2.1.1. Giới thiệu chung.
Khách sạn PAN HORIZON nằm trên trục đờng quốc lộ 32, có diện tích 1100m2 tại 364 Dịch Vọng- Hà Nội. Trớc năm 1995 là khách sạn Hoa Đào thuộc công ty du lịch văn hoá Từ Liêm, do cơ sở hạ tầng của khách sạn xuống cấp không đáp ứng đợc nhu cầu của khách nên công ty du lịch văn hoá Từ Liêm đã liên doanh với công ty United Land& Trading Pte ltd của Singapore lập ra dự án xây dựng khách sạn PAN HORIZON vào cuối năm 1995.
Khách sạn PAN- HORIZON là một khu nhà cao tầng gồm 67 phòng với đầy đủ tiện nghi, trong khách sạn có nhà hàng nhỏ, một số văn phòng cho thuê cùng với các cơ sở dịch vụ khác nh Sauna massage, vật lí trị liệu, các dịch vụ bổ trợ giặt là , điện thoại, fax…
Với sự bố trí các phòng tơng đối hợp lý và hài hoà, các trang thiết bị trong khách sạn đợc trang bị một cách đồng bộ hơn.
- Khu vực đón tiếp bao gồm gian tiếp tân, quầy thu tiền../ - Phòng ngủ bao gồm trang thiết bị tủ, máy điện thoại,
tivi, giờng, bàn tiếp khách, máy điều hoà…
- Các khu vực dịch vụ bổ trợ: dịch vụ giặt là, điện nớc. Tuy nhiên trong hai năm trở lại đây, 1998-1999 do sự bùng nổ quá nhiều khách sạn và ảnh hởng của cuộc khủng hoảng kinh tế trong khu vực nên lợng khách du lịch, khách công vụ lu trú trong khách sạn giảm mạnh dẫn đến doanh thu giảm kéo theo đó là lợi nhuận của
khách sạn giảm theo và lỗ. Để khắc phục tình trạng khó khăn nh hiện nay, khách sạn có những biện pháp khắc phục tạm thời cũng nh lâu dài có thể tồn tại và phát triển nh tinh giảm bộ máy, giảm giá thuê phòng, nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, mở rộng các hình thức phục vụ khác.
2.1.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức và chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong khách sạn:
Dựa vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách sạn mà bộ máy quản lý của khách sạn đợc bố trí nh sau:
Do cơ cấu tổ chức của khách sạn, phơng pháp quản lý chủ yếu thông qua giám đốc bộ phận cùng nhau kết hợp để có thông tin phản hôì. Giám đốc chỉ thị công việc cho các bộ phận thực hiện sau đó báo cáo kết quả lại cho giám đốc.
Giám đốc Phó giám đốc Bàn bar Bếp Bảo vệ Dịch vụ khác Tài chính kế hoạch Tổng hợp lao động tiền lư ơng Phòng Marke -ting Tổ lễ tân Tổ buồng Dịch vụ sauna Dịch vụ bổ trợ khác Đón tiếp Dịch vụ giặt là Dịch vụ lư u trú Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức
• Ban giám đốc gồm một giám đốc, một phó giám đốc đều có quyền hạn và trách nhiệm theo sự phân công, chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động của khách sạn.
• Bộ phận marketing chuyên nghiên cứu thị trờng để làm sao có thể thu hút ngày càng nhiều khách về cho khách sạn. Tiếp xúc với các tổ chức du lịch, các công ty, văn phòng đại diện của các cơ quan trong và ngoài nớc nhằm ký kết hợp đồng. Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh đề ra các chiến lợc kinh doanh nhằm ký kết hợp đồng. Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh đề ra các chiến lợc kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trờng du lịch.
• Bộ phận lễ tân- buồng: Bộ phận lễ tân có chức năng trực tiếp quan hệ với khách hàng để đáp ứng nhu cầu của khách, là cầu nối giữa khách với các dịch vụ khác trong và ngoài khách sạn. Nhiệm vụ là điều phối các phòng cho thuê ở dài hạn và ngắn hạn, làm thủ tục cho khách đến và khách đi , nhận hợp đồng lu trú, tổ chức chuyển giao các yêu cầu dịch vụ của khách. Còn bộ phận buồng chăm lo nơi nghỉ của khách trong thời gian lu trú tại khách sạn, đảm bảo nhu cầu cho khách: ăn, uống, nghỉ nghơi… kiểm tra trang thiết bị trong phòng, chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về toàn bộ tài sản trong phòng ngủ, phản ánh ý kiến của khách cho cán bộ liên quan đến chất lợng phục vụvà tăng doanh số cho khách sạn.
• Bộ phận nhà hàng ăn: Phục vụ nhu cầu về ăn uống cho khách.
• Phòng tài chính kế hoạch: Tổ chức hạch toán kinh doanh, theo dõi và thực hiện công nợ phải trả, đôn đốc nhắc nhở việc thu hồi công nợ phải thu của khách sạn. Căn cứ vào các hoá đơn chứng từ để có kế hoạch xuất tiền trang trải mọi chi phí của khách sạn, theo dõi việc huy động và sử dụng các nguồn vốn cũng nh sự vận động của nguồn vốn, định kỳ lập báo cáo tài chính toàn công ty, phân tích và đánh giá các kết quả hoạt động kinh doanh của khách
sạn giúp ban giám đốc có những thông tin trong quá trình ra các quyết định quản lý khách sạn
• Phòng tổng hợp lao động tiền lơng: Hỗ trợ các phòng ban tuyển dụng đề bạt vào tổ chức lao động phù hợp với vị trí công tác nhằm đạt đợc hiệu quả tối u.
• Bộ phận vui chơi giải trí: Tạo cho khách cảm giác thoải mái khi vui chơi.
2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh của khách sạn PAN HORIZON