a. Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn doanh thu bán hàng cơng ty sử dụng TK 511. Tài khoản này được hạch tốn chi tiết như sau:
Tài khoản Tên tài khoản 5112 Doanh thu bán thành phẩm
51121 Doanh thu bán xi măng bao
511211 Doanh thu bán xi măng PCB 30 bao 511212 Doanh thu bán xi măng PCB 40 bao 51122 Doanh thu bán xi măng rời
511221 Doanh thu bán xi măng PCB 30 rời 511222 Doanh thu bán xi măng PCB 40 rời 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
51131 Doanh thu về dịch vụ vận tải 51138 Doanh thu dịch vụ khác
b. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Ø Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế.
- Phiếu thu, chi tiền mặt hoặc Uỷ nhiệm chi thơng qua ngân hàng của khách hàng hoặc Giấy báo cĩ do ngân hàng gửi tới.
Ø Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi người mua hàng tới cơng ty trực tiếp nộp tiền mua hàng thì kế tốn tiêu thụ căn cứ và hợp đồng kinh tế lập Phiếu thu tiền cho khách hàng.
Phiếu thu được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại quyển hố đơn, 2 liên chuyển cho bộ phận thủ quỹ. Sau khi hồn thành thủ tục nhập quỹ thì thủ quỹ giữ 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng (người nộp tiền). Kế tốn cập nhập số liệu theo chứng từ gốc để
theo dõi khoản tiền mà khách hàng ứng trước.
CƠNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN – TT GIAO DỊCH TIÊU THỤ Số phiếu: 013231
Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Thanh hố TKCĩ131503: 124.450.000đ
PHIẾU THU
Ngày lập 31/12/2008 Người nộp tiền: Vũ Thị Hoa.
Địa chỉ: Cơng ty cổ phần TM và vận tải Ngọc Loan, P.Bắc Sơn – Bỉm Sơn – T/hố. Về khoản: Thu tiền mua xi măng, HĐ mua xi măng PCB40 rời số 21T/XMBS – TTGDT ngày 31/12/2007.
Số tiền: 124.450.000 đồng.
Bằng chữ: (Một trăm hai mươi bốn triệu, bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn). Kèm theo: HĐ số 21T/XMBS – TTGDT.
Kế tốn trưởng Kế tốn thanh tốn (Ký tên, đĩng dấu) (Ký tên, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ) Một trăm hai mươi bốn triệu, bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày... tháng... năm... Người nộp Thủ quỹ
Khách hàng cầm Phiếu thu này tới trung tâm tiêu thụđể lập Hố đơn GTGT, hố
đơn này được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển hố đơn, 2 liên chuyển cho thủ kho. Thủ kho chuyển liên thứ 2 cho khách hàng sau khi giao hàng, liên thứ 3 giữ lại để vào thẻ kho, cuối ngày chuyển cho bộ phận kế tốn để kế tốn tiêu thụ tiến hành cập nhập số liệu trên máy.
Việc hạch tốn cập nhập Hố đơn GTGT từ thủ kho đưa cho kế tốn tiêu thụ được thực hiện trên hệ thống kế tốn máy vào phân hệ kế tốn bán hàng và cơng nợ
phải thu, cập nhập chứng từ vào Hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Kế tốn phụ
trách phần hành này cĩ mật khẩu riêng.
Trình tự luân chuyển chứng từ của quá trình bán hàng của cơng ty được thể hiện qua lưu đồ 2.1.
c. Phương pháp hạch tốn
Chương trình sẽ tự động căn cứ vào chứng từ số 013231 ngày 31/12/2009 cập nhập bút tốn phản ánh doanh thu, thuếđầu ra:
Doanh thu: Nợ TK 131503 124.450.000 Cĩ TK 51121 124.450.000 Thuếđầu ra: Nợ TK 131503 12.445.000
Cĩ TK 33311 12.450.000
Giá vốn sẽ được phản ánh sau khi tính xong đơn giá thành phẩm xuất kho, chương trình sẽ tựđộng điền bút tốn này:
Nợ TK 632 98.760.420
Cĩ TK 155 98.760.420
Cuối tháng căn cứ vào Phiếu thu, chi tiền mặt, Hố đơn GTGT... kế tốn tập hợp số liệu vào máy tính. Máy tính tựđộng cập nhập vào Sổ nhật ký bán hàng, Sổ cái TK 5112, Số cái TK 5113... Sau đĩ kế tốn thực hiện bút tốn kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Kế tốn tiêu thụ Thủ quỹ Trung tâm tiêu thụ Thủ kho Khách hàng Khách hàng KH 3 2 PT 1 HĐGTGT 2 3 1 A A A HĐGTGT NKC, Sổ cái Ghi sổ Lập PT 3 PT 2 Lập HĐGTGT 3 HĐGTGT 2
CƠNG TY XI MĂNG BỈM SƠN
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng Quý IV năm 2008
ĐVT: đồng Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Cĩ SD đầu kỳ 0 0 Tổng SPS trong kỳ 549.906.708.204 549.906.708.204 SD cuối kỳ 0 0 01/10 HD 93523 CT tư nhân Đức Tiến Mua xi măng 131503 5.130.000 01/10 HD 95517 CT TNHH Bình Minh Mua xi măng 131503 15.640.000 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 PKT K/C 511"911 911 549.906.708.204
Cuối tháng lập các báo cáo tổng hợp như: Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán, Báo cáo bán hàng theo 2 nhĩm chỉ tiêu: báo cáo bán hàng theo khách hàng và báo cáo bán hàng theo mặt hàng.
Việc hạch tốn doanh thu bán hàng của Cơng ty được tiến hành trên máy, doanh thu bán thành phẩm là doanh thu bán xi măng bao PCB30, PCB 40, PC 40, xi măng rời, Clinker và Clinker rời. Cơng ty hạch tốn chung giữa doanh thu bán hàng cho các
đơn vị trong Tổng cơng ty (Cơng ty vật tư, kỹ thuật, xi măng Hà Nội, Cơng ty thạch cao xi măng Huế, Cơng ty vật tư, xây lắp Đà nẵng) và doanh thu bán hàng cho các khách hàng khác. Tuy nhiên trong Báo cáo hợp nhất của Tổng cơng ty xi măng Việt Nam lại hạch tốn riêng các phần doanh thu này. Như vậy khơng cĩ sự đồng nhất trong các báo kế tốn từ trên xuống dưới, khơng phản ánh được đúng bản chất, thực trạng hoạt động của cơng ty. Đây cũng là vấn đề cần lưu ý của Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn trong việc hạch tốn doanh thu.
Song song với việc cập nhập các nghiệp vụ vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan, phần mềm kế tốn này cũng tựđộng cập nhập số liệu vào Sổ Nhật ký chung.
CƠNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 01/12/2008 ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Cĩ 01/12 PT 12576
Nộp tiền mua xi măng HĐ 50 (CT TNHH Thái Hùng) Tiền Việt Nam tại cơng ty- Quỹ II (tiền mặt)
111112TM 60.000.000
Phải thu DN ngồi cơng ty 131201 60.000.000 01/12 PT
12458
Thu lại tiền kiểm kê quỹ cịn thừa
Tiền Việt Nam tại cơng ty- Quỹ II (tiền mặt) 111112TM 320 Thu nhập từ hoạt động khác 7116 320 ... ... ... ... ... ...
Cộng chuyển sang trang sau 933.121.771 933.121.771
2.2.2.2. Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Cơng ty thực hiện bán thành phẩm theo mức giá mà Tổng cơng ty xi măng Việt Nam quy định:
- Xi măng PCB30 bao: 35.000 đồng/bao (50kg). - Xi măng PCB30 rời: 30.000 đồng/bao (50 kg). - Xi măng PCB40 bao: 36.500/bao (50kg). - Xi măng PCB40 rời: 31.500/50kg.
Vì vậy, khơng cĩ giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu thương mại khi mua hàng với số lượng lớn, đồng thời đảm bảo hàng đúng chất lượng nên cơng ty khơng nhận hàng bán bị trả lại. Do đĩ trên thực tế, việc hạch tốn các khoản giảm trừ doanh thu của cơng ty là khơng thực hiện. Đây cũng là một trong những vấn đề cần quan tâm
nhất là trong điều kiện cơng ty đã tiến hành cổ phần hố, thị trường đầy biến động và mơi trường cạnh tranh gay gắt.
2.2.2.3. Kế tốn giá vốn hàng bán
a. Cách tính giá xuất kho thành phẩm
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để
tính giá xuất kho. Sau mỗi lần xuất kho, kế tốn chưa ghi nhận giá vốn mà chỉ theo dõi về số lượng, hàng tháng hoặc cuối kỳ mới xác định đơn giá bình quân để tính giá kho. Cách tính giá xuất kho thành phẩm như thế này giúp tiết kiệm thời gian cơng sức cho các nhân viên kế tốn.
b. Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn giá vốn hàng bán cơng ty sử dụng tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán. Cơng ty vận dụng linh hoạt trong việc thiết kế các tài khoản, đĩ là sự tách biệt giữa xi măng PCB 30 và xi măng PCB 40 bao và rời. Việc xây dựng tài khoản như vậy
đã giúp cho việc ra các báo cáo chi tiết theo từng loại thành phẩm. Tài khoản nay được chi tiết như sau:
Tài khoản Tên tài khoản 6322 Giá vốn thành phẩm 63221 Xi măng bao 632211 Xi măng bao PCB 30 632212 Xi măng bao PCB 40 63222 Xi măng rời 632221 Xi măng rời PCB 30 632222 Xi măng rời PCB 30 63223 Clinker 6323 Giá vốn cung cấp dịch vụ 63231 Dịch vụ vận tải 63232 Dịch vụ khác
c. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Ø Chứng từ sử dụng: Để hạch tốn giá vốn hàng bán cơng ty sử dụng một số
chứng từ cơ bản sau:
- Hố đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. - Phiếu nhập kho thành phẩm.
Ø Trình tự luân chuyển chứng từ.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế tốn sẽ ghi nhận doanh thu đồng thời cũng phản ánh giá vốn hàng bán. Sau khi nhận Hố đơn GTGT từ thủ kho và tiến hành cập nhập vào máy, phần mềm FAST ACCONTING sẽ tựđộng sinh ra bút tốn thêm là bút tốn kết chuyển tài khoản kho sang tài khoản giá vốn hàng bán về số lượng và giá trị.
d. Phương pháp hạch tốn
Để hạch tốn giá vốn hàng bán cần phải cập nhập các chứng từ về Phiếu nhập kho thành phẩm hồn thành từ quá trình sản xuất, số dư thành phẩm tồn đầu kỳ về giá trị sản lượng được lưu trong máy. Cuối tháng kế tốn tổng hợp tiến hành việc tính giá trung bình xuất kho từng loại thành phẩm để tính trị giá vốn hàng bán trong kỳ. Giá trung bình này sau khi được tính sẽ được chương trình kế tốn này cập nhập vào các phiếu xuất để điền thêm giá vốn hàng bán trong các Hố đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho.
Ví dụ cách tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền:
Tính giá xuất kho tháng 12 theo phương pháp bình quân gia quyền cho sản phẩm xi măng PCB40 rời của Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn: - Tồn đầu tháng: - Số lượng: 2.878 (tấn) - Thành tiền: 1.313.624.988 (đồng) - Nhập trong tháng: - Số lượng: 6.495 (tấn) - Thành tiền: 646.674.615 (đồng) - Chi phí phụ trợ phân bổ: 121.613.374 (đồng)
- Chi phí cơng đoạn trước: 2.593.249.117 (đồng)
Giá xuất
= 1.313.624.988 + 646.674.615 + 121.613.374 + 2.593.249.117
bình quân (1tấn) 2.878 + 6.495 = 498.790 đồng/tấn
Tổng giá xuất trong tháng 12: (2.878 + 6.495) × 498.790 = 4.675.162.094 (đồng) Trong tháng 12 cơng ty xuất tiêu thụ 7.401 (tấn), tồn 1.972 (tấn) ta tính được:
- Giá vốn tháng 12: 7.401 × 498.790 = 3.691.544.790 (đồng) - Số dư thành phẩm xi măng PCB40 rời cuối tháng 12:
1.972 × 498.790 = 983.613.880 (đồng)
Sau đĩ chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết thành phẩm, giá vốn và sổ cái TK 632, TK 155.
