II. Hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam của Công ty VINEXAD
3. Hoàn thiện công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm ởn ớc ngoài:
Việc tổ chức Hội chợ triển lãm ở nớc ngoài đòi hỏi trí tuệ và tiền của nhiều hơn so với ở trong nớc. ở đây một tổ chức Hội chợ triển lãm Việt Nam phải sang một nớc, một khu vực trổ tài trong khi đó về mọi mặt của họ hơn hẳn Việt Nam. Cũng chính vì vậy mà cũng cha có một đơn vị tổ chức Hội chợ triển lãm nào của Việt Nam đã tổ chức đợc riêng một Hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp tại nớc ngoài. Những hình thức tổ chức hiện nay ( hàng năm có trên 50 chục đoàn) là mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm do các tổ chức Hội chợ Triển lãm các nớc tổ chức. Tức là Việt Nam chỉ thuê một số gian hàng hay một khu vực để cho các doanh nghiệp Việt Nam trng bày và giới thiệu hàng ở đây chúng ta xem xét 2 lĩnh vực hoạt động khác:
- Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào một Hội chợ Triển lãm nào đó tại nớc ngoài.
- Tổ chức Hội chợ Triển lãm của đơn vị tổ chức là doanh nghiệp Việt Nam tại nớc ngoài.
a) Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm Thơng mại các nớc:
Đây là hình thức vẫn đợc các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng từ trớc đến nay. Ngời tổ chức có thể là các đơn vị tổ chức triển lãm trong nớc, Phòng Thơng mại Công nghiệp Việt Nam và có thể là các đơn vị chuyên ngành thuộc các Bộ, ngành trong cả nớc. Thực tế có nhiều doanh nghiệp Việt Nam
trực tiếp liên hệ với các tổ chức Hội chợ Triển lãm nớc ngoài và tự đi tham dự. Về qui trình tham dự Hội chợ Triển lãm tại nớc ngoài cũng giống nh Hội chợ Triển lãm trong nớc. Ơ đây chỉ khác là ngời tổ chức trong nớc hay bất kỳ một đơn vị nào đứng ra tổ chức hay tham dự là ngời mà bên tổ chức Hội chợ Triển lãm nớc ngoài coi là khách tham dự. Do vậy việc nghiên cứu thị trờng, khách hàng, mặt hàng, phong tục tập quán, lựa chọn Hội chợ Triển lãm , gian hàng... đòi hỏi phải công phu và cẩn thận vì chi phí cho hoạt động này rất đáng quan tâm. Thờng thì bao gồm các bớc sau: