Bộ máy tổ chức kế tốn của cơng ty được tổ chức như sau:
Sơđồ 2.2: Sơđồ tổ chức kế tốn tại cơng ty
Ø Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức thơng qua hoạt động của phịng Kế
tốn - tài chính - thống kê, gồm 33 người, trong đĩ cĩ 1 kế tốn trưởng và 2 phĩ phịng, 1 phĩ phịng phụ trách tổng hợp 1 phĩ phịng phụ trách mảng tiêu thụ được chia làm các bộ phận như sau:
- Kế tốn trưởng: phụ trách chung, chỉđạo cơng tác hạch tốn kế tốn, hạch KẾ TỐN TRƯỞNG Phĩ phịng phụ trách tổng hợp Phĩ phịng phụ trách tiêu thụ Tổ tài chính Tổ kế tốn vật tư Tổ tổng hợp và tính GT Tổ kế tốn tiêu thụ sản phẩm Tổ kế tốn nhà ăn
tốn kinh tế nội bộ trong tồn cơng ty.
- Phĩ phịng phụ trách tổng hợp: giúp kế tốn trưởng thực hiện cơng tác tổng hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
- Phĩ phịng phụ trách tiêu thụ: giúp kế tốn trưởng thực hiện cơng tác tính giá bán sản phẩm, chi phí bán hàng, tổng hợp doanh thu.
+ Tổ kế tốn vật tư: cĩ nhiệm vụ theo dõi nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của tổng kho, các phân xưởng cĩ các nghiệp vụ trong hạch tốn nội bộ.
+ Tổ kế tốn tài chính: gồm 8 người trong đĩ cĩ 1 kế tốn tiền mặt, 1 kế
tốn tiền gửi, 1 kế tốn thanh tốn tiền lương, 1 cán bộ thanh tốn BHXH và cơng tác phí trong nội bộ cơng ty, 1 kỹ sư quản lý mạng kế tốn. Tổ này cĩ nhiệm vụ theo dõi thanh tốn đối với cán bộ cơng nhân viên, thanh tốn tạm ứng đối với các khoản phải thu, phải trả và theo dõi thanh tốn đối với ngân sách nhà nước.
+ Tổ tổng hợp tính giá thành: gồm 10 người, trong đĩ cĩ 1 phĩ phịng, 2 kế
tốn tổng hợp về tập hợp chi phí và tính giá thành, 2 kế tốn thanh tốn với người bán, 2 kế tốn theo dõi sửa chữa thường xuyên TSCĐ, 1 kế tốn phụ trách lĩnh vực đầu tư
XDCB, 1 kế tốn phụ trách về TSCĐ và 2 chuyên viên giá về việc mua sắm vật tưđầu vào. Tổ kế tốn tổng hợp cĩ nhiệm vụ lập báo cáo tài chính, tính giá thành sản phẩm, theo dõi TSCĐ, theo dõi việc thanh tốn với người bán, duyệt giá đối với vật tư đầu vào và sản phẩm bán ra.
+ Tổ kế tốn tiêu thụ sản phẩm: gồm 4 người, trong đĩ cĩ 1 phĩ phịng phụ
trách cơng tác tiêu thụ, 1 chuyên viên theo dõi giá bán sản phẩm và chi phí bán hàng, 2 cán bộ theo dõi thanh tốn cơng nợ. Tổ kế tốn tiêu thụ cĩ nhiệm vụ theo dõi và hạch tốn đối với khâu tiêu thụ sản phẩm và các chi nhánh.
+ Tổ kế tốn nhà ăn: gồm 5 người, tổ này cĩ nhiệm vụ làm cơng tác thống kê tại các bếp ăn của cơng ty.
2.1.5.2. Hình thức ghi sổ và các loại sổ sử dụng
Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn sử dụng hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính với phần mềm FAST ACCOUNTING vào cơng tác kế tốn. FAST ACCOUNTING phân thành các nghiệp vụ kế tốn riêng biệt, quản lý từ chi tiết đến tổng hợp cho các phần hành. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào
sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp đĩ. Việc ghi chép này phải xuất phát từ các chứng từ gốc. Số liệu từ nhật ký được ghi vào Sổ Cái.
Từ việc vận dụng hình thức Sổ Nhật Ký Chung mà các loại sổ cơng ty sử dụng đĩ là: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái các tài khoản, Sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Trong đĩ, Sổ Nhật ký đặc biệt gồm Sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký thu tiền và Sổ Nhật ký chi tiền. Các loại sổ, thẻ kế tốn chi tiết gồm: Sổ
TSCĐ, Sổ chi tiết thanh tốn với người bán, người mua, thanh tốn nội bộ. Sổ Cái cơng ty sử dụng là sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 152, 153, 641, 642...
2.1.5.3. Hệ thống chứng từ và các tài khoản cơng ty sử dụng
a) Hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ mà cơng ty sử dụng tuân theo đầy đủ các quy định của nhà nước gồm 5 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ. Trong đĩ:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương:
- Bảng chấm cơng (01–LĐTL). - Bảng thanh tốn tiền lương (02–LĐTL). - Phiếu báo làm thêm giờ (07–LĐTL). - Bảng thanh tốn tiền thưởng (05–LĐTL). - Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH
(03–LĐTL).
- Biên bản điều tra tai nạn lao động (09–LĐTL).
- Chỉ tiêu hàng tồn kho:
- Phiếu nhập kho (01–VT). - Biên bản kiểm nghiệm (05–VT).
- Phiếu xuất kho (02–VT). - Biên bản kiểm kê sản phẩm, hàng hố, vật tư (08–VT). - Thẻ kho (06–VT).
- Chỉ tiêu bán hàng:
- Hố đơn GTGT (01 GTGT–3LL). - Bảng thanh tốn hàng đại lý (14 – BH). - Hố đơn bán hàng thơng thường
(02 GTGT–3LL).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL).
- Hố đơn bán lẻ tại đại lý (07–MTT). - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL – 3LL).
- Chỉ tiêu tiền tệ:
- Phiếu thu (01 – TT). - Giấy thanh tốn tạm ứng (04 – TT).
- Phiếu chi (02 – TT). - Bảng kê ngoại tệ vàng bạc, đá quý (06 – TT). - Giấy đề nghị tạm ứng (03 – TT). - Bảng kiểm kê quỹ (07a – TT, 07b – TT).
- Chỉ tiêu TSCĐ:
- Thẻ TSCĐ (02–TSCĐ). - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (05 – TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ (01–TSCĐ). - Bảng tính khấu hao và phân bổ
khấu hao TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành (04 – TSCĐ),
Ngồi ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý cơng ty đã thiết kế thêm các mẫu chứng từ riêng như: Bảng chia lương theo sản phẩm, Giấy đề nghị thanh tốn tiền mặt, Giấy
đề nghị chuyển tiền đặc biệt là Hố đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cơng ty đã đăng ký và được tổng cục thuế chấp nhận cho tự in trên cơ sở mẫu quy
định chung của Bộ tài chính.
b) Hệ thống tài khoản
- Với các tài khoản cấp 1, 2: cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC.
- Với các tài khoản chi tiết: căn cứ vào đặc điểm sản xuất thực tế và nhu cầu quản lý chi tiết, hạch tốn nội bộ cơng ty mở ra các tài khoản cấp 3, 4, 5, 6 cho các đối tượng kế tốn, tuy nhiên vẫn đảm, bảo tuân theo quy định của Bộ tài chính.
2.1.5.4. Hệ thống báo cáo kế tốn cơng ty sử dụng
Ø Báo cáo tài chính
Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn sử dụng các loại báo cáo tài chính sau: - Bảng Cân đối kế tốn - Mẫu số B01 – DN.
- Báo cáo kết quả kinh doanh - Mẫu số B02 – DN. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số b03 – DN. - Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09 – DN.
Các báo cáo này được lập theo 6 nguyên tắc quy định tại chuẩn mực 21 – Trình bày báo cáo tài chính: Hoạt động liên tục, cơ sở dồn tích, nhất quán, trọng yếu, tập hợp
bù trừ và cĩ thể so sánh được.
Báo cáo tài chính giữa niên độ lập theo quý bao gồm: Bảng cân đối kế tốn (B01 – DN), Báo cáo kết quả kinh doanh (B02 – DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03 – DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (B09 – DN).
Ø Báo cáo quản trị: Hệ thống báo cáo này cung cấp thơng tin cho nội bộ doanh nghiệp, được cơng ty tự thiết kế và lập sẵn trong phần mềm kế tốn như: Báo cáo kết quả tiêu thụ theo loại sản phẩm của từng năm, quý, tổng hợp xi măng xuất kho, đĩng bao tại các chi nhánh theo từng tháng, từng quý, báo cáo về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh, tài chính của năm hiện hành và dự kiến năm tới.
2.1.5.5. Chếđộ kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Niên độ kế tốn bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá thực tếđích danh. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho là phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vơ hình, thuê tài chính): TSCĐ hữu hình, vơ hình được ghi nhận theo giá gốc. TSCĐ thuê tài chính được ghi nhận theo giá trị
hợp lý hoặc giá trị hiện tại của khoản thanh tốn tiền thuê tối thiểu.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vơ hình, thuê tài chính): khấu hao theo
đường thẳng để trừ dần vào nguyên giá TSCĐ theo thời gian sử dụng ước tính phù hợp với Quyết định số 206/2003/QĐ/BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính về
việc ban hành chếđộ quản lý, sử dụng và khấu hao TSCĐ.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn
2.2.1. Đặc điểm về tiêu thụ sản phẩm và phương thức tiêu thụ tại cơng ty 2.2.1.1. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm 2.2.1.1. Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm
Cơng ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn chuyên về sản xuất xi măng chỉ tiêu thụ sản phẩm do cơng ty sản xuất, khơng thực hiện gia cơng, chế biến cho các đơn vị bên ngồi và cũng khơng mua sản phẩm ngồi để bán.
Tại cơng ty cĩ trung tâm tiêu thụ. Trung tâm tiêu thụ là đầu mối trong việc giao dịch và tiêu thụ sản phẩm của cơng ty với các đơn vị khác bên ngồi. Trung tâm này
cĩ nhiệm vụ ký các hợp đồng mua bán trực tiếp, hợp đồng vận tải của cơng ty với các cá nhân, tổ chức, các doanh nghiệp khác ngồi cơng ty để vận chuyển xi măng tới các
địa bàn tiêu thụ. Đồng thời trung tâm tiêu thụ cịn cĩ nhiệm vụ viết hố đơn kiêm phiếu xuất kho bán xi măng cho tất cả các đối tượng mua xi măng tại đầu nguồn.
Tại các tỉnh thành, cơng ty cĩ 8 chi nhánh nay đổi thành văn phịng đại diện: Thanh Hố, Nghệ An, Hà Tĩnh, Ninh Bình, Nam Định, Hà Tây, Sơn La. Cơng ty bán hàng thơng qua việc chuyển hàng tới các chi nhánh. Các chi nhánh bán đúng giá cho các đại lý theo quy định của Tổng cơng ty xi măng Việt Nam. Ngồi ra khối tiêu thụ
của cơng ty cịn bao gồm 3 đại lý tiêu thụ xi măng đĩ là: Cơng ty vật tư, Kỹ thuật xi măng Hà Nội, Cơng ty kinh doanh thạch cao Huế, Cơng ty vật tư, xây lắp Đà Nẵng và 1 văn phịng đại diện tài Lào.
Như vậy cơng ty chưa mở rộng được thị trường nước ngồi, việc xuất khẩu mới chỉ sang thị trường Lào thơng qua văn phịng đại diện. Các thị trường tiêu thụ này sẽ
tạo ra khối lượng doanh thu lớn cho cơng ty đồng thời tạo ra thị trường tiêu thụ rộng khắp. Việc kiểm tra, quản lý doanh thu cho các địa bàn này vẫn cần đáng quan tâm.
2.2.1.2. Phương thức tiêu thụ sản phẩm
Trước 01/03/2007 cơng ty sử dụng phương thức tiêu thụ khá đa dạng, bao gồm: tiêu thụ trực tiếp tại kho cơng ty, tiêu thụ thơng qua đại lý thơng qua việc chuyển hàng tới các chi nhánh, từ các chi nhánh này sẽđưa hàng cho các đại lý, các đại lý bán hàng theo đúng giá mà cơng ty quy định, hưởng hoa hồng đại lý và phương thức bán hàng trả chậm. Trong đĩ phương thức bán hàng trực tiếp tại kho cơng ty và bán hàng thơng qua ký gửi đại lý là 2 phương thức bán hàng chủ yếu của cơng ty. Với phương thức bán hàng ký gửi đại lý thì đại lý phải bán đúng giá và hưởng hoa hồng. Hoa hồng đại lý 1,5% trên doanh thu chưa thuế của số hàng bán được. Như vậy theo phương thức này thì cơng ty hạch tốn doanh thu khi số hàng gửi đại lý được xác định là tiêu thụ
tức là khi đại lý thơng báo bán được hàng với việc gửi thơng báo bán hàng về cơng ty. Cịn hoa hồng đại lý được kế tốn hạch tốn vào chi phí bán hàng của cơng ty.
