II. Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực dự thầu tại công ty
1. Đẩy mạnh công tác điều tra nghiên cứu thị trường
2.1. Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng
những năm qua với các công trình công ty đã tham gia đấu thầu chưa cao lắm. Khi tham gia tranh thầu công ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao.... Nếu thắng thầu thì sẽ có thể bù đắp dược các khoản chi phí và tích lũy được lợi nhuận. Ngược lại sẽ mất toàn bộ chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Để tránh được phải bỏ ra những khoản chi phí không đáng mất trên và nâng cao khả năng lượng hoá tối đa khi phân tích và đưa ra quyết định tranh thầu, công ty nên áp dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu. Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau:
2.1. Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của công ty công ty
Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một danh mục chỉ tiêu đặc trưng cho những nhân tố có ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu. Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lượng chỉ tiêu là tuỳ ý, nhưng tối thiểu phải bao quát được đầy đủ các chỉ tiêu thường dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những nhân tố thực sự có ảnh hưởng. Không đưa vào bảng danh mục những chỉ tiêu không có ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng rất ít (không đáng kể) đến khả năng thắng thầu của công ty. Chỉ tiêu đưa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết quả chính xác bấy nhiêu 2.2. Xây dựng thang điểm
Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ được phân tích theo trạng thái tương ứng với từng bậc trong thang điểm. Có nhiều loại thang điểm. Yêu cầu của các thang điểm là đảm bảo tính chính xác, không gây phức tạp cho tính toán. Có thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5 bậc hoặc 9 bậc. Thang điểm 3 bậc được chia thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tương ứng với trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt, trung bình, kém. Thang điểm 5 bậc được chia thành 5 mức điểm là 4, 3 2, 1, 0 tương ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất tốt, tốt, trung bình, yếu, kém. Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1, 0.
Như vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tương ứng với trạng thái tốt nhất và mức điểm tối thiểu tương ứng với trạng thái tồi nhất của các chỉ tiêu. Việc sử dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công ty. 2.3. Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu
Trong số các chỉ tiêu đã được lựa chọn để đưa vào tính toán thì rõ ràng mỗi chỉ tiêu có một mức độ ảnh hưởng riêng đến khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu chuẩn thường được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng phương pháp chuyên gia để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiêu. Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (được gọi là trọng số) có thể được thể hiện bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể hiện bằng %.
Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng thang điểm như trên, công ty phải làm một lần và được dùng ổn định cho một khoảng thời gian khi mà các điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh của công ty chưa có sự biến động.
Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, công ty cần khẩn trương nghiên cứu hồ sơ mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích môi trường đấu thầu, đánh giá khả năng của mình đói với gói thầu và dự đoán các đối thủ cạnh tranh để xác định trạng thái của từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tương ứng với từng trạng thái đó. Cuối cùng tính toán ra chỉ tiêu tổng hợp theo công thức sau :
TH= ∑ = n 1 i i i P * A (1) Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp
n : Số các chỉ tiêu trong danh mục Ai : Điểm số của chỉ tiêu thứ i Pi :Trọng số của chỉ tiêu thứ i
2.5. Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định
Khả năng thắng thầu được đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau: K = THM..100 (2)
Trong đó:
K: Khả năng thắng thầu tính bằng %
TH: Điểm tổng hợp được tính theo công thức (1) M : Mức điểm tối đa trong thang điểm được dùng
Nếu tất cả các chỉ tiêu đều ở trạng thái trung bình, thì khả năng thắng thầu sẽ là 50% thì doanh nghiệp không nên tham gia tranh gói thầu đó
Ví dụ: Với các công trình chuyên về sửa chữa và nâng cấp công trình trong nước. Đây là những công trình có giá trị đấu thầu nhỏ, thời gian thi công
TT Các chỉ tiêu Thang điểm và trạng thái
4 3 2 1 0
1 Mục tiêu lợi nhuận Rất
thấp Thấp TB Cao
Rất cao 2 Khả năng đáp ứng các yêu cầu
kỹ thuật
Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp 3 Mức độ quen thuộc và gói thầu Rất
cao Cao TB Thấp
Rất thấp 4 Khả năng đáp ứng về tiến độ thi
công Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 5 Khả năng đáp ứng về năng lực thi công Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 6 Đánh giá về đối thủ cạnh tranh Rất
yếu Yếu TB Mạnh
Rất mạnh
Trọng số của từng chỉ tiêu như sau: TT Chỉ têu Trọng số % 1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng về năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
30 20 15 5 10 20
Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng như trọng số về các chỉ tiêu trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: “Xây dựng nhà hàng Kim Sơn tại Đông Triều, Quảng Ninh với giá trị 2,5 tỉ đồng.
