2.2.4. Quy định nguyên vật liệu nhập khẩu phải cĩ Giấy phép nhập khẩu của Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế
Tồn bộ nguyên liệu và một vài bao bì sử dụng trong Cơng ty đều phải nhập khẩu và phải cĩ giấy phép nhập khẩu (import license) cịn gọi là Quota 7 được duyệt bởi Cục Quản lý Dược - Bộ Y tế. Thời gian kể từ ngày Cục Quản lý Dược nhận Quota và trả lời trung bình từ 4-6 tuần.
Thơng thường, vào đầu tháng 10 mỗi năm phịng Kế hoạch nhà máy phối hợp với phịng Phịng Sales-Marketing để tính tốn nhu cầu nguyên vật liệu cho năm kế tiếp. Trên cơ sở đĩ, Phịng Mua hàng sẽ làm thủ tục trình Cục Quản lý Dược danh sách các nguyên vật liệu cần nhập khẩu để xin Quota nhập khẩu. Mọi nguyên vật liệu đều phải ghi rõ tên nhà sản xuất, quốc gia, tiêu chuẩn, mọi thay đổi về tiêu chuẩn, nhà sản xuất, quốc gia sản xuất đều phải xin cấp Quota lại.
Theo quy định mới, kể từ năm 2006 tất cả các nhà cung cấp nước ngồi muốn bán nguyên liệu dược phẩm vào Việt Nam thì phải cĩ đăng ký kinh doanh ở Việt Nam. Thủ tục đăng ký tương đối phức tạp và chi phí đăng ký khơng nhỏ, khoảng 2.000USD cho một lần đăng ký kinh doanh và mỗi 02 năm thì nhà cung cấp nước ngồi phải đăng ký lại.
Điều này cho thấy thời gian giao nguyên liệu của đối tác cĩ khả năng bị kéo dài ra do thủ tục nhập khẩu nguyên vật liệu sản xuất dược phẩm khĩ khăn. Khả năng thay đổi xuất xứ, tiêu chuẩn của nguyên vật liệu cũng rất khĩ. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho dự trữ tồn kho của doanh nghiệp dược cao.
2.2.5. Quy định về sốđăng ký (visa) trên bao bì
Đối với quy định về số đăng ký trên bao bì, hệ thống tồn kho của Cơng ty lại đối mặt với một số khĩ khăn khác. Theo quy định, Cơng ty phải in trên bao bì số đăng ký (visa) được cấp bởi Cục Quản lý Dược. Sau mỗi 3-4 năm, số đăng ký này hết hạn, Cơng ty phải xin cấp lại số đăng ký mới và bao bì phải được in theo số đăng ký mới. Do đĩ, việc tính tốn tồn kho bao bì phải hết sức cẩn trọng bởi vì sai sĩt trong tính tốn nhu cầu và tính tốn tồn kho sẽ dẫn đến việc hủy bỏ số lượng bao bì dơi dư, hoặc
số bao bì sử dụng cho cùng một mặt hàng cĩ số lượng khơng đồng bộ cũng dẫn đến việc phải thanh lý, đốt, hủy.
Với các lý do trên, chúng ta thấy rằng cơng tác tính tốn tồn kho bao bì trong ngành dược phải hết sức cẩn trọng do xác suất xảy ra rủi ro dẫn đến việc thanh lý bao bì rất cao.
2.2.6. Quy định về hạn dùng đối với thành phẩm dược
Việc kiểm sốt sản phẩm dược hết hạn sử dụng đặc biệt quan trọng. Sau khi hết hạn sử dụng, sản phẩm dược phải được thu hồi và hủy bỏ để khơng ảnh hưởng xấu đến sức khỏe người tiêu dùng. Trường hợp việc kinh doanh một mặt hàng khơng thuận lợi, nhà sản xuất ở các ngành hàng khác cĩ thể thu nhỏ cỡ lơ sản xuất nhằm giảm thiểu lượng tồn kho ở cả thành phẩm, nguyên liệu và bao bì.
Tuy nhiên, đối với dược phẩm một khi cơng thức của một lơ hàng đã được kiểm định và ban hành8thì khi muốn thu nhỏ cỡ lơ sản xuất lại dẫn đến một loạt các cơng việc phải làm để tiến hành thẩm định lại một cơng thức mới cho một cỡ lơ nhỏ hơn.
Bảng 2.5 cho ta thấy kết cấu của các nguyên vật liệu cho một lơ sản xuất đã được kiểm định và ban hành và nhà sản xuất phải theo đúng chuẩn mực này. Điều này dẫn đến việc khi nhà sản xuất muốn thay đổi kết cấu nguyên vật liệu của một thành phẩm họ phải mất nhiều thời gian và cơng sức thẩm định lại để cho ra một cơng thức mới. Ta xem xét tồn kho thực tế mặt hàng Fluor Corbiere ngày 15/8/2006
Bảng 2.4: Tồn kho mặt hàng Fluor Corbiere ngày 15/8/2006
(ĐVT: hộp)
Tên hàng Đơn vị tính Số lượng
Tồn kho thành phẩm (1) hộp 26,353.00
Mức bán hàng tháng (2) hộp 1,467.00
Số lượng/lơ sản xuất (3) hộp 23,713.00
Mức tồn kho thành phẩm = (1) / (2) = 17.97 tháng bán
Từ bảng 2.4 chúng tơi thấy mức tồn kho thành phẩm hiện tại lên đến 17.97 tháng bán, nghĩa là lượng tồn kho này chỉ cĩ thể bán hết sau gần 2 năm. Xem xét đến hạn dùng