SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
3.2 Nâng cao trình độ cán bộ nhân viên trong Ban Nhân chính Kế hoạch
Xem qua bảng cơ cấu nhân sự ta thấy tuổi đời trung bình của nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch khá cao, họ có nhiều năm kinh nghiệm nhưng không phải vì lý do này mà họ có thể đáp ứng một cách nhanh nhạy những thay đổi, yêu cầu trong công việc. Khi trình độ khoa học phát triển một cách nhanh chóng như hiện nay nếu họ không được đào tạo lại sẽ không đủ kiến thức để vận hành những máy móc thiết bị hiện đại.
Việc thu thập, xử lý thông tin là bước hết sức quan trọng nếu như nhân viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch không có trình độ chuyên môn, kỹ năng soạn thảo văn bản, đặc biệt là khả năng phân tích tình huống, khả năng dự báo, giải quyết vấn đề thực tế sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công tác văn phòng. Bởi vậy để đáp ứng được yêu cầu trên cần chú ý những vấn đề sau:
- Nâng cao trình độ kỹ năng soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, lưu trữ:
+ Đây là bộ phận phải tiếp xúc với lượng thông tin nhiều nhất trong Xí nghiệp, là đầu mối thu thập và trung chuyển mọi thông tin chủ yếu dưới dạng văn bản. Các thông tin từ phía khách hàng, các tổ chức chính quyền, cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới.... đều qua bộ phận văn thư tập hợp và phân phối thông tin đến các phòng ban liên quan. Qua đây ta có thể thấy tầm quan trọng của bộ phận văn thư trong việc đảm bảo luồng thông tin được gửi đi nhanh chóng, đúng địa chỉ.
+ Trên thực tế nhân viên văn thư lưu trữ có khả năng soạn thảo văn bản, nhưng văn bản đó có đảm bảo tính khoa học, chính xác, đủ về nội dung, đẹp về hình thức hay không lại đòi hỏi nhân viên văn thư nắm được yêu cầu, nguyên tắc của quy trình soạn thảo văn bản. Nhân viên văn thư phải luôn cập nhật thông tin mới, đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung, tư tưởng nhằm đảm bảo công tác văn thư lưu trữ đáp ứng được nhiệm vụ được giao. Để làm được việc này Xí nghiệp nên tạo điều kiện cho nhân viên văn thư học các lớp đào tạo ngắn hạn hàng năm để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn.
- Nâng cao khả năng sử dụng các máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến:
+ Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng. Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại. Văn phòng phải luôn có ý thức đi trước một bước so với các phòng ban khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không quá khó, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại, với phong cách làm việc mới lại là vấn đề cần bàn. Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và việc trang bị tri thức cần được tiến
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 77 hành trước một bước. Bên cạnh đó nên “trẻ hoá” nhân viên khối văn phòng để việc ứng dụng thiết bị văn phòng hiện đại không gặp phải khó khăn.
+ Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về căn bản. Văn phòng hiện đại là văn phòng gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiên tiến của công nghệ thông tin. Hiện nay, nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ (LAN) và nối mạng diện rộng bên ngoài (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin hầu hết được xử lý và truyền trên mạng với hệ thống máy tính. Do đó không cần sao chép, nhân, in công văn và chuyển giao văn bản theo kiểu thủ công như trước nữa. Để đồng bộ hệ thống trang thiết bị phục vụ cho một văn phòng hiện đại như vậy cần thời gian, do đó ngay từ bây giờ Ban Nhân chính – Kế hoạch nên đưa ra bản kế hoạch chi tiết việc mua sắm các trang thiết bị này trình lên lãnh đạo xem xét.
- Nâng cao ý thức của CBCNV trong việc thực hiện chính sách tiết kiệm
+ Bộ phận văn phòng phải luôn đôn đốc, nhắc nhở CBCNV thực hiện triệt để việc sử dụng tiết kiệm điện, nước trong văn phòng làm việc, sinh hoạt và sản xuất. Đối với các phòng ban phải đặc biệt chú ý khi không có người trong văn phòng làm việc phải ngắt các thiết bị điện: quạt, máy vi tính, điều hoà, đèn….tránh gây lãng phí.
+ Muốn nhân viên thực hiện nghiêm chỉnh việc tiết kiệm thì trước hết đội ngũ cán bộ, lãnh đạo phải là đầu tầu gương mẫu có như vậy mới nâng cao ý thức của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp.