10 Xin tham khảo bảng 2
2.3.1.2.Bộ phận Kế hoạch Phát triển
- Tiếp nhận, thiết lập, huấn luyện, phối hợp, khai thác và hồn thiện các dữ liệu và phương pháp tính tốn hợp lý trên chương trình quản lý sản xuất để ứng dụng trên mạng vi tính cho tồn nhà máy.
- Khai thác, tiếp nhận và phối hợp với các phịng ban liên quan để tập hợp tất cả thơng tin từ những sản phẩm mới, khuyến mãi, quảng cáo… để đưa ra kịp thời giải pháp, dữ liệu hoạt động sản xuất cho chương trình quản lý sản xuất trong nhà máy.
- Đảm bảo tối ưu hố các hoạt động của bộ phận và những đề xuất dự án hiện tại và tương lai giúp ban Giám Đốc và các phịng ban chức năng cĩ định hướng hỗ trợ thực hiện.
- Thiết lập hệ thống thống kê, báo cáo, phân tích hiệu quả hoạt động của bộ phận và những đề xuất điều chỉnh hợp lý, kịp thời.
- Duy trì, cập nhật, đảm bảo quy định hướng dẫn hoạt động của bộ phận luơn luơn tạo điều kiện thuận lợi, phù hợp với hoạt động chung của phịng và với các bộ phận chức năng liên quan trong cơng ty.
Đây là nút chặn rất tốt cho việc quản lý tồn kho bao bì. Cơng tác này tốt sẽ hạn chế việc hủy hàng do thay đổi số đăng ký. Tuy nhiên, cơng tác này muốn thực hiện tốt địi hỏi phải cĩ sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận này và bộ phận kế hoạch sản xuất. Hiện tại cơng tác này chưa thực sự hiệu quả như mong muốn do sự thay đổi người quá thường xuyên ở phịng kế hoạch, mất nhiều thời gian đào tạo lại nhân sự mới để thực hiện tốt cơng việc này. Tuy vậy, việc này cũng chưa để lại hậu quả gì đáng tiếc ngồi việc cơng ty phải hủy một số ít bao bì dư so số đăng ký hết hạn và trưởng bộ phận này phải mất nhiều thời gian trong việc đào tạo kỹ năng cho nhân viên phụ trách đặt hàng.
2.3.1.3. Hệ kho
- Căn cứ trên kế hoạch giao - nhận hàng nguyên vật liệu, thành phẩm và mặt bằng thực tế kho bãi lập kế hoạch: bốc dỡ, sắp xếp, giao nhận, bảo quản, dán nhãn, an tồn lao động trong kho theo quy định Dược chính (GMP, GSP), quy định Cơng ty (ISO), quy định An tồn Lao động (HSE) và tiên liệu trước việc thừa thiếu diện tích sử dụng kho.
- Thực hiện, thống kê, cập nhật và đảm bảo đồng nhất các số liệu nhập - tồn - xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất và thành phẩm trung chuyển giữa các kho trong kỳ báo cáo.
- Theo dõi và báo cáo khi các nguyên vật liệu vi phạm mức tồn kho dự trữ an tồn để cấp trên xử lý.
- Báo cáo, giải trình mọi hao hụt vượt quá mức cho phép.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động bộ phận bằng việc đề xuất, hỗ trợ, phối hợp với các bộ phận trong phịng kế hoạch trong việc cung cấp dữ liệu tính tốn, hồn thiện phương pháp quản lý kho để ứng dụng trên mạng vi tính
Hiện tại, phụ trách hệ kho đã thực hiện khá tốt các cơng việc được giao kể trên. Tuy nhiên, kết quả thanh tra nội bộ cho thấy việc theo dõi và báo cáo khi các nguyên vật liệu vi phạm mức tồn kho dự trữ chưa thực hiện đầy đủ trong khi đây được đánh giá là một cơng cụ quan trọng giúp trưởng phịng kế hoạch được thơng báo trước một nguyên vật liệu cần được cho nhập kho sớm để tránh được thiếu hụt trong sản xuất. Thiếu sĩt này đã dẫn đến một số trường hợp thiếu hụt bao bì trong sản xuất làm cho phân xưởng đĩng gĩi phải thay đổi kế hoạch. Điều này khơng nghiêm trọng nhưng cũng cần được cải thiện để tránh rơi vào thế bị động phải thay đổi kế hoạch sản xuất