3. Thực trạng cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư tại Tổng cụng ty lắp mỏy Việt
3.4.2. Quản lý chi phớ dự ỏn
Trong quỏ trỡnh quản lý chi phớ dự ỏn, Ban quản lý dự ỏn của Tổng cụng ty luụn tuõn thủ cỏc nguyờn tắc, quy trỡnh quản lý cũng như cỏc điều khoản quy định quyền và trỏch nhiệm của chủ đầu tư trong cỏc văn bản quy phạm phỏp luật: Nghị định 12/2009/NĐ-CP, Nghị định 112/2009/NĐ-CP.
Quy ền và trỏch nhiệm của chủ đầu tư (Điều 25 Nghị định 112/2009/NĐ-
CP)
- Tổ chức lập dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh và đưa ra cỏc chỉ dẫn, yờu cầu, giới hạn vốn đầu tư làm cơ sở cho việc lập dự ỏn. Lựa chọn phương ỏn thiết kế, cụng nghệ, thiết bị, vật liệu xõy dựng chủ yếu trỡnh người quyết định đầu tư xem xột, chấp thuận;
- Được phộp điều chỉnh và phờ duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh trong cỏc trường hợp điều chỉnh cơ cấu cỏc khoản mục chi phớ trong tổng mức đầu tư hoặc cỏc trường hợp điều chỉnh tổng mức đầu tư theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định này nhưng khụng làm vượt tổng mức đầu tư đó được phờ duyệt;
- Tổ chức lập, thẩm định và phờ duyệt dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh;
- Tổ chức lập, quyết định ỏp dụng cỏc định mức mới chưa cú trong hệ thống định mức đó được cụng bố hoặc ỏp dụng, sử dụng cỏc định mức điều chỉnh, định mức xõy dựng tương tự ở cỏc cụng trỡnh khỏc trừ cỏc định mức quy định tại khoản 6 Điều 13 Nghị định này;
- Quyết định việc ỏp dụng, sử dụng giỏ vật liệu xõy dựng cụng trỡnh, giỏ nhõn cụng, giỏ mỏy và thiết bị thi cụng làm cơ sở cho việc lập đơn giỏ xõy dựng, dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh; tham khảo giỏ do cỏc tổ chức cú chức năng cụng bố, bỏo giỏ của nhà sản xuất, thụng tin giỏ của nhà cung cấp hoặc giỏ đó ỏp dụng cho cụng trỡnh khỏc cú tiờu chuẩn, chất lượng tương tự và mặt bằng giỏ thị trường để ỏp dụng cho cụng trỡnh;
- Đề xuất việc lựa chọn hỡnh thức giỏ hợp đồng, giỏ gúi thầu trong hoạt động xõy dựng trỡnh người quyết định đầu tư;
- Bảo đảm vốn, thanh toỏn và quyết toỏn hợp đồng đỳng tiến độ và cỏc quy định trong hợp đồng đó ký kết với nhà thầu;
- Tổ chức kiểm soỏt chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh theo quy định;
- Quyết định và chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc, hợp lý của giỏ trị đề nghị cơ quan thanh toỏn vốn đầu tư thanh toỏn vốn cho nhà thầu;
- Được phộp thuờ cỏc tổ chức, cỏ nhõn tư vấn cụng tỏc quản lý chi phớ để thực hiện cỏc cụng việc về quản lý chi phớ và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về việc lựa chọn cỏc tổ chức, cỏ nhõn tư vấn này;
- Được quyền đũi bồi thường hoặc khởi kiện ra Tũa hành chớnh hoặc Tũa kinh tế đũi bồi thường cỏc thiệt hại do việc chậm chễ của cơ quan thanh toỏn vốn đầu tư;
- Chấp thuận hoặc từ chối cỏc đề xuất, thay đổi biện phỏp thi cụng, yờu cầu kỹ thuật do nhà thầu đề xuất. Kiểm soỏt cỏc thay đổi trong quỏ trỡnh thi cụng xõy dựng cụng trỡnh cú liờn quan đến thay đổi chi phớ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh hoặc đẩy nhanh tiến độ thực hiện xõy dựng cụng trỡnh;
- Cỏc quyền và trỏch nhiệm khỏc liờn quan đến quản lý chi phớ theo quy định hiện hành của phỏp luật.
Bờn cạnh đú, Tổng cụng ty cũng luụn nắm rừ quyền và trỏch nhiệm của cỏc bờn cú liờn quan như: nhà thầu tư vấn chi phớ, nhà thầu thi cụng xõy lắp để giỏm sỏt việc thực hiện quyền và trỏch nhiệm của họ trong quỏ trỡnh quản lý chi phớ dự ỏn.
