5. Kết cấu của khóa luận
2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng
2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng
Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc. Đây là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc đƣợc hoàn thành hiệu quả. Máy móc thiết bị đƣợc trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năng suất lao động tăng lên. Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự của công ty Hoàng Thành đƣợc bố trí ở tầng 2 của dãy nhà 3 tầng. Các trang thiết bị trong phòng đƣợc trang bị khá đầy đủ bao gồm các loại sau:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt các thông tin xử lý nhƣ: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại…
- Các phƣơng tiện làm việc nhƣ: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loại file đựng hồ sơ…
- Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc của văn phòng đƣợc diễn ra bình thƣờng, an toàn và hiệu quả nhƣ: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng…
Bảng thống kê các dụng cụ, trang thiết bị văn phòng chính
STT Tên thiết bị Số lƣợng ĐVT
1 Máy vi tính 5 Bộ
2 Máy in 5 Chiếc
3 Máy photo 1 Cái
4 Máy fax 1 Cái
5 Tủ hồ sơ 2 Cái
6 Giá đựng tài liệu 3 Cái
7 Bàn làm việc 4 Cái
8 Ghế 10 Cái
9 Máy điều hòa 2 Chiếc
10 Điện thoại bàn 3 Máy
11 Quạt 2 Chiếc
12 Bình nóng lạnh 1 Chiếc
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 46
2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng
Lãnh đạo công ty đã nhận thức đƣợc sức mạnh tập thể và con ngƣời là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huy đƣợc hết khả năng của mỗi cá nhân nhƣ: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc, thƣờng xuyên cử cán bộ công nhân viên đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nƣớc phát triển, tạo điều kiện cho các kỹ sƣ, cử nhân kinh tế tham gia các khóa đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý…
Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng nhƣ vật chất cho ngƣời lao động. Công ty có nhà ăn đƣợc trang bị sạch đẹp, có chế độ ƣu tiên đối với phụ nữ, các chế độ lƣơng thƣởng và phúc lợi xã hội. Công ty cũng thƣờng xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi du lịch, tổ chức tặng quà cho học sinh nghèo vƣợt khó là con em cán bộ nhân viên trong công ty. Tạo bầu không khí làm việc vui vẻ hòa đồng giữa các nhân viên trong công ty.
2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành Hoàng Thành
2.2.3.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp
Công tác tham mƣu ra đời mang tính tất yếu khách quan. Bởi lẽ để đạt đƣợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng phải nhanh chóng đƣa ra đƣợc những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vƣợt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lƣợng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi phƣơng diện, đó là công tác tham mƣu.
Công tác tham mƣu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý để họ đƣa ra đƣợc những quyết định tối ƣu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả.
Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng để giúp cho hoạt động của công tác này đƣợc thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng tăng cƣờng đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 47
Ngoài bộ phận tham mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ cũng làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng vấn đề có tính chuyên sâu.
Công tác tham mƣu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng công ty. Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng tham mƣu trên các mặt sau:
- Tham mƣu giúp lãnh đạo lập chƣơng trình công tác năm, tháng, quý, tuần theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
- Tham mƣu cho lãnh đạo để lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn và chính xác nhất.
- Tham mƣu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lƣu trữ công văn giấy tờ, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an. Tham mƣu cho Giám đốc trong việc ra thông báo hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn công ty.
- Văn phòng còn tham mƣu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp khách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty.
Công tác thông tin tổng hợp của văn phòng thƣờng giao cho nhóm cán bộ hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là:
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt đƣợc để tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
- Tổng hợp chƣơng trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đề ra.
Ngoài các nhiệm vụ trên công tác tổng hợp của nhóm còn phải xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải bao quát đƣợc hết các lĩnh vực hoạt động của các bộ phận, phòng ban, đơn vị và của mọi thành viên trong tổ chức. Có nhƣ vậy quy chế mới đảm bảo tính thống nhất, tính đồng bộ.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 48
Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thông tin hữu ích theo yêu cầu của lãnh đạo công ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mình nhƣ công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng…
Những kết quả đã đạt đƣợc
Xây dựng chƣơng chình công tác tháng, quý, năm không trùng lặp, chồng chéo lên nhau.
Tham mƣu cho Giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đƣa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính vào nề nếp, phù hợp với quy định của nhà nƣớc và thống nhất trong toàn công ty.
Tham mƣu cho Giám đốc những ý kiến đề xuất có ích trong việc quản lý công tác mạng, tin học, viễn thông, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài công ty, áp dụng công nghệ thông tin vào những hoạt động của công ty.
Văn phòng đã tham mƣu cho Giám đốc trong việc tổ chức và đón tiếp các đoàn khách đến thăm công ty nhƣ các đoàn khách của Chính phủ, các Bộ , Ngành, địa phƣơng, các đối tác làm ăn của công ty. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị khoa học và có hiệu quả nhƣ các cuộc họp giao ban, họp 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, các lớp tập huấn về công tác Đảng, công tác Đoàn và công tác quản lý…
Tham mƣu cho Giám đốc trong việc quản lý tài sản cố định của công ty và việc cấp phát các máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban, bộ phận.
Tổng hợp tình hình hoạt động của công tác văn thƣ, lƣu trữ, các thông tin và ý kiến đề xuất của cán bộ công nhân viên.
Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện các chƣơng trình đã đề ra.
Những mặt còn tồn tại
Hiện nay văn phòng công ty chỉ giới hạn tham mƣu về các lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng nhƣ các nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, quản lý các trang thiết bị tài sản của công ty, soạn thảo văn bản.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 49
Cán bộ văn phòng vẫn còn thiếu chủ động và tự giác trong việc đề xuất, tham gia và đƣa ra ý kiến.
Việc phân công công việc cho các nhân viên trong văn phòng không cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên thƣờng ỷ lại làm cho công việc không đƣợc hoàn thành kịp thời.
Không làm công tác tổng hợp trên mọi lĩnh vực hoạt động của công ty.
Nguyên nhân
Văn phòng không thể làm công tác tham mƣu trên tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của công ty mà chỉ có thể tham mƣu về công tác hành chính quản trị văn phòng. Còn các lĩnh vực hoạt động khác của công ty nhƣ sản xuất kinh doanh, dịch vụ thƣơng mại, thi công các dự án…là do các phòng ban chức năng tƣơng ứng tham mƣu trực tiếp cho lãnh đạo công ty. Ví dụ nhƣ phòng kinh doanh của công ty tham mƣu cho Giám đốc về các kế hoạch và chiến lƣợc kinh doanh, công tác nghiên cứu thị trƣờng, sản phẩm. Phòng kỹ thuật tham mƣu về cách thức và quy trình sản xuất sản phẩm…
Nhân viên chƣa có ý thức tự giác cao trong công việc. Ngoài ra công ty cũng chƣa có những biện pháp kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên.
2.2.3.2 Xây dựng chƣơng trình làm việc
Chƣơng trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của công ty đƣợc toàn diện, đảm bảo thực thi đƣợc những nhiệm vụ trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài của công ty.
Văn phòng công ty đã xây dựng chƣơng trình làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chƣơng trình làm việc theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho ngƣời khác. Công tác xây dựng chƣơng trình làm việc của công ty Hoàng Thành đƣợc thực hiện theo trình tự sau đây:
- Chƣơng trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong công ty căn cứ vào dự kiến chƣơng trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chƣơng trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chƣơng trình làm việc tháng đƣợc gửi cho Giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 50
Văn phòng công ty thƣờng xuyên phối hợp với các Trƣởng phòng kỹ thuật, kinh doanh…để xây dựng chƣơng trình làm việc của văn phòng nói riêng và của toàn công ty nói chung.
- Chƣơng trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận, phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chƣơng trình làm việc của quý đó, những kết quả đã đạt đƣợc, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chƣơng trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chƣơng trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh chƣơng trình làm việc của quý sau. Dự kiến chƣơng trình làm việc đƣợc gửi cho Giám đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý.
- Chƣơng trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng công ty đã gửi báo cáo thống kê của năm cũ và xây dựng chƣơng trình làm việc cho năm mới lên Giám đốc và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện.
Những kết quả đã đạt đƣợc
Văn phòng công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý xây dựng, thực hiện chƣơng trình làm việc tháng, quý, năm của công ty. Các chƣơng trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp cho hoạt động của công ty đƣợc thông suốt và hiệu quả.
Các chế độ hội họp giao ban trong công ty, cũng nhƣ trong từng đơn vị phòng ban đƣợc thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn vị đã có trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, chƣơng trình làm việc và kế hoạch đã đề ra.
Những mặt còn tồn tại
Xây dựng chƣơng trình làm việc hợp lý đã khó thì việc tổ chức thực hiện và tổng hợp kết quả đạt đƣợc lại càng khó hơn. Do đó công tác này ở công ty Hoàng Thành vẫn còn nhiều mặt hạn chế.
Tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phòng ban, đơn vị của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lƣợng, hình thức còn chất lƣợng lại không đạt yêu cầu.
Việc xây dựng chƣơng trình làm việc của công ty chƣa đƣợc quan tâm chú trọng đúng mức, chƣơng trình làm việc đôi khi chƣa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực hiện là rất khó khăn và không đạt hiệu quả cao.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 51
Nguyên nhân
Chƣa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng và các phòng ban, đơn vị trong công ty.
Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai, đề xuất.
Ngoài ra do những công việc ngoài chƣơng trình phát sinh trong khi quỹ thời gian và tài chính của công ty lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc thƣờng xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chƣơng trình làm việc.
2.2.3.3 Công tác thông tin
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn. Nhu cầu này rất đa dạng và luôn thay đổi. Nó đƣợc xác định tùy thuộc vào công việc hay từng loại công việc, phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác.
Trong đời sống hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động nhƣ: thu thập, lựa chọn, sắp xếp, truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quản thông tin. Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và đƣợc gọi chung là quá trình xử lý thông tin.
Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham mƣu tổng hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Thông tin đƣợc cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt và xử lý đƣợc các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho công ty đƣợc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho công ty hoạt động có hiệu quả. Mục tiêu này thực hiện thông qua việc quản lý văn bản vào các công nghệ hiện đại nhƣ: điện thoại, internet, máy fax…
Văn phòng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thƣờng phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách có hiệu quả. Văn phòng công ty là đầu mối thu thập và xử lý thông tin giúp lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết định tối ƣu. Thông tin đƣợc