- Các festival hoa đã tổ chức:
Xây dựng mơ hình Trung tâm đấu giá hoa và cây kiểng tại Việt Nam.
3.2.2.1 Mơ hình tổng quát:
* Mơ hình ứng dụng: Trong giai đoạn sơ khai: sẽ áp dụng mơ hình tại Việt Nam sẽ dựa trên hình thức đấu giá tại sàn cĩ sử dụng đồng hồđiện tử dựa trên mơ hình trung tâm đấu giá hoa Aalsmeer Flower Auction của Hà Lan (VBA). Lý do
lựa chọn mơ hình này:
Thị trường giao dịch Việt Nam cịn ở cấp thấp nên bước đầu chỉ thích hợp với dạng sơ khai. Hình thức đấu giá tại sàn là bước đầu cần thiết để tạo lập một thị trường giao dịch tại chỗ cố định để tập trung được những đối tượng liên quan: người trồng, thương lái, nhà thương mại, mơi giới, nhà xuất khẩu,…Đây là bước khởi đầu cần thiết quan trọng cho hoạt động của trung tâm đấu giá.
Trong giai đoạn đầu này, IT được ứng dụng chủ yếu phục vụ việc giới thiệu, quảng bá về Trung tâm đấu giá, sản phẩm của nĩ (các loại hoa, cây kiểng, lá trang trí,… đấu giá), hỗ trợ việc trao đổi thơng tin giữa những thành viên là người trồng, người mua,…với hệ thống, hỗ trợ dịch vụ cung cấp thơng tin qua webside,…. Trong giai đoạn tiếp theo, phát triển trung tâm theo mơ hình đấu giá từ xa (KOA) thơng qua Internet, tức ứng dụng IT là chủ yếu. Khi Việt Nam đã hội tụ được các điều kiện cần thiết cho mơ hình này, chẳng hạn cĩ hệ thống giao dịch điện tử, đường truyền Internet, ngân hàng điện tử,… hồn chỉnh mới cĩ thể phục vụ cho các giao dịch diễn ra trên Internet; cĩ số lượng người mua tham gia đơng đảo hưởng ứng,... Ở Việt Nam thì trong giao đoạn hiện nay chưa thểđáp ứng các yêu cầu nĩi trên. Do đĩ, mơ hình này chỉ cĩ thể vận dụng trong giai đoạn sau này.
Tuy nhiên cĩ thể vận dụng kết hợp hình thức đấu giá theo mẫu (sample based auction) ở một số mặt hàng nhất định, chẳng hạn cây kiểng, dành cho những đơn vị
cung cấp ở các nơi xa đấu giá như Hà Nội, TP.HCM, Sapa,…Như vậy, sẽ giảm được chi phí vận chuyển đường dài rất tốn kém. Tuy nhiên, cần nghiên cứu khắc phục nhược điểm của hình thức này là quy định khắc khe tiêu chuẩn hàng hĩa, cách thức
* Mục tiêu hoạt động: là vấn đề then chốt trong thiết kế xây dựng quy trình vận hành của bộ máy đấu giá. Đĩ là các mục tiêu:
- TỐC ĐỘ: liên quan đến việc hàng hĩa đến tay khách hàng trong bao lâu. Đây cũng là mục tiêu quan trọng nhất. Vì hoa là một sản phẩm rất mau hỏng, dễ héo. Hoa chỉ phải trải qua vài giây đấu giá, sau đĩ phải được đĩng gĩi và giao hàng ngay. Tại VBA, hoa lưu tại đây khơng được nhiều hơn 18 tiếng.
- CHẤT LƯỢNG: là mục tiêu hàng đầu. Để đạt độ đáng tin cậy của thơng tin về
chất lượng hoa đấu giá, cần thiết cĩ cơ chế tự kiểm tra dựa trên nguyên tắc nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm về những thơng tin họ cung cấp về sản phẩm hoa của mình.
- TÍNH ĐÁNG TIN CẬY: nghĩa là giao hàng đúng hạn và đúng như cam kết với khách hàng. Đây cũng là mục tiêu quan trọng trong thiết kế bộ máy. Đểđạt được mục tiêu này, VBA sử dụng vi tính hĩa và tự động hĩa trình độ cao cho hầu hết các thiết bị của mình.
Ngồi ba mục tiêu trên, hai mục tiêu dưới đây cũng được xem là mục tiêu quyết định trong tương lai của hệ thống, đĩ là:
- TÍNH LINH HOẠT: tức cung cấp nguồn sản phẩm đa dạng, theo kịp như cầu thị
trường thế giới.
- CHI PHÍ THẤP: là mục tiêu mang tính xu hướng tồn cầu, nhằm tăng tính cạnh tranh với các thị trường giao dịch khác.
3.2.2.2Các giai đoạn thực hiện:
Từ tình hình sản xuất, tiêu thụ và điều kiện hiện nay của Việt Nam cho thấy chỉ
cĩ 4 kênh phân phối tiêu thụ hoa tại Việt Nam, trong đĩ kênh tiêu thụ qua chợ đầu mối là được áp dụng chủ yếu. Người trồng chủ yếu bán hoa qua kênh này. Vì vậy, mơ hình hoạt động của trung tâm giao dịch đấu giá hoa sẽđược chia ra làm hai giai đoạn:
− Giai đoạn 1 (sơ khai): giới thiệu và vận hành hệ thống đấu giá tại sàn thơng qua
đồng hồđiện tử.
− Giai đoạn 2: sẽđưa vào hoạt động hệ thống đấu giá trực tuyến qua mạng Internet hay mua hàng từ xa (KOA).
A> Giai đoạn 1: giới thiệu và vận hành hệ thống đấu giá truyền thống tại sàn thơng qua đồng hồ điện tử để người dân bước đầu cĩ thể tiếp cận với hệ thống giao dịch dễ dàng hơn.
* Cơ chế hoạt động của trung tâm đấu giá như sau:
Từ các mục tiêu cho thiết kế xây dựng mơ hình đấu giá nĩi trên, cơ chế vận hành của hệ thống cần tuân theo các cơng nghệ tạo quy trình chủ yếu sau:
i- Cơng nghệ quy trình thiết bị: đĩ là tạo lập hệ thống đường rãnh nối liền nơi chứa hoa (kho lạnh) ra tới nơi đấu giá rồi tiến đến bãi tập kết (nơi cĩ khu vực người mua thuê hay nơi cĩ các dịch vụđĩng gĩi và vận chuyển). Hệ thống này được máy tính
điều khiển tự động sao cho các xe chất hoa cĩ mã số nhất định (cart) sẽ tự động chạy ngang qua phịng đấu giá đang sắp đấu giá sản phẩm này. Mỗi đường rãnh sẽ
dành cho một đồng hồđấu giá.
ii- Cơng nghệ quy trình thơng tin: là vấn đề then chốt. Bao gồm bất cứ dụng cụ, thiết bị nào để thu thập, điều khiển bằng tay, lưu trữ, hay phân phối thơng tin và chúng được thiết kế kết nối với nhau. Khi các xe đựng hoa di chuyển ra khán phịng, chúng được kết nối với đồng hồđấu giá, và tất cả những thơng tin về hoa tựđộng được thể hiện trên màn hình. Những thơng tin về cuộc giao dịch được máy tính ghi lại và in ra hĩa đơn, biên nhận,…Quy trình này chỉ mất trong vài giây. VBA đã đưa vào sử dụng hệ thống ghi chú điện tử EAB (electronic consignment note) để người cung cấp cĩ thể gửi thơng tin một cách tựđộng về chất lượng sản phẩm đến trung tâm đấu giá trước, theo đĩ người mua cĩ thể xem trước khi đấu giá bắt đầu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sĩt.
iii- Cơng nghệ quy trình khách hàng: nghĩa là trang bị hệ thống hộp điều khiển, hay hệ thống cĩ thể kết nối giữa máy tính cá nhân của người mua với máy tính trung tâm cho việc tham gia đấu giá.