TT Chỉ tiêu Trạng thái Điểm Trọng số Kết quả
1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Mức độ quen thuộc với gói thầu
Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng năng lực thi công Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
TB Cao Rất cao Cao Cao Mạnh 2 3 4 3 3 1 0,3 0,2 0,15 0,05 0,1 0,2 0,6 0,6 0,6 0,15 0,3 0,2 Tổng số điểm 2,45
Khả năng thắng thầu đối với gói thầu này M = 2,445. 100 = 61, 25%. Với kết quả tính toán, Công ty nên tham gia tranh thầu với gói thầu này và thực tế công ty đã trúng thầu công trình này.
Như vậy, phương pháp này đã được lượng hoá được sự ảnh hưởng của các nhân tố cần xem xét và cho phép công ty đáp ứng yêu cầu phản ứng nhanh khi ra quyết định tranh thầu. Đây là phương pháp có tính khả thi rất cao. Phương pháp vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi lập phương án và chiến lược tranh thầu, vừa dùng cho việc ra quyết định trước khi nộp hồ sơ dự thầu. Khi sử dụng phương pháp này cần lưu ý rằng, tính đúng đắn của quyết định được đưa ra phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích và xác định chính xác trạng thái của từng chỉ tiêu, cũng như tầm quan trọng của nó. Để tránh việc bỏ lỡ cơ hội hoặc gây thiệt hại do việc đưa ra quyết định sai Công ty cần có biện pháp đảm bảo độ tin cậy của thông tin và phân tích cẩn thận trạng thái của các chỉ tiêu ngay từ vòng ra quyết định thứ nhất.
3. Hoàn thiện phương pháp tính giá thầu, linh hoạt trong việc lựa chọn mức giá bỏ thầu mức giá bỏ thầu
Hiện nay trong đấu thầu, nhà thầu nên bỏ với mức giá thấp nhất thì sẽ trúng thầu. Do đó cạnh tranh về giá bỏ thầu là một phương thức cạnh tranh cổ điển nhưng khá hiệu quả mà tất cả các doanh nghiệp đã và đang theo đuổi, khiến cho cường độ cạnh tranh về giá trong đấu thầu xây lắp càng trở nên gay gắt. Điều này đòi hỏi công ty phải đưa ra một gia thầu hợp lý dựa trên những thông tin về các đối thủ cạnh tranh nhằm nâng cao khả năng thắng thầu.
Như đã phân tích thì giá thầu phụ thuộc vào hai nhân tố: cách tính các loại chi phí cho thực hiện nhiệm vụ thi công công trình và mức lãi dự kiến của nhà thầu.
- Việc tính chi phí cho công tác thực hiện xây lắp chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: điều kiện địa phương nơi thực hiện công trình, giá cả các yếu
tố đầu vào, các phương pháp tính giá... Do đó công ty cần căn cứ vào các yếu tố này để đưa ra giá bỏ thầu có tính cạnh tranh.
- Trong xác định chi phí nguyên vật liệu, ngoài việc dựa vào biện pháp sử dụng và đơn giá xây dựng của nhà nước, công ty cần khai thác triệt để lợi thé về hoạt động sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng các vùng miền khác nhau, đảm bảo nguồn cung cấp có đơn giá, cước phí và khả năng vận chuyển hợp lý và nhỏ nhất.
Giá dự thầu của công ty được xác địng như sau:
Gdt = Zxl + L + Th
Trong đó: Gdt: giá dự thầu. Zxl: giá thành xây lắp. L : lãi dự kiến.
Th: thuế theo quy định của nhà nước. Ta có: Zxl = VL + NC + M + C ( C1 + C2) VL: chi phí nguyên vật liệu.
NC: chi phí nhân công.
M : chi phí máy móc thi công.
C : chi phí chung, được chia làm hai bộ phận là C1 và C2. C1 là chi phí quản lý công trình, C2 là chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho từng công trình (C = C1 + C2).
Khi đó tuỳ vào thông tin về đối thủ cạnh tranh trong từng cuộc thầu mà công ty có thể đưa ra giá thầu hợp lý, chọn một trong các phương án bỏ thầu như sau:
+ Phương án 1: Gdt = Zxl + Th + L + Phương án 2: Gdt = Zxl + Th
Các phương án đều có ưu, nhược điểm khác nhau. Vì vậy công ty phải căn cứ vào tình hình thực tế để lựa chọn phương tối ưu nhất.
Để thực hiện biện pháp này có hiệu quả, công ty cần chú ý đến một số điều kiện cơ bản sau:
- Chú trọng đến việc khai thác sức mạnh tổng hợp của công ty trong sản xuất kinh doanh. Giữa các đơn vị và các bộ phận hoạt động trong lĩnh vực xây lắp cần có sự phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động. Vừa đẩy mạnh tiến độ kinh doanh, vừa đảm bảo cung ứng các yếu tố đầu vào với chi phí hạ nhằm đưa ra giá thầu thấp nhất.
- Các bộ phận lập hồ sơ dự thầu và tính giá bỏ thầu phải có trình độ và kinh nghiệm, đảm bảo việc xác và giữ được bí mật.