CƠNG TY XI MĂNG BỈM SƠN
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán. Quý IV năm 2008
ĐVT: đồng Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Cĩ SD đầu kỳ 0 0 Tổng SPS trong kỳ 428.941.197.814 428.941.197.814 SD cuối kỳ 0 0 01/10 HD 93523 CT tư nhân Đức Tiến Mua xi măng 15511 543.132.000 02/10 HD 95551 CT thạch cao xi măng Mua xi măng 15511 441.054.000 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 PKT - K/C 632"9112 9112 428.941.197.814
Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm sơn cĩ quy mơ sản xuất lớn, số lần nhập xuất nhiều, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho với sự trợ giúp
đắc lực của phần mềm kế tốn FAST ACCOUNTING đã làm giảm một khối lượng lớn cơng việc cho các nhân viên kế tốn. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là khơng phản ánh sự biến động về giá trị thành phẩm trong từng lần nhập kho, đơn giá
nay việc kiểm sốt giá cả trở nên quan trọng để cĩ thể chủ động trong sản xuất kinh doanh, ít gặp rủi ro. Tuy nhiên cĩ những vấn đề khách quan tác động vào mà doanh nghiệp khơng thể làm chủ được. Vì vậy cần phải cĩ những biện pháp để khi cơng ty gặp rủi ro thì thiệt hại cũng ở mức thấp nhất. Trong vấn đề hạch tốn hàng tồn kho, việc lập dự phịng hàng tồn kho là một vấn đề quan trọng để giúp doanh nghiệp bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm hàng hĩa tồn kho bị giảm giá. Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn là hoạt động sản xuất với quy mơ lớn, tuy nhiên cơng tác hạch tốn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho chưa được chú trọng. Đây cũng là vấn đề mà cơng ty cần chú ý đểđề ra hướng giải quyết.
2.2.2.4. Kế tốn doanh thu hoạt động tài chính
a.Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn doanh thu hoạt động tài chính cơng ty sử dụng TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. Tài khoản này được chi tiết như sau:
TK 5151: Lãi tiền gửi, tiền cho vay.
TK 5152: Chênh lệch lãi tỷ giá phát sinh trong kỳ. TK 5153: Cố tức lợi nhuận được chia.
TK 5154: Lãi do bán chứng khốn.
b.Chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ
Ø Chứng từ sử dụng: Để hạch tốn doanh thu hoạt động tài chính doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ cơ bản sau:
- Phiếu thu
- Giấy báo Cĩ của ngân hàng về khoản lãi tiền gửi.
Ø Trình tự luân chuyển chứng từ:
Hàng tháng (quý) cơng ty nhận được Giấy báo Cĩ của ngân hàng về khoản lãi tiền gửi hoặc Phiếu thu tiền mặt từ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ. Bộ phận kế
tốn tập hợp số liệu vào máy tính.
c. Phương pháp hạch tốn
Để hạch tốn được cần phải căn cứ vào Giấy báo Cĩ của ngân hàng thơng báo về
lãi tiền gửi, Phiếu thu tiền mặt, kế tốn tổng hợp tập hợp số liệu vào máy tính. Ví dụ: Căn cứ vào Chứng từ BC LAI ngày 31/10 về việc nhận lãi tiền gửi tháng
T10/2008 kế tốn tổng hợp cập nhập số liệu vào máy tính và định khoản như sau: Nợ TK 11221: 29.920
Cĩ TK 515: 29.920
Hoặc căn cứ vào Chứng từ BC 3/31 ngày 31/10 về việc nhận lãi tiền gửi T10/2008 kế tốn tổng hợp cập nhập số liệu vào máy tính và định khoản:
Nợ TK 11221 13.377.674
Cĩ TK 515 13.377.674
Sau đĩ, máy tính tựđộng cập nhập vào các Sổ cái TK 515, Sổ chi tiết TK 515... Cuối quý, kế tốn thực hiện bút tốn kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
CƠNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Quý IV năm 2008
ĐVT: đồng Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Cĩ SD đầu kỳ 0 0 Tổng SPS trong kỳ 427.943.243 427.943.243 SD cuối kỳ 0 0 31/10 BC LAI CTCP xi măng Bỉm Sơn
Lãi tiền gửi T 10/2008 (USD)
11221 29.920
31/10 BC 3/31 CTCP xi măng Bỉm Sơn
Trả lãi tiền gửi T 10/2008 112111 13.377.674 ... ... ... ... ... ... ... 31/12 PKT KC 511"9112 91112 427.943.243 2.2.2.5. Kế tốn chi phí tài chính a. Tài khoản sử dụng
Tài khoản này được chi tiết như sau:
TK 63511: Chi phí trả lãi vay ngắn hạn. TK 63512: Chi phí trả lãi vay dài hạn.
TK 6352: Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ. TK 6354: Lỗ do bán các loại chứng khốn.
b. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Ø Chứng từ sử dụng: Để hạch tốn chi phí tài chính cơng ty sử dụng một số tài khoản cơ bản sau:
- Phiếu chi
- Giấy báo Nợ ngân hàng về khoản lãi phải trả.
Ø Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng tháng (quý) cơng ty nhận được Giấy báo Nợ của ngân hàng về khoản lãi