5. Kết cấu của khóa luận
3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ
* Công tác văn thƣ
Để công tác văn thƣ đƣợc hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thƣ tham gia các khóa bồi dƣỡng về nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình độ tin học văn phòng. Điều này sẽ giúp cho nhân viên văn thƣ rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó cán bộ văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng đƣợc mối quan hệ tốt, tìm đƣợc tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Trƣởng phòng. Có đƣợc sự phối hợp nhƣ vậy thì công việc mới đạt đƣợc kết quả cao.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 88
Công ty đã ban hành thông báo hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ, vì vậy cần phải dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở các phòng ban, bộ phận để các cán bộ trong công ty nắm rõ và thực hiện. Ngoài ra trƣởng các bộ phận khi nhận văn bản trình ký phải xem xét kỹ lƣỡng không chỉ về nội dung mà còn về hình thức trình bày văn bản để hạn chế tới mức tối đa việc sai sót về hình thức của văn bản.
Trƣởng phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự nên trình ý kiến Giám đốc công ty xin đƣợc bố trí một phòng đọc riêng để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể đến mƣợn tài liệu, tìm kiếm và tra cứu thông tin một cách thuận lợi nhất.
* Công tác lƣu trữ
Tại công ty công tác lƣu trữ hồ sơ, tài liệu đƣợc thực hiện theo mô hình phân tán không tập trung, tức là các phòng ban, bộ phận tự lƣu hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Điều này đã gây không ít khó khăn cho nhân viên văn thƣ cũng nhƣ các phòng ban khác khi cần tra cứu để phục vụ cho công việc của mình, không đƣợc lƣu trữ tập trung nên các hồ sơ, tài liệu không đƣợc bảo quản theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát mối mọt, hƣ hỏng. Do đó công tác lƣu trữ không đảm bảo đƣợc yêu cầu về tính chính xác, kịp thời dẫn đến hiệu quả công việc là không cao. Để giải quyết khó khăn này công ty nên có một phòng lƣu trữ tập trung để đảm bảo cho việc bảo quản cũng nhƣ sử dụng tài liệu.
Công ty cần ban hành quy định mang tính chất bắt buộc đối với các phòng ban bộ phận trong việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lƣu trữ chung theo quy định của công ty. Nhân viên làm công tác lƣu trữ cần thực hiện nghiêm quy chế về việc bảo quản tài liệu trong kho lƣu trữ.
Tại phòng lƣu trữ chung các hồ sơ, tài liệu có thể phân chia thành các loại nhƣ: văn bản kỹ thuật, kế hoạch, văn bản kế toán, tài chính, các văn bản thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn bản quy phạm pháp luật…Mỗi loại phải có tủ riêng để lƣu trữ, và mỗi loại lại đƣợc chia ra thành các đơn vị nhỏ hơn và đƣợc đánh số, ký hiệu cụ thể. Sau đó phải lập danh mục hồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ, có thể theo dõi và xác định đƣợc vị trí hồ sơ trên mỗi tủ. Cán bộ lƣu trữ cũng cần phải sử dụng một quyển sổ riêng để ghi chép việc mƣợn hồ sơ, tài liệu tránh việc hồ sơ tài liệu bị thất thoát.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 89
Để đảm bảo tốt việc bảo quản lƣu trữ hồ sơ, tài liệu kho lƣu trữ cần phải tuân thủ những quy định sau:
- Đối với tủ đựng hồ sơ, tài liệu: do các giấy tờ văn bản rất dễ bị hƣ hỏng, mối mọt và mục nát do tác động của môi trƣờng cùng với tính chất lý hóa của tài liệu. Vì vậy cần phải sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, nhân viên kho lƣu trữ nên thƣờng xuyên dọn dẹp, hút bụi sử dụng các chất chống ẩm, chống mối mọt, đảm bảo nhiệt độ trong phòng luôn từ 180
C ÷ 200C.
- Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt là nơi không có ánh nắng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thƣờng xuyên dọn dẹp và lau chùi bẩn.
- Có thiết bị phòng cháy chữa cháy trong phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình huống xấu xảy ra.