2. Công tác lập, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng
2.1. Lập hồ sơ dự thầu
Có thể nói rằng đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của công tỵ Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của công ty lựa chọn nhà thầụ Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều nhằm giúp cho nhà thầu thể hiện đ−ợc khả năng "trội" của mình tr−ớc hội đồng chấm thầụ
Tại công ty TNHH xây lắp vật t− kỹ thuật trong quá trình lập hồ sơ dự thầu đặc biệt cần chú ý tới phân tích rủi ro dự án. Mặc dù trong điều lệ quản lý đầu t− và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999 NĐ- CP tại điều 27 nội dung thẩm định dự án đầu t− có đề cập: các vấn đề rủi ro của dự án có thể xảy ra trong quá trình đầu t−. Nh−ng vẫn ch−a có một định chế phát lý nào cho việc quản lý rủi ro dự án... Dẫu vậy, ở công ty đặc điểm này là rất nổi bật làm tăng thêm điểm mạnh của mình. Cùng với sự đảm bảo một nguồn vốn lớn ở đối tác liên doanh, cộng với sự giúp đỡ đặc biệt về mặt kiến thức của các chuyên gia n−ớc ngoàị Khi lập một hồ sơ dự thầu cán bộ lãnh đạo của công ty đã phân tích rủi ro và tìm ra cách quản lý nó, điều này thể hiện từ khâu: xác định mục tiêu đến xác định các rủi ro đến l−ợng hoá các rủi ro, cho đến việc giả quyết các rủi rọ
Quản lý rủi ro trong xây dựng giúp làm tăng hiểu biết về dự án một cách cặn kẽ hơn, tạo điều kiện cho việc lập một kế hoạch dự án liên tục hơn, chính xác hơn cả về chi phí và thời gian. Việc tìm hiểu, phân tích về quản lý rủi ro trong xây dựng, với mục đích quản lý rủi ro đ−ợc xác định là yếu tố "thời gian" của công trình ( tiến độ thi công); chi phí của công trình ( giá thành công trình) haychất l−ợng công trình.
Trong hồ sơ dự thầu công trình xây dựng nhà 5 Tr−ờng Đại học kiến trúc Hà Nội gồm các nội dung cơ bản sau:
(1) Th− mời thầụ (2) Đơn dự thầụ (3) Bản lãnh dự thầụ (4) Các phục lục khác.
(5) Cam kết đảm bảo vốn để thi công. (6) Các tài liệu về doanh nghiệp.
+ Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1942/CP do Bộ kế hoạch và đầu t− cấp ngày 28/6/0997.
+ Giấy phép hành nghề xây dựng số 997/BXĐ ngày 3/7/1998 của Bộ xây dựng. + Bản giới thiệu quá trình hoạt động, năng lực thi công và sản xuất của doanh nghiệp.
(7) Bảng tính giá thi công (8) Quy trình thi công. (9) Tiến độ thi công. (10) Th− giảm giá.
Trong hồ sơ mời thầu ng−ời ta bóc tách thành từng nhóm công việc do các nhóm khác nhau thực hiện.
ạ Nhóm kỹ thuật
Nhóm kỹ thuật của công ty bóc tách, tính toán trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và bản vẽ. Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật về mặt kỹ thuật, thực hiện các công việc sau:
* Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối l−ợng công việc cần làm.
Nhà thầu phải hiểu rõ công việc nào phải làm thông qua bảng tiên l−ợng dự toán chi tiết. Thông qua bảng này nhà thầu có thể tính giá trị dự thầụ Điều quan trọng ở đây là nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên l−ợng đã bao gồm tất cả các công việc phải làm trong quá trình thi công. Bởi vì, có những công việc mà nhà thầu khi tiến
hành tiên l−ợng công việc không đ−ợc chào vì vậy nhà thâù khi trúng thầu vẫn phải thực hiện để đảm bảo chất l−ợng công trình nh− đã cam kết.
* Công tác chuẩn bị thi công - Thời gian thi công:
Thời gian thi công là một bài toán quan trọng cần đ−ợc giải quyết trong hồ sơ dự thầu, nó không chỉ thể hiện năng lực nhà thầu tr−ớc ban chấm thầu mà còn ảnh h−ởng rất lớn đến chi phí và kết quả kinh doanh. Cùng một chất l−ợng và khối l−ợng thi công, thời gian càng nhỏ thì chi phí càng nhỏ.
Tuy vậy, thời gian thi công không phải là một bài toán chủ quan, nó phu thuộc rất nhiều yếu tố khách quan và ngẫu nhiên: điều kiện thời tiết, sự bất bênh của thị tr−ờng cung cấp vật liệu, sự phát sinh yêu cầu về một chủng loại vật liệu hay dịch vụ đặc biệt không có sẵn, sự chậm chễ hay mức độ thiếu quan tâm của của các bộ máy Nhà n−ớc, trong vấn đề duyệt thiết kế, duyệt vốn, duyệt thanh toán... sự thay đổi nhân lực bất lợi về hiệu quả giải quyết các công việc trong quá trình thi công.
Do yếu tố ảnh h−ởng đến thời gian thi công đề xuất là rất nhiều và không kiểm soát hết đ−ợc, việc tính toán thời gian thi công trong hồ sơ dự thầu chỉ có thể căn cứ vào một vài yếu tố cố định trên cơ sở khối l−ợng công việc thực tế, khả năng công nghệ và một số dự toán có tính chất l−ợng kinh nghiệm.
Tuy nhiên, thời gian thi công đến nay ch−a phải là điều kiện ràng buộc khi nó phát sinh bất lợi do những khách quan đem lạị
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công công trình, khối l−ợng các công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu chất l−ợng và thời gian đòi hỏi hoàn thành công trình cũng nh− khối l−ợng máy móc, nguồn nhân lực của công ty có thể huy động cho công trình mà nhóm kỹ thuật tính toán thời gian tối −u nhất.
- Chuẩn bị mặt bằng;
Việc chuẩn bị mặt bằng bao gồm: - Phá dỡ các công trình cũ.
- Dọn dẹp, vận chuyển.
- Tạo mặt bằng và chuẩn bị thi công - Xác định nguồn điện, n−ớc, điện thoạị.
Tất cả các nhà tạm, phế thải, cỏ rác hiện có trên mặt bằng công trình sẽ đ−ợc tiến hành thu dọn sạch sẽ. Sau đó khu vực công trình sẽ đ−ợc rào lại bằng hàng rào chuyên dùng bằng tôn để bảo vệ và ngăn t−ơng đối độc lập giữa khu công trình và khu sinh hoạt. Đảm bảo an toàn cho mọi ng−ờị
Chuẩn bị nguồn điện, n−ớc cho công trình.
- Dự kiến nhân lực: Nhân lực thực hiện cho thi công công trình đ−ợc tính toán theo công thức:
N= ∑GịNiT Trong đó:
N: Nhân lực trung bình trong 1 ngàỵ Gi: Khối l−ợng xây lắp thứ 1.
Ni: Định mức công nhân ( ĐM 56/ BXD - VKT) Chi cho công tác xây lắp thứ 1. T: Tổng tiến độ thi công.
+ Số l−ợng nhân lực đ−ợc biên chế làm nhiều độị
- Đội vận chuyển bốc dỡ vật t−, phế thải, đào đất và lao động phổ thông khác. - Các đội thi công phần thô.
- Các đội hoàn thiện.
* Tính toán khối l−ợng máy móc cần huy động cho công trình:
Tuỳ theo từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán khối l−ợng máy móc cần thiết huy động sao cho đảm bảo hoàn thành công trình trong điều kiện hiện có.
Tính toán khối l−ợng máy móc có huy động;
- Chi phí máy thi công là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lớn nhất là đối với công trình cao tầng, kết cấu lớn.
- Tiết kiệm chi phí này đ−ợc thực hiện trên cơ sở yêu cầu thực tế của từng công việc cũng nh− cả công trình và năng lực thiết bị hiện có.
Việc tính toán khối l−ợng máy phải đ−ợc lập kế hoạch cụ thể, danh mục thiết bị chi tiết, nguần huy động cũng nh− dự phòng trong tr−ờng hợp cần thiết.
Số l−ợng máy móc cần huy động cho công trình đ−ợc thể hiện ở danh sách máy móc thiết bị dự kiến đ−a vào công trình. Đó là khối l−ợng máy móc thiết bị sẵn sàng đ−ợc đ−a vào sử dụng khi trúng thầụ
* Biện pháp thi công:
- Xác định tuyến thi công: thông th−ờng công trình thi công đ−ợc xác định rõ hai tuyến. Ví dụ đối với công trình nhà 5 tầng tổng công ty chè Việt Nam - Tr−ờng đại học Kiến trúc Hà Nộị
1. Phần thô và hoàn thành trong đ−ợc thi công từ d−ới lên trên (tầng 1 đến tầng 5).
2. Phần hoàn thiện ngoài nhà thi công từ trên xuống (từ tầng 5 đến tầng1)
Nhóm kỹ thuật căn cứ trên cơ sở Hồ sơ thiết bị kỹ thuật những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế công trình, thực tế năng lực công tỵ.. mà đ−a ra biện pháp thi công thích hợp. Biện pháp thi công đ−ợc thể hiện trên:
- Bản vẽ biệp pháp thi công công trình. - Thuyết minh biện pháp thi công. - Biệp pháp bảo đảm an toàn lao động.
