II. Hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam của Công ty VINEXAD
4. Xây dựng một trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế:
Hội chợ Triển lãm Thơng mại đợc tổ chức tại nớc ta gần đây ngày càng tăng, đa dạng và ngày càng thu hút khách nớc ngoài tham dự. Để đảm bảo có một cơ sở hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế cho các hoạt động hội chợ triển lãm chúng ta bàn về một nơi có đầy đủ các yếu tố để tổ chức thành công một hội chợ triển lãm dù bé hay lớn, dù đơn giản hay phức tạp. Một Trung Tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế nh vậy đòi hỏi các yếu tố sau :
a) Sự quan tâm, đầu t đúng đắn của chính phủ : Việc xây dựng một Trung tâm Triển lãm Quốc tế cần sự đầu t trực tiếp của Chính phủ vì hoạt động Hội chợ Triển lãm Thơng mại là một hoạt động xúc tiến XNK, kinh doanh, sản xuất,... không thể thiếu trong nền kinh tế xã hội, lợi ích do Hội chợ Triển lãm Thơng mại mang lại cho các hoạt đông kinh tế xã hội nói chung, cho các doanh nghiệp và ngời dân nói chung. Do vậy nhà nớc cần quan tâm đầu t cho ra đời sớm một Trung tâm Hội chợ Quốc tế. Việc này hầu hết các nớc trên thế giới đã làm cách đây hàng chục năm .
b) Diện tích mặt bằng và các bộ phân quận trọng của một Trung tâm Hội chợ Triển lãm.
- Vị trí phải ở trung tâm gần thủ đô và khu công nghiệp, dân c có không gian rộng rãi thoáng đãng nhng lại thuận lợi chơ các loại xe qua lại và ra vào. Nó tiếp cận giữa sân bay, thành phố, khu thơng mại, khu dân c, du lịch.
- Về kiến trúc phải phản ánh nét riêng biệt của kiến trúc Việt Nam có kết hợp tính hiện đại trong sử dụng điện, nớc, cầu thang và các vật liệu xây dựng . Song về hình dáng, tổng thể phải mang tính Việt Nam không đợc bắt chớc bất kỳ một Trung tâm Hội chợ Triển lãm nào trên thế giới.
- Mặt bằng khoảng 50 000 m2 trong đó riêng cho trng bày, triển lãm khoảng 35 000m2 có thể dàn dựng hành trăm gian hàng tiêu chuẩn. Phân ra làm nhiều phòng lớn, có hai hay ba tầng. Song thiết kế sao cho việc tổ chức một Hội chợ Triển lãm nhỏ khoảng 50 gian hàng cũng không ảnh hởng đến quy mô của nó. Điều này ngời ta thờng hay phân các phòng lớn thành các phòng nhỏ bằng các cửa sất kéo ra che lại. Ngoài khu trng bày còn phải có khách sạn có thể chứa trên 5 000 ngời cùng một thời gian, các phòng họp từ 10 đến 450 đại biểu (tối thiểu 3 phòng, tối đa 5 phòng), phòng họp báo, nhà hàng ăn uống, phòng bu điện, phòng ngân hàng, điện thoại gọi tự động,... Ngoài khu vực đỗ xe, dừng xe và để xe phải rộng rãi an toàn, chứa đợc hàng ngàn xe ôtô, xê máy và đờng ra vào khu vực Hội chợ Triển lãm phait khoa học, tiết kiệm và thoáng mát. Cụ thể nh sau:
- Trung tâm Hội chợ Triển lãm Thơng mại có thể chia làm bốn khu chính kết hợp việc thu xếp hội nghị, triển lãm, tiếp tân, văn phòng và khu vực ăn uống, bốn khu này liên kết bằng cách nối các phòng lớn và các khu giải lao.
- Khu một là 4 900m2 chia làm ba buồng có thể thay đổ cho nhiều mục đích nh hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, hoà nhạc và hội chợ Triển lãm gồm các diện tích sau:
+ Chỗ ngồi : 2 500 chỗ có bàn
5 000 chỗ không có bàn + Khách đứng : 6 000 ngời
+ Triển lãm : 300 gian hàng
- Khu hai là phòng họp nhỏ : có bốn loại phòng họp, mỗi phòng khoảng 225m2. Phòng đợc kết hợp làm khu hội họp rộng hơn 450m2. Mỗi phòng họp riêng có thể :
+ Chỗ ngồi : 170 đến 190 chỗ có bàn 350 - 450 chỗ không có bàn
+ tiếp khách đứng 360 - 380 ngời
- Khu ba có bốn phòng họp, kích thớc từ 40 - 200m2 và mỗi phòng là : + Chỗ ngồi : 20 - 60 chỗ có bàn
40 - 80 chỗ không có bàn - Các bốn là khu dịch vụ và phụ khác gồm :
+ Trung tâm thơng mại : Cung cấp telephone, fax, copy, văn phòng phẩm, computer, máy in, các thiết bị văn phòng khác. Dịch vụ th ký.
+ Telephones 1.000 IDD lines. + Internet, web,...
+ Hệ thống âm thanh : gồm hệ thống thông báo công cộng có nhắn tin và tăng giọng trong phòng họp, có cả hệ thống âm thanh khuếch đại gồm hệ thống nối Infra - net không dây chuyển dịch tài liệu nhanh trong các phòng họp.
+ Nhà nghỉ : 332 phòng nghỉ, 140 trong số đó cho đàn ông, 182 cho đàn bà và 5 nhà cho 2 phái, 5 nhà cho tàn tật.
+ Nơi đỗ xe : cho 650 xe con, 30 xe buýt, hàng ngàn xe máy, xe đạp, cộng thêm 2000 xe ở các nhà phụ xung quanh.
+ Nhà ăn : cho khoảng 600 ngời.
*6 Càfê + giải khát + bánh kẹo *7 Món ăn Việt Nam : 100 chỗ
*8 Món ăn Âu, Trung Quốc, 175 chỗ *9 Món ăn các nớc 190 chỗ
- Về quản lý : Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế do nhà nớc bỏ tiền ban đầu ra xây dựng, sau đó có thể giao cho một công ty chuyên ngành quản lý và khấu hao dần qua từng năm hoạt động. Chỉ có nh vậy Việt Nam mới có một tổ chức HCTL ngang tầm với các nớc trong khu vực. Hiện tại ở Việt Nam có một số địa điểm chuyên tổ chức Hội chợ Triển lãm song hầu hết không đồng bộ, không đảm bảo tiêu chuẩn của một trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế nh tại Hà nội có : Trung Tâm Triển lãm Giảng Võ,Triển lãm Vân Hồ, Cung văn hoá hữu nghị,Trung tâm Triển lãm Nông nghiệp, tại TP Hồ Chí Minh có: Trung tâm Kasati, Trung tâm Phan Đình Phùng, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh, Dinh Độc lập,... Tất cả những địa điểm này hàng năm tổ chức hàng chục HCTL lớn nhỏ, Nhng không đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế do vậy còn nhiều vấn đề phải bàn cãi và mang lại nhiều
điều tiếng cho các nhà tổ chức, nhất là khách tham dự nớc ngoài. Hy vọng rằng trong thời gian ngắn nhất tại Hà nội và Tp Hồ Chí Minh sẽ xuất hiện Trung tâm HCTL Quốc tế ngang tầm thế giới.