* Nguồn tài chính: từ Chính phủ (nguồn tài trợ từ nước ngồi), chính quyền địa phương và các cổđơng là những nhà vườn, cơng ty kinh doanh hoa,…
* Hình thức thành lập: Cơng ty cổ phần sẽ do chính phủ gĩp vốn phần lớn, kếđĩ là chính quyền địa phương kết hợp với Hiệp hội những người trồng, nhà đầu tư nước ngồi, nhà vườn lớn,….
* Cơ chế vận hành của đấu giá tại sàn qua đồng hồđiện tử như sau:
Sẽ cĩ nhiều phịng đấu giá. Mỗi phịng/hay nhĩm phịng sẽ tương ứng với một nhĩm các loại hoa nào đĩ. Cĩ thể phân ra các nhĩm cụ thể như sau:
• Nhĩm 1: Hồng, cúc, đồng tiền
• Nhĩm 3: hoa lan bao gồm tất cả các loại lan: địa lan, lan cắt cành, catlaya, tố nữ, hồđiệp,…
• Nhĩm 4: Các loại cây trồng trong chậu, cây kiểng, các loại lá trang trí + Trong phịng /hội trường đấu giá:
¾ Chỗ dành cho người mua: Trong hội trường cĩ hàng trăm dãy ghế dành cho người mua tham gia đấu giá. Tại vị trí (seat) của từng người sẽ cĩ những thiết bị như hộp điều khiển cĩ các nút để ấn, 01 micro. Thơng qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI (Electronic data interchange) kết nối trực tiếp nhằm trao
đổi thơng tin từ máy tính chủ đến hệ thống điều khiển tại mỗi chỗ ngồi dành cho người mua. Người mua ấn nút dừng (khi giá xuống đến mức họ muốn mua) và trả lời cho người điều khiển đấu giá về số lượng muốn mua, phương thức giao hàng, thanh tốn, địa điểm giao hàng. Cứ thế phiên đấu giá lại bắt đầu một vịng mới cho những sản phẩm khác cho đến hết. (Hình mục 9- Phụ lục 4). Sơđồ 1: Quy trình hoạt động của hệ thống đấu giá: Hoa, cây kiểng lá trang trí,… từ nhà vườn
Trung tâm kiểm tra chất lượng hoa đấu giá Phịng đấu giá 1 Phịng đấu giá 2 Phịng đấu giá 4 Phịng đấu giá 3 KHO TRỮ LẠNH Khu vực đĩng gĩi , xếp hàng chuẩn bị giao cho người mua Dây chuyển tựđộng Bãi tập kết Bãi tập kết Dây chuyển tựđộng
¾ Hệ thống kết nối:
Ngồi hệ thống kết nối hộp điều khiển cá nhân tại mỗi bàn với đồng hồ máy tính, hiện Aalsmeer Flower Auction cũng nâng cấp phần mềm sử dụng chương trình Tribune Buyers Workstation để giúp cho những người đấu giá cĩ thể tham gia vào quy trình đấu giá thơng qua máy tính cá nhân của mình. Nĩ cắm vào cấu trúc mạng của khu vực đấu giá và cho phép người đấu giá sử dụng laptop của mình kết nối vào hế thống thơng qua giao diện USB. Tribune Buyers Workstation cĩ một đầu vào và đầu ra âm thanh, cổng Internet và 2 cổng USB.
