SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
MẤU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
Sổ ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại trích yếu nội dung
văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị người nhận bản lưu Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 … … … …
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 63
Gửi văn bản đi: tại Xí nghiệp, văn bản đi thường được nhân viên văn thư tuân thủ
nguyên tắc gửi văn bản đi ngay trong ngày vào sổ đăng ký và văn bản chỉ mức độ khẩn cấp phải được chuyển đi trước. Văn bản đi của Xí nghiệp chuyển qua 2 hình thức:
+ Chuyển văn bản qua đường bưu điện
Khi gửi văn bản qua đường bưu điện, nhân viên văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện ký xác nhận và đóng dấu bưu điện vào cột 5 của sổ chuyển giao.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua đƣờng bƣu điện
Ngày, tháng gửi văn bản Số, ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận Ký nhận, đóng dấu 1 2 3 4 5
(Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch) + Chuyển trực tiếp trong nội bộ Xí nghiệp
Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ Xí nghiệp, khi phát hành cùng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ, khi chuyển văn bản nhân viên văn thư yêu cầu người nhận văn bản ký vào sổ chuyển giao văn bản đó.
Sổ chuyển giao văn bản nội bộ bao gồm:
Mẫu sổ chuyển giao văn bản nội bộ
Ngày,tháng gửi văn bản Số, ký hiệu hoặc số lượng Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5
* Nguyên tắc ghi sổ đăng ký của Xí nghiệp:
- Số và ký hiệu văn bản ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt những từ không thông dụng, không dập xoá.
- Viết bằng bút mực, không viết bằng bút chì hoặc bút dễ phai. - Văn thư ký nhận, kê mẫu vào sổ.
* Soạn thảo văn bản đã đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với từng loại văn bản, không dùng ngôn ngữ địa phương, thể loại văn nói.
- Văn bản được xây dựng đảm bảo tiết kiệm câu chữ nhưng bao hàm đầy đủ lượng thông tin, sử dụng ngôn từ chặt chẽ, không lặp từ, lặp ý.
* Quản lý con dấu
- Việc quản lý con dấu do nhân viên văn thư đảm nhiệm và chỉ nhân viên văn thư được phép đóng dấu. Khi nhân viên văn thư vắng mặt thì con dấu được bàn giao cho trưởng phòng tạm thời quản lý.
- Con dấu được cất ở trong hộp để trong tủ có khoá. Nhân viên văn thư không mang con dấu đi tuỳ tiện, không mang về nhà, không nhờ cất giữ hộ.
- Nhân viên văn thư luôn giữ con dấu không bị biến dạng, thường xuyên lau chùi đảm bảo con dấu luôn sạch sẽ.
- Nhân viên văn thư không đóng dấu khống vào văn bản ( tức là văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyển và văn bản không có nội dung )
- Khi đóng dấu nhân viên văn thư đã đóng rõ nét, trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
3.5.2 Công tác lưu trữ
- Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của Xí nghiệp để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 65 - Hàng năm hướng dẫn cho các đơn vị cá nhân trong Xí nghiệp về công tác lập hồ sơ hoặc lựa chọn tài liệu giao nộp cho nhân viên văn thư để tiến hành lưu trữ.
- Nhân viên văn thư tiến hành thu thập tài liệu cũ ở các đơn vị, cá nhân trong Xí nghiệp, bên cạnh đó còn sưu tầm các tài liệu khác để bổ sung cho công tác lưu trữ ở Xí nghiệp.
- Đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: khi cá nhân, bộ phận hay đơn vị có nhu cầu được nghiên cứu tài liệu lưu trữ trong kho, nhân viên văn thư tra tìm tài liệu được yêu cầu cung cấp cho người đọc. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình trạng hư hỏng nặng thì nhân viên văn thư không cung cấp bản gốc cho người sử dụng mà chỉ cung cấp bản sao.
Tuy có những kết quả đáng khích lệ trên nhưng công tác văn thư lưu trữ vẫn tồn tại những mặt hạn chế sau:
- Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.
- Việc quản lý công văn đến, đi được thực hiện bằng phương pháp thủ công gây ra lãng phí, văn bản chưa được xử lý theo đúng quy trình, thường được làm tắt.
- Văn bản chưa được sắp xếp một cách khoa học khiến cho việc tìm kiếm tài liệu mất nhiều thời gian.
- Với các hợp đồng bằng tiếng nước ngoài nhân viên văn thư vẫn còn khá lúng túng khi giải quyết.
- Vẫn còn hiện tượng hồ sơ tài liệu bị ẩm mốc, mối mọt.
Nguyên nhân của những hạn chế trên:
- Công tác lưu trữ vẫn chưa thực sự được quan tâm, đầu tư đúng mức. Nhân viên văn thư chưa được đào tạo bài bản để sẵn sàng ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ nhằm tăng hiệu quả của công tác văn phòng.
- Sổ quản lý công văn đến, đi vẫn được ghi chép một cách thủ công, nên khi muốn tìm lại tài liệu, công văn mất thời gian.
- Trình độ ngoại ngữ của nhân viên văn thư chưa đáp ứng được yêu cầu công việc nên nhiều lúc vẫn phải thuê ngoài để dịch các hợp đồng kinh tế.
- Kho lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn.
Nhìn chung, cơ sở có đầy đủ các loại sổ sách và thực hiện đúng quy định về công tác văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến ở các sở chưa được thực hiện , việc vào sổ tiếp nhận và chuyển giao giải quyết công văn đi, đến văn thư làm chủ yếu bằng hình thức thủ công. Về thể thức văn bản nhìn chung đúng theo quy định, tuy nhiên vẫn còn một số văn bản khi ban hành chưa chú ý đến thể thức, còn sai sót.
* Huỷ tài liệu: trước khi huỷ tài liệu nhân viên văn thư đánh giá lại tài liệu, văn bản, việc huỷ tài liệu do Phó phòng làm đơn xin huỷ.
- Căn cứ vào tình hình thực tế, tài liệu hết giá trị của Xí nghiệp được tổ chức tiêu hủy hàng năm hoặc 2-3 năm/lần.
- Việc tiêu hủy tài liệu đảm bảo đúng thủ tục, đúng quy trình, được thẩm định bởi hội đồng xác định giá trị tài liệu và thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm kiểm tra, xem xét và tư vấn cho thủ trưởng đơn vị quyết định danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, đồng thời giám sát và tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được bảo quản tại đơn vị.