Công ty TNHH Phú Mỹ là công ty chuyên phân phối gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime. Công ty có Nhà cung cấp chính là các Nhà máy thuộc tập đoàn Prime. Các mặt hàng của Công ty chủ yếu được phân phối cho các công ty Thương Mại và các đại lý trực thuộc.
Quá trình mua hàng:
Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, qui cách, chất lượng hàng nhập thông qua hóa đơn bán hàng mà Nhà cung cấp giao cho. Nếu hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng hóa và các giấy tờ hợp lệ thì bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhập kho và chuyển tới cho bộ phận quản lý kho. Thủ kho sẽ kiểm tra lại số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng hóa đối chiếu với thông tin trên phiếu nhập nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho. Phiếu nhập
kho gồm có 3 liên:1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên cuối tháng giao cho kế toán hàng hóa làm căn cứ vào sổ kế toán.
* Trường hợp hàng nhập về không đáp ứng được theo yêu cầu thì bộ phận kiểm tra sẽ lập phiếu xuất kho hàng trả lại để xuất hàng trả lại cho Nhà cung cấp. Và nhận lại phiếu nhập kho hàng trả lại từ Nhà cung cấp khi hàng đã được trả lại. Phiếu xuất kho hàng trả lại cũng có 3 liên : 1 liên giao cho nhà cung cấp, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên cuối tháng giao cho kế toán hàng hóa.
Quá trình xuất hàng:
Khi có yêu cầu xuất hàng bộ phận bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra để biết tình hình tồn kho của thành phẩm, hàng hóa xem có đáp ứng được yêu cầu xuất hay không. Nếu thành phẩm, hàng hóa không đủ số lượng theo yêu cầu của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ lập báo cáo chuyển cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng tùy theo từng loại mặt hàng mà khách hàng yêu cầu.
Nếu thành phẩm, hàng hóa trong kho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn bán hàng kèm theo phiếu xuất kho dựa trên những yêu cầu của khách hàng. Hóa đơn bán hàng gồm 3 liên: Liên 1 giữ lại tại đơn vị bán hàng; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 liên giao cho cơ quan thuế.
* Trường hợp hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và bị trả lại. Hàng hóa bị trả lại sẽ được bộ phận bán hàng kiểm tra lại. Nếu đúng sẽ tiến hành thủ tục nhập lại kho. Khi nhập lại hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu nhập kho
hàng bán bị trả lại. Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại gồm có 3 liên:1 liên giao cho khách hàng, 1 liên thủ kho giữ còn 1 liên cuối tháng giao cho kế toán hàng hóa.
Về việc thanh toán của với Nhà cung cấp, bộ phận kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng do Nhà cung cấp giao để lập phiếu chi thanh toán cho Nhà cung cấp. Phiếu chi này gồm ba liên :1 liên giao cho Nhà cung cấp, 1liên giao cho thủ quỹ và 1liên cuối tháng giao cho kế toán.
Việc thanh toán với khách hàng cũng diễn ra tương tự. bộ phận kế toán kiểm tra hóa đơn bán hàng lập phiếu thu để thu tiền của khách hàng. Phiếu thu này gồm ba
liên :1 liên giao cho khách hàng, 1liên giao cho thủ quỹ và 1liên cuối tháng giao cho kế toán.
Quá trình kiểm kê hàng hóa:
Khi có yêu cầu kiểm kê bộ phận kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế bộ phận kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê
giao cho bộ phận kế toán. Từ biên bản kiểm kê này bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu để xác định lượng chênh lệch hàng hóa và tình hình hàng hóa cần thanh lý sau đó lập báo cáo kiểm kê đưa cho Giám đốc. Giám đốc sẽ đưa ra quyết định thanh lý hàng và quyết định xử lý hàng hóa thừa, thiếu. Bộ phận xử lý kiểm kê sẽ căn cứ vào đó mà tiến hành giải quyết.
Báo cáo:
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phân kế toán căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ để lập các báo cáo đưa cho Giám Đốc. Từ đó Giám đốc sẽ có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và đạt hiệu quả cao.
• Báo cáo nhập xuất tồn.
• Báo cáo tổng hợp doanh thu.
• Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng.
• Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp.
• Báo cáo tổng hợp hàng mua.