SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.3 Giải pháp về công tác thông tin
Hiện nay khi khoa học ngày càng phát triển, công nghệ thông tin truyền thông phát triển như vũ bão, nhân viên văn phòng cần phải am hiểu về khoa học kỹ thuật để có thể ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công việc của mình.
Thông tin có vai trò to lớn trong quá trình hình thành và phát triển của bất cứ một cơ quan, tổ chức nào, đó là một nguồn lực quý báu quyết định đến dự thành công hay thất bại của tổ chức đó.
- Thông tin được coi là hệ thống huyết mạch cảu tổ chức, nếu thông tin khong được cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo sẽ không có cơ sở để ra các quyết định. Do đó bộ phận văn phòng phải đảm bảo thông tin đến với Giám đốc là nhanh và chính xác nhất.
- Để Xí nghiệp hoạt động hiệu quả thì không thể tách rời hoạt động của các phòng ban, đơn vị. Xí nghiệp cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ đảm bảo hoạt động của Xí nghiệp được liên hoàn và hiệu quả.
- Ban Nhân chính - Kế hoạch cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó tập hợp thành hệ thống theo từng lĩnh vực tránh chồng chéo, trùng lặp đảm bảo độ chính xác của thông tin.
- Cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin bằng cách triển khai mạng nội bộ để việc chuyển tải thông tin giữa lãnh đạo với các phòng ban, và giữa các phòng ban chuyên môn với nhau.
3.4 Công tác phục vụ
- Tổ bảo vệ ngoài nhiệm vụ giữ vững an ninh trật tự cho toàn cơ quan còn có trách nhiệm tiếp khách trong khoảng thời gian khách chờ đợi khi đến cơ quan liên hệ công tác. Do đó cần trang bị thêm bàn tiếp khách, tivi, bình lọc nước để tổ bảo vệ có thể tiếp khách trong thời gian chờ liên hệ lên phòng ban, đơn vị liên quan. Ban lãnh đạo cũng nên đưa ra chuẩn mực trong giao tiếp đối với nhân viên bảo vệ bởi khi khách đến cơ quan, nơi đầu tiên họ phải đi qua đó là phòng bảo vệ, nếu nhân viên bảo vệ có thái độ vui vẻ, nhiệt tình chỉ dẫn sẽ tạo được thiện cảm ban đầu đối với khách đến liên hệ công tác. Việc này sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy mình được ban lãnh đạo quan tâm khi đó họ sẽ nhiệt tình, hăng say với công việc. Để nâng cao hiệu quả của công tác bảo vệ, ngoài việc tăng thêm số lượng nhân viên bảo vệ (đề cập trong phần giải pháp về nhân sự), ngoài ra Xí nghiệp cần lắp thêm hệ thống camera ở khu vực văn phòng, nhà xe, phân xưởng sản xuất để công tác bảo vệ được thuận tiện hơn.
- Đối với nhân viên tạp vụ, Ban Nhân chính – Kế hoạch cần quan tâm, có những chính sách về lương bổng, đãi ngộ hợp lý để họ hăng say nhiệt tình với công
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 79 việc, ngoài ra cũng cần phải tuyên truyền cho họ thấy rõ vai trò của mình trong sự phát triển của Xí nghiệp, trong việc tiết kiệm các vật tư, dụng cụ được giao làm giảm chi phí cho công tác văn phòng.
3.5 Công tác tham mƣu
Như phần thực trạng đã nêu ở trên, công tác tham mưu của Ban Nhân chính – Kế hoạch tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 còn khá yếu, mới chỉ dừng ở việc lập các chương trình công tác cho phòng ban đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, chiến lược chung của Xí nghiệp chưa làm tốt công tác tham mưu tổng hợp. Các ý kiến tham mưu của phòng ban có tính chuyên môn sâu nhưng nếu mỗi một phòng ban có ý kiến riêng và không được bộ phận văn phòng tập hợp thành hệ thống trước khi trình lên lãnh đạo sẽ gây khó khăn trong việc hình thành các quyết định của Giám đốc. Để làm tốt công tác này nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch cần nâng cao khả năng phân tích, dự báo để có thể tổng hợp các ý kiến của phòng ban chuyên môn thành hệ thống rồi trình lên lãnh đạo hoặc từ việc tổng hợp các ý kiến đó đưa ra những phương án giúp lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành.
3.6 Công tác văn thƣ lƣu trữ
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ ở Ban Nhân chính – Kế hoạch vẫn được thực hiện một cách thủ công, chưa khoa học từ việc quản lý văn bản đến, đi đến tìm kiếm các tài liệu, hồ sơ. Công tác bồi dưỡng cho nhân viên văn thư lưu trữ nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, và việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng cần được quan tâm hơn nữa.
- Để công tác văn thư lưu trữ được hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng hàng năm để cập nhật những thay đổi mới nhất của công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc của mình. Nhân viên văn thư khi được cử đi học cần phải tìm tòi, học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm khi đó việc tham gia các khoá học bồi dưỡng nghiệp vụ mới phát huy hết hiệu quả.
- Công tác văn thư ở Ban Nhân chính – Kế hoạch còn tồn tại yếu điểm, về thể thức văn bản nhìn chung đúng theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số văn bản khi
ban hành chưa chú ý đến thể thức, còn sai sót. Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên soạn thảo sẵn các mẫu văn bản có tính chuẩn mực theo quy định lưu trong máy tính khi cần sẽ lấy ra điền thêm các thông tin cần thiết, sau khi hoàn thành cần kiểm tra lại toàn bộ văn bản cả về nội dung và hình thức hạn chế đến mức tối đa những sai sót.
- Các văn bản đến, đi được thực hiện một cách thủ công tốn nhiều thời gian, nhất là là khi muốn tra cứu thông tin cần thiết nếu nhân viên văn thư vắng mặt sẽ rất khó bởi các tài liệu được sắp xếp chưa khoa học. Để hạn chế tình trạng này nhân viên văn thư nên áp dụng cách sắp xếp và tìm kiếm tài liệu như trong thư viện tức là mỗi loại tài liệu được gán một mã số dán ở gáy sách rồi đưa vào hệ thống máy tính để quản lý. Sau đó thành lập danh mục tài liệu, khi có nhu cầu tra cứu chỉ cần tìm ở danh mục tài liệu rồi truy xuất trên máy tính tìm ra vị trí của tài liệu cần nghiên cứu, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên văn thư.