II. Hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam của Công ty VINEXAD
7. Tham gia hay huỷ?
+ Quyết định
+ Tiêu chí: - số khách tham dự - số m2 bán đợc
8. Huỷ bỏ:
+ Thông báo cho các doanh nghiệp trong nớc + Thông báo cho ngời tổ chức
9. Tham gia:
+ Liên lạc với /trực tiếp làm việc - Xác nhận việc tham dự - Gập gỡ các doanh nghiệp
# gian hàng # sắp xếp đi lại
# vận chuyển hàng hoá # thông tin đại chúng # các hoạt động phụ khác # các hoạt động cần thiết khác - Đơn dăng ký tham dự:
# chuẩn bị gửi cho các doanh nghiệp # Kiểm tra chấp nhận của doanh nghiệp # hoá đơn về chi phí tham dự
- mô tả chi tiết - cụ thể các chi phí - các điều kiện ký hợp đồng - Ngời tổ chức ( organiser ) + Xác nhận số m2 + Danh mục khách tham dự + Diện tích cấp = Sơ đồ mặt bằng = Sổ tay hàng năm = Danh mục khách tham dự + Đặt các dịch vụ: = nớc/phế thải = điện = phone/fax = vệ sinh gian hàng
= an ninh
= thẻ khách tham dự
= giấy mời khách tham quan = phiên dịch/tiếp tân
= hoa/cây cảnh
- Thông tin về các hoạt động liên quan đến HCTL + Hội nghị
+ Hoạt động chính
+ Các đoàn thơng mại tham quan - Dàn dựng gian hàng:
+ Bố trí theo nhóm
+ Thiết kế ( theo sự đồng nhất của khu quốc gia ) + Nơi đón tiếp khách
# thiết kế # Đồ gỗ # trang trí
# yêu cầu kỹ thuật
+ Nhà dàn dựng gian hàng địa phơng # yêu cầu đảm bảo
# kiểm tra các công việc + Trang trí phụ trợ
+ Thông tin công chúng: • Tạp chí thơng mại
• Báo chí địa phơng
• Quảng cáo, tờ gấp về các nhóm
• Thông tin mới nhất về nhà báo và ngời tổ chức • Chuẩn bị họp báo
• Lễ tân • Họp báo - Sứ quán:
+ Xác nhận danh mục khách tham dự, giúp đỡ (nếu cần), các hoạt động cho khách tham dự, các hoạt động chính thức.
+ Thăm đại sứ / Tuỳ viên thơng mại. - Đại lý du lịch:
+ Danh sách khách tham dự
+ Sắp xếp du lịch cho khách tham dự + Đặt chuyến du lịch cho các đồng nghiệp - Đại lý vận chuyển:
+ Danh sách khách tham dự
+ Thông tin vận chuyển cho khách tham dự + Hàng trng bày của khách tham dự
+ Chuẩn bị đúng thời gian - Các hoạt động khác:
+ Ăn tại gian hàng + Ra ngoài ăn