Sơđồ 2: Hệ thống kết nối giữa người mua (đấu giá) với hệ thống máy chủ
¾ Đồng hồđiện tử dành cho đấu giá:
Trên màn hình đồng hồđiện tử treo giữa phịng sẽ hiện lên những dữ liệu liên quan
đến sản phẩm chuẩn bịđấu giá như: nguồn gốc hoa, tên nhà sản xuất, nơi sản xuất, tên loại sản phẩm, mã hàng, đơn giá, chất lượng và số lượng mua tối thiểu,…
¾ Hàng hĩa giới thiệu để đấu giá: gồm 02 dịng sản phẩm: sản phẩm hoa, cây kiểng, là trang trí,…được cung cấp bởi những nhà vườn địa phương, từ những cơng ty sản xuất, nhập khẩu,…
Hàng hĩa sẽđược trưng ra khi bắt đầu từng phiên đấu giá. Sản phẩm sau khi được kiểm tra, phân loại, áp mã, xếp lên khay của xe trượt được điều khiển tựđộng chạy trên đường rãnh từ kho lạnh ra nơi đang diễn ra đấu giá.
Nguồn hoa chủ yếu sẽ được lấy từ các nhà vườn tại Đà Lạt đêm trước khi diễn ra
đấu giá đểđược kiểm tra, xếp hạng, phân loại, áp mã và sắp xếp lên khay xe trượt. b/ Giải pháp thực hiện: bao gồm các khâu vận hành của bộ máy đấu giá, cĩ chức năng hỗ trợ cho đấu giá.
* Khâu lựa chọn nguồn hàng: sẽ do bộ phận logistics đảm trách, phối hợp với bộ
phận kiểm tra chọn lựa người trồng hoa đáp ứng. Hoặc sẽ thực hiện nhập khẩu hoa từ nước ngồi. Điều này thực hiện khi nguồn sản xuất trong nước khơng đủ cung cấp; mặt khác nhập khẩu loại hoa đẹp, lạ; cây trong chậu thì dễ trồng, dễ thích nghi với điều kiện Việt Nam, hình dáng lạ, đẹp,…
* Khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm: các sản phẩm hoa, cây, lá,… sau khi được chở tới trung tâm sẽ được đưa vào kho lạnh. Các kiểm tra viên đảm trách việc kiểm tra chất lượng sản phẩm. Những người này địi hỏi khơng chỉ cĩ kiến thức về
hoa mà cả về kỹ thuật sản xuất hoa, cĩ thể tư vấn cho nhà vườn nếu cần. Việc kiểm tra này cĩ thể được thực hiện trước ngay tại vườn người trồng theo những tiêu chuẩn nhất định do Trung tâm đề ra. Chỉ những nhà vườn đáp ứng tiêu chuẩn thì sản phẩm của họ mới được chởđến để tham gia vào qui trình đấu giá. Chủ yếu khi hoa được chở đến trung tâm, họ sẽ kiểm tra và phân loại, đánh mã số cho những sản phẩm này, sau đĩ xếp hàng lên khay xe trượt tự động chuẩn bị đưa ra
đấu giá.
* Phương pháp thanh tốn:
Giá của hoa cắt cành được lập dựa trên một số yếu tố sau:
Sự dao động giá cả trong ngày: tùy thuộc cung và cầu.
Giá theo mùa
Chất lượng hoa
Các loại đặc biệt (mắc hơn).
Như đã đề cập ở trên, sau khi người mua ấn nút dừng đồng hồ, giá cả được thiết lập. Sau khi thỏa thuận về số lượng, thơng tin mua bán sẽ được truyền đến máy tính trung tâm, truy cập dữ liệu về người mua đĩ, để cuối buổi đấu giá sẽ tổng kết số liệu, chuyển dữ liệu cho bộ phận logistic để tiếp tục quy trình tiếp theo: đĩng gĩi, vận chuyển giao hàng và bộ phận tài chính sẽ cĩ nhiệm vụ xuất hĩa đơn cho người mua. Ở Việt Nam hiện nay đã cĩ hình thức thanh tốn qua mạng. Do vậy, việc thanh tốn cĩ thể được thực hiện thơng qua mạng Internet ngồi thanh tốn bằng tiền mặt, séc, thẻ tín dụng, chuyển khoản,….
- Đối với phương pháp thanh tốn bằng tiền mặt: Người mua sau khi thắng trong phiên đấu giá, họ sẽ xác định với trung tâm là thanh tốn bằng tiền mặt để
trung tâm thực hiện bước kế tiếp là chuẩn bị giao hàng. Trường hợp này người mua trước khi tham gia đấu giá họ phải ký quỹ cho trung tâm một số tiền nào
đĩ. Nếu sau khi kết thúc buổi đấu giá và người mua khơng tham gia phiên đấu giá nào khác, họ sẽ ra bộ phận thanh tốn để thanh quyết tốn số tiền.
- Nếu người mua thơng báo là thanh tốn bằng chuyển khoản (với điều kiện họ
phải mở tài khoản tại các ngân hàng mà trung tâm thơng báo cĩ giao dịch, số
tài khoản của họ sẽ phải được thơng báo trước cho trung tâm khi người mua tham gia vào phiên đấu giá), họ sẽ phải làm động tác ra lệnh chuyển tiền đến tài khoản của trung tâm. Khi hệ thống máy tính của trung tâm báo cĩ, trung tâm sẽ
tiến hành bước tiếp theo.
* Đĩng gĩi, bao bì: sẽ do bộ phận logistics đảm trách.
Tùy theo yêu cầu của khách hàng, hàng hĩa sẽđược đĩng gĩi, xếp lên phương tiện vận chuyển và chởđến tận nơi khách hàng yêu cầu.
* Vận chuyển và giao hàng: sẽ do bộ phận logistics đảm trách.
Hàng sẽ được chở đến nơi của người mua bằng các phương tiện chuyên chở của trung tâm hoặc những đơn vị khác liên kết với trung tâm. Tuy nhiên, vẫn sẽ cĩ một khu vực dành riêng cho các phương tiện của người mua tự chuyên chở. Việc vận
chuyển sẽ thực hiện trong khoảng thời gian nhanh nhất cĩ thể. Chẳng hạn, nếu vận chuyển bằng đường bộ từ Đà Lạt về các tỉnh, thành trong nước sẽđược thực hiện trong vịng một ngày. Như vậy, hoa sẽđến người mua sớm để họ kịp cung cấp cho người tiêu dùng cuối cùng mà vẫn đảm bảo chất lượng ban đầu của hoa.
* Xuất nhập khẩu: sẽ do bộ phận logistics đảm trách.
Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục nhập khẩu sản phẩm hoa để đưa vào đấu giá và xuất khẩu sang các nước theo yêu cầu người mua. Hàng hĩa bán cho người mua nước ngồi sẽ được ưu tiên về thời gian hơn. Chẳng hạn, sau khi
đấu giá xong và thực hiện mọi thủ tục liên quan như thanh tốn, đĩng gĩi, xếp hàng, hàng hĩa sẽ được chở ngay bằng hệ thống xe tải lạnh về sân bay Tân Sơn Nhất. Tại đây, nhân viên XNK sẽ tiến hành thủ tục khai hĩa để xuất. Chuyến bay từ TP.HCM sang Nhật (Tokyo) mất khoảng từ 5-6 tiếng. Như vậy, nội trong ngày của phiên đấu giá, khách hàng tại Nhật đã cĩ thể nhận được hoa từ Việt Nam. * Giải quyết khiếu nại: bộ phận quản lý khách hàng sẽ chịu trách nhiệm đứng ra giải quyết các khiếu nại của các khách hàng (nếu cĩ) về chất lượng sản phẩm hoặc vấn đề giao hàng, dịch vụ vận chuyển,… Đảm bảo mọi yêu cầu, những thắc mắc hay khiếu nại của khách phải được giải quyết nhanh chĩng, chu đáo.
* Cơ chế pháp lý:
Hiện nay tại Việt Nam chưa cĩ Luật đấu giá hay quy định, quy chế nào dành riêng cho hoạt động đấu giá nĩi chung và đấu giá của mặt hàng nào đĩ nĩi riêng (ngoại trừ Quy chếđấu giá bất động sản).