Những biệp pháp thi công này có thể khi trúng thầu còn phải giải thích nếu có yêu cầu bên mời thầụ
Để thấy rõ công việc này của nhóm kỹ thuật ra phân tích biệp pháp thi công công trình nhà 5 tầng tổng công tr chè Việt Nam - tr−ờng đại học kiến trúc Hà Nộị
2.1.1. Trình tự thi công
* Công tác phá vỡ, thu dọn mặt bằng chuẩn bị thi công.
Sau khi nhận bàn giao mặt bằng, đơn vị thi công sẽ rào toàn bộ khu vực thi công công trình bằng hàng rào tôn, sau đó dùng máy ủi phá hết các loại trại, nhà tạm hiện có ở công trình, chỗ đất trạt đi chỗ khác và dọn quanh mặt bằng.
Định vị dùng máy đo đạc định vị l−ới cọc của công trình, tập kết thiết bị, vật t−, nhân công vào công trình, công đoạn này thực hiện nhanh chóng.
* ép cọc vào làm móng.
* Xây bể phốt, bể n−ớc, lấp hố móng. * Thi công phần thô thân nhà.
* Gia công, dựng cửa, hoa sắt, lan can, tay vịn, l−ới thép. * Lắp dựng hệ thống cấp thoát n−ớc trong nhà,thiết bị vệ sinh * Công tác hoàn thiện.
* Công tác quýet dọn vôi ve, sơn cửa vecnị * Công tác lắp đặt hệ thống điện.
* Công tác làm hè rãnh ngoài, dọn vệ sinh bàn giao công trình. 2.1.2. Các giải pháp tiêu biểu trong hồ sơ.
ạ Giải pháp vận chuyển vật t− nội bộ.
Vận chuyển vật t− trong công trình chủ yếu bằng xe đẩy một bánh, xe cải tiến cơ động cao và vận thắng có sức nâng 1000 kg và kết hợp với xe cần cẩu tự hành vừa tiết kiệm vừa tiện lợị
b. Giải pháp đảm bảo và nâng cao chất l−ợng công trình.
- Tr−ớc khi thi công cán bộ kỹ thuật phải kiểm tra chắc chắn thiết kế và thực tế hiện tr−ờng nhằm pháp hiện ra sai sót và xử lý kịp thời mọi thay đổi thiết kế, bổ sung và thêm bớt.
- Tất cả các vật liệu tr−ớc khi đ−a vào thi công sẽ trình mẫu mã, kiểm tra thử nhiệm chất l−ợng và phải đ−ợc bên A chấp nhận.
- Tuân thủ nghiêm ngặt các giai đoạn nghiệm thu nhất là các vật liệu chộn bê tông ngầm trong bê tông tr−ớc khi thi công giai đoạn tiếp theọ
- Tất cả các công đoạn thi công phải có biện pháp thi chi tiết đ−ợc duyệt và khi thi công phải tuân thủ các biện pháp đó.
- Trên công tr−ờng phải làm vệ sinh công nghiệp hàng ngày, không để vật liệu bừa bãi, có vị trí tập kết vật t− thừa và chuyển đi nơi khác.
- Tuân thủ kỹ thuật của bên A đ−a rạ
c. Biện pháp bảo đảm tiến độ thi công công trình.
- Lập tổng tiến độ thi công công trình trên cơ sở khoa học và thực tế, khả thị - Căn cứ vào tổng tiến độ lập ra tiến độ thi công cho từng tháng.
- Căn cứ vào tổng tiến độ thi công và tiến độ thi công trong tháng, Ban chủ nhiệm công trình lập kế hoạch thi công cho từng tuần.
d. Ngoài ra nó còn có biện pháp đảm bảo an ninh và cho các công trình kế cận và các công trình công cộng.
* Nhóm kinh tế
ở công ty TNHH xây lắp vật t− kỹ thuật phòng kế hoạch có nhiệm cụ rất quan trọng đó là thực hiện các công việc cụ thể sau:
- Xác định danh mục công trình. - Lập sơ đồ tổ chức công trình. - Tính giá tự đoán dự thầụ
* Xác định danh mục chủng loại vật t−.
