5. Kết cấu của khóa luận
2.2.3.4 Công tác văn thƣ, lƣu trữ
2.2.3.4.1 Công tác văn thƣ
Công tác văn thƣ tại công ty Hoàng Thành bao gồm 3 nội dung chính sau
- Xây dựng và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy, ký, ban hành, lƣu trữ văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: quản lý, tổ chức, giải quyết văn bản đến và văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Trong các doanh nghiệp nhà nƣớc, văn bản đƣợc sử dụng nhƣ một phƣơng tiện truyền đạt và ghi lại các quyết định quản lý và thông tin cần thiết hình thành trong doanh nghiệp, nó phản ánh mọi mặt liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những giấy tờ, công văn, tài liệu đƣợc hình thành trong hoat động của các doanh nghiệp Nhà Nƣớc, các tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang gọi chung là văn bản.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời cho việc điều hành và lãnh đạo có hiệu quả. Ngƣợc lại nếu không làm tốt công tác này sẽ ảnh hƣởng không nhỏ đến hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì vậy việc xây dựng quy chế quản lý văn bản phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức.
Xây dựng và ban hành văn bản
Để đảm bảo cho việc văn bản sau khi đƣợc ban hành có hiệu lực thì văn bản đó phải đƣợc xây dựng theo đúng thể thức văn bản. Phải đảm bảo đúng thể loại, thể thức, mẫu trình bày theo quy định của pháp luật hiện hành và theo quy chế.
* Thể thức văn bản :
Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cần đƣợc tôn trọng và tuân thủ trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Đây là yếu tố bảo đảm hiệu lực pháp lý cho văn bản, đảm bảo cho văn bản đƣợc ban hành theo mẫu thống nhất, giúp cho việc sử dụng văn bản đƣợc thuận tiện trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài. Chính vì vậy công ty Hoàng Thành đã luôn đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 56
trong một văn bản, đồng thời thiết lập và bố trí các yếu tố trong văn bản đó một cách khoa học theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành. Các hình thức văn bản của công ty Hoàng Thành bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản hành chính nhƣ: quyết định, thông báo, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng, giấy đề nghị tạm ứng, hợp đồng khoán việc, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán…
- Văn bản chuyên ngành.
* Quy trình xây dựng và ban hành văn bản của công ty Hoàng Thành đƣợc tiến hành nhƣ sau:
Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản. Sau đó văn bản đƣợc chuyển lên bộ phận văn thƣ của công ty để xem xét về thể thức của văn bản, tiếp đó cán bộ văn thƣ sẽ trình lên trƣởng phòng. Văn bản sau khi đã đƣợc trƣởng phòng xem xét về thủ tục văn bản và kiểm tra nội dung văn bản thì đƣợc trình lên Giám đốc xem xét về nội dung văn bản và thẩm quyền để ký. Văn bản ký xong đƣợc chuyển về văn thƣ để làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành văn bản kịp thời.
Công tác xây dựng và ban hành văn bản tại văn phòng công ty đã đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
- Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, đúng chính tả, ngữ pháp tiếng việt. Diễn đạt chính xác, đặt câu đúng với mục đích giao tiếp, phù hợp với quan hệ đƣợc nêu trong đoạn văn, phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp. Đảm bảo tính khách quan, trang trọng, lịch sự và tính khuôn mẫu.
- Nội dung văn bản ngắn gọn, nhƣng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại công ty Hoàng Thành bao gồm 2 công tác chính là tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 57
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là mọi văn bản bên ngoài đƣợc gửi tới cơ quan mình. Công tác quản lý văn bản đến phải tuân thủ theo các nguyên tắc chung và các nghiệp vụ cụ thể.
Số lƣợng văn bản đến của công ty trong năm qua tƣơng đối nhiều, chủ yếu là các quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo…
Quy trình xử lý văn bản đến của công ty đƣợc mô tả nhƣ sau:
- Việc đầu tiên bộ phận văn thƣ tiếp nhận những văn bản qua đƣờng bƣu điện, fax hoặc gửi trực tiếp. Bao gồm các loại văn bản nhƣ giấy tờ giao dịch, hợp đồng kinh tế, quyết định, nghị định, công văn, thông báo của các cơ sở, các ngành liên quan, tiến hành xem lƣớt văn bản, nếu nhầm địa chỉ phải trả lại ngay, nếu khả nghi thì báo cảnh sát, nếu rách bì phải lập biên bản.
- Thứ hai phân loại văn bản: khi nhận văn bản đến nhân viên văn thƣ tiến hành phân loại văn bản theo tiêu chí: loại văn bản phải vào sổ đăng ký và loại văn bản không vào sổ đăng ký (những văn bản gửi đích danh thủ trƣởng, các văn bản gửi cấp dƣới, gửi các tổ chức trong cơ quan nhƣ văn bản của Đảng, của công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ).
- Thứ ba là bóc bì và lấy văn bản ra: công việc tƣởng nhƣ đơn giản này đƣợc nhân viên văn thƣ của công ty rất chú ý và cẩn thận, khi thực hiện luôn đảm bảo theo nguyên tắc:
Những văn bản có dấu hỏa tốc, thƣợng khẩn hoặc khẩn thì đƣợc bóc trƣớc. Văn bản đến Phân loại Bóc bì Chuyển giao và theo dõi Đăng ký vào sổ Trình thủ trƣởng Đóng dấu, ghi số, ngày đến
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 58
Khi bóc bì nhân viên văn thƣ luôn cẩn thận, không làm rách văn bản bên trong hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bƣu điện, việc bóc bì đối với đơn thƣ khiếu nại của khách hàng thì phải ghim bì vào văn bản. Luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số và ký hiệu ghi trong văn bản xem có khớp không.
- Thứ tư nhân viên văn thƣ tiến hành đóng dấu đến bên trái số và ký hiệu, đồng thời ghi nhận ngày tháng văn bản gửi đến công ty. Công việc này giúp cho quá trình quản lý và lƣu trữ văn bản đến đƣợc diễn ra thuận lợi.
- Thứ năm sau khi đóng dấu đến thì tiến hành trình văn bản, văn bản đến phải đƣợc trình ký trong ngày, tốt nhất là trong từng buổi. Những văn bản khẩn đƣợc trình ngay khi nhận văn bản, để thủ trƣởng hoặc trƣởng phòng cho ý kiến phân phối. Khi trình ký những văn bản khẩn, văn bản quan trọng đều phải đƣợc đặt lên trên.
- Thứ sáu đăng ký vào sổ văn bản đến: tất cả mọi văn bản đến đều đƣợc vào sổ đăng ký. Đó là việc ghi lại tất cả những thông tin liên quan đến văn bản đến. Công việc này đƣợc tiến hành ngay trong ngày tiếp nhận văn bản, không để hôm sau sẽ khiến nhầm lẫn hoặc thất lạc. Nếu là văn bản mật thì đăng ký vào sổ riêng.
- Thứ bẩy là công tác chuyển giao văn bản đến: sau khi có đƣợc ý kiến phân phối văn bản, nhân viên văn thƣ sẽ vào sổ và chuyển văn bản đến ngƣời thực hiện, không nhờ ngƣời khác chuyển văn bản mà ngƣời làm công tác văn thƣ trực tiếp chuyển tận tay ngƣời nhận văn bản. Nếu trong cơ quan tập trung thì ngƣời nhận văn bản phải ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Nếu cơ quan phân tán thì ngƣời nhận văn bản phải ký vào sổ chuyển giao văn bản. Theo dõi tình hình xem văn bản đó có đƣợc thực hiện không, thực hiện có đúng thời gian yêu cầu không, đúng tinh thần chỉ đạo không.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 59
Mẫu 1: Bìa sổ đăng ký văn bản đến
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH
Năm:……
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số: ... Đến số: ... Từ ngày: ... Đến ngày: ...
Quyển số:………
Mẫu 2: Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến
STT Ngày đến Số hiệu Ngày tháng
Trích yếu Số lƣợng
Nơi gửi Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 01 04/07/2009 QĐ- TTg 21/06/2009 Quyết định khen thƣởng các tập thể và cá nhân 05 Thủ tƣớng chính phủ …… ……. …….. …….. ……… …… ….. …… ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 60
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH Năm:……
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN MẬT
Từ số: ... Đến số: ... Từ ngày: ... Đến ngày: ...
Quyển số:……….
Mẫu 4: Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến mật
STT Ngày đến Số hiệu Ngày tháng Trích yếu Mức độ mật Số lƣợng Nơi gửi Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 01 20/10/2009 15/10/2009 A 01 Sở kế hoạch và đầu tƣ TP. HP Bản photo …… ………. ……. ………. …….. ……. …… …….. ……. ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự)
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 61
STT Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc ngƣời nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 01 04/08/2009 02 Phòng kinh doanh Nghiệp …….. ……… ……… ……… …….. …….. Mẫu 6: Dấu đến
Công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành Đến Số đến:……….. Ngày đến:…… Chuyển:……… Lƣu hồ sơ ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự)
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả các công văn giấy tờ, thƣ từ, tài liệu lấy danh nghĩa của công ty Hoàng Thành gửi đi đƣợc gọi là văn bản đi. Công ty đã thực hiện đƣợc nguyên tắc: mọi văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa của công ty để gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thƣ để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Nguyên tắc này đã góp phần hạn chế, ngăn chặn sự lạm dụng giấy tờ, con dấu để làm việc trái pháp luật hoặc giải quyết công việc sai nguyên tắc chế độ trong công ty. Hàng năm công ty thƣờng ban hành các loại văn bản giấy tờ sau: công văn, tờ trình, thông báo, quyết định, giấy giới thiệu, giấy mời…
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 62
Công ty đã thực hiện công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi khá tốt. Quy trình đó của công ty đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Thứ nhất khi văn bản đã đƣợc soạn thảo xong thì trƣớc khi vào sổ gửi đi nhân viên văn thƣ đã kiểm tra lại thể thức văn bản một cách nghiêm túc, cẩn thận, mục đích là nhằm phát hiện ra những sai sót, đảm bảo giá trị của văn bản. Các vấn đề nhƣ số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận…đƣợc nhân viên văn thƣ kiểm tra rất kỹ. Nếu ý kiến lãnh đạo công ty ghi bên lề của văn bản thì đƣợc cán bộ văn thƣ thể chế bằng văn bản để trả lời và có đầy đủ các yếu tố theo đúng quy định.
- Thứ hai nhân viên văn thƣ vào sổ văn bản đi nhằm mục đích quản lý đƣợc toàn bộ số văn bản mà công ty Hoàng Thành gửi đến các doanh nghiệp, công ty khác. Trên cơ sở văn bản đi văn phòng có thể cung cấp những thông tin thống kê cần thiết về văn bản đi của công ty để phục vụ cho việc quản lý và điều hành của Giám đốc.
Việc ghi sổ đăng ký của công ty đã đảm bảo đƣợc các nguyên tắc sau:
Số và ký hiệu văn bản ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt, không tẩy xóa. Viết bằng bút mực, không viết bút chì hoặc bút dễ phai.
Văn thƣ ký nhận ghi mẫu vào sổ.
- Thứ ba nhân viên văn thƣ cho văn bản vào bì và viết bì văn bản. Soạn thảo và
kiểm tra văn bản Trình ký
Ban hành văn bản
Đăng ký văn bản đi
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 63
Mẫu 7: Bì văn bản của công ty Hoàng Thành
Công ty TNHH sản xuất thƣơng mại
Hoàng Thành Tem thƣ Số:………./KH:………… Nơi nhận: ………... ………... ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự) - Thứ tƣ là việc chuyển văn bản đi, sau khi đã kiểm tra lại thể thức văn bản trình thủ trƣởng ký, đăng ký vào sổ văn bản đi, cho văn bản vào bì và viết bì văn bản. Nhân viên văn thƣ gửi ngay văn bản đi trong ngày và đăng ký phát hành. Nhân viên văn thƣ thƣờng gửi văn bản qua đƣờng bƣu điện và gửi trực tiếp đến nơi nhận. Tất cả văn bản gửi đi đều đƣợc bộ phận văn thƣ của công ty vào sổ chuyển giao văn bản và ngƣời nhận văn bản ký nhận.
- Thứ năm là sắp xếp và lƣu văn bản, mọi văn bản đi nhân viên văn thƣ đều lƣu ít nhất 2 bản. Một bản lƣu ở hồ sơ công việc của cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo văn bản, một bản lƣu ở văn thƣ để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Những văn bản lƣu ở văn thƣ luôn đƣợc sắp xếp theo từng loại và theo thứ tự thời gian và văn bản lƣu là văn bản chính.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 64
Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đi của công ty Hoàng Thành. Mẫu 8: Bìa sổ đăng ký văn bản đi
CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH Năm:……
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số: ... Đến số: ... Từ ngày: ... Đến ngày: ...
Quyển số:………
Mẫu 9: Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi
STT Ngày tháng Số/Ký hiệu Trích yếu Nơi nhận Số lƣợng Nơi giữ VB lƣu Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8
01 13/03/2009 Công văn đăng ký
mục tiêu thi đua 01
Văn phòng
….. …… ….. ……. …… …… ……. …..
( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự)
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 65
STT Ngày tháng Số/Ký hiệu Số lƣợng Nơi nhận Ký nhận Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7
01 16/09/2009 23/QĐ - CT 01 Phòng Kỹ
thuật Hoan Bản chính
….. …….. …….. ……. ……. …….. …….
( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự)
Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một công cụ xác định tƣ cách pháp nhân của các chức danh cá nhân hay công ty nói chung. Để đảm bảo tính pháp lý của công ty cán bộ văn thƣ của công ty Hoàng Thành đã quản lý và sử dụng con dấu nhƣ sau:
Quản lý con dấu
Con dấu của công ty đƣợc giao cho nhân viên văn thƣ quản lý với những quy định sau:
- Không giao con dấu cho ngƣời khác khi chƣa đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền, và không đóng dấu khống lên văn bản.
Sử dụng con dấu
Việc sử dụng con dấu của công ty tuân theo những quy định sau: - Những văn bản do công ty ban hành phải đóng dấu của công ty.
- Những văn bản do các phòng ban, đơn vị trong công ty ban hành phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của phòng ban, đơn vị đó.
Đóng dấu
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản đƣợc thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 66
- Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục