1: Xác định nhu cầu các nguồn lực cần cho hoạt động sản xuất của phân xưởng .
- Các nhu cầu nguồn lực bao gồm:
+ Nhu cầu lao động thể hiện bằng số giờ công hay ngày công cần để sản xuất từng sản phẩm và cho cả phân xưởng trong tháng.
+ Nhu cầu máy móc thiết bị được tính bằng số giờ máy của từng máy cần để sản xuất từng sản phẩm và tổng số giờ máy cần trong tháng.
+ Nhu cầu nguyên vật liệu từng loại cần cho sản xuất. - Căn cứ xác định nhu cầu:
+ Kế hoạch sản xuất tính bằng hiện vật của phân xưởng .
+ Định mức sử dụng lao động, định mức sử dụng máy móc thiết bị, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.
- Phương pháp tính toán: Lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tương ứng của sản phẩm đó ví dụ
Số giờ công cần của sản phẩm i = Số sản phẩm i * Định mức lao động của sản phẩm i Tổng số giờ công = ∑Giờ công cần của sản phẩm i
Với máy móc và nguyên vật liệu cách tính cũng tương tự.
Bước 2: Xác định khả năng bảo đảm nguồn lực
- Tương ứng với mỗi loại nhu cầu cần xác định khả năng cung cấp nhu cầu đó thể hiện bằng số giờ công có thể huy động, số giờ máy có hể huy động, lượng vật liệu có thể huy động.
- Căn cứ xác định khả năng:
+ Về lao động: Dựa vào số lao động trong tháng của phân xưởng, số ngày làm việc trong tháng, số giờ làm việc một ngày.
+ Về máy móc : Dựa vào số máy của phân xưởng, số ngày làm việc trong tháng, số giờ làm việc một ngày, hiệu suất sử dụng máy, số giờ ngừng máy để sửa chữa theo kế hoạch .
+ Về nguyên vậl liệu căn cứ vào kế hoạch mua cung ứng vật liệu của phòng vật tư . Hoạt động này nhìn chung là đã được thực hiện khá tốt.
Bước 3: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng
Từ các tính toán trên sẽ so sánh giữa nhu cầu nguồn lực và khả năng đảm bảo nguồn lực của phân xưởng, có các trường hợp xảy ra là:
+ Nhu cầu > Khả năng: lúc này có sự thiếu hụt nguồn lực cho sản xuất. + Nhu cầu < Khả năng: lúc này có sự dư thừa năng lực sản xuất.
+ Nhu cầu = Khả năng: trường hợp này là tốt, có sự cân bằng giẵ nhu cầu và khả năng .
Bước 4: Đề xuất biện pháp giải qyết
Khi nhu cầu và khả năng không cân đối nhau thì phải có những biện pháp xử lí như thuên chuyển lao động từ phân xưởng thừa sang phân xưởng thiếu, chuyển các công đoạn gia công trên máy từ phân xưởng thiếu máy sang phân xưởng thừa giờ máy, thuê gia công bên ngoài, huy động công nhân làm thêm giờ, trong tường hợp những giải pháp đó vẫn không giải quyết được việc mất cân đối thì phải điều chỉnh kế hoạch, giảm bớt hcir tiêu kế hoạch cho phù hợp với năng lực sản xuất của phân xưởng.
Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kế hoạch điều độ với các phòng ban trong Nhà máy như Phòng Lao động, Vật tư, Công nghệ . Các thông tin về lao động, vật tư, máy móc cũng như kế hoạch sản xuất cần có sự lưu thông nhanh chóng giữa các phòng ban .Cần có sự chia sẻ trách nhiệm giữa các phòng ban có nghĩa là Phòng Kế hoạch điều độ sẽ xây dựng dự thảo kế hoạch sản xuất tháng của phân xưởng sau đó chuyển dự thảo này cho các phòng khác tính toán các chỉ tiêu như cầu nguồn lực như Phòng Lao động sẽ đảm nhiệm việc tính toán nhu cầu và khả năng cung ứng lao động, Phòng Vật tư sẽ thực hiện việc tính toán nhu cầu và khả năng cung cấp nguyên vật liệu, phòng Công nghệ sẽ thực hiện tính toán nhu cầu và khả năng về máy móc . Sau đó sẽ chuyển kết quả tính toán về Phòng Kế hoạch điều độ, từ đây Phòng Kế hoạch điều độ sẽ tổng hợp lại và xây dựng kế hoạch sản xuất chính thức của phân xưởng. Hiện ở Nhà máy thì việc tính toán các nhu cầu và khả năng là do phân xưởng thực hiện thông qua biểu cân đối kế hoạch sản xuất tuy nhiên các phân xưởng thường chỉ báo cáo là có khả năng hay không đủ khả năng đáp ứng được kế hoạch .
Các nhu cầu và khả năng phải được tính toán chính xác và phải chỉ rõ số giờ công thừa hoặc thiếu là bao nhiêu tương ứng là bao nhiêu lao động, số giờ máy thừa hoặc thiếu là bao nhiêu giờ máy, …Các biểu cân đối kế hoạch sản xuất hiện tại của Nhà máy chưa làm được điều này.
Giải pháp này trước hết tạo ra một sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp Nhà máy có sự cân đối trong sản xuất. Ngoài ra còn giúp cho việc thực hiện kế hoạch đạt kết quả cao có thể loại bỏ được những nguyên nhân không chính xác của việc không hoàn thành kế hoạch vì do khối lượng công việc của Phòng Kế hoạch điều độ nhiều nên việc tính toán nhu cầu và năng lực sản xuất do các phân xưởng tiến hành các biểu cân đối kế hoạch sản xuất của phân xưởng lập mang tính một chiều, Phòng Kế hoạch điều độ chưa kiểm
soát được vì không được vì không thường xuyên cập nhật thông tin về định mức lao động, định mức tiêu dung nguyên vật liệu, ...Nhiều trường hợp phân xưởng ghi là không đủ thời gian hoàn thành kế hoạch để làm thêm giờ . Việc chuyển nhiệm vụ tính toán nhu cầu và khẳ năng sản xuất từ phân xưởng sang các phòng ban sẽ giải quyết được tình trạng đó mặt khác giải pháp này cũng giúp cho các phòng ban như lao động, vật tư chủ động hơn trong công việc của mình .