3. Thực trạng cụng tỏc quản lý dự ỏn đầu tư tại Tổng cụng ty lắp mỏy Việt
3.4.1. Quản lý thời gian, tiến độ dự ỏn
3.4.1.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Sơ đồ 14: Mụ hỡnh lập kế hoạch quản lý tiến độ dự ỏn Tổng giỏm đốc Ban quản lý dự ỏn Phũng Đầu tư Phũng Kế hoạch Ban Tài chớnh kế toỏn Phũng Dự ỏn Phũng Kỹ thuật Cụng ty cổ phần 5 Cụng ty cổ phần 6 Cụng ty cổ phần 1 Cụng ty cổ phần 1 Cụng ty cổ phần 2 Chủ nhiệm dự ỏn A Cụng ty cổ phàn 4 Cụng ty cổ phần 2 Chủ nhiệm dự ỏn B Cụng ty cổ phần 3 Cụng ty cổ phần 4 Cụng ty cổ phần 5 Chủ nhiệm dự ỏn C Cụng ty cổ phần 1 Cụng ty cổ phần 3 Cụng ty cổ phần 6 Cụng ty cổ phần 2 Cụng ty cổ phần 3 Cụng ty cổ phần... Cụng ty cổ phần… Phũng Nhõn sự Cụng ty cổ phần…
a1. Xỏc định cỏc cụng việc của dự ỏn
Đối với cỏc dự ỏn đầu tư xõy lắp của Tổng cụng ty, cụng tỏc xỏc định cỏc cụng việc dự ỏn do đơn vị tư vấn thiết kế đảm nhiệm cựng với sự tham gia của cỏc cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn vững vàng trong Ban quản lý hỗ trợ thực hiện.
Dự ỏn đầu tư
Phõn chia dự ỏn thành cỏc hạng mục lớn
Xỏc định thứ tự cỏc hạng
mục quan trọng Lập dự toỏn xõy dựng cụng trỡnh cho từng hạng mục
Xỏc định cụng việc cho từng hạng mục
Ước lượng thời gian từng cụng việc Lập trỡnh tự cụng việc
từng hạng mục
Lập trỡnh tự cỏc cụng việc toàn bộ
Xõy dựng kế hoạch tiến độ toàn bộ dự ỏn
Thực tế cụng tỏc xỏc định cỏc cụng việc dự ỏn lại chỉ tập trung vào cỏc hoạt động ở giai đoạn thực hiện đầu tư trong quỏ trỡnh thi cụng xõy dựng cụng trỡnh, cú nghĩa là sau khi đó hoàn thành xong cỏc cụng việc ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Như vậy, cỏc cụng việc trong giai đoạn này: cụng tỏc lập dự ỏn đầu tư, thiết kế kỹ thuật và tổng dự toỏn cỏc hạng mục cụng trỡnh cũng như cỏc thủ tục duyệt thẩm định… đó khụng được thống kờ một cỏch cụ thể, chi tiết trong quỏ trỡnh lập kế hoạch quản lý tiến độ dự ỏn. Cỏc cụng việc này chỉ được gúi gọn trong một nhúm cụng việc nờn rất hạn chế trong việc ước lượng thời gian thực hiện. Việc này tất yếu dẫn đến một tỡnh trạng khi những cụng việc này phỏt sinh sự cố, kế hoạch quản lý tiến độ khụng lường trước được nờn khụng tớnh toỏn hết thời gian dự phũng cho những cụng việc đú, dẫn đến chậm tiến độ cụng trỡnh.
Trong quỏ trỡnh xỏc định cỏc cụng việc, một cụng việc cơ bản và quan trọng là phõn tỏch cụng việc dự ỏn. Đối với hầu hết cỏc dự ỏn đầu tư của Tổng cụng ty, Ban quản lý dự ỏn và cỏc đơn vị tư vấn thiết kế thường phõn tỏch cụng việc theo phương phỏp hệ thống (thiết kế theo dũng) đối với cụng việc của toàn bộ dự ỏn, và kết hợp phương phỏp hệ thống với phương phỏp phõn tớch theo chu kỳ (nghĩa là thực hiện phõn tỏch cụng việc kết hợp giữa việc sắp xếp theo cấp độ và theo thứ tự thực hiện trước sau) đối với cụng việc của hạng mục cụng trỡnh. Kết quả của giai đoạn này được sử dụng cho việc lập trỡnh tự thực hiện cụng việc ở giai đoạn sau.
a2. Lập trỡnh tự thực hiện cỏc cụng việc của cỏc hạng mục trong phạm vi toàn bộ dự ỏn
Căn cứ lập trỡnh tự thực hiện cỏc cụng việc dự ỏn
Do đặc thự cỏc dự ỏn đầu tư của Tổng cụng ty (hầu hết là cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng, cỏc cụng trỡnh cụng nghiệp nặng trong lĩnh vực lắp mỏy cú quy mụ vốn khỏ lớn, thời gian đầu tư kộo dài) nờn trỡnh tự thực hiện cỏc cụng việc dự ỏn buộc phải tuõn theo những quy tắc nhất định của trỡnh tự thi cụng xõy lắp cụng trỡnh, và phải đảm bảo những quy chuẩn về kỹ thuật, chất lượng do cỏc cơ quan chuyờn ngành ban hành (thường là Bộ xõy dựng). Vỡ vậy, Ban quản lý dự ỏn và tư vấn thiết kế trong quỏ trỡnh lập trỡnh tự thực hiện cỏc cụng việc dự ỏn luụn tuõn thủ theo cỏc văn bản quy phạm phỏp luật về quy chuẩn chất lượng cụng trỡnh xõy dựng (văn bản Luật xõy dựng 16/2003/QH11). Những quy tắc, quy chuẩn xõy dựng này sẽ tạo ra phụ thuộc bắt buộc đối với cỏc cụng việc dự ỏn trong mỗi quan hệ hữu cơ với nhau.
Bờn cạnh đú, Ban quản lý dự ỏn cũng căn cứ trờn mối quan hệ tương tỏc giữa tiến độ thời gian với chi phớ và chất lượng trong quỏ trỡnh thiết lập trỡnh tự cỏc cụng việc dự ỏn – thực hiện nguyờn tắc đảm bảo đỳng tiến độ thực hiện dự ỏn trong khuụn
khổ chi phớ được duyệt với chất lượng đỏp ứng được cỏc yờu cầu về kỹ thuật, mỹ quan và mục tiờu đề ra.
Phương phỏp lập trỡnh tự thực hiện cỏc cụng việc dự ỏn
Ban quản lý dự ỏn và tư vấn thiết kế thường sử dụng sơ đồ GANTT để lập kế hoạch tiến độ dự ỏn với cỏc giai đoạn thực hiện dự ỏn. Cũn đối với kế hoạch thực hiện từng hạng mục cụng trỡnh, bộ phận cụng trỡnh thỡ được xõy dựng trờn cơ sở sơ đồ mạng cụng việc.
a3. Uớc lượng thời gian thực hiện cỏc cụng việc
Ước lượng thời gian thực hiện cỏc cụng việc của từng hạng mục cụng trỡnh là một khõu vụ cựng quan trọng nhưng cũng khỏ phức tạp, đũi hỏi chủ thể thực hiện phải nắm bắt được tỡnh hỡnh thực tế, cú khả năng dự bỏo trước những biến động cú thể xảy ra tại thời điểm cụng việc được tiến hành. Do đú, cỏn bộ quản lý phải thực sự cú năng lực và kinh nghiệm thực tế về quản lý dự ỏn.
Thụng thường, cỏc cỏn bộ quản lý dự ỏn của Tổng cụng ty thường sử dụng phương phỏp xỏc định ngẫu nhiờn để ước lượng thời gian thực hiện cỏc cụng việc dự ỏn.