Vật t− đ−ợc dựa vào công trình theo đúng yêu cầu quy định của hồ sơ mời thầu và tr−ớc khi thi công công trình đều xuất trình chứng chỉ kiểm nhiệm của nơi sản xuất hoặc của nơi kiểm trạ Phải bảo đảm những loại vật t− chủ yếu mà nhà thầu sử dụng khi trúng thầụ
Vật t− đ−a vào công trình th−ờng đ−ợc phân làm hai nhóm;
b.1. Nhóm vật t− bán thành phẩm của hoàn thiện và vật t− kỹ thuật. * Lập hồ sơ tổ chức công tr−ờng.
Sơ đồ đ−ợc lập phải chỉ rõ:
+ Danh mục cán bộ chủ chốt tham gia công trình. + Danh mục các công nhân huy động cho dự án.
+ Những ai là ng−ời phụ trách trụ sở, ai là ng−ời phụ trách tại công trình và lực l−ợng khi cần thiết.
* Tính giá trị dự toán dự thầụ
Hiện nay công tác xác định giá dự toán dựh thầu của công ty đ−ợc xác định trên cơ sở:
- Khối l−ợng theo tiền l−ơng trong hồ sơ mời thầụ
- Đơn giá 1736/QĐUB ngày 23 tháng 8 năm 1994 của UBND thành phố Hà Nội và thông báo 712/TB - VLXD.
-Tính dự toán theo định mức xây dựng cơ bản số 1242/1998/QĐ - BXD ngày 25/11/1998.
-Một số vật t− không có trong đơn giá tính theo thông báo gần nhất của địa ph−ơng.
- Thuế VAT tính theo thông t− số 106/1999/ TT - BTC ngày 30/08/1999 của Bộ tài chính.
- Biện pháp tổ chức thi công
Giá dự toán dự thầu của công ty đ−ợc xác định theo từng hạng mục công trình. Giá dự thầu cho toàn bộ công trình tổng hợp theo bảng.
STT Tên hạng mục Giá dự toán
1 Hạng mục x 10.000.000
. n
Giá dự thầu ∑
Việc tính giá dự toán dự thầu có thể khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ3) Trong đó:
- Đơn giá tổng hợp đ−ợc xác định chi tiết trên bảng chi tiết tính đơn giá tr−ớc thuế.
- Giá dự thầu ch−a có giảm giá ( giá dự thầu đầy đủ) là mức giá đ−ợc ghi chính thức trong đơn dự thầụ Đơn xin giảm giá dự thầu tuỳ từng tr−ờng hợp mà bên mời thầu có thể chấp nhận thì mức giá đ−ợc dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng sẽ là giá trị dự thầu sau giảm giá.
Để giảm giá (trong phạm vi an toàn) nhằm tăng cạnh tranh về giá trong hồ sơ dự thầu, đơn giảm giá đ−ợc lập trên cơ sở:
1/ Chi phí khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ thấp do có rất nhiều thiết bị đã khấu hao hết hoặc mức khấu hao thấp.
2/ Chi phí quản lý thực tế là rất nhỏ do:
- Cán bộ trực tiếp thi công có kinh nghiệm, số l−ợng cán bộ bố trí không cần nhiềụ
- Khoảng cách giữa địa điểm thi công và công ty là nhỏ thì việc hỗ trợ kỹ thuật, hoàn công, nghiệm thu thuận tiện.
3/ Đội ngũ công nhân lành nghề đông đảo có thể đảm đ−ơng khối l−ợng công việc lớn và phức tạp.
4/ Thị tr−ờng cung cấp vật liệu tốt và ổn định, đã đ−ợc xác định từ tr−ớc.
5/ Biện pháp thi công và các giải pháp khác đ−ợc áp dụng thuận lợi đối với công trình cụ thể nàỵ
Đơn xin giảm giá dự thầu của công ty căn cứ vào yếu tố sau đây:
1. Do đơn vị thi công có năng lực lớn về thiết bị máy móc, trong đó có các thiết bị đang sử dụng tốt song đã thực hiệnh gía trị khấu hao hết do đó có thể tiết kiệm trong chi phí máy thi công.
2. Do đơn vị có hệ thống dàn giáo, cốt pha vẫn sử dụng tốt song chi phí khấu hao đã hết nên giảm đáng kể chi phí cốt pha trong thi công.
3. Do đơn vị thi công có bề dày kinh nghiệm trong công tác quản lý thi công,