4.1.1.1. Văn bản thực hiện.
Sau khi Luật NHNN và Luật TCTD ra đời cĩ hiệu lực thi hành từ ngày 01/10/2002 đã mở ra một bước ngoặt mới cho hoạt động NH. Đây là mơi trường pháp lí cho hoạt động NH đảm bảo an tồn.
Ngày 31/12/2001 Thống Đốc NHNN ra quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN về việc ban hành quy chế cho vay của TCTD đối với KH. Vào ngày 03/02/2005 Thống Đốc NHNN ban hành quyết định số 127/2005/QĐ-NHNN về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế cho vay của TCTD đối với KH ban hành theo Quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN ngày 31/12/2001 của Thống đốc NHNN, sau đĩ khoảng 3 tháng vào ngày 31/05/2005 Thống Đốc NHNN tiếp tục ban hành quyết định số 783/2005/QĐ- NHNN Về việc sửa đổi, bổ sung Khoản 6 Điều 1 của Quyết định số 127/2005/QĐ- NHNN ngày 3/2/2005 của Thống đốc NHNN về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế cho vay của TCTD đối với KH ban hành theo Quyết định số 1627/2001/QĐ- NHNN ngày 31/12/2001 của Thống đốc NHNN. Điều này cho thấy sự phức tạp trong lĩnh vực cho vay và nổ lực của NHNN trong việc hồn thiện quy chế cho vay đảm bảo cho các NH hoạt động an tồn và cĩ hiệu quả.
Ngày 15/07/2008 Tổng giám đốc NH Mỹ Xuyên ra quyết định số 231/QĐ-TGĐ về việc ban hành quy trình tín dụng đối với KH doanh nghiệp và cá nhân. Mục đích của quyết định này là:
- Quy định về các bước thực hiện trong việc cho vay đối với KH doanh nghiệp và cá nhân tại NH Mỹ Xuyên
- Xác định và quy định người thực hiện cơng việc và trách nhiệm của người thực hiện cơng việc.
- Giúp quá trình cho vay diễn ra một cách thống nhất, khoa học, phịng ngừa rủi ro, nâng cao chất lượng tín dụng và chất lượng phục vụ KH.
- Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng cao của KH trong quan hệ với NH và gĩp phần tiêu chuẩn hĩa các Quy trình nghiệp vụ tại NH ngày một tốt hơn. Đây là văn bản hướng dẫn chi tiết các cơng việc phải làm trong từng giai đoạn của từng bộ phận trong NH. Đồng thời cịn hướng dẫn các thủ tục, giấy tờ cần thực hiện khi tiếp nhận nhu cầu vay vốn của KH.
Sau khi các văn bản pháp lý liên quan đến lĩnh vực NH ra đời NH Mỹ Xuyên đã kịp thời nắm bắt, triển khai hợp lý, nghiêm túc trong việc thực hiện thủ tục, hồ sơ và quy trình cho vay đối với KH sao cho mang lại hiệu quả tốt nhất. Đến nay KH của NH Mỹ Xuyên rất đa dạng, khơng một tổ chức cá nhân nào mà NH khơng tham gia đầu tư
nếu họ cĩ nhu cầu vay, cĩ đủ điều kiện, cĩ phương án sử dụng vốn vay hiệu quả và phương án trả nợ hợp lý cho NH.
Với những văn bản, quy định mới nhất trong giai đoạn hiện nay. NH Mỹ Xuyên đang dần thích ứng và triển khai áp dụng thật tốt gĩp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của NH.
4.1.1.2. Hồ sơ cho vay.
Tại NH Mỹ Xuyên bộ hồ sơ vay vốn bao gồm: - Hồ sơ do NH lập:
o Tờ trình đề xuất cho vay của cán bộ tín dụng; o Báo cáo thẩm định, tái thẩm định;
o Các loại thơng báo: thơng báo từ chối cho vay, thơng báo gia hạn nợ, thơng báo đến hạn nợ, thơng báo nợ quá hạn, thơng báo tạm ngừng cho vay, thơng báo chấm dứt cho vay;
o Sổ theo dõi cho vay- thu nợ (dùng cho cán bộ tín dụng). - Hồ sơ do KH và NH cùng lập.
o Hợp đồng tín dụng; o Giấy nhận nợ;
o Hợp đồng thế chấp, cầm cố; o Biên bản kiểm tra sau khi cho vay;
o Biên bản xác định nợ rủi ro bất khả kháng (trường hợp nợ bị rủi ro). Tiếp nhận hồ sơ vay đầy đủ từ KH bao gồm:
- Hồ sơ pháp lý (do KH cung cấp). o Đối với tổ chức:
Quyết định hoặc giấy phép thành lập đơn vị; Điều lệ doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp tư nhân); Quy chế tổ chức của đơn vị;
Quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc (giám đốc), kế tốn trưởng, quyết định cơng nhận Ban quản trị, chủ nhiệm hợp tác xã;
Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc vay vốn và cử người vay đại diện.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
Giấy phép hành nghề phải cịn hiệu lực thời hạn cho vay; Quyết định giao vốn và các văn bản bàn giao tài sản (nếu là
doanh nghiệp nhà nước); Danh sách thành viên sáng lập;
Danh sách gĩp vốn cổ phần (đối với Cơng ty cổ phần, Cơng ty trách nhiệm hữu hạn);
Giấy chứng nhận vốn đầu tư ban đầu (Doanh nghiệp tư nhân); Các thủ tục về kế tốn theo quy định như: Đăng ký mẫu dấu,
chữ ký của chủ TK hoặc người được uỷ quyền; đăng ký chữ ký của cán bộ giao dịch với NH;
Bản photo TSDBvà các giấy tờ khác cĩ liên quan. o Đối với hộ gia đình, cá nhân:
Dự án hoặc phương án sản xuất kinh doanh;
Bảng photo hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân,…;
Giấy phép kinh doanh được cấp cĩ thẩm quyền cấp (đối với KH vay mục đích kinh doanh);
Chứng chỉ hành nghề;
Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp của pháp luật;
Bản photo TSDB và các giấy tờ khác cĩ liên quan. - Hồ sơ kinh tế:
o Đối với tổ chức:
Dự án hay phương án sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đời sống; Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt
động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ) 02 năm gần nhất (đối với những doanh nghiệp hoạt động từ 2 năm trở lên);
Các tài khác phản ánh tình hình hoạt động của đơn vị trong thời gian qua.
o Đối với hộ gia đình, cá nhân:
Dự án hoặc phương án sản xuất kinh doanh; Bảng thơng tin KH.
Hồ sơ vay vốn:
Giấy đề nghị vay vốn;
Bảng kê một số tình hình hoạt động kinh doanh- tài chính đến ngày xin vay;
Phương án sản xuất kinh doanh, dịch vụ;
Các chứng từ cĩ liên quan; giấy báo giá, hợp đồng, các chứng từ thanh tốn…;
Hồ sơ đảm bảo tiền vay theo quy định, bao gồm: hợp đồng thế chấp, cầm cố; Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; chứng thực của Chủ tịch/ Phĩ chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân tại nơi đăng ký quyền sử dụng đất.
- Hồ sơ đối với hộ gia đình, cá nhân. o Giấy đề nghị vay vốn;
o Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sản xuất kinh doanh; o Phương án sản xuất kinh doanh;
o Giấy tờ hợp pháp về quyền sử dụng đất;
o Hồ sơ đảm bảo tiền vay theo quy định, bao gồm: hợp đồng thế chấp, cầm cố; Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; chứng thực của Chủ tịch/Phĩ chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân tại nơi đăng ký quyền sử dụng đất.
- Hồ sơ vay vốn phục vụ đời sống. o Giấy đề nghị vay vốn;
o Phương án sản xuất kinh doanh, dịch vụ hoặc phương án phục vụ đời sống khả thi phù hợp với quy định của pháp luật và phương án trả nợ;
o Hợp đồng tín dụng.
Như vậy, một hợp đồng tín dụng hồn chỉnh giữa NH với KH địi hỏi phải cĩ số lượng lớn các giấy tờ, nhất là các loại giấy tờ đảm bảo tiền vay. Về phía NH, việc sử dụng nhiều loại giấy tờ sẽ đảm bảo an tồn cho từng mĩn vay hơn nhưng vệc quản lý các loại giấy tờ này sao cho khoa học và hợp lý là vấn đề khĩ khăn. Song bộ phận kế tốn tiền vay tại NH Mỹ Xuyên đã tổ chức một bộ phận riêng chuyên đảm nhận nhiệm vụ sắp xếp lưu trữ hồ sơ vay một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm hợp đồng phục vụ cho cơng tác kế tốn, tín dụng, quản lý tín dụng,…
4.1.2. Quy trình kế tốn tiền vay ngắn hạn. 4.1.2.1. Chứng từ sử dụng. 4.1.2.1. Chứng từ sử dụng.
- Chứng từ thu. - Chứng từ chi.
- Chứng từ chuyển khoản.
4.1.2.2. TK sử dụng.
Các TK (TK) sử dụng trong kế tốn tiền vay ngắn hạn của NH Mỹ Xuyên như sau:
TK 1011.0000: Tiền mặt tại đơn vị.
TK 2111.0100: Cho vay ngắn hạn nơng nghiệp.
TK 7020.0100: Thu lãi cho vay ngắn hạn nơng nghiệp.
Áp dụng TK này đối với loại hình cho vay nơng nghiệp ngắn hạn (từ 12 tháng trờ xuống) mục đích là sản xuất nơng nghiệp chăn nuơi mà tài sản thế chấp là đất nơng nghiệp.
TK 2111.0200: Cho vay ngắn hạn sản xuất kinh doanh dịch vụ.
Áp dụng đối với loại hình cho vay sản xuất kinh doanh dịch vụ hay chăn nuơi mà tài sản thế chấp là đất thổ cư.
TK 2111.0300: Cho vay ngắn hạn khác.
TK 7020.0400: Thu lãi cho vay ngắn hạn sản xuất kinh doanh dịch vụ. Áp dụng đối với loại hình cho vay ngắn hạn khác với các loại hình cho vay trên. TK 2111.0400: Cho vay trả gĩp chợ.
TK 7020.0500: Thu lãi cho vay trả gĩp chợ ngắn hạn.
Áp dụng đối với các hồ sơ vay trả gĩp tại các chợ, cĩ thể gĩp hàng ngày, gĩp tuần hay gĩp 10 ngày tùy theo thỏa thuận giũa KH với NH. Với loại hình cho vay này KH sẽ thế chấp lơ sạp mà họ đang kinh doanh.
TK 2111.0500: Cho vay gĩp cán bộ cơng nhân viên ngắn hạn. TK 7020.0600: Thu lãi cho vay gĩp cán bộ cơng nhân viên.
Áp dụng đối với KH là cán bộ cơng nhân viên, được sự bảo lãnh của Ban chấp hành cơng đồn hay lãnh đạo cơ quan đơn vị mà họ đang cơng tác.
TK 2111.0600: Cho vay gĩp kinh doanh nơng thơn ngắn hạn. TK 7020.0900: Thu lãi cho vay gĩp kinh doanh nơng thơn.
Áp dụng đối với các KH đang kinh doanh tại các vùng nơng thơn, tài sản thế chấp là đất thổ cư, thời hạn cho vay từ 12 tháng trở xuống.
TK 2111.0700: Cho vay gĩp ngắn hạn sản xuất kinh doanh cĩ thế chấp ở đơ thị.
TK 7020.0700: Thu lãi gĩp sản xuất kinh doanh ngắn hạn.
Áp dụng đối với các KH đang kinh doanh ở địa bàn thành phố Long Xuyên, tài sản thế chấp là xe hoặc đất thổ cư cĩ thể gĩp tuần hoặc tháng tùy theo thỏa thuận.
TK 2111.0800: Cho vay gĩp ngắn hạn sản xuất kinh doanh cĩ tín chấp tại nhà. TK 7020.0700: Thu lãi gĩp sản xuất kinh doanh ngắn hạn.
Áp dụng đối với các KH đang kinh doanh ở đơ thị cĩ thể gĩp tháng, tuần,…tùy theo thỏa thuận.
TK 2111.1000: Cho vay doanh nghiệp. TK7020.1100: Thu lãi cho vay doanh nghiệp. Áp dụng đối với các KH là doanh nghiệp.
TK 2112 : Nợ quá hạn dưới 90 ngày.
TK 2113 : Nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày. NQH từ TK nợ ngắn hạn
TK 2114 :Nợ quá hạn từ 181 đến 360 ngày. chuyển sang
TK 2115 : Nợ quá hạn từ 361 ngày đến 720 ngày.
TK 2810.0000 : Các khoản nợ chờ xử lý đã cĩ tài sản xiết nợ, gán nợ.
TK 7090.0100: Thu lãi phạt chậm trả nợ gốc. TK 7090.0200: Thu phí phạt chậm nộp lãi. TK 7900.1000 : Thu từ các khoản nợđã xử lý.
TK 4211: TKTGTT cá nhân.
TK 5199.5200: Thanh tốn hội sở với CN Long Xuyên. TK 5199.6200: Thanh tốn CN Long Xuyên với hội sở. TK 5199.3100: Thanh tốn hội sở với CN Châu Đốc. TK 5199.3200 : Thanh tốn giữa hội sở với PGD Vĩnh An. TK 5199.3300 : Thanh tốn giữa hội sở với CN Tân Châu. TK 5199.3400 : Thanh tốn giữa hội sở với PGD Tri Tơn. TK 5199.3500 : Thanh tốn giữa hội sở với PGD Mỹ Luơng. TK 5199.3600 : Thanh tốn giữa hội sở với PGD Thoại Sơn. TK 5199.3700 : Thanh tốn giữa hội sở với PGD Châu Phú. TK 5199.3800 : Thanh tốn giữa hội sở với PGD Châu Thành. TK 5199.3900 : Thanh tốn giữa hội sở với PGD Phú Tân. TK 4599.0000 : Các khoản chờ thanh tốn khác.
