2.4.4.1. Quy trình kế tốn cho vay từng lần.
Khi cĩ nhu cầu vay tiền, người vay phải làm giấy đề nghị vay gửi tới NH để trình bày lý do vay, số tiền đề nghị vay, mục đích sử dụng vốn và kế hoạch trả nợ. Đây là căn cứ để NH xem xét, tính tốn, quyết định cho vay. Nếu khoản vay được giám đốc ký duyệt cho vay thì bộ phận tín dụng chuyển hồ sơ cho bộ phận kế tốn thực hiện nghiệp vụ hạch tốn kế tốn, giải ngân hợp đồng,...
Cơng việc trước tiên khi kế tốn tiến hành giải ngân hợp đồng vay là nhập các thơng tin liên quan như: Số khế ước, họ tên KH, địa chỉ, số chứng minh thư,… các thơng tin này lấy từ hợp đồng tín dụng cĩ đối chiếu với các giấy tờ đính kèm, đây là phần việc rất quan trọng làm cơ sở cho việc quản lý khơng chỉ ở bộ phận kế tốn mà cịn cho bộ phận tín dụng trên các chương trình quản lý tại NH, đồng thời kế tốn tiến hành mở TK tiền gửi cho KH để thuận tiện cho việc giao dịch sau này. Bộ phận kế tốn cĩ nhiệm vụ kiểm sốt lại và hướng dẫn người vay lập các chứng từ kế tốn nhận tiền vay. Trường hợp KH dùng đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ thì khơng phải lập khế ước vay tiền, khi lập khế ước vay tiền hay đơn xin vay kiêm giấy nhận nợ thì phải lập đủ số liên quy định và ghi đầy đủ các yếu tố trên mẫu in sẵn để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ cho vay.
Trường hợp hợp đồng vay giải ngân nhiều lần thì khơng nhất thiết mỗi lần phát tiền vay phải lập khế ước vay tiền riêng, mà cĩ thể lập một khế ước cho cả khoản vay đĩ, quá trình phát tiền vay sẽ được theo dõi ở mặt sau của khế ước. Sau khi hồn thành các thủ tục giấy tờ cho vay theo đúng quy định, kế tốn căn cứ vào các chứng từ để hạch tốn.
Nợ TK 2111: Số tiền cho KH vay.
Cĩ TK 1011 (nếu cho vay bằng tiền mặt): Số tiền cho KH vay.
Hoặc TK 4211 (nếu cho vay bằng chuyển khoản): Số tiền cho KH vay. Hoặc TK 5012 (nếu người thụ hưởng cĩ TK ở NH khác hệ thống với NH cho vay): Số tiền cho KH vay.
Hoặc TK 5211/5111 (nếu người thụ hưởng cĩ TK ở NH cùng hệ thống với NH cho vay): Số tiền cho KH vay.
Đối với những hợp đồng vay cĩ tài sản thế chấp cầm cố, kế tốn sẽ ghi: Nhập TK 994: “Giá trị tài sản thế chấp, cầm cố của KH” với số tiền là trị giá tài sản thế chấp, cầm cố theo giá trị định giá được ghi trên hợp đồng tín dụng.
Nhập TK 994: Giá trị tài sản thế chấp, cầm cố của KH.
Đồng thời kế tốn lập phiếu nhập tài sản thế chấp, cầm cố và chuyển những giấy tờ cĩ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố cho cán bộ khác thuộc bộ phận kế tốn quản lý.
b. Kế tốn giai đoạn thu nợ.
Một trong những điểm đặc trưng của phương thức cho vay từng lần là mỗi lần cho vay đều phải xác định thời hạn trả nợ. Người vay cĩ trách nhiệm trả nợ đúng hạn theo thuận với NH đã được thể hiện trên hợp đồng tín dụng. Nếu đến kỳ hạn trả nợ người vay khơng trả đủ cho NH thì kế tốn chủ động trích TK tiền gửi của người vay để thu hồi nợ. Nếu TK tiền gửi của người vay đã hết số dư và KH khơng trả nợ cho NH khi đến hạn đồng thời khoản vay đĩ khơng được NH gia hạn nợ thì kế tốn làm thủ tục chuyển nợ quá hạn.
- Thu cả gốc và lãi cùng một thời điểm:
Nợ TK 1011 (nếu thu bằng tiền mặt): Tổng số nợ gốc và tiền lãi.
Hoặc TK 4211 (nếu thu thơng qua chuyển khoản): Tổng số nợ gốc và tiền lãi.
Cĩ TK 2111: Số tiền nợ gốc.
Cĩ TK 394 (nếu thực hiện dự thu): Số tiền lãi. Hoặc TK 702 (nếu khơng dự thu): Số tiền lãi.
- Thu gốc và lãi của mĩn vay khơng cùng thời điểm. Trường hợp này kế tốn sẽ thu lãi hàng tháng theo số dư nợ TK cho vay (theo phương pháp tích số). Do vậy thu nợ và thu lãi sẽ được hạch tốn ở các thời điểm khác nhau:
o Hạch tốn giai đoạn thu lãi:
Nợ TK 1011 (nếu thu bằng tiền mặt): Số tiền lãi tính theo dư nợ (phương pháp tích số).
Hoặc TK 4211(nếu thu thơng qua chuyển khoản): Số tiền lãi. Cĩ TK 394 (nếu thực hiện dự thu): Số tiền lãi.
Hoặc TK 702 (nếu khơng dự thu): Số tiền lãi.
Thơng thường các NH tiến hành dự thu đối với khoản vay thu lãi hàng quý trở trở lên, các khoản vay thu lãi trước hoặc hàng tháng sẽ khơng dự thu. Bút tốn dự thu:
Nợ TK 394: Số tiền lãi dự thu. Cĩ TK 702: Số tiền lãi dự thu. o Hạch tốn giai đoạn thu gốc:
Nợ TK 1011 (nếu thu bằng tiền mặt): Số tiền nợ gốc.
Hoặc TK 4211 (nếu thu bằng chuyển khoản): Số tiền nợ gốc. Cĩ TK 2111: Số tiền nợ gốc.
c. Kế tốn chuyển nợ quá hạn.
Cĩ hai cách định kỳ hạn nợ dẫn đến cĩ hai cách theo dõi tiền cho vay theo mĩn: - Nếu định kỳ hạn trả nợ vào ngày nhất định trong tháng thì đến ngày cuối kỳ
hạn nợ kế tốn sẽ làm thủ tục thu hồi nợ. Hết ngày đĩ người vay khơng cĩ khả năng trả nợ thì sẽ chuyển sang TK nợ quá hạn.
- Nếu định kỳ hạn nợ theo tháng thì số nợ phải thu được tiến hành trong cả tháng kỳ hạn nợ. Hết tháng nếu người vay khơng hồn thành việc trả nợ NH và cũng khơng được gia hạn nợ thì kế tốn làm thủ tục để chuyển số nợ đĩ sang TK nợ quá hạn.
Khi chuyển nợ quá hạn kế tốn ghi:
Nợ TK nợ quá hạn (chi tiết theo từng KH vay) Cĩ TK 2111: Số tiền nợ quá hạn.
Xử lý lãi khi chuyển nợ quá hạn:
- Trong trường hợp khi đến hạn mà KH chưa trả hết lãi, NH sẽ hạch tốn ngoại bảng ghi Nhập TK 941: “Số tiền lãi cho vay chưa thu được” và theo dõi khi nào KH đến nộp tiền hoặc TK tiền gửi của KH cĩ số dư sẽ thu hồi.
- Khi thu hạch tốn ngoại bảng Xuất TK 941: “Số tiền lãi cho vay chưa thu được” đồng thời hạch tốn nội bảng:
Nợ TK 1011 (nếu thu bằng tiền mặt): Số tiền lãi tính theo dư nợ (phương pháp tích số).
Hoặc TK 4211(nếu thu thơng qua chuyển khoản): Số tiền lãi. Cĩ TK 394 (nếu thực hiện dự thu): Số tiền lãi.
Hoặc TK 702 (nếu khơng dự thu): Số tiền lãi.
- Khi thu hồi nợ kế tốn cho vay phải xố nợ trên khế ước vay tiền, những khế ước thu hết nợ khi xố xong sẽ đĩng thành tập riêng. Những khế ước chỉ thu cĩ một phần thì lưu trở lại hồ sơ vay vốn của người vay để tiếp tục theo dõi thu nợ. Khế ước chuyển nợ quá hạn lưu ở hồ sơ quá hạn.
2.4.4.2. Quy trình kế tốn cho vay theo hạn mức tín dụng.
a. Kế tốn giai đoạn giải ngân hợp đồng tín dụng.
Căn cứ để kế tốn phát tiền vay theo phương thức cho vay này là hạn mức tín dụng đã thoả thuận giữa NH và KH vay vốn được ghi trên hợp đồng tín dụng trong kỳ, trong phạm vi hạn mức tín dụng, thời hạn hiệu lực của hợp đồng tín dụng,. Mỗi lần rút tiền vay, KH chỉ cần lập giấy nhận nợ tiền vay kèm theo các chứng từ xin vay phù hợp với mục đích sử dụng vốn trong hợp đồng tín dụng. Như vậy, trách nhiệm của kế tốn là phải theo dõi chặt chẽ dư nợ TK cho vay để dư nợ của TK cho vay khơng vượt quá hạn mức tín dụng đã ký kết trong kỳ.
Kế tốn sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với hạn mức tín dụng trong hợp đồng tín dụng, nếu đủ điều kiện thì căn cứ vào chứng từ để hạch tốn:
Nợ TK 2111: Số tiền KH đề nghị vay.
Cĩ TK 1011 (nếu cho vay bằng tiền mặt): Số tiền cho KH vay.
Hoặc TK 4211 (nếu cho vay bằng chuyển khoản): Số tiền cho KH vay. Hoặc TK 5012 (nếu người thụ hưởng cĩ TK ở NH khác hệ thống với NH cho vay): Số tiền cho KH vay.
Hoặc TK 5211/5111 (nếu người thụ hưởng cĩ TK ở NH cùng hệ thống với NH cho vay): Số tiền cho KH vay.
b. Kế tốn giai đoạn thu nợ.
Trong phương thức cho vay theo hạn mức, việc trả nợ của KH dựa trên cơ sở vịng quay vốn tín dụng hoặc KH trả nợ theo từng tháng được thoả thuận trong hợp đồng tín dụng. Cách tính lãi trong cho vay luân chuyển theo dư Nợ bình quân thực tế, tính vào cuối tháng (theo dương lịch).
× ∑ ∑ = = × n j n j Nj Nj Dj 1 1 Với: Dj: Dư nợ thực tế thứ j. Nj: Số ngày dư nợ thứ j. Cĩ hai cách thu nợ:
- Thu nợ trực tiếp: Tức là tồn bộ số tiền bán hàng của người vay vốn được nộp vào bên cĩ của TK cho vay khi thu hết nợ (hết số dư của TK cho vay) thì khơng tiếp tục thu nữa. Hạch tốn:
Nợ TK thích hợp (1011, 5012,…): Tồn bộ tiền thu bán hàng. Cĩ TK 2111: Tồn bộ tiền thu bán hàng.
- Thu gián tiếp: Thu qua TKTGTT của KH. Khi KH cĩ thu nhập sản xuất kinh doanh hay tiền bán hàng nộp vào NH thì kế tốn cho vay sẽ ghi vào bên cĩ của TK tiền gửi của KH sau đĩ kế tốn mới trích từ TKTGTT của KH để thu nợ. Việc kế tốn trích bao nhiêu phần trăm của số tiền mà KH gửi vào TK tiền gửi thanh tốn được chia làm hai trường hợp: Trích theo tỉ lệ phần trăm của số thu của sản xuất kinh doanh hoặc trích theo tỉ lệ phần trăm cuả số dư trên TK tiền gửi thanh tốn.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU NGÂN HÀNG TMCP MỸ XUYÊN VÀ CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ LÃI SUẤT CỦA CHÍNH PHỦ 3.1. Giới thiệu NH TMCP Mỹ Xuyên.
3.1.1. Sơ lược về NH TMCP Mỹ Xuyên.
Tiền thân của NH thương mại cổ phần nơng thơn Mỹ Xuyên là quỹ tín dụng Mỹ Xuyên được thành lập vào năm 1989, hoạt động theo quyết định thành lập và cấp phép của Ủy Ban Nhân Dân Thị Xã Long Xuyên.
Đến ngày 12/10/1992, Ùy Ban Nhân Dân Tỉnh An Giang cấp giấy phép số 219/QĐ.UB thành lập ngân hàng TMCP nơng thơn Mỹ Xuyên với vốn điều lệ là 303 triệu đồng.
Năm 2008, NH thương mại cổ phần nơng thơn Mỹ Xuyên chính thức chuyển đổi thành NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN MỸ XUYÊN. Sự kiện đánh dấu bước phát triển về loại hình NH và mở rộng phạm vi hoạt động ra tồn quốc.
Vốn điều lệ của NH Mỹ Xuyên tính đến tháng 5/2007 là 500 tỉ đồng. Mạng lưới hoạt động của NH phủ khắp tỉnh An Giang. Tính đến tháng 2/2009, NH đã cĩ 1 Hội sở , 02 Chi nhánh và 11 Phịng Giao Dịch, 08 Quỹ Tiết Kiệm phủ khắp Tỉnh An Giang. Hiện nay NH đang trong giai đoạn hồn tất thủ tục để mở các chi nhánh tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Cần Thơ và Đồng Tháp. Trong tương lai sẽ tiếp tục phát triển mạng lưới khắp cả nước, đặc biệt phát triển khu vực Đồng Bằng Sơng Cửu Long. Số lượng cán bộ nhân viên hiện nay của NH là 248 người.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng của NH. 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức. 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của NH Mỹ Xuyên được mơ tả qua sơ đồ sau:
(Nguồn: Phịng kế hoạch nghiên cứu tổng hợp)
3.1.2.2. Chức năng từng bộ phận.
Hội đồng quản trị:
- Hoạch định chiến lược, mục tiêu, giám sát hoạt động của bộ máy điều hành. - Phê duyệt phương án hoạt động kinh doanh do Tổng Giám Đốc đề nghị. - Quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của NH.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại Hội cổ đơng về kết quả kinh doanh, cũng như những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ và vi phạm pháp luật gây thiệt hại cho NH.