3.4.2.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, cụng tỏc quản lý chi phớ dự ỏn của Tổng cụng ty chủ yếu tập trung vào việc lập kế hoạch chi phớ thực hiện dự ỏn. Dự toỏn chi phớ thực hiện dự ỏn trong giai đoạn này đúng vai trũ vụ cựng quan trọng, nú quyết định phần lớn chi phớ trong tất cả cỏc khõu cũn lại của một dự ỏn. Nếu cú bất kỡ một sai sút nhỏ nào trong cụng tỏc quản lý chi phớ ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư sẽ để lại hậu quả nghiờm trọng. Do cỏc dự ỏn đầu tư của Tổng cụng ty thường là trong lĩnh vực cụng nghiệp nặng nờn cụng nghệ sử dụng vào dự ỏn thường cú giỏ trị rất lớn. Nếu đỏnh giỏ hoặc sử dụng sai quy trỡnh cụng nghệ thỡ tổn thất chi phớ cho khoản mục này rất lớn. Do đú, Ban quản lý dự ỏn của Tổng cụng ty đặc biệt chỳ trọng vào cụng tỏc quản lý chi phớ dự ỏn trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư mà cụng việc chủ chốt là lập kế hoạch chi phớ thực hiện dự ỏn.
Chủ thể thực hiện
Ban quản lý dự ỏn là đơn vị cao nhất quản lý việc lập kế hoạch chi phớ thực hiện dự ỏn. Tuy nhiờn, chủ thể trực tiếp lập kế hoạch chi phớ thực hiện dự ỏn lại là cỏc đơn vị lập bỏo cỏo đầu tư, thiết kế kỹ thuật thi cụng và thiết kế kỹ thuật cơ sở. Đú chớnh là đơn vị tư vấn thiết kế kết hợp với cỏc cỏn bộ chuyờn mụn trong Ban quản lý dự ỏn (cỏn bộ của Ban Tài chớnh - Kế toỏn, phũng Kỹ thuật, phũng Kế hoạch, phũng Đầu tư tham gia vào Ban quản lý dự ỏn).
Nguyờn tắc lập kế hoạch quản lý chi phớ
Tổng mức đầu tư ----> Cỏc dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh ----> Tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh
Trong trường hợp cú những phỏt sinh làm tăng chi phớ ngoài dự kiến, mang tớnh bất khả khỏng do những nguyờn nhõn sau đõy:
- Những yếu tố bất khả khỏng như thời tiết bất lợi (hạn hỏn, bóo lụt, súng thần...) hay chiến tranh hoặc nguy cơ chiến tranh.
- Biến động bất thường của giỏ nguyờn vật liệu, biến động tỷ giỏ hối đoỏi với phần vốn ngoại tệ, hay những thay đổi trong chớnh sỏch của Nhà nước quy định mặt bằng giỏ đầu tư xõy dựng cụng trỡnh.
- Sự thay đổi của quy hoạch đó được duyệt cú liờn quan trực tiếp đến dự ỏn. Nếu những yếu tố này làm chi phớ thực hiện dự ỏn vượt tổng mức đầu tư đó được duyệt thỡ chủ đầu tư phải trỡnh người cú thẩm quyền quyết định đầu tư thẩm định lại những nội dung thay đổi.
Quy trỡnh quản lý chi phớ thực hiện dự ỏn
Tổng mức đầu tư xõy dựng cụng trỡnh
Tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh
Chi phớ khỏc của dự ỏn chưa tớnh trong dự toỏn xõy
dựng cụng trỡnh Dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh 2 Dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh 1 ... Chi phớ xõy dựng cụng trỡnh Chi phớ thiết bị cụng trỡnh Chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng Chi phớ quản lý dự ỏn Chi phớ khỏc Chi phớ dự phũng
a1. Lập chi phớ thực hiện dự ỏn
Theo quy định của Chớnh phủ tại Nghị định 112/2009/NĐ-CP, chi phớ thực hiện dự ỏn được thể hiện ở những nội dung sau:
Tổng mức đầu tư của dự ỏn (Điều 4 Nghị định 112/2009/NĐ-CP)
Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phớ xõy dựng; chi phớ thiết bị; chi phớ bồi thường, hỗ trợ và tỏi định cư; chi phớ quản lý dự ỏn; chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng; chi phớ khỏc và chi phớ dự phũng.
Cỏc chi phớ của tổng mức đầu tư được quy định cụ thể như sau:
- Chi phớ xõy dựng bao gồm: chi phớ xõy dựng cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh; chi phớ phỏ dỡ cỏc cụng trỡnh xõy dựng; chi phớ san lấp mặt bằng xõy dựng; chi phớ xõy dựng cụng trỡnh tạm, cụng trỡnh phụ trợ phục vụ thi cụng; nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi cụng;
- Chi phớ thiết bị bao gồm: chi phớ mua sắm thiết bị cụng nghệ; chi phớ đào tạo và chuyển giao cụng nghệ (nếu cú); chi phớ lắp đặt, thớ nghiệm, hiệu chỉnh; chi phớ vận chuyển, bảo hiểm; thuế và cỏc loại phớ liờn quan khỏc;
- Chi phớ bồi thường, hỗ trợ và tỏi định cư bao gồm: chi phớ bồi thường nhà, cụng trỡnh trờn đất, cỏc tài sản gắn liền với đất theo quy định được bồi thường và chi phớ bồi thường khỏc; cỏc khoản hỗ trợ khi nhà nước thu hồi đất; chi phớ tỏi định cư; chi phớ tổ chức bồi thường, hỗ trợ và tỏi định cư; chi phớ sử dụng đất trong thời gian xõy dựng (nếu cú); chi phớ đầu tư xõy dựng hạ tầng kỹ thuật (nếu cú);
- Chi phớ quản lý dự ỏn bao gồm cỏc chi phớ để tổ chức thực hiện quản lý dự ỏn từ khi lập dự ỏn đến đến khi hoàn thành, nghiệm thu bàn giao, đưa cụng trỡnh vào khai thỏc sử dụng và chi phớ giỏm sỏt, đỏnh giỏ dự ỏn đầu tư;
- Chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng bao gồm: chi phớ tư vấn khảo sỏt, lập dự ỏn, thiết kế, giỏm sỏt xõy dựng và cỏc chi phớ tư vấn khỏc liờn quan;
- Chi phớ khỏc bao gồm: vốn lưu động trong thời gian sản xuất thử đối với cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng nhằm mục đớch kinh doanh; lói vay trong thời gian xõy dựng và cỏc chi phớ cần thiết khỏc;
- Chi phớ dự phũng bao gồm: chi phớ dự phũng cho khối lượng cụng việc phỏt sinh và chi phớ dự phũng cho yếu tố trượt giỏ trong thời gian thực hiện dự ỏn.
Dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh (Nghị định 112/2009/NĐ-CP)
- Nội dung dự toỏn cụng trỡnh bao gồm: chi phớ xõy dựng; chi phớ thiết bị; chi phớ quản lý dự ỏn; chi phớ tư vấn đầu tư xõy dựng; chi phớ khỏc và chi phớ dự phũng.
- Dự toỏn cụng trỡnh được lập căn cứ trờn cơ sở khối lượng cỏc cụng việc xỏc định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi cụng, nhiệm vụ cụng việc phải thực hiện của cụng trỡnh và đơn giỏ xõy dựng cụng trỡnh, chi phớ tớnh theo tỷ lệ phần trăm (%) (sau đõy gọi là định mức chi phớ tỷ lệ) cần thiết để thực hiện khối lượng, nhiệm vụ cụng việc đú.
- Đối với cụng trỡnh chỉ yờu cầu lập bỏo cỏo kinh tế - kỹ thuật thỡ tổng mức đầu tư đồng thời là dự toỏn cụng trỡnh. Trường hợp này, dự toỏn cụng trỡnh bao gồm cả chi phớ bồi thường, giải phúng mặt bằng tỏi định cư (nếu cú).
- Đối với dự ỏn cú nhiều cụng trỡnh xõy dựng, chủ đầu tư cú thể xỏc định tổng dự toỏn của dự ỏn để phục vụ cho việc quản lý chi phớ. Tổng dự toỏn của dự ỏn được xỏc định bằng cỏch cộng cỏc dự toỏn chi phớ của cỏc cụng trỡnh và cỏc chi phớ cú liờn quan thuộc dự ỏn.
Tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh
Tổng dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh của dự ỏn là toàn bộ chi phớ cần thiết để đầu tư xõy dựng cụng trỡnh, bao gồm tổng cỏc dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh và cỏc chi phớ khỏc thuộc dự ỏn nhưng chưa được tớnh trong chi phớ khỏc của dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh.
a2. Thẩm định, phờ duyệt chi phớ thực hiện dự ỏn
Thẩm định, phờ duyệt tổng mức đầu tư (Điều 6 Nghị định 112/2009/NĐ-CP) - Sự phự hợp của phương phỏp xỏc định tổng mức đầu tư với đặc điểm, tớnh chất kỹ thuật và yờu cầu cụng nghệ của dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh;
- Tớnh đầy đủ, hợp lý và phự hợp với yờu cầu thực tế thị trường của cỏc khoản mục chi phớ trong tổng mức đầu tư;
- Xỏc định giỏ trị tổng mức đầu tư bảo đảm hiệu quả đầu tư xõy dựng cụng trỡnh. Người quyết định đầu tư tổ chức thẩm định tổng mức đầu tư hoặc thuờ cỏc tổ chức, cỏ nhõn tư vấn thực hiện cụng tỏc quản lý chi phớ. Lệ phớ thẩm định hoặc chi phớ thẩm tra được tớnh trong tổng mức đầu tư. Cỏc tổ chức, cỏ nhõn thực hiện việc thẩm định, thẩm tra tổng mức đầu tư phải chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về tớnh hợp lý, chớnh xỏc của kết quả thẩm định, thẩm tra.
Thẩm định, phờ duyệt dự toỏn cụng trỡnh
Điều 10 Nghị định 112/2009/NĐ-CP quy định chủ đầu tư tổ chức thẩm định dự toỏn cụng trỡnh bao gồm:
- Kiểm tra sự phự hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toỏn với khối lượng thiết kế.
- Kiểm tra tớnh đỳng đắn, hợp lý của việc ỏp dụng, vận dụng đơn giỏ xõy dựng cụng trỡnh, định mức chi phớ tỷ lệ, dự toỏn chi phớ tư vấn và dự toỏn cỏc khoản mục chi phớ khỏc trong dự toỏn cụng trỡnh.
- Xỏc định giỏ trị dự toỏn cụng trỡnh.
Trường hợp chủ đầu tư khụng đủ điều kiện, năng lực thẩm định thỡ được phộp thuờ tổ chức, cỏ nhõn tư vấn đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyờn mụnđể thẩm tra dự toỏn cụng trỡnh. Tổ chức, cỏ nhõn tư vấn thực hiện thẩm tra dự toỏn cụng trỡnh chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật và chủ đầu tư về kết quả thẩm tra.
Chủ đầu tư phờ duyệt dự toỏn cụng trỡnh (trừ cỏc cụng trỡnh chỉ yờu cầu lập bỏo cỏo kinh tế - kỹ thuật sẽ do người quyết định đầu tư phờ duyệt) sau khi đó thẩm định hoặc thẩm tra và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về kết quả phờ duyệt dự toỏn cụng trỡnh. Dự toỏn cụng trỡnh được phờ duyệt là cơ sở để xỏc định giỏ gúi thầu, giỏ xõy dựng cụng trỡnh và là căn cứ để đàm phỏn ký kết hợp đồng, thanh toỏn với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu.
3.4.2.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, cỏc cỏn bộ quản lý dự ỏn tập trung chủ yếu vào việc phõn phỏt chi phớ cho cỏc giai đoạn khỏc nhau của quỏ trỡnh thi cụng một cỏch hợp lý nhất, giảm thiểu tối đa cỏc khoản chi phớ phỏt sinh ngoài ý muốn, khụng nằm trong tổng dự toỏn đó được phờ duyệt.
Quản lý chi phớ trong giai đoạn này, Ban quản lý dự ỏn cũng luụn theo dừi sỏt sao việc chi tiờu vốn của cỏc nhà thầu để cú biện phỏp giải quyết kịp thời trỏnh tỡnh trạng thất thoỏt, lóng phớ.
Bờn cạnh đú, một cụng việc vụ cựng quan trọng cần được tiến hành trong giai đoạn này là cỏc cỏn bộ quản lý phải theo dừi hoạt động chu cấp vốn của cỏc đơn vị cam kết cung cấp vốn cho dự ỏn để từ đú kịp thời lập cỏc bỏo cỏo gửi cấp cú thẩm quyền phờ duyệt và giải quyết nếu phỏt sinh vấn đề về vốn làm giỏn đoạn quỏ trỡnh thi cụng.
Trước khi dự ỏn được đưa vào vận hành khai thỏc, Ban quản lý dự ỏn phải hoàn thành hai cụng việc là: thanh toỏn vốn và quyết toỏn vốn đầu tư.
Thanh toỏn vốn là việc chủ đầu tư chi trả vốn đầu tư thực hiện cho cỏc đơn vị thi cụng, cỏc nhà thầu xõy dựng, nhà thầu tư vấn khi cỏc đơn vị này đó hoàn thành khối lượng cụng việc của họ thỏa món cỏc yờu cầu về chất lượng và đảm bảo đủ cỏc điều kiện đó ký kết trong hợp đồng với chủ đầu tư.
Quyết toỏn vốn đầu tư. Vốn đầu tư được quyết toỏn là toàn bộ chi phớ hợp phỏp đó thực hiện trong quỏ trỡnh đầu tư để đưa cụng trỡnh vào khai thỏc, sử dụng. Chi phớ hợp phỏp là chi phớ được thực hiện trong phạm vi dự ỏn, thiết kế, dự toỏn được duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung theo quy định của hợp đồng đó ký kết, phự hợp với quy định của phỏp luật. Đối với cỏc cụng trỡnh sử dụng vốn ngõn sỏch nhà nước, vốn đầu tư được quyết toỏn phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt.