- Quá trình tăng tiền:
Tiền mặt tại quỹ Trung tâm có thể tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau như đi vay, rút TGNH về nhập quỹ, thu tiền từ khách hàng hoặc khách hàng ứng trước…
Quy trình luân chuyển phiếu thu:
+ Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, giấy đồng ý thanh toán từ chủ đầu tư…người nộp tiền(khách hàng,đội trưởng) sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền. Kế toán thanh toán xem xét, kiểm tra sau đó lập phiếu thu và chuyển chờ kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu được lập làm 3 liên: liên 1 kế toán thanh toán lưu, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên còn lại thủ quỹ lưu.
+ Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, thủ quỹ tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu đồng thời ghi sổ quỹ, lập báo cáo quỹ cuối ngày. Sổ Quỹ là các tờ rời, đến cuối năm được đóng thành sổ, bảo quản và lưu trữ theo từng năm.
+ Sau đó, phiếu thu cùng với chứng từ gốc được chuyển đến cho kế toán. Kế toán căn cứ phiếu thu lập chứng từ ghi sổ, từ đó kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Các phiếu thu khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi sổ chi tiết TK 1111.
+ Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp TK1111 đồng thời tính tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó, cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối TK phát sinh và lập báo cáo tài chính.
- Quá trình giảm tiền:
Tại Trung tâm các khoản chi gồm: chi lương, nộp ngân sách, chi thanh toán với nhà cung cấp,cấp vốn cho đội, gửi tiền vào ngân hàng….Xét Trường hợp ứng tiền cho các đội thi công.
+ Căn cứ vào việc thi công các công trình và định mức chi phí( dự toán)các đội xin vay vốn thông qua giấy đề nghị vay vốn( tạm ứng). Sau khi giám đôc duyệt, chứng từ này chuyển đến phòng kế toán. Kế toán thanh toán kiểm tra và lập phiếu chi. Phiếu chi được lập làm hai liên, đặt giấy than viết một lấn. Liên 1 lưu tại quyển, liên còn lại được dùng để luân chuyên và ghi sổ.
+ kế toán trưởng ký duyệt, phiếu chi được chuyển đến thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ phiếu chi, tiến hành ghi sổ và lập báo cáo quỹ. Phiếu chi được chuyển ngược trở lại kế toán thanh toán.
+ Kế toán lập bảng kê chi tiền. Căn cứ vào bảng kê, lập chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, từ chứng từ gốc kế toán ghi sổ chi tiết TK1111.
+ Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp TK1111, tính ra số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cộng số liệu trên sổ, lập bảng cân đối TK phát sinh và báo cáo tài chính.
2.3.5. Kế toán tiền gửi ngân hàng và thanh toán:
TGNH là một công cụ thanh toán nhanh chóng và an toàn. Do sự thuận tiện này mà Trung tâm đã mở TK tại ngân hàng và thực hiện thanh toán qua ngân hàng.
Tài khoản sử dụng:
- Trung tâm dùng TK112" Tiền gửi ngân hàng". TK này được chi tiết thành TK1121"tiền gửi ngân hàng tiên VNĐ". Trong đó, TK1121 Được chi tiết theo đối tượng tín dụng
- TK1121CP: Tiền gửi ngân hàng cổ phần HN tiền VNĐ
- TK1121ĐT: Tiền gửi ngân hàng đầu tư và phát triển tiền VNĐ Hệ thống chứng từ:
Chứng từ sử dụng để hạch toán TGNH là các giấy báo có, giấy báo nợ, sổ phụ ngân hàng kém theo các chứng từ gốc như ủy nhiêm thu, ủy nhiêm chi, séc chuyển khoản, giấy nộp tiền vào ngân hàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ:
- Từ nhu cầu thu tiền hay thanh toán má kế toán vốn bằng tiền lập ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu.Các chứng từ này đựợc lập làm 4 liên bao gồm chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, kế toán thanh toán. Bốn liên này được gửi đến ngân hàng kèm theo chứng từ gốc có liên quan: hóa đơn GTGT…
- Ngân hàng kiểm tra số dư TK TGNH của Trung tâm và thực hiện dịch vụ: ngân hàng gửi một liên tới đối tượng cần thanh toán, một liên tới ngân hàng nhận hoặc chi tiền, một liên ngân hàng giữ lai bảo quản, liên còn lại gửi trả lại Trung tâm kèm theo sổ hạch toán chi tiết của ngân hàng( gọi là sổ phụ ngân hàng: sổ này ghi rõ số TGNH dư ngày đầu, số tiền đã chuyển và đã nhận trong ngày và số tiền dư cuối ngày) và phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn để thông báo dịch vụ của ngân hàng.
- Nhận được ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi từ phía ngân hàng trả lại cùng với sổ phụ ngân hàng, phiếu thu dịch vụ kiêm hóa đơn, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Từ đó, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, sổ chi tiết TK 1121CP, TK 1121ĐT.
- Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp TGNH cho tất cả các ngân hàng đồng thời tính số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối TK phát sinh và báo cáo tài chính. Sau khi đã ghi chép các nghiệp vụ phát sinh kế toán tiến hành bảo quản các chứng từ .
Ghi chú: :Ghi hàng ngày
:Đối chiếu kiểm kê :Ghi cuối tháng
Sơ đồ2.9: Trình tự ghi sổ tiền mặt,TGNH tại Trung tâm .