4.2.4.1. Vấn đề tất tốn trước hạn.
Huy động vốn và sử dụng vốn là 2 hoạt động chủ yếu của NH. Cơng tác huy động vốn tốt sẽ tạo cho NH cơ sở tài chính vững chắc để thực hiện vai trị và chức năng của mình trong nền kinh tế đồng thời tạo thế chủ động của NH, bởi huy động được vốn mà NH khơng cĩ những biện pháp sử dụng vốn hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, gây rủi ro về lãi suất. Trong khi đĩ NH vẫn phải vẫn phải trả lãi tiền gửi cho khách hàng và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách.
Bên cạnh nợ quá hạn - nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn thì hiện tượng trả nợ gốc trước hạn cũng là một trong những nguyên nhân gây mất cân đối vốn tại NH.
Vấn đề tất tốn trước hạn cĩ xu hướng gia tăng khi lãi suất cho vay trên thị trường cĩ xu hướng giảm, KH muốn tất tốn HĐTD cũ để vay mới với lãi suất thấp hơn, kế tốn cho vay khơng phải đơn đốc trả nợ mà khách hàng tự đến trả nợ cho NH. Đối với cán bộ tín dụng vấn đề trả nợ trước hạn là tốt, giúp họ thu hồi vốn nhanh đạt được chỉ tiêu thu nợ, tránh rủi ro tăng dư nợ xấu. Nhưng về phía NH vấn đề trả nợ trước hạn sẽ là một bất lợi nếu khách hàng trả nợ vào thời điểm NH khơng cho vay ra được. Điều này gây mất cân đối vốn tại NH, trong khi đĩ NH vẫn phải trả lãi huy động vốn cho số vốn đã dùng cho KH vay dẫn đến thu lãi cho vay giảm làm giảm thu nhập của NH.
Việc xử lý các hồ sơ tất tốn trước hạn tại NH Mỹ Xuyên được thực hiện như sau: - Đối với hồ sơ vay trả gĩp: Khi tất tốn, KH phải trả hết dư nợ tại thời điểm tất
tốn cộng thêm 1 kỳ lãi tiếp theo.
- Đối với hồ sơ vay gĩp chợ: Bất kỳ tất tốn vào thời điểm nào KH cũng phải trả hết nợ và lãi theo phụ kiện đính kèm với HĐTD.
- Đối với hồ sơ vay trả cuối kỳ, phân kỳ: Khi tất tốn trước hạn KH sẽ bị phạt một khoản phí là phí trả trước hạn. Kế tốn xác định số ngày tất tốn trước hạn và đối chiếu với một nửa thời gian cịn lại của hợp đồng. Nếu:
o Số ngày tất tốn trước hạn lớn hơn một nửa thời hạn cịn lại của hợp đồng, kế tốn áp dụng mức phạt 0,08% trên số ngày cịn lại trên số tiền vay (mức phí phạt trả trước hạn = số tiền vay x 0,08% x thời gian cịn lại/30) nhưng tối thiểu là 500.000đ và tối đa khơng quá 5.000.000đ.
o Số ngày tất tốn trước hạn nhỏ hơn hoặc bằng một nửa thời cịn lại của hợp đồng, kế tốn áp dụng mức phạt 0,05% trên số ngày cịn lại trên số tiền vay (mức phí phạt trả trước hạn = số tiền vay x 0,05% x thời gian cịn lại/30) nhưng tối thiểu là 200.000đ và tối đa khơng quá 2.500.000đ.
Ở các NH nước ngồi, vấn đề trả nợ trước hạn được nhìn nhận là một thiệt hại của NH và họ áp dụng mức phạt rất cao đối với những KH trả nợ trước hạn làm cho những KH này dù muốn trả nợ trước hạn nhưng vẫn khơng thể trả được. Ở Việt Nam, vẫn cĩ một số NH áp dụng mức phạt đối với tình trạng này tuy nhiên mức phạt cịn thấp thậm chí cĩ một số NH khơng áp dụng hình thức phạt.
4.2.4.2. Vấn đề khế ước đã giải ngân “khơng được HTLS” nhưng sau khi thẩm định lại thì được hỗ trợ lãi suất 01 phần vốn vay. thẩm định lại thì được hỗ trợ lãi suất 01 phần vốn vay.
Kế tốn thực hiện thu gốc số tiền được thẩm định lại là HTLS, sau đĩ tiến hành giải ngân số tiền được HTLS khác với số khế ước ban đầu.
Ngày 10/02/2009, KH (M000100) vay 100 triệu đồng, kế tốn giải ngân bình thường với số khế ước (HD1000.1) (khơng được HTLS)
Ngày 06/03/2009, kế tốn nhận được tờ trình thẩm định được cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt rằng khế ước trên được HTLS một phần với số vốn vay được hỗ trợ là 60 triệu đồng.
- Bước 1: Thực hiện thu gốc 60 triệu đồng.
- Bước 2: Thực hiện giải ngân 60 triệu đồng với số khế ước khác với số khế ước ban đầu.
Khi giải ngân chọn đúng MAKH (M000100), sửa lại số khế ước HD1000.1 thành HD1000.2, sửa ngày giải ngân là ngày: 06/03/2009, hạch tốn vào TK cho vay thích hợp, số tiền giải ngân: 60.000.000đ.
Đối với các khế ước đã được thực thu hay dự thu lãi vay trước khi thực hiện sửa đổi (như các trường hợp trên). Kế tốn phải tính tốn lại số tiền lãi khách hàng phải trả và số tiền lãi được hỗ trợ.
- Trường hợp khách hàng đã trả lãi tiền vay, kế tốn hạch tốn số tiền lãi khách hàng được HTLS như sau:
Nợ 3539.00
Cĩ TK thích hợp (1011, 4211)
- Trường hợp NH đã thực hiện dự thu lãi tiền vay, kế tốn hạch tốn như sau: Nợ 3539.01: Số tiền lãi được HTLS chờ giảm trừ cho KH.
Nợ 3941.01: Số tiền lãi phải thu của KH (khơng bao gồm số lãi giảm trừ HTLS).
Cĩ TK 3941.00: Tổng số tiền lãi đã dự thu của KH theo lãi suất ghi trên hợp đồng.
4.2.4.3. Trường hợp khê ước đã giải ngân “được hỗ trợ lãi suất” nhưng sau khi thẩm định lại thì chỉ cĩ một phần vốn vay được hỗ trợ lãi suất. khi thẩm định lại thì chỉ cĩ một phần vốn vay được hỗ trợ lãi suất.
Kế tốn thực hiện thu gốc số tiền được thẩm định lại là khơng được HTLS, sau đĩ tiến hành giải ngân số tiền khơng được HTLS khác với số khế ước ban đầu.
Ví dụ. Ngày 10/02/2009, khách hàng (M000100) vay 100 triệu đồng, được thẩm định thuộc trường hợp HTLS hồn tồn, kế tốn giải ngân với số khế ước (UD1000.1) Ngày 06/03/2009, kế tốn nhận được tờ trình thẩm định được cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt rằng khế ước trên chỉ được HTLS một phần với số vốn vay được hỗ trợ là 60 triệu đồng cịn 40 triệu đồng vốn vay khơng thuộc trường hợp HTLS.
Kế tốn xử lý như sau:
- Bước 1: Thực hiện thu gốc 40 triệu đồng.
- Bước 2: Thực hiện giải ngân giải ngân 40 triệu đồng với số khế ước khác với số khế ước ban đầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi giải ngân chọn đúng MAKH (M000100), sửa lại số khế ước UD1000.1 thành UD1000.2, sửa lại ngày giải ngân (06/03/2009 thành 10/02/2009), hạch tốn vào TK cho vay thích hợp, số tiền giải ngân: 40.000.000đ.
Đối với các khế ước đã thực thu hay dự thu lãi vay trước khi thực hiện sửa đổi. Các đơn vị phải tính tốn lại số tiền lãi khách hàng phải trả và số tiền lãi được hỗ trợ.
- Trường hợp khách hàng đã trả trả lãi tiền vay, kế tốn hạch tốn số tiền lãi khách hàng phải trả thêm do khơng được HTLS như sau:
o Khi nhận được Biên bản làm việc với khách hàng, kế tốn nhập ngoại bảng số lãi tiền vay đã HTLS phải thu hồi từ khách hàng, hạch tốn:
Nhập TK 9410.02
o Khi thu hồi số tiền đã HTLS trước đĩ, hạch tốn: Nợ TK thích hợp (1011, 4211,...)
Cĩ TK 4539.00
Đồng thời xuất ngoại bảng số lãi tiền vay đã HTLS phải thu hồi từ khách hàng:
Xuất TK 9410.02
- Trường hợp NH đã thực hiện dự thu lãi tiền vay, kế tốn hạch tốn như sau: Nợ TK 3941.00: Tổng số tiền lãi đã dự thu theo lãi suất ghi trên hợp đồng và dư nợ được hỗ trợ.
Cĩ TK 3539.01: Số tiền lãi được HTLS chờ giảm trừ cho khách hàng. Cĩ TK 3941.01: Số tiền lãi phải thu của khách hàng (khơng bao gồm số lãi giảm trừ HTLS)
4.2.5. Những kết quả đạt được của cơng tác kế tốn cho vay ngắn hạn.
Trong thời gian qua, bộ phận kế tốn tiền vay của NH Mỹ Xuyên đã hồn thành tốt nhiệm vụ của mình trong việc:
- Hạch tốn nhanh chĩng, chính xác, kịp thời đảm bảo KH khơng phải chờ đợi khi đến giao dịch với NH.
- Lập các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết hỗ trợ cho cơng tác quản lý và các bộ phận khác hồn thành tốt cơng việc.
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ, chứng từ, giấy tờ đảm bảo nợ vay,… hợp lý, khoa học phục vụ tốt cho cơng tác quản lý.
- Khắc phục những nhược điểm của chương trình quản lý Gold River bằng các giải pháp thay thế cĩ hiệu quả đảm bảo cung cấp các báo cáo đúng thời hạn. - Đào tạo đội ngũ nhân viên mới đáp ứng nguồn nhân lực kế tốn tiền vay cho
các chi nhánh khác theo khuynh hướng ngày càng mở rộng của NH.
- Phối hợp với bộ phận tín dụng trong việc nhắc nhở, đơn đốc KH trả nợ gĩp phần nâng cao hiệu quả tín dụng,…
Một HĐTD kể từ khi cán bộ tín dụng thực hiện từ bước thẩm định xét duyệt cho vay đến khi kế tốn cho vay thực hiện phát tiền vay và theo dõi thu nợ, thu lãi của khách hàng là cả một quá trình cĩ sự liên quan chặt chẽ với nhau. Sự phối hợp giữa kế tốn tiền vay và cán bộ tín dụng được thực hiện như sau:
- Việc xử lý thơng tin khi quyết định cho vay hay từ chối một khoản vay, cán bộ tín dụng phải thu thập, tổng hợp phân tích các nguồn thơng tin về khách hàng. Ngồi những thơng tin do khách hàng cung cấp, cán bộ tín dụng cịn phải thu thập thêm các thơng tin KH thơng qua các quan hệ cĩ liên quan với khách hàng. Nếu khách hàng đã từng giao dịch với NH, cán bộ tín dụng cần cĩ những thơng tin về lịch sử giao dịch của KH với NH. Muốn cĩ những thơng tin cần thu thập đĩ, cán bộ tín dụng phải lấy từ cán bộ cho vay.
- Thể hiện thơng qua việc theo dõi đơn đốc KH trả nợ. Cán bộ tín dụng kiểm tra, đánh giá khách hàng chính xác thì việc theo dõi thu nợ của nhân viên kế tốn càng được thực hiện tốt, thu nợ, thu lãi đầy đủ và đúng thời hạn. Ngược lại phải kế tốn cho vay theo dõi việc trả nợ, trả lãi của khách hàng theo kỳ hạn nợ một cách khoa học sẽ tạo điều kiện cho cán bộ tín dụng thực hiện việc đơn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi kịp thời và nghiêm túc hơn.
- Cán bộ kế tốn cịn cung cấp các báo cáo về các khoản nợ quá hạn cho bộ phận quản lý tín dụng để cán bộ quản lý tín dụng cĩ hình thức xử lý phù hợp.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế tốn cho vay và tín dụng đã thơng báo kịp thời cho cán bộ tín dụng để đơn đốc trả nợ, lãi kịp thời tránh RRTD. Do phần lớn KH của NH là các hộ nơng dân, họ thường bận rộn với cơng việc đồng án nên thường ít quan tâm đến ngày trả nợ chính xác vì vậy việc nhắc nhở KH trả nợ là thực sự cần thiết. Trường hợp khi khoản nợ đến kỳ hạn trả, do gặp những khĩ khăn khách quan thì tín dụng cùng kế tốn cho vay thơng báo cho nhau và cĩ biện pháp xử lý kịp thời. Đơi khi cán bộ kế tốn tiền vay cịn thực hiện việc nhắc nhở KH trả nợ khi cán bộ tín dụng khơng cĩ thời gian thực hiện.
Tĩm lại, bộ phận kế tốn tiền vay của NH Mỹ Xuyên mặc dù cĩ một số khĩ khăn nhất định tuy nhiên vẫn hồn thành tốt nhiệm vụ của mình nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn tiền vay đã được lãnh đạo NH tặng nhiều bằng khen cơng nhận thành tích trong việc hồn thành tốt nhiệm vụ. Bộ phận kế tốn tiền vay cịn hỗ trợ cho các bộ phận khác gĩp phần nâng cao hiệu quả tín dụng, từ đĩ phối hợp với các bộ phận trong đơn vị tạo nên sức mạnh tập thể nâng cao hiệu quả hoạt động của NH.
