Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức
2.2.2Cơ cấu tổ chức của trung tâm
Sơ đồ 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
( Nguồn : Trung tâm OSC Hải Phòng) *Chức năng của từng bộ phận :
- Giám đốc : chịu trách nhiệm chung cho hoạt động của toàn trung tâm, thực hiện giám sát, đôn đốc trực tiếp các bộ phận khác làm việc. Đưa ra các chiến lược
Giám đốc Phó giám đốc Hướng dẫn viên Phòng kế toán Phòng thị trường
- Phó giám đốc : giúp việc cho giám đốc quản lý trực tiếp các bộ phận cho trung tâm, thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh cho giám đốc.
- Bộ phận thị trường :
+ Tổ chức và thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường và sản phẩm du lịch trong nước và quốc tế. Bên cạnh đó còn tham mưu cho giám đốc các chiến lược thị trường và sản phẩm, định hướng để phát triển và mở rộng thị trường của trung tâm .
+ Tiến hành hoạt động tuyên truyền quảng cáo thu hút các nguồn khách đến công ty. Tiến hành ký hợp đồng với các công ty lữ hành trong và ngoài nước. Duy trì các mối quan hệ của trung tâm với khách hàng và các nhà cung cấp, để đảm bảo hoạt động thông tin giữa trung tâm với khách hàng. Thông báo với các bộ phận có liên quan về nội dung của hợp đồng, xây dựng chiến lược marketing để khai thác và thu hút khách hàng.
- Bộ phận kế toán :
+ Tổ chức thực hiện các công việc về tài chính kế toán, theo dõi ghi chép chi tiêu của trung tâm.Dự trữ dự trù và ứng trước một khoản tiền cho hướng dẫn viên khi thực hiện một chương trình du lịch. Kiểm tra các khoản phải thanh toán với các bên cung ứng sản phẩm dịch vụ, thực hiện thanh quyết toán với hướng dẫn viên sau một chương trình tour.
+ Theo dõi các khoản thu chi trong tháng và lập báo cáo tổng kết theo tháng, quý, năm. Kịp thời phản ánh những thay đổi về tài chính của trung tâm giám đốc để kịp thời các biện pháp xử lý.
- Đội ngũ hướng dẫn viên : có trách nhiệm chính trong hoạt động hướng dẫn du lịch của trung tâm, thực hiện các chương trình đã được ký kết. báo cáo kết quả cho trung tâm khi kết thúc chương trình, thực hiện thanh quyết toán với bộ phận kế toán sau mỗi chương trình.
- Ngoài ra trung tâm còn có đội ngũ cộng tác viên đông đảo giúp đỡ cho trung tâm vào thời gian đông khách,đội ngũ cộng tác viên thường làm việc theo
mùa vụ hoặc quảng cáo chương trình cho trung tâm tại địa phương. Đây cũng l\à một đội ngũ đắc lực ngoài việc giúp đỡ hương dẫn viên trong những lần dẫn khách ma còn viết bài cho trung tâm.