3. Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Ban Nhân chính Kế hoạch 1 Xây dựng chƣơng trình công tác
3.2 Công tác thông tin
- Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào nhu cầu về thông tin là rất lớn, tuỳ theo từng công việc, mục đích sử dụng lượng thông tin sẽ được sử dụng sẽ nhiều hay ít. Do đó bộ phận văn phòng phải liên tục cập nhật thông tin để thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo cơ quan, giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình và xử lý kịp thời có hiệu quả các công việc nảy sinh trong hoạt động điều hành, quản lý của mình.
- Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động quản trị của lãnh đạo cơ quan đạt được hiệu quả cao nhất.
- Công tác thu thập thông tin tại Ban Nhân chính – Kế hoạch vẫn còn rất hạn chế, thủ công. Chủ yếu vẫn là thu thập qua các văn bản, hay trực tiếp đến tận nơi để tìm kiếm thông tin nên số lượng thông tin thu thập được còn ít, nhân viên văn thư cũng khá thụ động với cách thu thập này. Một những trong hình thức thu thập thông tin hiện đại ngày nay là qua mạng Internet, bằng phương pháp này nhân viên văn thư có thể chủ động thu thập được nhiều thông tin nhanh và tiết kiệm được thời gian, công sức do không phải đi lại mà nhiều hình thức khác không đáp ứng được. Song cũng cần chú ý một điều khi thu thập thông tin bằng cách này nhân viên văn thư phải biết cách sàng lọc nguồn tin mà mình thu thập được, tránh tình trạng “nhiễu thông tin” làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Tại Ban Nhân chính – Kế hoạch thông tin được thu thập gồm 2 loại:
+ Thông tin có hệ thống: là những thông tin đưa đến cho đối tượng nhận theo
định kỳ, theo thời gian định trước với những thông số chung. Loại thông tin này thường là các báo cáo số lượng hàng tháng, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của quý năm, báo cáo về tình hình lao động… Loại thông tin này được chuyển trong nội bộ Xí nghiệp thông qua hoạt động của bộ phận văn thư tức là thông tin được chuyển tới bộ phận văn thư từ đây cán bộ văn thư sẽ trực tiếp chuyển đến các phòng ban và phân xưởng trực thuộc.
+ Thông tin không có hệ thống: là những thông tin đưa đến cho đối tượng
không theo định kỳ, thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật và nằm ngoài dự kiến của người nhận tin, loại thông tin này chủ yếu dưới hình thức văn bản. Đây chính là hình thức chủ yếu nhất để truyền tin vì nó làm chi tiết và cụ thể được các mệnh lệnh của cấp trên, chủ yếu là các loại thông tin như: quyết định điều động, kế hoạch kinh doanh từng tháng, quý, lịch công tác… sau đó các thông tin này được chuyển xuống từng phân xưởng thành viên, từng phòng ban qua bộ phận văn thư của Xí nghiệp.
- Việc thu nhận và xử lý thông tin cũng luôn được chú trọng bởi đây là bước quyết định tới việc sử dụng thông tin trong Xí nghiệp. Các loại thông tin đưa tới đều
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 49 được phân loại, xem xét tính hợp pháp, hợp lý của thông tin mà người thực hiện ở đây chính là nhân viên văn thư.
- Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 hiện nay, việc trao đổi thông tin giữa Giám đốc và nhân viên còn rất hạn chế, chủ yếu bằng hình thức văn bản. Do Xí nghiệp chưa sử dụng mạng nội bộ nên gặp khó khăn trong việc chia sẻ thông tin. Khi có được các thông tin quan trọng ngoài việc sử dụng hệ thống văn bản, điện thoại thì Giám đốc phải trực tiếp xuống các phòng ban để theo dõi, xem xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
- Khi tiếp nhận các nguồn thông tin từ bên ngoài vào (dưới dạng văn bản), những thông tin này sẽ được chuyển đến bộ phận văn thư, tại đây nhân viên văn thư sẽ tiến hành việc xử lý để xác định đâu là những thông tin chính, thông tin quan trọng, đâu là thông tin hỗ trợ, thông tin không cần thiết để tiến hành loại bỏ. Đối với những thông tin được đóng dấu “ KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” hay “MẬT” nhân viên văn thư phải chuyển ngay cho Giám đốc để kịp thời xử lý, giải quyết.
Thời gian qua công tác thông tin đã đạt được kết quả sau:
- Việc thu nhận và xử lý thông tin tuy được thực hiện một cách thủ công nhưng vẫn luôn được ban lãnh đạo và nhân viên trong Ban Nhân chính - Kế hoạch quan tâm, và thực hiện đầy đủ đảm bảo những yêu cầu về tính chính xác, tính hệ thống, tính đầy đủ, tính kịp thời.
- Nhân viên trong Ban nhân chính – Kế hoạch luôn quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin nội bộ, đặc biệt là từ cấp dưới lên các phân xưởng trực thuộc, tổ chức công tác thông tin khá nhanh nhạy, có hiệu quả, thực hiện tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định của Xí nghiệp bao hàm đầy đủ các nội dung, trình bày rõ ràng.
- Đảm bảo việc truyền tải thông tin từ lãnh đạo tới người lao động, giữa Xí nghiệp với các phân xưởng trực thuộc, giữa Xí nghiệp với các cơ quan liên quan được thông suốt. Từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo theo các quy định của Nhà nước, của Xí nghiệp. Trên thực tế tất cả những công việc đó chỉ thực hiện bằng những hình thức thủ công.
Ngoài những kết quả trên công tác thông tin vẫn còn tồn tại những hạn chế cần được khắc phục như:
- Một số phòng ban, đơn vị chưa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông tin theo quy định của Nhà nước và Xí nghiệp, thông tin gửi lên còn chậm.
- Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú trọng thực hiện, có những văn bản đã được ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai còn chậm.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin, nối mạng nội bộ, mạng Internet chưa được triển khai đã có những ảnh hưởng nhất định đến việc thu thập thông tin phục vụ cho các hoạt động của công tác văn phòng.