5. Kết cấu của khóa luận
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng nhƣ quy mô sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp. Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng xƣởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể nắm bắt đƣợc tình hình sản xuất của các xƣởng, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 29
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt công ty chịu trách nhiệm pháp lý đối với nhà nƣớc, và hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Phó Giám đốc kỹ thuật
- Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết kế các sản phẩm, hƣớng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảm bảo chất lƣợng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc thiết bị. Quản lý Phòng kỹ thuật.
- Là phòng chuyên môn chuyên kiểm tra kĩ thuật của sản phẩm, máy móc, theo dõi giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lƣợng của sản phẩm.
- Quản lý, hoạch định chiến lƣợc trƣớc mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lƣợng của công ty.
Giám đốc P.Xuất nhập khẩu Phó GĐ kỹ thuật Phó GĐ kinh doanh Phó GĐ tài chính
P.Kỹ thuật P.Marketing P.Tài chính
Xƣởng sản xuất cơ khí
Xƣởng sản
xuất nhựa Xƣởng sửa chữa MMTB P. Tổ chức HC - NS
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 30
- Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực do phòng quản lý theo quy định.
- Quản lý công chức, tài sản do Giám đốc công ty giao cho phòng. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
* Phó Giám đốc tài chính
- Theo dõi, kiểm tra về các hoạt động kinh tế - tài chính của tất cả các bộ phận trong công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, cùng Giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thanh toán và kiểm tra tình hình thanh toán với ngân hàng, Nhà nƣớc, khách hàng, cán bộ công nhân viên. Quản lý phòng tài chính.
- Tham mƣu phƣơng hƣớng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy định hiện hành.
- Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp, đƣợc tài trợ, đƣợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Đề xuất phƣơng hƣớng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm.
- Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định .
- Lƣu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nƣớc.
- Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của nhà nƣớc, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty.
* Phó Giám đốc kinh doanh
- Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ. Quản lý phòng Marketing.
- Xây dựng các chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
- Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối của công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 31
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty.
- Nghiên cứu thị trƣờng phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thƣơng hiệu của công ty cũng nhƣ dự án đến với khách hàng.
- Thu hút đầu tƣ và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tƣ.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan nhƣ phòng kế toán, kỹ thuật, phân phối…nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
* Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự
- Tham mƣu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xƣởng. Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xƣởng sản xuất theo từng loại sản phẩm.
- Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị, công tác tiếp khách, bảo vệ…
- Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm. - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định.
- Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc của công ty. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lƣu hồ sơ công ty.
- Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lƣơng, các chế độ chính sách với ngƣời lao động, Bảo hiểm xã hội. Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiền lƣơng theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động.
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến lƣợc của công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 32
- Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp kích thích ngƣời lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, quy định, chỉ thị của Giám đốc công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa công ty với ngƣời lao động trong công ty.
- Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần…
* Phòng xuất, nhập khẩu
- Tham mƣu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làm thủ tục liên quan đến vấn đề nhập khẩu nhƣ: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan…và làm thủ tục giao nhận hàng từ cảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhập khẩu.
* Các xƣởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị
- Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy móc thiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đã qua sử dụng chất lƣợng còn 80%). Các xƣởng chịu sự quản lý và tổ chức của các phòng ban (nhƣ sơ đồ đã nêu).
- Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của công ty đƣợc xây dựng theo mô hình kiểu tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty. Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tài chính của công ty.
- Tại các xƣởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xƣởng sản xuất.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 33
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh. Bảo đảm và phát triển nguồn vốn đƣợc giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nƣớc, không vi phạm pháp luật.
- Công ty Hoàng Thành có trách nhiệm khai thác và sử dụng một cách hợp lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động. Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công ty đối với nhà nƣớc
- Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mục tiêu kế hoạch nhà nƣớc giao. Căn cứ nhu cầu thị trƣờng thông qua đại hội công nhân viên chức.
- Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoàn thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công ty. Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên.
- Thƣờng xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động đƣợc công bằng nhƣ: tiền lƣơng, tiền thƣởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội…
- Xây dựng các chỉ tiêu khen thƣởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy đƣợc khả năng của mình. Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm.
- Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nƣớc, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động. Có thể tuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 34
- Công ty có quyền tự do liên kết kinh tế với các tổ chức kinh doanh khác trên cơ sở tự nguyện giữa các bên, không giới hạn vị trí địa lý, quy mô hoạt động, tiến tới một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi.
2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty
- Dịch vụ xuất nhập khẩu.
- Kinh doanh bất động sản, ô tô, xe máy, thiết bị phụ tùng ô tô - xe máy, máy móc, thiết bị, vật liệu xây dựng, kim khí, phế liệu, thứ liệu, nông lâm sản (trừ mặt hàng nhà nƣớc cấm).
- Sản xuất vật liệu xây dựng, phụ tùng ô tô xe máy, sản phẩm cơ khí. - Sản xuất kinh doanh nhựa công nghiệp và dân dụng.
- Kinh doanh thiết bị điện, thiết bị y tế, thiết bị bƣu chính viễn thông, thiết bị dùng cho phòng thí nghiệm, thiết bị kiểm nghiệm đo lƣờng.
- Đại lý ký gửi hàng hóa, kinh doanh sắt thép xi măng. - Phá dỡ tàu cũ.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách thủy bộ. - Xây lắp đƣờng dây và trạm biến áp đến 110 KV. - Xây dựng công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi. - Kinh doanh văn phòng cho thuê.
Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập đƣợc một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tƣởng trong con mắt của các đối tác. Các đối tác thƣờng xuyên của công ty là:
- Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Công ty cổ phần đầu tƣ và XD Nam Triệu - Công ty cổ phần CN Việt Hoàng
- Công ty CN vật liệu hàn Nam Triệu - Xí nghiệp vật liệu cách điện
- Công ty CPTM và XDTH miền Bắc - Công ty cổ phần xây dựng số 15 - XNKD kim khí và dịch vụ vật tƣ số 2
- Xí nghiệp XNK XD – công ty xây lắp TM Hải Phòng - Công ty đầu tƣ và XD Nam Triệu
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 35
2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty
Công ty với các chính sách đãi ngộ xứng đáng, khen thƣởng động viên kịp thời, môi trƣờng làm việc năng động, công ty đã thu hút đƣợc một đội ngũ kĩ sƣ, cử nhân, công nhân, thợ các ngành nghề đủ năng lực để thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty. Tính đến thời điểm tháng 1 năm 2009 tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 169 ngƣời, với cơ cấu cụ thể nhƣ sau:
Bộ phận quản lý : 30 ngƣời
- Ban giám đốc : 04 ngƣời
- Phòng kế toán : 07 ngƣời
- Phòng Tổ chức HC – NS : 08 ngƣời - Quản đốc phân xƣởng : 08 ngƣời
- Phòng bảo vệ : 03 ngƣời
Bộ phận chuyên môn : 11 ngƣời
- Phòng kỹ thuật nghiệp vụ : 05 ngƣời
- Phòng bảo vệ : 06 ngƣời
Tổ sản xuất : 128 ngƣời
- Tổ sản xuất cơ khí : 68 ngƣời - Tổ sản xuất nhựa : 60 ngƣời
Năng lực chuyên môn của cán bộ chủ chốt trong công ty ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự). STT Họ và tên Năm sinh Số năm công tác Trình độ chuyên môn Chức vụ
1 Vũ Thị Liên 1960 17 Cử nhân TC-KT GĐ công ty
2 Vũ Đình Nghiệp 1963 15 Kĩ sƣ XD PGĐ công ty 3 Vũ Đình Hoan 1976 9 Kĩ sƣ máy PGĐ công
ty 4 Vũ Đình Đoàn 1973 12 Cử nhân kế toán Kế toán
trƣởng 5 Phạm Văn Long 1977 4 Kĩ sƣ cơ khí Trƣởng
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 36
2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện
- Sản xuất, gia công, và lắp dựng khung nhà công nghiệp của khu công nghiệp Nomora.
- Các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vực đóng tàu nhƣ: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, bể mạ nhúng kẽm, lõi nhựa cuộn dây hàn…Công ty đã ký kết các hợp đồng nguyên tắc hàng năm với các công ty nhƣ: công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty CP công nghiệp Việt Hoàng, công ty TNHH 1 thành viên đóng tàu Phà Rừng, công ty công nghiệp vật liệu hàn, Nhà máy đóng tàu Sông Cấm…
- Nhà tiền chế kiểu 02 Mini.
- Các loại hàng hóa nhập khẩu nhƣ: Xe ô tô các loại, đầu kéo Mỹ, các loại cần cẩu, xe nâng, máy xúc…những mặt hàng mà trong nƣớc chƣa sản xuất đƣợc.
- Thi công, cải tạo, thiết kế đƣờng dây 35 KV.
- Ngoài ra công ty còn tham gia kinh doanh thƣơng mại khá đa dạng tạo nguồn vốn cho lĩnh vực sản xuất và xuất nhập khẩu có tiềm năng phát triển mạnh trên cơ sở những kết quả đã đạt đƣợc.
2.1.7 Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển kinh doanh của công ty
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Thành phố Hải Phòng, công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành đã đƣa ra phƣơng hƣớng và các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể để phấn đấu nâng cao năng lực sản xuất phục vụ cho ngành đóng tàu và đạt hiệu quả. Với định hƣớng của Thành phố Hải Phòng là phát triển mạnh các lĩnh vực phục vụ cho công nghiệp đóng tàu và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu sửa chữa tàu trong nƣớc, mở rộng nhà máy đóng tàu, do đó nhu cầu tăng mạnh về