Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất tại Nhà máy số
2.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất và sự phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình xây dựng kế
sản xuất và sự phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất
Thông tin là yếu tố quan trọng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác xây dựng kế hoạch sản xuất nói riêng . Các thông tin nhanh chóng , cập nhật, chính xác, đầy đủ sẽ giúp cho việc lập kế hoạch được thuận lợi, có hiệu quả cao . Do đó việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho công tác kế hoạch hóa sản xuất và lập kế hoạch sản xuất là điều quan trọng . Trong đó cần xác định các yếu tố chủ đạo là nguồn cung cấp thông tin, nội dung của thông tin, mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống. Hệ thống thông tin phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy thể hiện qua sơ đồ 1.4
Sơ đồ 2.1: Hệ thống thông tin trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2
Thông tin đi tới:
Thông tin phản hồi:
Sơ đồ trên phản ánh mối liên hệ thông tin giữa các phòng ban trong quá trình lập kế hoạch, các nguồn thông tin và nội dung các thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch của Nhà máy là:
+ Phòng Kinh doanh cung cấp các thông tin về thị trường, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch tiêu thụ của các chi nhánh bán hàng và của Nhà máy.
+ Phòng Vật tư cung cấp thông tin về tình hình nguyên vật liệu, định mức sử dụng vật liệu.
+ Phòng Công nghệ cung cấp thông tin về tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, định mức sử dụng máy móc thiết bị.
Phân xưởng P. Kinh doanh P. TC – LĐ - TL P. Vật tư Bộ phận kho P. Kế hoạch điều độ ( Bộ phận lập kế hoạch ) P. Công nghệ
+ Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương cung cấp thông tin về tình hình lao động của Nhà máy, số lao động của phân xưởng, thời gian lao động, ..
+ Bộ phận kho thành phẩm cung cấp thông tin về tình hình tồn kho sản phẩm hàng thàng, năm .
+ Các phân xưởng báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản lượng tháng của phân xưởng.
Sơ đồ hệ thống thông tin trong xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy là khá hoàn thiện, có sự tương tác hai chiều giữa các phòng ban trong xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất.
Để hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban của Nhà máy . Nhiệm vụ xây dựng kế hoạch là của Phòng Kế hoạch điều độ nhưng để thực hiện được công việc của mình Phòng Kế hoạch điều độ cần có sự phối hợp của các phòng ban khác để hoạt động thu thập dữ liệu thuận lợi làm cơ sở xây dựng kế hoạch . Trách nhiệm của các phòng ban đã được quy định tuy nhiên trên thực tế không phải lúc nào giữa Phòng Kế hoạch điều độ và các phòng khác cũng có sự phối hợp nhịp nhàng . Nhiều trường hợp tình hình số lượng lao động của phân xưởng không được cung cấp kịp thời . Trên thực tế chỉ khi nào Phòng Kế hoạch yêu cầu thì các phòng ban mới cung cấp các dữ liệu . Thái độ làm việc của các phòng ban trong nhiều trường hợp không cao biểu hiện là việc chỉ trú trọng làm tốt phần việc của mình mà thiếu sự hợp tác với bộ phận khác trong thực hiện nhiệm vụ . Những hạn chế này đã làm giảm hiệu quả của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy .