1. Việc ký kết và thực hiện hợp đồng:
a. Công tác lập kế hoạch và tìm hiểu thị tr ờng:
Hàng quí, hàng năm công ty gạch ốp lát Hà Nộitiến hành lập kế hoạch cho sửa chữa lớn, kế hoạch đầu t mua sắm thiết bị mới kế hoạch mở rộng sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ thiết bị và các phụ tùng thay thế kèm theo cho hoạt động sản xuất trong thời gian tới. Công tác này đợc thực hiện tốt từ khâu quản lý máy móc thiết bị, khâu theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh... nên kế hoạch lập ra sát với thực tế và phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . Trên cơ sở kế hoạch lập ra công ty tiến hành công việc tìm hiểu và nghiên cứu thị trờng để lựa chọn đối tác cung cấp thiết bị phụ tùng đảm bảo cả nội dung kinh tế và kỹ thuật. Hoạt động tìm hiểu thị tr ờng của cong ty đã đợc thực hiện song còn nhiều hạn chế. Khâu thu thập thông tin mới chỉ dừng lại ở việc quan sát giá cả thị tr ờng mà cha có thông tin tìm hiểu bạn hàng. Thông tin thu đ ợc rất đa dạng phong phú nhng cha đợc chọn lọc xử lý chính xác. Do vậy, việc dự đoán khả năng cung ứng thiết bị phụ tùng của bạn hàng về chất l ợng, giá cả và độ ổn định của sản phảm... Cán bộ tiếp cận thị tr ờng của công ty cha thực hiện tốt.
b. Công tác tổ chức nhân sự:
Trong công ty rất chú trọng tới việc phân công công việc phù hợp với khả năng, trình độ của từng nhân viên theo yêu cầu công việc. Mô hình tổ chức quản lý ở công ty là mô hình trực tuyến chức năng. Trên cơ sở chỉ đạo chung của giám đốc và các phó giám đốc, hoạt động nhập khẩu hàng hoá phục vụ cho sản xuất đ ợc giao trực tiếp cho
phòng kế hoạch sản xuất. Phòng kế hoạch sản xuất dựa trên tình hình sản xuất lập kế hoạch cho sửa chữa lớn , đầu t mua sắm thiết bị, nhập khẩu nguyên vật liệu khác để trình lên giám đốc sau đó tổ chức thực hiện. Việc ký kết hợp đồng tr ởng phóng kế hoạch sản xuất giao cho từng nhân viên thực hiện theo từng mặt hàng nh thiết bị lẻ, thiết bị đồng bộ, phụ tùng thay thế... và nhân viên chịu trách nhiệm từ khâu đầu đến khâu cuối của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Với những hợp đồng có giá trị lớn nh nhập khẩu dây truyền sản xuất gạch thì ban giám đốc sẽ trực tiếp lãnh đạo phòng kế hoạch sản xuất để ký kết và thực hiện hợp đồng.
c. Ký kết hợp đồng:
Đây là một bớc quan trọng quyết định quan hệ giữa công ty với các nhà cung cấp thiết bị nớc ngoài. Khi ký kết hợp đồng cán bộ phòng KHSX công ty cũng nh bộ phận lãnh đạo đã rõ các qui định của nhà nớc vè quản lý xuất nhập khẩu, luật th ơng mại quốc tế, các nghiệp vụ ngoại thơng ban hành để chủ động trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng.
Công ty đã xác lập đợcnhiều mối quan hệ với các bạn hàng tin cậy. Đối với việc nhập khẩu thiết bị cho sửa chữa lớn, thiết bị lẻ mới, thiết bị lẻ và phụ tùng bổ sung công ty gửi đơn chào hàng tới các nhà cung cấp thiết bị quen thuoọc nh: Nassette SPA-Italy B&T-Italy để mua hàng. Các dây chuyền sản xuất gạch men đồng bộ công ty tổ chức đấu thầu để chọn nhà cung cấp theo đúng qui định của pháp luật.
Các hợp đồng của công ty đều hợp pháp và có hiệu lực pháp lý. Trong quá trình đàm phán các điều khoản cụ thể của hợp đồng, công ty đã chủ động đa ra nội dung các điều khoản đó để hai bên thoả
thuận thống nhất. Do vậy Công ty đã tránh đợc những thiệt hại do sai sót và hiểu lầm gây ra.
Với sự lãnh đạo cảu ban giám đốc, phòng kế hoạch sản xuất của công ty gạch ốp lát Hà Nội đã ký kết đ ợc nhiều hợp đồng nhập khẩu thiết bị đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
d. Thực hiện hợp đồng:
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu công ty gạch ốp lát Hà Nội đã cố gắng để thực hiện đúng cam kết do hai bên đã thoả thuận. Về khâu mở th tín dụng công ty đã xác lập đ ợc mối quan hệ tốt với ngân hàng và hàng nhập khẩu của công ty là máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất nên không gặp phải nhiều khó khăn khi thanh toán. Cán bộ của công ty nắm vững thủ tục hải quan, lịch trình tàu vì vậy công tác giao nhận hàng hoá qua cửa khẩu đợc tiến hành nhanh chóng và chính xác.
