IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
1. Các chứng từ hạch toán lao động, tính lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội.
hội.
Chứng từ hạch toán lao động.
Ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ
chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp thực hiện. Tuy nhiên, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải vận dụng lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.
Các chứng từ ban đầu gồm :
- Mẫu số : 01 – LĐTL – Bảng chấm công do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần ( tuỳ theo cách chấm công và trả lương ở doanh nghiệp)
- Mẫu số : 03 – LĐTL – Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, chứng từ này do các cơ sở y tế được phép lập riêng cho từng cá nhân người lao động nghỉ và hưởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT.
- Mẫu số : 06 – LĐTL – Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
Mục đích lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động, phiếu này do người chuyển giao
nghiệp
việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và ký duyệt trước khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lương
- Mẫu số : 07 – LĐTL – Phiếu báo làm thêm giờ.
- Mẫu số : 08 – LĐTL – Hợp đồng giao khoán : Phiếu này là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó, đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán
- . Mẫu số : 09 –LĐTL – Biên bản điều tra tai nạn lao động.
Biên bản này nhằm xác định chính xác, cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thoả đáng và trên cơ sở biên bản đó có các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, ngăn ngừa tai nạn xảy ra tại đơn vị.
Trên cơ sở các chứng từ ban đầu, bộ phận lao động tiền lương thu nhập, kiểm tra, đối chiếu với chế độ nhà nước, doanh nghịêp và thoả thuận theo hợp đồng lao động, sau đó ký xác nhận chuyển cho kế toán tiền lương làm căn cứ lập các bảng thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội.
Chứng từ tính lương và các khoản trích theo lương.
Hiện nay, nhà nước cho phép doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo tháng, hoặc tuần. Việc tính lương và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, kế toán phải tính riêng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất, từng phòng quản lý.
Trường hợp trả lương khoán cho tập thể lao động, kế toán phải tính lương, trả lương cho từng việc khoán và hướng dẫn chia lương cho từng thành viên trong nhóm (tập thể) đó theo các phương pháp chia lương nhất định, nhưng phải đảm bảo công bằng hợp lý.
Căn cứ các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội được duyệt, kế toán lập các bảng thanh toán sau :
- Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu số : 02 – LĐTL)
nghiệp
trong đó kể tên các khoản lương đựơc lĩnh của từng người trong đơn vị .
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH ( Mẫu số : 05 –LĐTL) Bảng này được mở để theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu : Họ tên và nội dung từng khoản bảo hiểm xã hội người lao động được hưởng trong tháng.
- Bảng thanh toán tiền thưởng ( Mẫu số : 05 – LĐTL).
Bảng này được lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng, ban, bộ phận kinh doanh,... các bảng thanh toán này là căn cứ để trả lương và khấu trừ các khoản khác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khoản bồi thường vật chất,... đối với người lao động.