Te = (A+ 4M+ B) / 6 Trong đú:
A: thời gian sớm nhất một cụng việc cú thể hoàn thành B: thời gian muộn nhất một cụng việc phải hoàn thành
M: thời gian trung bỡnh thực hiện một cụng việc theo kinh nghiệm quản lý cỏc dự ỏn tương tự
Te: thời gian trung bỡnh để thực hiện một cụng việc
a4. Xõy dựng kế hoạch quản lý tiến độ toàn bộ dự ỏn
Trờn cơ sở kết quả của cụng tỏc xỏc định cụng việc, lập trỡnh tự thực hiện cụng việc và ước lượng thời gian thực hiện từng cụng việc, Ban quản lý dự ỏn sẽ xõy dựng kế hoạch tiến độ dự ỏn theo cỏc giai đoạn thực hiện dự ỏn và kế hoạch tiến độ dự ỏn theo quỏ trỡnh thực hiện cỏc hạng mục cụng trỡnh.
=> Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, hoạt động quản lý dự ỏn của Tổng cụng ty chủ yếu tập trung vào cụng tỏc lập kế hoạch quản lý tiến độ dự ỏn, trong đú khõu phõn tỏch cụng việc và ước lượng thời gian thực hiện cỏc cụng việc được hết sức chỳ trọng. Hai khõu này giữ vị trớ chủ chốt và chiếm một lượng thời gian cực kỳ lớn trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Nếu cỏc khõu này khụng được thực hiện chuẩn xỏc, khụng khoa học thỡ nú khụng chỉ ảnh hưởng đến tiến độ toàn bộ dự ỏn mà cũn làm tăng chi phớ, giảm chất lượng dự ỏn.
Bờn cạnh đú, trong giai đoạn này, quản lý tiến độ dự ỏn cũng bao gồm cỏc cụng việc: quản lý cỏc bỏo cỏo, cụng văn đến đi liờn quan đến hoạt động đầu tư của
Tổng cụng ty như xin chủ trương đầu tư trỡnh cơ quan quản lý trực tiếp của Tổng cụng ty; xin phờ duyệt quy hoạch trỡnh Sở kiến trỳc quy hoạch phờ duyệt; xin thỏa thuận về điện nước, mụi trường… Ban quản lý dự ỏn hết sức chỳ trọng hoàn thành đỳng và đầy đủ cỏc thủ tục để trỏnh ảnh hưởng đến tiến độ thi cụng. Đối với cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng cơ bản, cụng tỏc lựa chọn nhà thầu, quản lý tiến độ đấu thầu, chấm thầu là những cụng việc cơ bản. Ban quản lý dự ỏn cũng phải lờn kế hoạch sao cho hoạt động đấu thầu xảy ra đỳng như dự kiến ban đầu để đảm bảo cỏc khõu cũn lại sẽ được thực hiện theo đỳng lịch trỡnh.
3.4.1.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, quản lý thời gian tiến độ chủ yếu tập trung vào việc giỏm sỏt tiến độ dự ỏn theo đỳng kế hoạch đó lập. Đồng thời trong quỏ trỡnh này, cỏc cỏn bộ quản lý dự ỏn thường xuyờn theo dừi để cập nhật, điều chỉnh theo đỳng tỡnh hỡnh thực tế thực hiện dự ỏn. Thực tế cho thấy, một số dự ỏn đầu tư của Tổng cụng ty do sai lệch giữa cụng tỏc lập kế hoạch và thực tế nờn khi đi vào giai đoạn thi cụng xõy lắp cụng trỡnh thỡ khụng thể thực hiện theo đỳng kế hoạch đề ra. Chớnh vỡ thế, cụng tỏc giỏm sỏt đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực tế thực hiện dự ỏn đúng vai trũ vụ cựng quan trọng trong quản lý thời gian tiến độ. Bờn cạnh đú, trong giai đoạn này, nhõn tố cú ảnh hưởng lớn đến tiến độ dự ỏn là cỏc hoạt động đền bự giải phúng mặt bằng. Hoạt động này khụng được giải quyết thỏa đỏng, dứt khoỏt sẽ gõy trỡ hoón việc thi cụng xõy dựng cụng trỡnh.
Núi chung, trong giai đoạn này, Ban quản lý dự ỏn đặc biệt chỳ trọng vào hai cụng việc chủ yếu: đền bự giải phúng mặt bằng và giỏm sỏt thi cụng cụng trỡnh.
a1. Đền bự giải phúng mặt bằng
Theo kế hoạch quản lý tiến độ dự ỏn, hoạt động đền bự giải phúng mặt bằng được thực hiện từ khi dự ỏn được cấp giấy phộp đầu tư, và được cỏc cơ quan quản lý chuyờn ngành, cỏc cơ quan chức năng cú liờn quan quyết định giao đất. Cỏc cụng việc của giai đoạn này bao gồm:
- Khảo sỏt, đo đạc, thống kờ, phõn loại cỏc loại đất sử dụng trong phạm vi diện tớch thực hiện dự ỏn
- Tớnh toỏn chi phớ đền bự trờn từng đơn vị diện tớch sử dụng đối với từng loại đất khỏc nhau. Tổng chi phớ bao gồm:
+ Chi phớ đền bự thiệt hại về đất (nếu cú)
+ Chi phớ đền bự thiệt hại về tài sản như vật nuụi, cõy trồng, nhà cửa, cỏc cụng trỡnh hạ tầng kỹ thuật, cụng trỡnh kiến trỳc khỏc trờn diện tớch đất bị thu hồi để phục vụ cho dự ỏn
- Thương lượng giải phỏp đền bự, hỗ trợ di chuyển… - Thực hiện cỏc phương ỏn đền bự giải phúng mặt bằng - Thực hiện cụng tỏc giải phúng mặt bằng
Cỏc hoạt động này được Ban quản lý dự ỏn thực hiện thận trọng, dứt khoỏt, trỏnh gõy mõu thuẫn, tranh chấp làm ảnh hưởng đến tiến độ của cỏc giai đoạn tiếp theo.
a2. Thi cụng xõy dựng cụng trỡnh
Sau khi đó hoàn thành cỏc thủ tục của giai đoạn chuẩn bị đầu tư, cụng tỏc đền bự giải phúng mặt bằng cũng đó được hoàn tất, kế hoạch thi cụng xõy dựng đó được phờ duyệt, dự ỏn chớnh thức đi vào triển khai thực hiện.
Trong giai đoạn này, cỏc hạng mục thi cụng xõy lắp cụng trỡnh do Tổng cụng ty thực hiện sẽ được phõn trỏch nhiệm cho cỏc xớ nghiệp xõy lắp thuộc Tổng cụng ty đảm nhận. Mỗi hạng mục cụng trỡnh khỏc nhau được giao cho cỏc xớ nghiệp khỏc nhau (đó từng đấu thầu thi cụng xõy lắp một gúi thầu nào đú) thi cụng. Điều này do Ban giỏm đốc Tổng cụng ty kết hợp với Ban quản lý dự ỏn lờn kế hoạch sắp xếp. Kế hoạch sắp xếp xớ nghiệp nào thi cụng xõy lắp hạng mục cụng trỡnh nào dựa trờn trỡnh độ chuyờn mụn, năng lực, và kinh nghiệm thực tế của đơn vị này. Cỏc xớ nghiệp xõy lắp dựa trờn thiết kế kỹ thuật thi cụng lờn kế hoạch tiến độ thực hiện và dự toỏn xõy dựng hạng mục cụng trỡnh đối với từng hạng mục cụng trỡnh do mỡnh đảm nhận (đó được xem xột phờ duyệt ở giai đoạn trước), sau đú sẽ tiến hành thi cụng xõy lắp. Cỏc đội thi cụng xõy lắp thi cụng xõy dựng theo kế hoạch thi cụng đó được lập một cỏch chi tiết dưới sự chỉ đạo của phũng Kỹ thuật trực thuộc xớ nghiệp xõy lắp. Phũng Kỹ thuật vừa quản lý trực tiếp quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn của cỏc đội thi cụng trực thuộc đơn vị xõy lắp của mỡnh, vừa là đầu mối liờn lạc trực tiếp với đơn vị tư vấn giỏm sỏt và phũng quản lý tiến độ của Ban quản lý dự ỏn trong quỏ trỡnh quản lý thực hiện dự ỏn.
Cũn đối với cỏc hạng mục cụng trỡnh mà Tổng cụng ty khụng tự mỡnh thực hiện được, Ban quản lý dự ỏn sẽ tổ chức đấu thầu xõy lắp tuyển chọn cỏc nhà thầu cú đủ năng lực chuyờn mụn và kinh nghiệm thực hiện. Những hạng mục cụng trỡnh này đó được Ban quản lý dự ỏn lường trước nờn kế hoạch đấu thầu đó được xỏc định ngay trong kế hoạch thực hiện dự ỏn, và được lờn kế hoạch quản lý tiến độ một cỏch chặt chẽ.
Đơn vị phụ trỏch cụng tỏc quản lý tiến độ của Ban quản lý dự ỏn là phũng quản lý tiến độ và đơn vị tư vấn giỏm sỏt dự ỏn. Hai đơn vị này tiến hành giỏm sỏt
quỏ trỡnh thi cụng của cỏc xớ nghiệp xõy lắp thụng qua bộ phận giỏm sỏt trực tiếp là phũng kỹ thuật của cỏc xớ nghiệp này.
Cỏc cụng cụ quản lý tiến độ thi cụng dự ỏn mà Ban quản lý dự ỏn Tổng cụng ty thường sử dụng:
- Kế hoạch tiến độ thực hiện dự ỏn được xõy dựng ở giai đoạn trước. Kế hoạch tiến độ (bảng tiến độ) càng được lập chi tiết đến từng hạng mục cụng trỡnh, bộ phận của hạng mục cụng trỡnh, cỏc cụng việc của bộ phận hạng mục cụng trỡnh thỡ càng phục vụ tốt cho cụng tỏc quản lý tiến độ.
- Nhật ký thi cụng cũng là một cụng cụ quản lý tiến độ hữu hiệu. Nú dựng để ghi chộp cỏc hoạt động hàng ngày của cụng tỏc thi cụng xõy lắp và tỡnh hỡnh thực hiện tiến độ của cỏc cụng việc đú… Trờn cơ sở đú, Ban quản lý dự ỏn cú thể cập nhật thường xuyờn tỡnh hỡnh thực hiện dự ỏn, kịp thời đưa ra những bổ sung, sửa chữa nếu phỏt sinh sự cố làm chậm tiến độ dự ỏn.
- Thường xuyờn tổ chức cỏc buổi họp, hội thảo để bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện dự ỏn, rỳt kinh nghiệm và lấy ý kiến đúng gúp cho việc hoàn thiện dự ỏn.
3.4.1.3. Giai đoạn vận hành khai thỏc
Trong quỏ trỡnh vận hành khai thỏc kết quả đầu tư, quản lý thời gian tiến độ dự ỏn đó cú phần đơn giản hơn hai giai đoạn trước rất nhiều. Nếu dự ỏn do Tổng cụng ty trực tiếp vận hành khai thỏc thỡ cụng tỏc quản lý tiến độ trong giai đoạn này tập trung vào việc quan sỏt, theo dừi kết quả khai thỏc cú diễn ra đỳng theo kế hoạch tiến độ đó lập hay khụng? Từ đú, Ban quản lý dự ỏn sẽ cú biện phỏp khắc phục kịp thời để nõng cao hiệu quả vận hành khai thỏc. Nếu dự ỏn do đơn vị khỏc vận hành khai thỏc thỡ cụng tỏc quản lý tiến độ tập trung vào việc duy trỡ tiến độ cụng tỏc bảo hành, duy tu, bảo dưỡng cụng trỡnh.