Ban kiểm sốt:
- Kiểm tra hoạt động tài chính của NH, giám sát việc chấp hành chế độ hạch tốn, hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm tra nội bộ của NH Mỹ Xuyên. - Thẩm định báo cáo tài chính và kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt
động tài chính của NH Mỹ Xuyên khi cần thiết hoặc khi cĩ yêu cầu của Đại Hội cổ đơng.
- Thường xuyên thơng báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động kinh doanh, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội cổ đơng.
Ban Tổng Giám Đốc:
- Điều hành hoạt động NH Mỹ Xuyên là Tổng Giám Đốc, giúp việc cho Tổng Giám Đốc cĩ một số Phĩ Tổng Giám Đốc, kế tốn trưởng và bộ máy chuyên mơn nghiệp vụ.
- Tổng Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động hằng ngày của NH Mỹ Xuyên.
- Tổng giám đốc trực tiếp điều hành và quyết định tồn bộ các hoạt động của các phịng ban trong NH Mỹ Xuyên.
- Phĩ tổng giám đốc cĩ trách nhiệm hổ trợ cùng tổng giám đốc trong việc điều hành mọi hoạt động chung của NH.
Khối kinh doanh :
- Lập kế hoạch kinh doanh, triển khai thực hiện về kế hoạch và chịu trách nhiệm về kinh doanh.
- Nghiên cứu phát triển, quản lý sản phẩm, tổ chức quản bá những sản phẩm dịch vụ của NH.
- Quản trị mọi kênh phân phối sản phẩm, dịch vụ NH nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ được cung cấp một cách tốt nhất.
- Quản lý và khai thác mọi nguồn vốn của NH một cách hiệu quả nhất.
- Triển khai hoạt động đầu tư (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) của NH một cách an tồn và hiệu quả.
- Nghiên cứu thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, huy động vốn...theo đúng quy định của NH thể lệ của Nhà Nứơc.
- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc trong việc xây dựng sản phẩm tín dụng cho từng đối tượng cụ thể. Trực tiếp theo dõi các khoản nợ của KH trong suốt thời gian vay, kể từ khi giải ngân cho đến khi thu hồi nợ vay.
- Theo dõi đơn đốc việc trả nợ theo sự phân cơng của Ban Tổng Giám Đốc. Khối Giám Sát Quản Lý:
- Quản lý và kiểm sốt mọi mảng rủi ro liên quan đến hoạt động rủi ro của NH, bao gồm: rủi ro thị trường, RRTD, rủi ro hoạt động tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro hối đối…Phát triển chính sách quản lý rủi ro bao trùm mọi lĩnh vực rủi ro của NH, thiết lập một đơn vị quản trị mọi rủi ro trên tồn hệ thống với vai trị và trách nhiệm rõ ràng. Xây dựng kĩ năng phân tích rủi ro cần thiết , chuẩn bị cơ sở để sử dụng các thước đo hoạt động, điều chỉnh theo rủi ro, thiết lập những tiêu chí thống nhất về độ rủi ro cĩ thể chấp nhận và tỉ lệ mục tiêu NH cần đạt được.
- Tư vấn về luật cho các qui chế, quy định, các hoạt động kinh tế.
- Đại diện pháp lý của NH trong mọi vấn đề liên quan đến tranh chấp, kiện tụng…
Khối hỗ trợ nghiệp vụ:
- Tổng hợp các số liệu của các phịng ban riêng lẽ, của tồn bộ NH để lập bản cân đối tiền tệ hằng ngày, hằng tháng, hàng quý, báo cáo quyết tốn hàng năm.
- Báo cáo thống kê phân tích số liệu tham mưu cho ban tổng giám đốc,về các vấn đề lãi suất tín dụng. Cĩ trách nhiệm kiểm sốt khối lượng thương mại, ngân phiếu thanh tốn, phụ trách thanh tốn liên NH, tài vụ,…Theo dõi thường xuyên các khoản giao dịch của KH, kiểm tra các chứng từ, khi cĩ phát sinh, thơng báo về thu nợ và trả nợ tiền gửi KH.
- Quản lý các tài sản cầm cố, thế chấp các tổ chức cá nhân và doanh nghiệp. Khối tổ chức - cơng nghệ và chiến lược:
- Phịng tổ chức hành chính nhân sự và đào tạo: Thực hiện tồn bộ các cơng tác