II. Tổ chức hạch toán chi phí hoạt động xuất khẩu lao động tại công ty SONA.
1. Tài khoản sử dụng
Doanh thu là khái niệm dùng để chỉ giá trị của khối lợng hàng hoá dịch vụ thực hiện, tiêu thụ trong kỳ đã cung cấp cho khách hàng. Doanh thu thực hiện đ- ợc bao gồm toàn bộ phần thu về từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khoản thu này có thể thu trực tiếp bằng tiền mặt hay bằng tiền gửi ngân hàng hoặc cũng có thể doanh nghiệp kỳ này đang bị chiếm dụng vốn. Một doanh nghiệp có thể có nhiều nguồn thu khác nhau từ các hoạt động kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp.
Tại công ty cung ứng nhân lực quốc tế và thơng mại, hoạt động kinh doanh của công ty rất đa dạng, bao gồm: hoạt động xuất khẩu lao động( là chủ yếu), ngoài ra còn có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá dới hình thức xuất nhập khẩu uỷ thác, bán vé máy bay. Do đó, để hạch toán doanh thu từ hoạt động xuất khẩu lao động, công ty đã sử dụng hai tài khoản là:
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ: TK 5113 đợc chi tiết thành các tiểu khoản:
- TK 51131: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Libia
- TK 51132: Doanh thu cung cấp dịch vụ: UAE
- TK 51133: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Đài loan
- TK 51134: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Nhật bản
- TK 51135: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Hàn quốc
- TK 51139: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Các nớc khác
TK 5114: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Đào tạo lao động
Kết cấu của hai tài khoản doanh thu trên giống nh chế độ hiện hành
2. Trình tự hạch toán
2.1. Tài khoản 5113
Phí dịch vụ là doanh thu chính của doanh nghiệp cung ứng lao động.
Tại công ty SONA, kế toán hạch toán phí dịch vụ đúng theo Thông t số 33/2001/ TTLT- BTC- BLĐTBXH ngày 24 tháng 05 năm 2001 . Tức là mức thu phí dịch vụ của các doanh nghiệp đối với ngời lao động đợc qui định nh sau:
+ Trờng hợp tiền lơng theo hợp đồng mà bên sử dụng lao động trả cho ngời lao động không bao gồm tiền ăn, ở, bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm y tế trong thời gian làm việc ở nớc ngoài thì mức phí dịch vụ là 10% tiền lơng theo hợp đồng. Riêng đối với sĩ quan và thuyền viên làm việc trên tàu vận tải biển thì mức phí dịch vụ là 16% tiền lơng theo hợp đồng.
+ Trờng hợp tiền lơng theo hợp đồng bao gồm cả tiền ăn, ở, bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm y tế mà không tách ra đợc thì mức phí dịch vụ là 5% tiền lơng theo hợp đồng; đối với sĩ quan thuyền viên làm việc trên tàu vận tải biển thì mức phí dịch vụ là 8% tiền lơng theo hợp đồng. Nếu tách đợc các khoản
về tiền ăn, ở, bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm y tế thì mức phí dịch vụ đ- ợc tính theo qui định tại điểm nói trên.
+ Trờng hợp ngời lao động đợc gia hạn hợp đồng hoặc đợc tăng lơng trong quá trình thực hiện hợp đồng thì phí dịch vụ đợc tính theo mức lơng mới kể từ ngày tháng đợc thay đổi mức lơng mới và thời gian tính cả thời gian gia hạn hợp đồng.
+ Cách thức thu nộp :
Thu theo thoả thuận giữa ngời lao động và doanh nghiệp có thể trớc khi đi hoặc 6 tháng 1 lần.
+ Loại tiền thu nộp:
Nếu lơng trả bằng bản tệ thì qui đổi đồng đô la Mỹ( USD) theo tỷ giá ngân hàng Nhà nớc sở tại công bố tại thời điểm thanh toán.
+ Sử dụng phí dịch vụ:
Doanh nghiệp sử dụng phí dịch vụ để chi cho hoạt động xuất khẩu lao động của doanh nghiệp theo chế độ quản lý tài chính hiện hành, kể cả kiểm tra ngoại ngữ, kiểm tra tay nghề cho ngời lao động theo yêu cầu của hợp đồng với đối tác nớc ngoài và giáo dục định hớng cho ngời lao động trớc khi đi làm việc ở nớc ngoài. Phí dịch vụ thu đợc trong các trờng hợp sau: (Đối với hoạt động xuất khẩu, nhà nớc qui định thuế GTGT đầu ra của hoạt động này bằng 0)
Trờng hợp 1:
- Khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng về tiền lơng của ngời lao động mà tổ chức kinh tế gửi vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Việt Nam, kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 1122 ( tỷ giá thực tế)
Có TK 3312 (phải trả cho ngời lao động- chi tiết theo tổ chức kinh tế) Đồng thời ghi Nợ TK 007
- Kế toán tiến hành trích phí dịch vụ nhận đợc theo tỷ lệ qui định tại Thông t số 33/2001/TTLT- BTC- BLĐTBXH ngày 24/05/2001 nh trên và Bảo hiểm xã hội cho ngời lao động. Kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 3312(phải trả cho ngời lao động- chi tiết theo tổ chức kinh tế) Có TK 5113( Chi tiết nớc nhập khẩu lao động)
Có TK 33832( BHXH cho ngời lao động)
Trờng hợp 2:
- Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với tổ chức kinh tế nớc ngoài, tổ chức này đã trả trớc phí dịch vụ cho công ty bằng tiền gửi ngoại tệ. Khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành định khoản vào máy vi tính nh sau:
Có TK 3387( Doanh thu nhận trớc- Chi tiết tổ chức kinh tế) Đồng thời ghi Nợ TK 007
- Định kỳ( tháng, quí) kế toán tiến hành phân bổ doanh thu nhận trớc vào TK 5113
Nợ TK 3387
Có TK 5113( Chi tiết nớc nhập khẩu lao động)
Trờng hợp 3:
Thu phí dịch vụ của tổ chức kinh tế thông qua việc khấu trừ vào khoản ký quỹ, ký cợc của Tổ chức kinh tế đó vào công ty:
Nợ TK 344( Chi tiết tổ chức kinh tế)
Có TK 5113( Chi tiết nớc nhập khẩu lao động)
Ví dụ: Khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng về lơng tháng 11/2001 của đoàn lao động hãng J&P nớc Libia, kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng và hợp đồng ký kết giữa công ty và hãng J&P nớc Libia để tiến hành trích phí dịch vụ và định khoản vào máy vi tính.
VIETCOMBANK Giấy báo có
Ngày 4/12/2001
Tài khoản ghi có Số TK: 001.1.0.00015883
Tên TK : Công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và Thơng mại
Địa chỉ: 34 Đại Cồ Việt- Hà Nội
Ngân hàng: Vietcombank TW
Ngời nộp tiền
Họ và tên: Công ty J&P của Libia Địa chỉ: Libia
Nội dung nộp: Tiền lơng của công nhân Việt Nam
Số tiền
Bằng số: 2,214 USD
Bằng chữ: Hai nghìn hai trăm mời bốn đô la Mỹ
Ký tên
Theo thông báo của Ngân hàng Việt Nam ngày 4/12/2001 thì tỷ giá của đồng đô la Mỹ so với đồng Việt Nam nh sau:
1USD = 15,228 VND
Khi đó, kế toán sẽ định khoản nh sau:
Nợ TK 3312 11( phải trả cho ngời lao động tại Libia) 3,371,567
Có TK 51131( Libia) 3,371,567
Do đó hình thành nên Chứng từ ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 4/12/2001. Số HD9
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Thu phí tổ chức kinh tế từ lơng tháng 11/2001 J&P
3312112 51131 3,371,567
... ... ... ...
Cộng ...
Cuối năm, kế toán tiến hành kết chuyển phí dịch vụ của từng nớc vào TK 911: Xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 51131: 1,937,217,878 Nợ TK 51133: 2,148,160,009 Nợ TK 51134: 463,388,608 Nợ TK 51139: 499,019,415
Có TK 911: 5,047,785,910
Cuối năm, kế toán tiến hành lập sổ cái TK 5113 (xem biểu số 13 trang 71 )
Song song với việc hạch toán tổng hợp, kế toán còn tiến hành lập các sổ chi tiết TK 5113 căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan. Ngoài việc lập sổ chi tiết TK 5113, kế toán còn lập các sổ chi tiết cho từng tiểu khoản của TK 5113.
(xem biểu số 14, 15 trang 72, 73 )
Biểu số 13
sổ cái Tài khoản
D có đầu kỳ: 3,549,110,780 Chứng từ ghi
sổ
Diễn giải TK đ/ Số tiền
Ngày Số PS Nợ PS Có
21/12 HD9 Phải trả cho ngời lao động
tại: J&P 3312112 112,059,633
31/12 HD9 Doanh thu nhận trớc: Cty
Khang lâm 38731 205,201,500
14/12 HD9 Nhân ký quỹ, ký cợc dài hạn:
Đài loan 34413 14,789,500
... ... ... ... ... ...
31/12 PK1 Xác định kết quả kinh doanh 911 1,937,217,878 31/12 PK1 Xác định kết quả kinh doanh 911 2,148,160,009 31/12 PK1 Xác định kết quả kinh doanh 911 463,388,608 31/12 PK1 Xác định kết quả kinh doanh 911 499,019,415
Tổng phát sinh nợ: 5,047,785,910 Tổng phát sinh có: 1,498,675,130
D nợ cuối kỳ: 0
Lập, ngày...tháng...năm...
Kế toán trởng Ngời ghi sổ
Sổ chi tiết Tài khoản
Tài khoản: 51133: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Đài loan Từ ngày:01/12/2001 đến ngày 31/12/2001
D có đầu kỳ: 1,360,919,034
Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
13/12 PKTPC1231 Thu tiền phí TCKT 10 tháng của Nguyễn Văn Bằng, Cát Kiệt
34413 7,042,500
27/12 PKT 56CFU Thu tiền phí TCKT tháng
8/2001 Khang Lâm 3312141 55,179,636
31/12 PKT 4DT Trích doanh thu nhận trớc
quý 4/2001 đoàn Dynamic 338732 28,471,000
... ... ... ... ... ...
31/12 PKT KCDT Kết chuyển doanh thu DV:
Đài Loan 911 2,148,160,009
Tổng phát sinh nợ: 2,148,160,009
Tổng phát sinh có: 787,240,975
D nợ cuối kỳ: 0
Lập, ngày...tháng...năm...
Biểu số 15
Sổ chi tiết Tài khoản
Tài khoản: 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ Từ ngày:01/12/2001 đến ngày 31/12/2001
D có đầu kỳ: 3,549,110,780
Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
13/12 PKTPC1231 Thu tiền phí TCKT 10 tháng của Nguyễn Văn Bằng, Cát Kiệt
34413 7,042,500
31/12 PKT 8DT Kết chuyển doanh thu
nhận trớc 338733 16,801,603
.... ... ... ... ... ...