II. Chế độ kế toán áp dụng
4. Hình thức sổ kế toán
Để theo dõi tình hình tài chính, Chi nhánh áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự tổ chức sổ sách kế toán mô tả theo sơ đồ sau:
Ngay khi đi vào kinh doanh, Chi nhánh đã cho cài đặt một phần chơng trình kế toán. Hệ thống sổ kế toán của Chi nhánh đợc xây dựng trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung, đơn giản và phù hợp với điều kiện sử dụng máy tính trong công tác kế toán, cung cấp những thông tin, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý tốt nhất. Tuy nhiên cán bộ kế toán vẫn có nhiệm vụ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ chi tiết, sau đó mới đa vào máy tính, định kỳ sẽ in ra bảng kê, các báo cáo tổng hợp từ máy theo các bản mẫu đã đợc lập trong máy tính từ trớc. Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toánSổ thẻ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sau khi kế toán tập hợp các hóa đơn, chứng từ liên quan trong một thời gian nhất định (1 tháng, 1 quý, 1 năm) vào bảng kê chứng từ hàng hóa, hóa đơn cùng loại. Căn cứ vào chứng từ gốc (bảng tổng hợp các chứng từ gốc) trên kế toán ghi các số liệu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan. Giai đoạn ghi số liệu chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết Chi nhánh thực hiện thao tác bằng tay, sau đó dựa trên cơ sở các sổ chi tiết, sổ tổng hợp kế toán lập các báo cáo (bảng kê) đã có sẵn trong máy do kế toán trởng của Chi nhánh lập: Bảng kê chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, Bảng kê chi tiết công nợ thanh toán, Bảng kê chi tiết hàng tồn kho, Bảng kê chi tiết số d bằng tiền và các báo cáo kế toán: Báo cáo tình hình kinh doanh, Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách Nhà nớc sau đó in các báo cáo này gửi về cho phòng kế toán của Công ty XNK tổng hợp 3 – Nha Trang.