4.1.2.3. Nội dung TK tiền vay.
TK 1011 : Tiền mặt tại đơn vị :
Bên Nợ ghi: Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ Bên Cĩ ghi: Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ Số dư Nợ: Tiền mặt hiện cĩ tại quỹ.
TK 2111 : Nợ cho vay ngắn hạn trong hạn và đã được gia hạn nợ Bên Nợ ghi: Số tiền cho vay các tổ chức, cá nhân trong nước vay Bên Cĩ ghi: Số tiền các tổ chức, cá nhân trong nước trả nợ
Số dư Nợ: Phản ảnh số tiền các tổ chức, cá nhân trong nước đang nợ trong hạn và được gia hạn.
TK 4211: Tiền gởi Thanh tốn cá nhân : Bên Cĩ ghi: Số tiền KH gởi vào. Bên Nợ ghi: Số tiền KH rút ra.
Số dư Cĩ: Phản ảnh số tiền của KH trong nước đang gửi tại NH, TCTD. TK 4599 : Các khoản chờ thu khác
Bên Cĩ ghi: Số tiền chưa được thanh tốn Bên Nợ ghi: Số tiền đã được thanh tốn
Số dư Nợ: Phản ảnh số tiền TCTD đang chờ thanh tốn TK 5199 : Thanh tốn khác
Bên Nợ ghi:
- Số tiền đã chi hộ các đơn vị khác. - Số tiền phải thu ở các đơn vị khác. Bên Cĩ ghi:
- Số tiền đã thu hộ cho các đơn vị khác - Số tiền các đơn vị khác trả.
Số dư Nợ: Phản ảnh số tiền cịn phải thu các đơn vị khác. Số dư Cĩ: Phản ảnh số tiền cịn phải trả cho các đơn vị khác. TK 7020 : Thu lãi cho vay
Bên Cĩ ghi: Các khoản thu về hoạt động tín dụng
Bên Nợ ghi: Các khoản Chi lãi thừa, hoặc điều chỉnh hạch tốn sai sĩt Số dư Cĩ: Phản ánh thu về hoạt động kinh doanh trong năm của TCTD.
4.1.2.4. Quy trình kế tốn tiền vay.
Đối với hồ sơ vay.
Sau khi hồ sơ vay hồn tất và đã được ký duyệt, kế tốn tiền vay sẽ tiến hành nhập liệu hồ sơ trên máy tính nhằm lưu trữ thơng tin KH vay để theo dõi tiền vay và nhập tài sản thế chấp, cầm cố của KH (nếu cĩ).
Các bước thực hiện hồ sơ vay bao gồm:
- Kiểm tra kỹ lại hồ sơ vay gồm họ tên KH vay, thời hạn vay, số tiền vay. Kiểm tra KH đĩ là KH cũ hay mới. Nếu là KH vay mới thì mở mã KH (MAKH) mới, MAKH này sẽ được sử dụng suốt trong quá trình giao dịch với NH Mỹ Xuyên. Khi mở MAKH điền vào các thơng tin như : họ tên KH, địa chỉ, CMND, ngày cấp, nơi cấp…
Nếu là KH cũ đã cĩ MAKH thì thêm vào số khế ước mới sau MAKH. (MAKH khơng đổi nhưng Số khế ước thì sẽ thay đổi khi KH trả tất tốn hợp đồng vay cũ và vay lại).
Nếu là KH vay mới thì mở TK nội bảng và ngoại bảng:
o TK nội bảng là TK cho vay (TK 2111 hoặc TK 2121). Đồng thời trong quá trình làm HĐTD để tiện cho việc trả nợ, trả lãi của KH (KH khơng phải mất thời gian, chi phí đến NH trả nợ khi đến kỳ hạn trả), cán bộ tín dụng cĩ thỏa thuận với KH về việc mở cho KH TKTGTT cá nhân (TK 4211) và làm giấy ủy quyền cho phép NH cĩ thể trích tiền từ TKTGTT của mình để trả nợ, trả lãi khi đến hạn. Nếu KH đồng ý gửi tiền vào TKTGTT, kế tốn sẽ mở TKTGTT cho KH cùng lúc với mở TK cho vay.
o Nếu KH cĩ thế chấp TSDB nợ vay, kế tốn mở thêm TK ngoại bảng để theo dõi tài sản thế chấp, cầm cố 9940.xxxx (1000: Ngắn hạn, 2000: Trung hạn). Tiến hành nhập các thơng tin cần thiết về tài sản thế chấp như: Loại tài sản, trị giá,…và in phiếu Nhập ngoại bảng để
nhập tài sản vào kho quỹ. Lưu ý: Đối với hợp đồng vay tín chấp thì bỏ qua bước này.
Sau khi hạch tốn tài sản thế chấp, mở TK cho vay, TKTGTT cho KH kế tốn tiến hành giải ngân hợp đồng vay. Nếu KH cĩ gửi tiền vào TKTGTT thì