Từ ngày 01/03/2007 cơng ty khơng thực hiện bán hàng thơng qua ký gửi tại các
đại lý mà chuyển sang hình thức kinh doanh mới: tiêu thụ trực tiếp với việc khách hàng nộp tiền trước rồi thực hiện việc trừ lùi dần số tiền hàng đĩ để lấy hàng của cơng
ty. Cịn các đại lý khơng cịn chức năng bán hàng đúng giá và hưởng hoa hồng như
trước kia mà chuyển sang đại lý bao tiêu. Điều đĩ cĩ nghĩa là khi cơng ty xuất bán cho
đại lý tức là đã xác định tiêu thụ và hạch tốn doanh thu bình thường cịn việc tiêu thụ
sản phẩm đĩ như thế nào là thuộc nhiệm vụ của đại lý. Điều này là rất đúng bởi vì khi
đĩ cơng ty đã chuyển giao quyền sử dụng cũng như rủi ro cho đại lý và đại lý bán xi măng theo giá thị trường. Với phương thức mới này cơng ty sẽ quản lý tốt hơn việc bán hàng: khơng cịn các khoản nợ phải thu, việc sản xuất được tiến hành một cách chủđộng hơn, dễ dàng nắm bắt được nhu cầu của thị trường khơng để xảy ra tình trạng tồn đọng hàng hố, đảm bảo được sự thận trọng trong cơng tác kế tốn, cũng như kinh doanh, tránh được các rủi ro xảy ra.
2.2.2 Kế tốn tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 2.2.2.1 Kế tốn doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2.2.1 Kế tốn doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh
a. Tài khoản sử dụng
Để hạch tốn doanh thu bán hàng cơng ty sử dụng TK 511. Tài khoản này được hạch tốn chi tiết như sau:
Tài khoản Tên tài khoản 5112 Doanh thu bán thành phẩm
51121 Doanh thu bán xi măng bao
511211 Doanh thu bán xi măng PCB 30 bao 511212 Doanh thu bán xi măng PCB 40 bao 51122 Doanh thu bán xi măng rời
511221 Doanh thu bán xi măng PCB 30 rời 511222 Doanh thu bán xi măng PCB 40 rời 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
51131 Doanh thu về dịch vụ vận tải 51138 Doanh thu dịch vụ khác
b. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Ø Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế.
- Phiếu thu, chi tiền mặt hoặc Uỷ nhiệm chi thơng qua ngân hàng của khách hàng hoặc Giấy báo cĩ do ngân hàng gửi tới.
Ø Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi người mua hàng tới cơng ty trực tiếp nộp tiền mua hàng thì kế tốn tiêu thụ căn cứ và hợp đồng kinh tế lập Phiếu thu tiền cho khách hàng.
Phiếu thu được lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại quyển hố đơn, 2 liên chuyển cho bộ phận thủ quỹ. Sau khi hồn thành thủ tục nhập quỹ thì thủ quỹ giữ 1 liên, 1 liên giao cho khách hàng (người nộp tiền). Kế tốn cập nhập số liệu theo chứng từ gốc để
theo dõi khoản tiền mà khách hàng ứng trước.
CƠNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN – TT GIAO DỊCH TIÊU THỤ Số phiếu: 013231
Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Thanh hố TKCĩ131503: 124.450.000đ
PHIẾU THU
Ngày lập 31/12/2008 Người nộp tiền: Vũ Thị Hoa.
Địa chỉ: Cơng ty cổ phần TM và vận tải Ngọc Loan, P.Bắc Sơn – Bỉm Sơn – T/hố. Về khoản: Thu tiền mua xi măng, HĐ mua xi măng PCB40 rời số 21T/XMBS – TTGDT ngày 31/12/2007.
Số tiền: 124.450.000 đồng.
Bằng chữ: (Một trăm hai mươi bốn triệu, bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn). Kèm theo: HĐ số 21T/XMBS – TTGDT.
Kế tốn trưởng Kế tốn thanh tốn (Ký tên, đĩng dấu) (Ký tên, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ) Một trăm hai mươi bốn triệu, bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Ngày... tháng... năm... Người nộp Thủ quỹ
Khách hàng cầm Phiếu thu này tới trung tâm tiêu thụđể lập Hố đơn GTGT, hố