4.3. Một số giải pháp gĩp phần nâng cao hiệu quả kế tốn cho vay ngắn hạn tại NH TMCP Mỹ Xuyên. TMCP Mỹ Xuyên.
4.3.1. Hiện đại hĩa chương trình quản lý.
Chương trình quản lý kế tốn - tín dụng Gold River đang được sử dụng tại NH Mỹ Xuyên cĩ khá nhiều nhược điểm, trong đĩ nhược điểm lớn nhất là khơng hỗ trợ tính năng trực tuyến tồn hệ thống. Giao dịch giữa các đơn vị trong NH Mỹ Xuyên phải thực hiện thơng qua fax, làm cho các máy fax ở NH Mỹ Xuyên ngồi nhiệm vụ chuyển quyết định, thơng báo giữa các đơn vị cịn cĩ thêm nhiệm vụ chuyển chứng từ kế tốn. Khơng ít trường hợp đơn vị fax đi báo đã thực hiện lệnh nhưng đơn vị nhận vẫn chưa nhận được chứng từ, quá trình phải lập đi lập lại mỗi khi máy fax cĩ vấn đề gây mất khá nhiều thời gian, điều quan trọng hơn là làm thời gian giao dịch với KH tăng lên gây ảnh hưởng xấu đến sự đánh giá của KH đối với NH.
Chương trình quản lý là một yếu tố quan trọng bên cạnh yếu tố con người quyết định hiệu quả cơng tác kế tốn - tín dụng nĩi riêng và hiệu quả hoạt động của NH nĩi chung. Một số NH đã mạnh dạn chi những khoản tiền lớn để cĩ được chương trình quản lý hiện đại hỗ trợ đắt lực cho cơng tác kế tốn và tín dụng.
Hiện tại, NH Mỹ Xuyên đang trong quá trình thương thuyết với các đối tác trong và ngồi nước để mua lại chương trình quản lý kế tốn - tín dụng hiện đại, phù hợp với hoạt động của NH. Quá trình này nên được tiến hành nhanh hơn để được áp dụng vào lĩnh vực kế tốn - tín dụng nhằm hiện đại hĩa chương trình quản lý tại NH. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NH cần cĩ những động tác chuẩn bị trước nhằm giúp cho việc chuyển đổi sang chương trình quản lý được thuận lợi như: Trang bị vốn kiến thức anh văn chuyên ngành kế tốn - tín dụng cho nhân viên để việc thao tác trên chương trình mới được dễ dàng
hơn, lên kế hoạch tập huấn cho nhân viên, test thử phần mềm với một số nghiệp vụ thực tế tại NH,…
4.3.2. Nâng cấp hệ thống máy tính.
Hệ thống máy tính đang sử dụng ở bộ kế tốn và tín dụng tại NH Mỹ Xuyên cĩ cấu hình chung tương đối được mạnh, nhìn chung cấu hình này là phù hợp với các cơng việc văn phịng thơng thường và lướt web để trang cứu thơng tin. Nhưng nếu sử dụng đồng loạt các máy tính cĩ cấu hình giống nhau cho nhiều bộ phận là khơng hợp lý. Cụ thể, đối với bộ phận kế tốn tiền vay số lượng giao dịch xử lý trên chương trình quản lý mỗi ngày là rất nhiều, để thuận tiện cho việc lập các báo cáo nhân viên kế tốn thường hay mở nhiều chương trình (do dữ liệu cĩ liên quan với nhau) cùng một lúc (cĩ lúc lên đến 7, 8 chương trình: Gold River, word, excel, microsoft explorer,…), máy tính phải làm việc với cường độ cao, liên tục nên thường cĩ hiện treo máy do xử lý các lệnh khơng kịp. Vì vậy, cần thiết phải nâng cấp máy tính ở bộ phận kế tốn tiền vay lên cấu hình cao hơn và phải luơn đảm bảo máy tính hoạt động ở cơng suất tốt nhất bởi lẽ một khi máy tính ở bộ phận kế tốn tiền vay cĩ vấn đề thì: chứng từ ứ đọng, khách hàng chờ đợi lâu, báo cáo chậm trễ,… gây ảnh hưởng đến hiệu quả chung của bộ phận và các bộ phận khác.
Hình ảnh NH trong giai đoạn hiện nay là rất quan trọng. Các NH cố gắng xây dựng thương hiệu trong mắt KH của mình thật sang trọng, hiện đại, cĩ tiềm năng tài chính hiện đại (ví dụ: các máy tính ở bộ phận tiếp xúc với KH đều được trang bị mày hình LCD,…) sao cho KH cảm nhận được đang giao dịch ở một nơi hiện đại, sang trọng, cĩ phong cách chuyên nghiệp. Vì vậy, nên trang bị một hệ thống máy tính hiện đại, đồng bộ ở khu vực tiếp xúc với KH, cĩ cấu hình mạnh ở những bộ phận địi hỏi tốc