- Tìm hiểu và có được các thông tin chính xác và kịp thời về chủ đầu tư cũng như các đối thủ cạnh tranh, để sau khi phân tích, xử lý, thông tin này là cơ sở để đưa ra các phương án cạnh tranh hợp lý.
4. Tăng cường huy động vốn và thu hồi vốn đảm bảo cho tham gia dự thầu và thực hiện hợp đồng và thực hiện hợp đồng
Như đã phân tích ở trên, công ty có số vốn lưu động không lớn trong khi thị trường hoạt động của công ty ngày càng mở rộng, do đó nhu cầu về vốn cho xây lấp ngày một tăng. Nhu cầu về vốn cho bảo lãnh thực hiện hợp đồng, vốn ứng trước, vốn đầu tư tài sản cố định,... Trong khi đó, cùng một lúc công ty phải tham gia đấu thầu và thi công nhiều công trình khác nhaủ các địa phương khác nhau, thời gian thi công kéo dài.
Trong thực tế không phải bao giờ các công trình bàn giao cho chủ đầu tư đều được thanh toán ngay. Có những công trình đã bàn giao 1 đến 2 năm nay
vốn để phuc vụ cho công trình tiếp theo sẽ gặp phải khó khăn. Mặt khác việc thiếu vốn lưu động làm chậm nguồn cung ứng vốn cho quá trình thi công nhiều khi dẫn đến gián đoạn. Do đó làm kéo dài tiến độ thi công, ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty, làm giảm khả năng cạnh tranh trong tham gia đấu thầu xây dựng. Đứng trước tình hình này, công ty cần phải có những biện pháp tăng cường và huy động vốn, thu hồi vốn như sau:
- Thực hiện tiết kiệm các chi phí nhằm nâng cao lợi nhuận cho từng công trình. - Tăng cường các mối quan hệ tốt với ngân hàng, đặc biệt là các ngân hàng công ty mở tài khoản để nhận được sự giúp đỡ về vốn hoặc sự bảo lãnh trong đấu thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho công ty trong quá trình đấu thầu và thực hiện hợp đồng.
- Tranh thủ sử dụng hợp lý vốn của khách hàng, duy trì các mối quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp nguyên vật liệu,...
5. Tăng cường công tác quản trị chất lượng công trình và nâng cao chất lượng công trình, đảm bảo uy tín của công ty lượng công trình, đảm bảo uy tín của công ty
Chất lượng công trình là một trong những tiêu chuẩn quan trọng mà chủ đầu tư sử dụng để xét thầu và giao thầu đối với các đơn vị xây dựng. Do vậy công ty phải hết sức quan tâm đến vấn đề này. Hiện nay chúng ta đang trong quá trình hội nhập với nèn kinh tế khu vực và thế giới. Do vậy trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, những đòi hỏi ngày càng cao về kỹ thuật và chất lượng của công trình của các chủ đầu tư khiến cho việc quản trị chất lượng công trình ngày càng trở nên cần thiết. Làm được như vậy thì trong quá trình sản xuất, công ty sẽ sản xuất được những công trình đảm bảo chất lượng cao và thoả mãn yêu cầu của các chủ đầu tư. Điều này sẽ làm tăng uy tín và nâng cao khả năng
thắng thầu của công ty ở những lần thầu sau. Giải pháp này được thực hiện như sau:
- Lập biện pháp thi công dối với những công việc hoặc bộ phận công việc của công trình phức tạp và quan trọng về mặt kỹ thuật, lập được kế hoạch, tiến độ thi công hợp lý, thông qua việc lập danh mục công việc phải làm và giao đích danh cho người thực hiện và phải chịu trách nhiệm về tiến độ cũng như chất lượng phần việc của mình. Chuẩn bị đầy đủ các yếu tố sản xuất như nguồn nguyên vật liệu, số lượng và chủng loại máy móc thiết bị, phân công lao động cho từng công trình, sau đó mới tiến hành xây lắp.
- Trong quá trình thi công: cần thực hiện thi công theo thiết kế đã được duyệt, tuân thủ đúng các quy trình, quy phạm đã quy định. Sử dụng vật liệu, kết cấu xây dựng vào công trình đúng kích thước chủng loại và đảm bảo về chất lượng. Kiên quyết không đưa vật liệu không đảm bảo chất lượng vào công trình. Vấn đề này phải được thực hiện một cách nghiêm túc và triệt để vì chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công trình.
Thực hiện kiểm tra, nghiệm thu theo từng giai đoạn, từng phần công việc, nhất là những bộ phận kết cấu có tầm quan trọng đặc biệt đến chất lượng công trình.
Kiểm tra tại chỗ khi thi công công trình. Chất lượng công trình phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố về vật liệu, máy móc thiết bị, con người...
- Kiểm tra chất lượng công trình trước khi bàn giao cho chủ đầu tư: sau