5. Kết cấu của khóa luận
1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng
Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực, tài lực và hệ thống thông tin. Song hiệu quả hoạt động phải tùy thuộc vào phƣơng thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của văn phòng mỗi cơ quan, tổ chức. Phƣơng châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó là: “chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 26
Công thức:
H= K C
Trong đó:
H: là hiệu quả của công tác văn phòng K: là kết quả mà văn phòng đã đạt đƣợc C: là những chi phí mà văn phòng đã chi ra
Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhƣng những chi phí mà văn phòng bỏ ra để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không phải là nhỏ. Đó là những chi phí về điện nƣớc, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sữa chữa lớn nhỏ khu văn phòng…Nếu các khoản chi phí này đƣợc sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn cơ quan, tổ chức.
Để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch, chƣơng trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan, tổ chức.
Ngoài ra hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện ở khía cạnh định tính tức là thực hiện đúng quan diểm, chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc.
Kết luận chƣơng 1:
Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta thấy văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển. Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu đƣợc bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các yêu cầu của công việc là hết sức cần thiết.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 27
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành đƣợc thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty TNHH có 2 thành viên trở lên số 0202000855 ngày 30/07/2002, cấp lần hai thay giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh ngày 11/06/2003 đăng kí thay đổi lần 4 ngày 24/11/2005, đăng kí thay đổi lần thứ 5 ngày 18/12/2006 và đăng kí thay đổi lần thứ 6 ngày 31/03/2008, đăng kí thay đổi lần thứ 7 ngày 13/05/2009 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Thành Phố Hải Phòng cấp.
Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tƣ cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nƣớc và điều lệ của công ty.
Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí của ngành đóng tàu phải kể đến: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, lõi nhựa, cuộn dây hàn…cho các công ty có danh tiếng trong lĩnh vực đóng tàu nhƣ công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty cổ phần công nghiệp Việt Hoàng, công ty cổ phần Vật liệu hàn. Đồng thời công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc, thiết bị công nghiệp nhƣ: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ô tô…
Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH
Địa chỉ trụ sở chính: Số 31 tập thể Phân Đạm, phƣờng Trại Chuối, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng.
- Điện thoại: 031.3540160 - Fax: 031.3528037
- Email: hoangthanhtd@hn.vnn.vn
Địa chỉ nhà máy: khu Kiến Thiết, phƣờng Sở Dầu, quận Hồng Bàng, HP - Điện thoại: 031.3528240
- Fax: 031.3528037
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 28
Vốn pháp định: 4 tỷ Vốn điều lệ: 60 tỷ đồng
Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn HP. - Số tài khoản: 2100211044469
- Mã số thuế: 0200469085
- Ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc
Họ và tên: Vũ Thị Liên Giới tính: (Nữ)
Sinh ngày: 27/06/1963 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân số: 030873324
Ngày cấp: 27/09/2000 Nơi cấp: Công an Hải Phòng - Danh sách thành viên góp vốn: STT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thƣờng trú Giá trị vốn góp (1000đ) Phần vốn góp (%) Số giấy CMND Ghi chú 1 Vũ Thị Liên Số 31 tập thể Phân Đạm, Trại Chuối, Hồng Bàng, HP 15.000.000 25 030873324 2 Vũ Đình Nghiệp Số 19/212 Lê Lợi, Ngô Quyền, HP 15.000.000 25 031252835 3 Vũ Đình Đoàn Số 31 tập thể Phân Đạm, Trại Chuối, Hồng Bàng, HP 15.000.000 25 031277683 4 Vũ Đình Hoan Số 31 tập thể Phân Đạm, Trại Chuối, Hồng Bàng, HP 15.000.000 25 031277685
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng nhƣ quy mô sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp. Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng xƣởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể nắm bắt đƣợc tình hình sản xuất của các xƣởng, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 29
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt công ty chịu trách nhiệm pháp lý đối với nhà nƣớc, và hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Phó Giám đốc kỹ thuật
- Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết kế các sản phẩm, hƣớng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảm bảo chất lƣợng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc thiết bị. Quản lý Phòng kỹ thuật.
- Là phòng chuyên môn chuyên kiểm tra kĩ thuật của sản phẩm, máy móc, theo dõi giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lƣợng của sản phẩm.
- Quản lý, hoạch định chiến lƣợc trƣớc mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lƣợng của công ty.
Giám đốc P.Xuất nhập khẩu Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh doanh Phó GĐ tài chính
P.Kỹ thuật P.Marketing P.Tài chính
Xƣởng sản xuất cơ khí
Xƣởng sản
xuất nhựa Xƣởng sửa chữa MMTB P. Tổ chức HC - NS
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 30
- Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực do phòng quản lý theo quy định.
- Quản lý công chức, tài sản do Giám đốc công ty giao cho phòng. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
* Phó Giám đốc tài chính
- Theo dõi, kiểm tra về các hoạt động kinh tế - tài chính của tất cả các bộ phận trong công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, cùng Giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thanh toán và kiểm tra tình hình thanh toán với ngân hàng, Nhà nƣớc, khách hàng, cán bộ công nhân viên. Quản lý phòng tài chính.
- Tham mƣu phƣơng hƣớng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy định hiện hành.
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp, đƣợc tài trợ, đƣợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Đề xuất phƣơng hƣớng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm.
- Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định .
- Lƣu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nƣớc.
- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của nhà nƣớc, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty.
* Phó Giám đốc kinh doanh
- Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ. Quản lý phòng Marketing.
- Xây dựng các chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối của công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 31
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty.
- Nghiên cứu thị trƣờng phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thƣơng hiệu của công ty cũng nhƣ dự án đến với khách hàng.
- Thu hút đầu tƣ và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tƣ.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan nhƣ phòng kế toán, kỹ thuật, phân phối…nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
* Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự
- Tham mƣu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xƣởng. Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xƣởng sản xuất theo từng loại sản phẩm.
- Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị, công tác tiếp khách, bảo vệ…
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm. - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định.
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc của công ty. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lƣu hồ sơ công ty.
- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lƣơng, các chế độ chính sách với ngƣời lao động, Bảo hiểm xã hội. Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiền lƣơng theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến lƣợc của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 32
- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp kích thích ngƣời lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, quy định, chỉ thị của Giám đốc công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa công ty với ngƣời lao động trong công ty.
- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần…
* Phòng xuất, nhập khẩu
- Tham mƣu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làm thủ tục liên quan đến vấn đề nhập khẩu nhƣ: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từ cảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhập khẩu.
* Các xƣởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị
- Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy móc thiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đã qua sử dụng chất lƣợng còn 80%). Các xƣởng chịu sự quản lý và tổ chức của các phòng ban (nhƣ sơ đồ đã nêu).
- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của công ty đƣợc xây dựng theo mô hình kiểu tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty. Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tài chính của công ty.
- Tại các xƣởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xƣởng sản xuất.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 33
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh. Bảo đảm và phát triển nguồn vốn đƣợc giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nƣớc, không vi phạm pháp luật.
- Công ty Hoàng Thành có trách nhiệm khai thác và sử dụng một cách hợp lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động. Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công ty đối với nhà nƣớc
- Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mục tiêu kế hoạch nhà nƣớc giao. Căn cứ nhu cầu thị trƣờng thông qua đại hội công nhân viên chức.
- Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoàn thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công ty. Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên.
- Thƣờng xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động đƣợc công bằng nhƣ: tiền lƣơng, tiền thƣởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội…
- Xây dựng các chỉ tiêu khen thƣởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy đƣợc khả năng của mình. Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm.
- Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nƣớc, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động. Có thể tuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên