a) Yêu cầu người dùng
Quản lý bán hàng là hoạt động có ở hầu hết cơ sở sản xuất kinh doanh kể cả nhà nước lẫn tư nhân. Việc quản lý thủ công mất nhiều thời gian, chi phí mà hiệu quả lại không cao. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và công nghệ thì các đơn vị sản xuất kinh doanh dần chuyển từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhằm giảm chi phí, thời gian và nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả quản lý. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý bán hàng làm tăng tốc độ giao dịch với khách hàng, tăng khối lượng hàng bán, xác định kết quả bán hàng nhanh chóng.
- Quản lý các danh mục: Hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, kho . . . - Quản lý chặt chẽ việc nhập xuất hàng hóa.
- Quản lý được hàng tồn kho, có thể biết được trong kho này hàng tồn kho với số lượng là bao nhiêu, chất lượng ra sao.
- Quản lý được công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp.
- Quản lý được doanh số bán hàng theo khách hàng, theo từng loại hàng hóa, theo đơn vị thời gian.
- Thực hiện việc viết hóa đơn bán hàng, hóa đơn thanh toán khi phát sinh các giao dịch với khách hàng, đơn vị khác trong tổ chức, lập các báo thống kê khách hàng, báo cáo thống kê về hàng hóa, báo cáo về tổng hợp hóa đơn, doanh số bán…
b) Yêu cầu đối với chương trình
In được các chứng từ như phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng - Quản lý danh mục: Cập nhật danh mục hàng hóa; danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục tài khoản.
- Quản lý bán hàng: Cập nhật phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng.
- Quản lý doanh thu bán hàng: Cập nhật doanh thu bán hàng của một khách hàng theo mặt hàng, doanh số bán hàng theo từng loại hàng hóa, theo đơn vị thời gian.
- Xuất báo cáo: Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng, báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp, báo cáo nhập-xuất-tồn, bảng kê hóa đơn bán hàng, báo cáo hàng mua, báo cáo hàng bán, in hóa đơn bán hàng, sổ nhật kí bán hàng,….
- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống