3. Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Ban Nhân chính Kế hoạch 1 Xây dựng chƣơng trình công tác
3.3 Công tác tổ chức hội nghị
Hiện nay Xí nghiệp sửa chữa tàu 81chưa có các quy định chính thức về việc tổ chức hội nghị, nhưng trên thực tế việc tổ chức hội nghị thường được tiến hành theo các bước như sau:
* Chuẩn bị cho cuộc họp
- Ban Nhân chính – Kế hoạch xác định mục đích, yêu cầu của cuộc họp để chuẩn để chuẩn bị các bản báo cáo, tham luận, tài liệu có nội dung và thông tin đầy đủ, chính xác, Ban luôn dựa trên danh sách khách mời cũng như thành phần tham dự để chuẩn bị đủ tài liệu liên quan.
- Ban Nhân chính – Kế hoạch tiến hành phân công đón tiếp khách, người chủ trì cuộc họp, thư ký ghi chép lại nội dung cuộc họp.
- Sau đó xác định thời gian của cuộc họp, thời gian bắt đầu, thời gian tiến hành các nội dung cần triển khai trong cuộc họp, thời gian nghỉ giải lao cũng như thời gian kết thúc.
- Tuỳ theo nội dung của cuộc họp Ban Nhân chính – Kế hoạch sẽ bố trí, sắp xếp phòng họp cho thích hợp, đảm bảo có đầy đủ các phương tiện cần thiết như: micro, máy chiếu, hệ thống âm thanh, ánh sáng. Cờ , hoa, băng rôn, khẩu hiệu cũng được trang trí cho phù hợp.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 51 - Việc lập và gửi giấy mời tới những cá nhân, đơn vị có liên quan đến cuộc họp được nhân viên văn thư, lưu trữ trong Ban Nhân chính – Kế hoạch đảm nhận.
- Với các hội nghị diễn ra cả ngày Ban Nhân chính - Kế hoạch tổ chức việc đưa đón, tham quan, bố trí nơi ăn, nghỉ, phương tiện đi lại phù hợp lý cho đại biểu.
* Cuộc họp tại Xí nghiệp được tiến hành như sau:
- Đón tiếp đại biểu
- Phát thẻ hoặc phù hiệu và các tài liệu liên quan đến cuộc họp, hội nghị.
- Ban Nhân chính – Kế hoạch đảm bảo thời gian diễn ra cuộc họp, thời gian giải lao được tiến hành theo đúng kế hoạch.
- Căn cứ vào tính chất cuộc họp người được phân công ghi chép nội dung cuộc họp để xác định hình thức ghi biên bản cho phù hợp.
* Sau cuộc họp Ban Nhân chính – Kế hoạch đã làm công việc sau:
- Sắp xếp lại hồ sơ cuộc họp:
+ Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị + Giấy mời
+ Danh sách đại biểu tham dự hội nghị + Chương trình hội nghị
+ Lời khai mạc
+ Các bài phát biểu của lãnh đạo, báo cáo chính, bổ sung và tham luận + Biên bản hội nghị
+ Lời bế mạc
Tất cả hồ sơ chính thức về hội nghị cùng với các biên bản, tài liệu, hồ sơ, bản báo cáo sẽ được Ban Nhân chính – Kế hoạch chọn lọc vả tiến hành lưu những văn bản có giá trị.
* Triển khai kết quả hội nghị: kết quả hội nghị có thể được thể hiện dưới
dạng nghị quyết hoặc thông tin, từ đó Ban Nhân chính – Kế hoạch gửi đến các cá nhân hoặc đơn vị liên quan yêu cầu các cá nhân, đơn vị này lên kế hoạch và thực hiện.
* Tổ chức rút kinh nghiệm: Sau khi hội nghị kết thúc ngoài việc tập hợp các
tài liệu để lưu, tiến hành triển khai kết quả hội nghị Ban Nhân chính – Kế hoạch cũng tổ chức rút kinh nghiệm để kiểm điểm lại từng khâu, từng việc để tìm ra những thành công, những hạn chế, sai sót để rút kinh nghiệm cho các hội nghị sau.
Chế độ chi phí hội họp, hội nghị của Xí nghiệp được quy định như sau:
- Các cuộc họp giao ban sản xuất hàng tháng, các cuộc họp chuyên dề do Giám đốc triệu tập họp trong cả ngày được chi tiền ăn trưa cho mỗi đại biểu về dự họp là 30.000đ/người.
- Giao ban sản xuất hàng quý, họp Hội đồng quản trị, họp Ban Kiểm soát. họp BCH Đảng uỷ trong cả ngày, được chi tiền ăn cho mỗi đại biểu về dự họp là 40.000đ/người.
- Các hội nghị lớn như Đại hội Cổ đông, Đại hội Đảng bộ mức chi cho đại biểu đến dự là 50.000đ/người.
Công tác hội nghị đã đạt được những kết quả sau:
- Các bản báo cáo, tham luận, bài phát biểu của lãnh đạo được chuẩn bị đầy đủ. Các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho hội nghị được Ban Nhân chính – Kế hoạch cung cấp đủ cho các đại biểu tham dự.
- Công tác triển khai kết quả hội nghị đến các phòng ban liên quan được tiến hành ngay sau khi hội nghị kết thúc.
Công tác hội nghị cũng tồn tại những hạn chế như:
- Thành phần tham dự của một số cuộc họp chưa đầy đủ, khi tham gia hội nghị vẫn còn làm việc riêng nên không nắm bắt được nội dung cũng như chủ trương của các hội nghị.
- Những năm gần đây khi Công ty tiến hành cổ phẩn hoá, trong các cuộc họp với bạn hàng nước ngoài công tác tiếp đón vẫn còn khá lúng túng.
- Cơ sở phục vụ cho cuộc họp còn khá nghèo nàn.
Nguyên nhân hạn chế trên:
- Việc đón tiếp khách nước ngoài chưa được chu đáo nguyên nhân chính là do trình độ ngoại ngữ, khả năng giao tiếp của nhân viên còn hạn chế.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 53 - Ý thức của các đại biểu tham gia hội nghị chưa cao do chưa hiểu rõ tầm quan trọng của cuộc họp, hội nghị.
- Ban lãnh đạo chưa quan tâm đầu tư đúng mức cho việc sửa mới lại hội trường cũng như trang thiết bị phục vụ cho hội nghị.