Hàng nhập khẩu là máy móc phục vụ cho sản xuất nên việc kiểm tra giám định hàng hoá rất quan trọng và phức tạp. Công ty còn gặp nhiều lúng túng thụ động trong khâu giám định hàng hoá này nh việc thuê chuyên gia giám định lần đầu tại nhà máy bên cung cấp thiết bị, việc kiểm tra hàng qua của khẩu phải thông qua cơ quan kiểm tra nh cơ quan hải quan, cơ quan kiểm tra do bộ khoa học công nghệ môi trờng chỉ định và việc kiểm tra lần cuối tại công tr ờng xây dựng công ty gạch ốp lát Hà Nội. Công ty phải thuê tổ chứuc giám định hàng hoá để thực hiện đợc các bớc kiểm tra để đảm bảo quyền lợi cho Công ty.
Hoạt động nhập khẩu thiết bị của công ty gạch ốp lát Hà Nội đã thực hiện đợc kế hoạch bổ sung thiết bị cho hoạt động sản xuất, đảm bảo công suất đặt ra.
Trong những năm qua Công ty đã ký kết và thực hiện nhiều hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị với giá trị cao. Về phía công ty các hợp đồng nhập khẩu đều đợc thực hiện đúng theo điều khoản đã ký.Tuy nhiên do nhiều hợp đồng có thời gian thực hiện dài nên việc giao thiết bị có thể theo quí,năm nên nhiều tr ờng hợp bên đối tác cung cấp thiết bị không đúng tiến độ gây khó khăn cho việc thực hiện hợp đồng của công ty.
Trong thời gian hoạt động xuất nhập khẩu gặp không ít khó khăn nhng việc ký kết, thực hiện hợp đồng đạt kết quả cao, những sai lầm dần đợc khắc phục và đến nay ít để xảy ra sai sót nghiêm trọng. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn đạt kế hoạch đề ra, chất l - ợng sản phẩm ngày càng đợc nâng cao và có khả năng cạnh tranh cả ở thị trờng trong và ngoài nớc. Có kết quả đó là do hoạt động nhập khẩu thiết bị luôn đạt kế hoạch đề ra, thiết bị hiện đại đảm bảo đúng yêu cầu công ty. Trong quá trình tiến hành hoạt động nhập thiết bị công ty cũng có những thuận lợi và những khó khăn cần giải quyết.
2. Những thuận lợi và khó khăn trong ký kết và thực hiện hợp
đồng nhập khẩu thiết bị tại công ty gạch ốp lát Hà Nội:
a. Thuận lợi:
Do chính sách quản lý nhà nớc đối với hoạt động xuất nhập khẩu đã có những chuyển biến tích cực, công ty đã tích cực tìm kiếm bạn
hàng chủ động trong ký kết và thực hiện hợp đồng nên hạot động nhập khẩu luôn đạt kế hoạch đề ra.
Đội ngũ cán bộ thực hiện xuất nhập khẩu có trình độ, nắm vững các chính sách quảnm lý nhà nớc và nghiệp vụ ngoại thơng bnên luôn chủ động trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng, ít để xảy ra sai sót gây thiệt hại cho công ty.
Công ty đã xác lập đợc nhiều mối quan hệ tốt với các bạn hàng tin cậy nên thị trờng cung cấp thiết bị cho công ty khá ổn định.
Công ty là doanh nghiệp nhà trẻ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty khá ổn định. Công ty là một trong số những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả do vậy việc huy động nguồn vốn đầu t mua sắm thiết bị, dây chuyền mới có nhiều thuận lợi.
Bên cạnh những thuận lợi đã có, công ty cũng gặp không ít những khókhăn tồn tại cần giải quyết để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty.
b. Những khó khăn tồn tại:
Thời gian ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty th ờng kéo dài, việc giao nhận thiết bị của công ty có thể theo từng chuyến từng đợt song trên thực tế công ty không l ờng hết đợc những biến động của thị trờng và bạn hàng dẫn tới nhiều hợp đồng đang trong quá trình thực hiện bị dừng lại do bạn hàng không đủ khả năng cung cấp thiết bị cho công ty.
Hợp đồng nhập khẩu thiết bị đặc biệt là các dây chuyền sản xuất phơng thức giao dịch và ký kết hợp đồng khá phức tạp phải qua nhiều bớc đặc biệt là dùng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp. Công ty gặp nhiều khó khăn ở khâu lập ra những nội dung kỹ
thuật, nội dung kinh tế trong quá trình lập hồ sơ mời thầu trong các chào hàng.
Khâu nghiên cứu thị trờng tìm hiều bạn hàng của công ty còn nhiều hạn chế, chỉ dừng lại ở khâu quan sát nên công ty ch a mở rộng đợc thị trờng, tìm kiếm những bạn hàng mới mà chỉ dừng lại ở những bạn hàng quen thuộc.
Cán bộ phòng kế hoạch sản xuất vừa theo dõi hoạt động sản xuất vừa lập kế hoạch nhập khẩu nên gặp nhiều khó khăn, nhiều hợp đồng nhập khẩu công ty phải tiến hành uỷ thác cho đơn vị khác.
Những khó khăn vớng mắc còn tồn tại không chỉ ở công ty gạch ốp lát Hà nội mà còn ở hầu hết các doanh nghiệp khác đều gặp phải. Việc tìm ra nguyên nhân của những khó khăn đó để giải quyết những tồn tại hiện nay là vấn đề hết sức quan trọng đang đặt ra ra đối với doanh nghiệp
3. Nguyên nhân tồn tại khó khăn:
a. Nguyên nhân khách quan:
- Về thị trờng: Thị trờng trong nớc về cung cấp thiết bị , công nghệ cha phát triển, cha có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu về thiết bị phục vụ sản xuất của công ty.
- Về chính sách quản lý của Nhà n ớc đối với hoạt động nhập khẩu thiết bị: Hiện nay hệ thống văn bản pháp qui quản lý hoạt động nhập khẩu khá phức tạp liên quan đến quá nhiều cấp nhiều ngành doanh nghiệp nắm bắt hết các thiết bị ấy rất khó. Các qui định của Nhà nớc thiếu đồng bộ, cha ổn định. Một số vấn đề cần thay đổi linh hoạt phù hợp với thực tế nh luật thuế, chính sách quản lý ngoại tệ ch a
đợc thực hiện. Các qui định của Nhà n ớc ban hành nhiều nhng cha đầy đủ do thiếu tính khái quát và không thoả mãn trình cụ thể. Cơ chế "xin cho" tồn tại quá lâu trong quản lý Nhà n ớc vì vậy khi thực hiện việc xoá bỏ các giấy phép thủ tục phiền hà cho doanh nghiệp, một số cơ quan quản lý cha thực sự quán triệt chủ trơng này.
Thủ tục hành chính trong hoạt động xuất nhập khẩu còn phức tạp và thời gian làm thủ tục còn dài gây ra lãng phí thời gian chi, phí cho doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc trẻ hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và đang trong qúa trình phát triển, công ty hầu nh không đợc cấp vốn bổ sung. Các nguồn vốn để nhập khẩu chủ yếu là vay tín dụng thơng mại và vốn tự có điều này cũng ảnh h ởng rất lớn đến kế hoạch mở rộng sản xuất của công ty.
b. Nguyên nhân chủ quan:
Thị trờng cung cấp thiết bị của công ty chủ yếu là ở n ớc ngoài. Thông tin về thị trờng và bạn hàng của công ty nhiều song ch a đợc xử lý nên cha đáp ứng yêu cầu của công ty. Thị trờng nớc ngoài rộng và không ngừng biến động công ty khó có thể l ờng trớc đợc hết những biến động đó vì vậy trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty gặp rất nhiều khó khăn.
Việc mở rộng thị trờng và quan hệ với nhiều đối tác cung cấp thiết bị công ty sẽ gặp nhiều khó khăn nh cha đủ thông tin về bạn hàng, chất lợng sản phẩm để xác lập quan hệ.Đồng tiền thanh toán chủ yếu là USD vì vậy khi có sự biến động lớn của USD sẽ ảnh h ởng rất lớn tới việc thực hiện hợp đồng của công ty gạch ốp lát Hà Nội.
Ngôn ngữ giao dịch và ký kết hợp đồng chủ yếu bằng tiếng Anh trong khi cán bộ thực hiện hoạt động xuấtnhập khẩu của công ty trình độ tiếng Anh còn nhiều hạn chế nên gặp không ít khó khăn.
Trên đây là những khó khăn tồn tại ở công ty gạch ốp lát Hà nội mà nguyên nhân cả từ yếu tố khách quan bên ngoài và cả từ bản thân công ty. Công ty đã tìm ra nguyên nhân và đang từng b ớc khắc phục khó khăn vớng mắc xuất phát từ bản thân công ty cùng với sự đổi mới trong chính sách quản lý của nhà nớc hy vọng công ty sẽ đẩy lùi khó khăn để đạt kết quả cao hơn trong quá trình hoạt động của mình.