III. Trình tự hạch toán một số hoạt động chủ yếu
2.Về công tác kế toán
Chi nhánh có đợc sự thành công nh ngày hôm nay không thể không nói đến sự đóng góp đáng kể của công tác kế toán của Chi nhánh. Bộ máy kế toán của Chi nhánh gọn nhẹ, các thành viên đều có trình độ nghiệp vụ cao nhng vẫn không ngừng học hỏi. Các công việc kế toán cụ thể đều đợc giao cho từng cá nhân phù hợp với năng lực chuyên môn của từng ngời, mỗi ngời phụ trách một mảng riêng. Qua đó giúp cho công tác kế toán đợc chuyên môn hóa, tạo điều kiện cho mỗi ngời có thể đi sâu vào việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình và phát huy thế mạnh của từng ngời làm cho công tác kế toán đạt hiệu quả hơn.
Hệ thống kế toán của Chi nhánh đợc tổ chức tơng đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của mình, Chi nhánh đã chọn hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình này tạo nhiều thuận lợi trong việc hạch toán và kiểm tra kế toán cũng nh phục vụ tốt cho công tác quản lý kinh doanh trong Chi nhánh, đồng thời cũng thuận lợi cho công tác tin học hóa kế toán, tập trung thông tin và giám sát đợc chính xác, hợp lý, hợp lệ các nghiệp vụ phát sinh. Việc áp dụng các phần mềm kế toán, tự động hóa các công tác kế toán là bớc đầu t quan trọng để bảo đảm công tác quản lý tình hình tài chính kế toán của Chi nhánh.
Hệ thống chứng từ kế toán đã đợc Chi nhánh sử dụng một cách đồng bộ với Công ty đã phản ánh nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh. Các chứng từ kế toán đợc sử dụng đều tuân theo mẫu quy định của Bộ tài chính và đợc thu thập, lu trữ và bảo quản tốt nên việc sử dụng chứng từ đợc nhất quán và đồng bộ trong toàn Chi nhánh. Các chứng từ liên quan tới quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa đợc sắp xếp thành bộ hoàn chỉnh theo thời gian, theo từng khách hàng tạo thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra. Chi nhánh cũng xây dựng một chu trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Chứng từ sau khi lập đợc chuyển tới bộ phận kế
toán để bảo đảm theo dõi và phản ánh kịp thời sự biến động tăng giảm của các khoản mục tài sản, nguồn vốn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. Trớc khi đa số liệu vào máy vi tính, các chứng từ đợc tập hợp, phản ánh vào các sổ, bảng kê có liên quan tới từng nghiệp vụ, sau khi sắp xếp dữ liệu xong, các chứng từ đợc đóng thành tập theo từng nhóm và sắp xếp theo từng tháng, quý khi cần thiết có thể sử dụng ngay.
Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành nên đã đảm bảo bộ máy kế toán của Chi nhánh thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Đặc biệt Chi nhánh còn sử dụng đến tài khoản cấp 3 để phân rõ từng đối tợng khách hàng cũng nh từng khoản mục riêng biệt, tránh tình trạng chồng chéo, trùng lắp.
Chi nhánh áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với việc đa máy tính vào công tác quản lý tài chính kế toán đã làm đơn giản hóa công tác kế toán. Do vậy hạn chế đợc sai sót do việc ghi chép trùng lắp, bởi số liệu chỉ cần vào một lần từ các chứng từ gốc. Đơn vị sử dụng máy tính trong lu trữ số liệu rất thuận tiện cho công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các số kế toán và lập các bảng biểu tính toán trên các sổ nên giảm đợc khối lợng công việc tính toán cho các kế toán viên.
Do Chi nhánh chọn hình thức tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán nên việc tổng hợp số liệu và nộp báo cáo cho Công ty đầy đủ và kịp thời. Đồng thời Chi nhánh cũng luôn đáp ứng các yêu cầu, nguyên tắc về báo cáo, tuân thủ đúng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành đó là lập báo cáo tài chính phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
Việc hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và tính giá vật t hàng hóa theo phơng pháp giá thực tế đích danh giúp cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác về lợng hàng tồn kho. Việc hạch toán thẳng chi phí mua của lô hàng nào vào giá trị của lô hàng đó đã giúp cho công tác kế toán đơn giản hơn, các kế toán viên không áp dụng các phơng pháp phân bổ chi phí thu mua khi tiến hành kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ.
* Những tồn tại
-Trong quá trình thu mua hàng hóa xuất khẩu, khi hóa đơn về trớc, hàngvề sau, kế toán Chi nhánh không sử dụng tài khoản 151 ” hàng đang đi đờng” để
cập nhật thông tin kế toán mà lại không ghi chép gì, đợi hàng về rồi mới ghi vào tài khoản hàng tồn kho và các tài khoản có liên quan.
-Do Chi nhánh có quy mô nhỏ nên không có nơi để lu trữ hàng hóa. Tất cả những mặt hàng Chi nhánh mua để xuất nhập khẩu đều xuất thẳng hoặc nhập thẳng từ địa điểm mua cho bên nhập khẩu hoặc bên xuất khẩu, trong tr- ờng hợp hạch toán hàng đang đi trên đờng, kế toán không hạch toán vào sổ mà chỉ ghi trên bảng theo dõi lô hàng đó. Khi nhận đợc thông báo từ ngời nhập khẩu và tiến hành thanh toán, kế toán mới hạch toán và ghi vào sổ chi tiết và xác định doanh thu tiêu thụ. Tuy nhiên, kế toán vẫn lập phiếu xuất kho và phản ánh các nghiệp vụ bán hàng trên sổ sách nh trờng hợp xuất kho bán trực tiếp.
-Theo phơng thức bán thẳng hàng hóa, không nhập kho, kế toán vẫn hạch toán vào tài khoản 156, gây ra sự nhầm lẫn cho rằng số hàng đó đã nhập kho, nhng thực tế là hàng đã đợc chuyển thẳng.Với phơng thức bán hàng này, Chi nhánh cần sử dụng đúng số hiệu tài khoản khi hạch toán, tránh gây sự hiểu nhầm.
- Tại Chi nhánh hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thờng xuyên, liên tục nên lợng tiền hàng bằng ngoại tệ cũng luôn biến động. Tuy nhiên, kế toán Chi nhánh chỉ theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 1112, tài khoản 1122 mà không theo dõi riêng ngoại tệ. Cụ thể là không sử dụng tài khoản 007 ” nguyên tệ các loại”. Do đó việc theo dõi ngoại tệ không đợc phản ánh chi tiết gây khó khăn cho công tác kiểm tra và dễ nhầm lẫn giữa các loại ngoại tệ với nhau. Với cách hạch toán trên không những gây khó khăn cho Chi nhánh trong việc quản lý vốn mà còn vi phạm chế độ kế toán. Vì theo chế độ kế toán thì tất cả các ngoại tệ đều đợc ghi đơn trên tài khoản 007, chi tiết theo từng loại ngoại tệ.
- Một nhợc điểm nữa của công tác kế toán đó là: ngày nay khi thị trờng hối đoái biến động liên tục, thì Chi nhánh vẫn hạch toán tỷ giá theo giá hạch toán. Điều này đã gây ra một sự chênh lệch khá lớn giữa giá trị thực tế và giá trị ghi sổ.
-Chi nhánh nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa mà lại không sử dụng tài khoản 003 ”hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi” trong khi nhập kho hàng nhận xuất khẩu ủy thác.